崗位分析人員可以通過(guò)讓員工對工作過(guò)程細節進(jìn)行表演，完成對這項工作的觀(guān)察。以下是小編為大家整理的HR如何做一份完美完整的崗位職責說(shuō)明書(shū)的詳細內容，希望能幫到各位讀者，更多內容請瀏覽(yjbys.com/hr)。
新人入職之后，如何盡可能短暫地度過(guò)不適應期，怎樣盡快地融入工作氛圍，為企業(yè)發(fā)揮自己的能力，這都需要HR的辛勤工作來(lái)加以激活。其中，崗位職責說(shuō)明書(shū)的編制看似簡(jiǎn)司空見(jiàn)慣，卻不能被忽視。
崗位職責說(shuō)明書(shū)的編制，需要提前獲得崗位信息，HR應該利用科學(xué)方法來(lái)認真進(jìn)行崗位調查，確保調查所獲得的材料真實(shí)、完整和可靠。
下面是崗位調查的幾種方法：
第一，觀(guān)察法
HR部門(mén)員工在進(jìn)行崗位調查時(shí)，現場(chǎng)利用觀(guān)察或其他工具，對崗位上已有員工的實(shí)際工作動(dòng)作和方式，以文字、圖表或者圖像進(jìn)行記錄，從而搜集崗位信息。
觀(guān)察法主要適用于體力勞動(dòng)、事務(wù)性勞動(dòng)，例如搬運員、操作員、駕駛員、打字員等職位。其中又能夠分為直接觀(guān)察、階段觀(guān)察、工作表演法三種。
1、直接觀(guān)察
崗位分析人員，直接對員工的工作過(guò)程進(jìn)行全面觀(guān)察，這種方法適合工作周期短暫的崗位。
2、階段觀(guān)察
一些崗位工作具有較長(cháng)的周期性，為了能夠真正全面地觀(guān)察其所有工作，HR可以分階段進(jìn)行觀(guān)察。例如，對行政文員的工作，必須要對其工作中的某個(gè)階段加以觀(guān)察。
3、工作表演法
對于一些工作周期較長(cháng)，或者突發(fā)性工作事件較多，例如保安等崗位，除了進(jìn)行日常工作外，還需要處理突發(fā)事件。因此，崗位分析人員可以通過(guò)讓員工對工作過(guò)程細節進(jìn)行表演，完成對這項工作的觀(guān)察。
不論使用上述何種觀(guān)察法，崗位分析人員都應該事先將觀(guān)察表格準備好，并隨時(shí)進(jìn)行記錄。如果條件允許，還能夠使用攝像機等設備，將崗位工作內容進(jìn)行記錄，從而進(jìn)行分析。另外，對于某些比較特殊的工作崗位，更應該在不引起被觀(guān)察者的注意下進(jìn)行考察。
第二，面談法
面談法又稱(chēng)為采訪(fǎng)法，通過(guò)崗位分析人員和員工進(jìn)行面對面談話(huà)，搜集崗位信息資料。在訪(fǎng)談開(kāi)始前，崗位分析人員有必要準備好面談的問(wèn)題提綱，并在面談時(shí)搜集相關(guān)崗位信息。
在面談過(guò)程中，崗位分析人員需要適度控制談話(huà)的節奏，既要防止談話(huà)內容跑題，又要懂得突出主題，崗位分析人員應該具備良好的語(yǔ)言表達能力、邏輯思維能力，并及時(shí)做好談話(huà)記錄。
面談法適合對智力工作崗位進(jìn)行，例如開(kāi)發(fā)設計人員、高層管理人員等等。
第三，調查問(wèn)卷方法
為了進(jìn)行科學(xué)全面的崗位分析，分析人員可以擬訂內容豐富、切實(shí)可行的問(wèn)卷，并交給崗位員工進(jìn)行填寫(xiě)，從而獲得崗位工作信息。這種方法適用于智力工作者、管理工作者或者工作內容不確定因素很大的崗位。
通常，問(wèn)卷內容需要關(guān)系到工作崗位上需要的行為素質(zhì)、心理素質(zhì)，被調查者要根據這些素質(zhì)的重要性，按照給定方法做出回答。一般來(lái)說(shuō)，問(wèn)卷所準備的答案應該具備三方面層次：首先是必要性，即特殊素質(zhì)是否必須具備，包括需要和不需要兩種;其次是特殊素質(zhì)的應用頻率，包括經(jīng)常用到、有時(shí)用到和從未用到;最后是這些特殊素質(zhì)通過(guò)訓練后的成效，分別是可大有進(jìn)步、稍有進(jìn)步或未必進(jìn)步。
第四，參與性方法
在參與法中，崗位調查分析人員會(huì )直接進(jìn)入到員工工作過(guò)程中去，他們將扮演員工的工作角色，發(fā)現工作過(guò)程中的信息。這種調查方法適用于那些專(zhuān)業(yè)性并不強的崗位，但能夠互動(dòng)額更加準確的信息。
