職責的界定原則
職責界定原則是指企業(yè)在進(jìn)行職責界定時(shí)必須遵循的準則。界定職責應該事先約定準則并嚴格遵守執行。
職責界定的六個(gè)原則。
1、戰略導向原則。與戰略目標相關(guān)的事情才能列入企業(yè)員工的工作職責，無(wú)關(guān)戰略的職責就是做無(wú)用功，除了浪費時(shí)間，就是浪費成本。一個(gè)代工企業(yè)的質(zhì)檢員研究技術(shù)升級就不屬于本職工作，企業(yè)的保安搞產(chǎn)品開(kāi)發(fā)只能算業(yè)余愛(ài)好。職責只能列入企業(yè)必需的工作。
2、單一職責原則。不將同一職責授給二個(gè)崗位。職責界定必須體現“專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事”和“凡事皆有專(zhuān)人負責”原則。
3、職責銜接原則。職責絕非孤立存在，而是在流程運轉中實(shí)現或完成，故此，企業(yè)在劃分職責時(shí)，必須考慮工作目標的整體實(shí)現，避免將過(guò)程職責分解到崗位后造成職責斷裂局面。因此工作承接與傳遞方向必須界定清楚。如倉庫管理員的職責就有這樣一條“負責向會(huì )計報送物料收發(fā)報表”或“傳遞物料收發(fā)數據”。前者是手工操作企業(yè)的倉管員工作職責，后者是采用信息技術(shù)企業(yè)的倉管員工作職責。
4、責權對等原則。界定職責就是授權，授責必須同時(shí)授權。只有責任沒(méi)有權力是無(wú)法完成任務(wù)的。巧婦難為無(wú)米之炊，員工沒(méi)有資源支配權力，就不能有效履行職責。有些企業(yè)流行的“員工時(shí)時(shí)請示、事事匯報”現象就是責權不對等的體現。
5、責權利均衡原則。當然這里也包含了責權對等原則。不過(guò)，它更強調責利對等和權利公正原則。擔負責任并且完全履行職責，就應該享受對等的利益。不能讓老實(shí)人吃虧。事先界定就能避免因人而異的利益分配。履行職責與獲得的利益要公正公平，不能讓擔負較低責任的崗位享有較高的權力以及獲得過(guò)高的待遇。
6、簡(jiǎn)潔直觀(guān)原則。這是表達方式和語(yǔ)言使用上的要求。在下節職責界定的方法中有詳細介紹。
職責的界定方法
如何確定崗位職責呢?還得從企業(yè)戰略目標分解開(kāi)始，然后進(jìn)行企業(yè)決策分類(lèi)，再從組織架構設置到崗位配置入手，進(jìn)行職能細分和流程梳理，才能搞清楚各崗位承接的事項和承擔的工作。
進(jìn)行過(guò)流程梳理和優(yōu)化的企業(yè)，界定崗位職責比較容易。把流程圖中與某一崗位對應的事項歸納起來(lái)，該崗位的工作職責就完成了一大半。再將本企業(yè)管理人員、一般員工的共性工作進(jìn)行歸類(lèi)，個(gè)性化地劃分到該崗位，其崗位職責就齊全了。一般員工的共性職責有“遵守公司規章制度”、“完成上級交辦的其它工作”。主管人員的共性職責有：負責組織制度擬訂和貫徹執行、負責系統目標制訂并組織達成、負責本單位本部門(mén)成本控制管理、負責本系統員工的發(fā)展管理、負責本系統員工的績(jì)效與薪酬管理、負責本系統例外處理、負責公司規章制度在本系統的貫徹執行、完成總經(jīng)理交辦的其它工作。
在實(shí)踐中，企業(yè)員工撰寫(xiě)崗位職責常犯錯誤有以下情形：
1、把做好的要求當作工作職責。如收銀員職責“負責收銀工作”，不少企業(yè)員工寫(xiě)成了“確保收銀不出差錯”。工作職責就是該崗位員工必須做的，沒(méi)有商量的余地。能不能做到，能夠做到多少，是職責完成情況或者說(shuō)是考核的結果。
2、把工作中的某一個(gè)活動(dòng)當作職責�；蛘哒f(shuō)把一項職責分解為幾個(gè)動(dòng)作表述，如把會(huì )計職責的“負責報銷(xiāo)核算工作”分解為“負責審核單據”、“負責核對預算”、“負責核實(shí)報銷(xiāo)金額”等就過(guò)細了，容易淹沒(méi)工作主題。
3、把支持、協(xié)作事項當作工作職責。如“負責參與學(xué)習討論”、“負責參與方案討論”、“負責部門(mén)之間的協(xié)調”等內容放在任何崗位都沒(méi)有實(shí)質(zhì)意義。崗位職責只需要界定主管工作或主辦工作。
4、把履行職責應該具備的條件放到職責中。如把“身體健康”、“忠于職守”、“膽大心細”錯放在保安的職責中。這些屬于擔任保安應該具備的條件，而不是保安職責。
5、假話(huà)空話(huà)套話(huà)。有的企業(yè)員工在工作職責中表決心，如“全心全意”、“保質(zhì)保量”、“準確無(wú)誤”之類(lèi)的詞句根本不應該出現在崗位職責之中。
崗位職責重在解決“管什么”、“做什么”，只能用動(dòng)詞加名詞來(lái)表述。它不能使用修飾詞，不能用形容詞，不能用比喻，不能用夸張，它必須客觀(guān)理性、平白直說(shuō)。所謂“有一說(shuō)一，有二說(shuō)二”用在崗位職責寫(xiě)作上最為貼切。
崗位職責要寫(xiě)好寫(xiě)準確不容易。多一字不行，少一語(yǔ)有誤，多一項不行，少一項更不行。多一字工作變性，少一項工作落空。撰寫(xiě)崗位職責不需要生花妙筆，撰寫(xiě)崗位職責需要樸實(shí)文風(fēng)，不能嬌柔做作，必須字斟句酌。
古人講寫(xiě)詩(shī)功夫在詩(shī)外，看來(lái)，寫(xiě)崗位職責功夫也在寫(xiě)作之外，那就是你必須清楚該崗位負責的全部事項。也就是說(shuō)確定崗位職責在前，寫(xiě)好崗位職責在后。
崗位職責具有極強的企業(yè)特色。同崗位名稱(chēng)在不同的企業(yè)其擔負的職責是不一樣的。照搬照抄幾乎沒(méi)有可能。只能企業(yè)人員組織起來(lái)共同擬訂撰寫(xiě)原則和撰寫(xiě)標準，然后分頭執筆擬訂初稿，再集體討論補充，最后由企業(yè)負責人組織審批。崗位職責界定是企業(yè)組織行為，必須群策群力，不能假手個(gè)人包辦。
茲舉實(shí)例一份，供讀者借鑒參考。
附：某制造企業(yè)行政部物業(yè)科基建監理崗位職責
1.負責基建工程詢(xún)價(jià)。
2.負責基建工程隊選擇報批。
3.負責基建預算報批。
4.負責基建合同草簽。
5.負責基建施工管理。
6.負責組織基建工程驗收。
7.負責組織基建工程結算報批。
8.負責基建合同、基建檔案管理。
9.遵守公司的規章制度。
10.完成上級交辦的其它工作。
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