既然傾聽(tīng)在溝通中處于如此重要的位置，那么，作為一個(gè)中層干部，你在和下屬溝通的時(shí)候，該如何做才是正確的呢?
以下四個(gè)方面值得注意：
1、與下屬確認你聽(tīng)懂了他的話(huà)
當你與下屬溝通工作的時(shí)候，下屬在講話(huà)的時(shí)候，你除了用眼神和面部表情和員工保持交流外，語(yǔ)言必不可少。當下屬說(shuō)完一段話(huà)的時(shí)候，你要對下屬的話(huà)進(jìn)行復述，通過(guò)復述表明你聽(tīng)懂他的話(huà)了。注意，復述不是一字不漏地把員工的話(huà)再說(shuō)一遍，這是小孩的講話(huà)方式，小孩再故意惹人生氣的時(shí)候，會(huì )一字不差地重復別人的話(huà)。
你只需要把員工談話(huà)的重點(diǎn)，摘要進(jìn)行復述，并征詢(xún)員工的意見(jiàn)。比如：“小王，你剛才是說(shuō)我們需要把計劃重新明確一下，根據計劃協(xié)調各部門(mén)共同參與這個(gè)事情，是這樣的嗎?”
通過(guò)復述確認你的確理解了員工想要表達的真實(shí)意思，同時(shí)，借此，你可以通過(guò)提問(wèn)的方式獲取員工更多的信息，讓員工進(jìn)行更充分的表達。溝通高手都善于在談話(huà)中使用復述溝通技巧，即便他們在溝通過(guò)程中已經(jīng)完全明白員工所表達的意思，他們仍然會(huì )不時(shí)地和員工確認他們談話(huà)的意思，這樣做的好處在于激發(fā)員工繼續講話(huà)的熱情，激發(fā)員工的靈感，獲取更有價(jià)值的信息。
這樣做的好處有：
下屬因為感受到上級在用心傾聽(tīng)自己講話(huà)而感到愉悅，上級對他們的講話(huà)感興趣，使得他們更愿意多講一些平時(shí)不敢講、不想講、講不出的話(huà);
復述能幫助上級確認自己對員工講話(huà)意思的理解，以免出現以偏概全、斷章取義、妄下結論的尷尬局面;
復述幫助上級有效推進(jìn)溝通，避免過(guò)于武斷地評價(jià)員工，給雙方制造心理障礙;
復述能最大限度地消除上下級之間的誤解，避免不必要的爭執;
如果員工在和上級溝通時(shí)帶有情緒，比如怨恨、憤怒、心理不平衡等，上級通過(guò)復述能幫助下屬舒緩這種情緒，慢慢讓下屬感受到上級是想幫自己，而不是單向評價(jià)，通過(guò)不斷地復述與確認，使談話(huà)重新回到良好溝通的軌道。
確認對上級還有一個(gè)最大的好處，就是節省他們的時(shí)間，通過(guò)復述員工的話(huà)，并讓員工確認，實(shí)現信息完全共享，把談話(huà)背后的假設挖掘出來(lái)，找出深層次的思想，避免日后再次因為這個(gè)問(wèn)題，雙方因為理解不一致，而發(fā)生爭執。
下面舉幾個(gè)例子說(shuō)明：
案例1
員工：“我們目前的績(jì)效考核程序設計得太復雜了，本來(lái)工作就比較忙，還要忙于填寫(xiě)那些表格，很麻煩，能否通過(guò)信息化系統把這些東西固化下來(lái)，這樣我們就不需要重復做一些無(wú)意義的工作，可以有更多的時(shí)間做自己應該做的事情。”
上級：“你是說(shuō)，我們需要把績(jì)效考核和信息化系統結合起來(lái)，通過(guò)信息系統填寫(xiě)考核表，收集數據，并據此進(jìn)行打分?是這個(gè)意思嗎?”