在參與性方法中，崗位調研人員應該真正理解和進(jìn)入工作狀態(tài)，去體會(huì )其中的不同之處，而不僅僅是從表面上模仿他們的工作行為。
參與性方法適用于那些工作在短期能夠學(xué)會(huì )的崗位，調查人員可以通過(guò)實(shí)踐，直接掌握關(guān)于崗位工作的第一手資料，并補充那些表面上無(wú)法觀(guān)察到的內容。當然，參與性方法的缺點(diǎn)也很明顯，尤其是對于現代企業(yè)中許多高度分工的專(zhuān)業(yè)化工作，這種方法并不適用。
第五，關(guān)鍵事件法
通過(guò)對崗位工作中具有重要價(jià)值的事務(wù)進(jìn)行觀(guān)察、搜集和記錄，調研分析團隊能夠提取出代表崗位工作內容的重要項目，總結出崗位職責的關(guān)鍵特征與行為要求。這樣的方法既能夠幫助崗位分析人員獲得靜態(tài)信息，也能夠了解崗位具有怎樣的動(dòng)態(tài)特點(diǎn)。
通過(guò)對關(guān)鍵事件進(jìn)行了解，編制成為崗位說(shuō)明書(shū)，能夠幫助企業(yè)進(jìn)行培訓、開(kāi)發(fā)和績(jì)效考核方面等作用。由于這種方法能夠直接對工作中的具體活動(dòng)進(jìn)行描述，因此適合員工比較多、或者工作內容比較復雜的崗位。
需要注意的是，關(guān)鍵事件法也存在著(zhù)明顯的缺點(diǎn)：首先，用此方法調研崗位，需要花費大量時(shí)間，去對關(guān)鍵事件進(jìn)行搜集，然后進(jìn)行開(kāi)闊和分析;其次，關(guān)鍵事件雖然涵蓋了對工作績(jì)效有效或者無(wú)效的工作事件，但卻忽視了相同崗位上不同員工的平均績(jì)效水平，對于崗位職責描述來(lái)說(shuō)，平均職務(wù)績(jì)效是不可或缺的。正因為存在這樣的問(wèn)題，關(guān)鍵事件方法就不適用于普通績(jì)效員工，因此，單純使用這種方法，無(wú)法進(jìn)行全面崗位分析。
第六，資料分析法
如果想要適當降低崗位分析成本，節約分析調研所使用的時(shí)間，那么HR就應當盡量利用現有資料，從而對不同工作的責任、任務(wù)、權利、工作負荷與任職資格，產(chǎn)生大致而系統的了解，并能夠進(jìn)一步對調查提供基礎。尤其是企業(yè)人力資源管理部門(mén)如果有了大量崗位分析歷史資料，更適合采取這樣的辦法。
能夠提供給崗位分析作為重要基礎資料的包括：現有崗位規范、責任制文書(shū)、員工對工作關(guān)鍵事件的記錄、工作日記等等。
掌握了基礎資料的搜集方法，在崗位職責說(shuō)明書(shū)編制之前，HR應該明確下面幾方面構成內容，包括：崗位信息、工作職責和任職要求。
第一，崗位信息
崗位信息內容，包括崗位的名稱(chēng)、編號，所屬的部門(mén)、直接上級和下級、定員人數與崗位分析日期等。
1、崗位名稱(chēng)，主要用于界定崗位所從事的工作性質(zhì)和職能，包括通用崗位使用的規范性名稱(chēng)、特殊崗位則應該比照其他企業(yè)進(jìn)行命名。
2、崗位編號，根據企業(yè)編號規則，進(jìn)行統一填寫(xiě)，從而便于管理。崗位編號的規則應該明確、有效，通過(guò)編號，能夠直觀(guān)地了解崗位所在部門(mén)的信息。
3、所屬部門(mén)，主要是指崗位隸屬的部門(mén)名稱(chēng)。
4、直接上級，是指崗位上的員工所直接匯報的崗位名稱(chēng)，通常，一個(gè)崗位只應該有一個(gè)直接上級。
5、直接下級，是指崗位上的員工所能夠直接領(lǐng)導的崗位名稱(chēng)，一個(gè)崗位可以有多個(gè)下級。
第二，崗位職責
崗位職責一般由兩方面的內容構成，首先是工作概要，其次是具體職責。
工作概要，主要說(shuō)明崗位工作的整體內容，包括指導思想、執行依據和活動(dòng)內容權限。因此，工作概要一般按照下面的格式敘述：依據(根據、按照)……執行(操作)……等行動(dòng)，達成(獲得)……結果
具體職責，包括崗位責任和工作權限。
其中，崗位責任所需要參考的因素主要是工作權重。所謂工作權重，是指本項工作的工作量，占據本崗位工作總量的比例，一般情況下，工作權重可以用時(shí)間比例來(lái)進(jìn)行代替，每個(gè)崗位上所有工作的權重綜合為100%。
