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商務(wù)傳真使用禮儀
傳真又叫作傳真電報,利用光電效應在商務(wù)交往中，將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中�，F在，在國內的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之一。下面是一些關(guān)于傳真的禮儀，歡迎閱讀!
第一，必須合法使用。國家規定：任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設備時(shí)，均須嚴格按照電信部門(mén)的有關(guān)
要求，認真履行必要的使用的手續，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經(jīng)電信部門(mén)許可，并辦理相關(guān)的一切手續，不準私自安裝、使用傳真設備。
安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門(mén)正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門(mén)進(jìn)行登記和檢測，然后方可到電信部門(mén)辦理使用手續�！∈褂米詡涞膫髡嬖O備期間，按照規定，每個(gè)月都必須到電信部門(mén)交納使用費用。
第二，必須得法使有。使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規范。不然，也會(huì )令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無(wú)誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬(wàn)無(wú)一失，在有必要向對方發(fā)送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。發(fā)送傳真時(shí)，必須按規定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內容簡(jiǎn)明扼要，以節省費用。單位所使用的傳真設備，應當安排專(zhuān)人負責。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話(huà)采用同一條線(xiàn)路。
第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數。
在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書(shū)信、資料時(shí)，更是要謹記這一條�！〕霾钤谕�，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門(mén)所設立在營(yíng)業(yè)所內的傳真機時(shí)，除了要辦好手續、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時(shí)間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對方的要事。
商務(wù)傳真禮儀禁忌
發(fā)送傳真時(shí)要注意語(yǔ)言，要禮貌不要生硬，不要說(shuō)：“給我信號，我要發(fā)傳真。”或者沒(méi)有在傳真上注明是給某某部門(mén)和某某人的情況下，說(shuō)：“傳真是給某某的.。”不讓對方記下了就掛了電話(huà)，對方會(huì )因為匆忙之中沒(méi)有記牢而無(wú)從送達。
當時(shí)方不能準確說(shuō)出要發(fā)送傳真的部門(mén)和個(gè)人就說(shuō)公司沒(méi)有這個(gè)人，就掛斷傳真電話(huà)，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會(huì )破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務(wù)交往的時(shí)方，而失去合作的機會(huì )。
商務(wù)傳真禮儀技巧
當你要接收一份傳真時(shí)，商務(wù)對方在沒(méi)有說(shuō)清楚給誰(shuí)，而自己也知道對方的確是商務(wù)交往的伙伴，此時(shí)你可以問(wèn)他：“請問(wèn)是送到上次您安排送達的某某手中嗎?”這樣，商務(wù)對方就會(huì )更明確地交待給你，你就不會(huì )找不到送處或送錯人了。
當你在發(fā)送傳真和接收傳真時(shí)剛好有同事或朋友來(lái)找你，你可以對對方說(shuō)：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說(shuō)：“我能一會(huì )兒再聯(lián)系你嗎?”有些特珠的'商務(wù)傳真是不可以讓他人看見(jiàn)的。同時(shí)，你在發(fā)送傳真給商務(wù)對方的時(shí)候，你也最好先問(wèn)上一句：“請問(wèn)您，現在方便接收傳真嗎?”也讓商務(wù)對方避免這方面的失誤。
當你正在發(fā)一份傳真時(shí)，由于某種原因，領(lǐng)導改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時(shí)方說(shuō)：“時(shí)不起，傳真機突然卡住了，我待會(huì )兒再給您傳過(guò)去，好嗎?”如果你處理不好，會(huì )讓對方誤認為你并沒(méi)有誠意發(fā)傳真，或者認為你并不重視這個(gè)傳真，從而引起誤會(huì )。
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