員工：“沒(méi)錯，如果能把我們目前的考核表整合到信息化系統里，我們可以省很多力氣。”
案例2
員工：“我聽(tīng)說(shuō)財務(wù)部的小王EXCEL用的非常好，可以進(jìn)行大量的數據處理，我們部門(mén)也經(jīng)常需要進(jìn)行數據處理，我每次都是用很笨的辦法，一個(gè)數字一個(gè)數字地弄，非常麻煩。經(jīng)理，你看能否請他們給我們做個(gè)培訓，我們掌握了這個(gè)方法，可以節省很多時(shí)間，而且數據差錯會(huì )比以前少很多。”
上級：“嗯，不錯，你的建議非常好，我們可以和財務(wù)部上量一下，請他們給我們做個(gè)培訓，并在工作進(jìn)行指導，這樣，我們就不用每次開(kāi)會(huì )都那么被動(dòng)了。”
案例3
員工：“我已經(jīng)把業(yè)績(jì)合同的編制方法和各個(gè)部門(mén)的經(jīng)理解釋清楚了，為了做這個(gè)事，我做了大量的準備，在培訓的時(shí)候還專(zhuān)門(mén)安排了練習�？墒�，今天我把考核表收上來(lái)的時(shí)候，發(fā)現他們還是填的一團糟，他們似乎根本沒(méi)有聽(tīng)進(jìn)去我的建議。”
上級：“那么，在你培訓之后，有沒(méi)有在過(guò)程當中對他們進(jìn)行具體的指導，幫助他們再次理解考核表的填法?恐怕培訓之后，需要跟進(jìn)輔導，否則，這些人回去還是一頭霧水，畢竟我們是頭一次做這個(gè)工作。”
2、給予適當的反饋
當上級與下級在溝通的時(shí)候，上級不要一味地傾聽(tīng)，而忘記了自己到底在做什么。不要走神，也不要沉浸其中，沒(méi)有任何反應。適當的反饋是非常有必要的。
當上級對下屬進(jìn)行反饋的時(shí)候，是向下級表達“繼續講，我對你的講話(huà)很感興趣。你說(shuō)的東西我愿意聽(tīng)。”
當上級需要延長(cháng)談話(huà)時(shí)間，或者讓談話(huà)更融洽地進(jìn)行下去，就需要對下屬進(jìn)行積極的反饋。積極的反饋會(huì )給下屬莫大的力量，讓他們產(chǎn)生更豐富的思維。這時(shí)，上級不需要表達自己的觀(guān)點(diǎn)，也不需要表達和員工相反的意思，只是表達想繼續聽(tīng)明白員工想表達的意思。
反饋的時(shí)候只需要使用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言，比如：“我聽(tīng)見(jiàn)了”，“我知道了”，“繼續說(shuō)下去”，“我正聽(tīng)著(zhù)呢”，“好的”，“沒(méi)錯”，“啊”，“有意思”以及“啊哈”。同時(shí)我們也可以用非語(yǔ)言性的方式表示附和，比如面部表情、肢體語(yǔ)言，或者手勢，它們包括：
揚起眉毛-表示你不太確定，或沒(méi)聽(tīng)明白，需要對方告訴你更多的信息;
微笑-表示你同意對方的觀(guān)點(diǎn);
輕微點(diǎn)頭-表示認可;
身體前傾-表示你對對方正在說(shuō)的內容非常感興趣;
保持目光接觸-讓發(fā)言者知道你正在聽(tīng)著(zhù);
把手舉起來(lái)，掌心朝向發(fā)言者-讓對方停下來(lái)，告訴發(fā)言者你沒(méi)跟上他/她所說(shuō)的話(huà);
反饋能幫上下級建立積極的合作伙伴關(guān)系。通過(guò)這種方式，讓下屬指導，領(lǐng)導對他的發(fā)言表示認可，同時(shí)也明確地表明，上級在認真傾聽(tīng)他的講話(huà)。當上級對員工的講話(huà)進(jìn)行反饋時(shí)，實(shí)際上，他扮演了一個(gè)輔導者和拉拉隊長(cháng)的角色，態(tài)度明確地鼓勵員工盡情地表達自己的想法，倡導自己的目標、計劃和解決策略。在進(jìn)行反饋的時(shí)候，上級不要帶有任何評論，不要說(shuō)類(lèi)似：“我知道你想說(shuō)的意思……是這個(gè)意思吧?恐怕我非常不同意!”一旦上級在反饋的時(shí)候帶有任何評論或批評，都將把溝通帶向不好的方向，最終可能導致雙方不歡而散。