工作權限則是指一定的工作崗位，所需要承擔的一定責任，對權限加以吸粉，則包括對應的人財物上的支配權限，如崗位上員工的決策權、管理人員對人事的安排權限、對下屬的監督權、對工作財力、物料上的審批權等等。
第三，任職的要求
任職要求，是指員工從事某項崗位工作時(shí)所必須掌握的基本資格條件，其中包括學(xué)歷資格、知識要求、資質(zhì)證書(shū)、專(zhuān)業(yè)技能、工作年齡、相關(guān)經(jīng)驗、個(gè)性特點(diǎn)、健康要求等等。
1、學(xué)歷要求，指專(zhuān)任于某崗位所具有的最低學(xué)歷要求，分別包括學(xué)歷和學(xué)力兩方面的類(lèi)型。前者指一個(gè)人的學(xué)習經(jīng)歷，如專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)證書(shū)、相應的學(xué)位，后者是指學(xué)習經(jīng)歷雖有不同，但知識能力和學(xué)習能力達到了某種程度的人員。
2、知識要求，是指任職于某崗位所應該具備的知識要求，包括專(zhuān)業(yè)知識類(lèi)型和特殊知識類(lèi)型兩部分。例如，HR崗位上，員工首先要有人力資源管理專(zhuān)業(yè)知識，同時(shí)要有相關(guān)的法律法規知識。
3、資質(zhì)證書(shū)，這是指專(zhuān)任于本崗位所具有的專(zhuān)業(yè)職業(yè)資格證書(shū)，例如英語(yǔ)水平等級證書(shū)、會(huì )計證、計算機等級證書(shū)等各種專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域資質(zhì)證書(shū)。
4、專(zhuān)業(yè)技能，指任職于不同崗位所應具備的基本技能和能力，其中的技能，是指駕駛、口語(yǔ)、外語(yǔ)、計算機、法律或者財務(wù)等方面的技能;能力則包括工作中的溝通能力、組織能力、領(lǐng)導能力、應變能力、協(xié)調能力、控制能力等等。
5、工作年齡，指能夠擔任本崗位工作的年齡要求、年限要求，一般有一定的區間范圍，主要是針對中高層管理人員或者特殊崗位提出。
6、相關(guān)經(jīng)驗，是指員工任職于本崗位時(shí)，應該具備的最低工作經(jīng)驗要求，其中由兩部分因素構成，包括經(jīng)驗類(lèi)型、經(jīng)歷時(shí)間。其中經(jīng)驗類(lèi)型主要是指與崗位有關(guān)的知識經(jīng)驗背景，而經(jīng)歷時(shí)間則包括企業(yè)內外工作的經(jīng)歷要求。
通過(guò)準確的調研分析和合理的內容安排，相信HR會(huì )拿出一份能夠讓新員工在短期內就能融入企業(yè)的崗位職責說(shuō)明書(shū)。
附 XX房地產(chǎn)企業(yè)策劃部經(jīng)理崗位職責說(shuō)明書(shū)
1、職務(wù)名稱(chēng)：策劃部經(jīng)理
2、直接上級：營(yíng)銷(xiāo)策劃中心副總經(jīng)理
3、直接下屬：策劃助理
4、本職工作：策劃方案的撰寫(xiě)和實(shí)施
5、直接責任：
(1)統籌組織策劃工作;
(2)負責有關(guān)市場(chǎng)策劃方案撰寫(xiě)、廣告方案撰寫(xiě)與編制，進(jìn)行有效地組織實(shí)施和監控;
(3)對市場(chǎng)上有關(guān)的信息和資料進(jìn)行集中搜集整理，建立和完善信息資料庫，為市場(chǎng)策略的制定提供有利依據;
(4)向公司提供市場(chǎng)及租售的策劃方案，同時(shí)協(xié)助公司實(shí)施并進(jìn)行監控;
(5)提供廣告策劃方面的報價(jià)，同時(shí)進(jìn)行材料和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)的資料搜集和整理;
(6)編制市場(chǎng)推廣費用計劃，進(jìn)行監控并及時(shí)呈報;
(7)負責展銷(xiāo)會(huì )現場(chǎng)布置，并制定租售計劃同時(shí)組織實(shí)施;
(8)協(xié)助人事行政部門(mén)，做好本部門(mén)員工招聘、考核和培訓工作;
(9)積極配合公司不同部門(mén)的運作管理和協(xié)調工作。
(11)積極完成上司安排的其他工作。