商務(wù)英語(yǔ)函電的用詞誤區
商務(wù)英語(yǔ)函電的用詞誤區是小編為大家帶來(lái)的論文范文，歡迎閱讀。
摘 要： 商務(wù)英語(yǔ)函電的用詞存在贅述、模棱兩可和以我為中心的誤區，從而影響了語(yǔ)氣和友善效果。
本文通過(guò)對外貿信函中用詞誤區的分析，探索如何做到精練語(yǔ)言、明晰語(yǔ)義和言辭達意，以提高商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的實(shí)際操作能力。
關(guān)鍵詞： 商務(wù)函電 用詞誤區 贅述 模棱兩可 以我為中心
商務(wù)英語(yǔ)函電在國際商務(wù)活動(dòng)中起著(zhù)舉足輕重的作用。
外貿函電的寫(xiě)作目的不外乎傳遞信息、說(shuō)服客戶(hù)，因此寫(xiě)作既要合乎現代社會(huì )節奏的要求，做到清楚、簡(jiǎn)潔、具體，又不能失去應有的禮貌、完整和節奏。
商務(wù)英語(yǔ)與普通英語(yǔ)不同，具有獨特語(yǔ)境下的詞匯特點(diǎn)和風(fēng)格，要求用詞規范嚴謹。
而在現實(shí)生活中，人們由于對外貿函電的特點(diǎn)不甚了解，常常進(jìn)入誤區，影響商務(wù)溝通質(zhì)量。
本文就商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中存在的贅述、模棱兩可和以我為中心的用詞誤區作一些初步探討，以期有助于商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作。
一、表述誤區――贅述
商務(wù)英語(yǔ)函電不需要大量華麗的詞藻來(lái)堆砌。
外貿函電的寫(xiě)作中的用詞應力求簡(jiǎn)明扼要，讓人一目了然。
例如，應該盡量少用and，but，however這些讓句子變得冗長(cháng)的連詞。
一切空洞冗長(cháng)、言之無(wú)物的詞語(yǔ)都應該摒棄不用。
例如，I believe that the best plan is to draw guidelines for situations like this.這句話(huà)中的“I believe”，“like this”就是冗余的詞匯，應該刪除。
如果改為“The best plan is to draw guidelines for such situations.”句子就簡(jiǎn)潔明了得多。
此外，商務(wù)信函還要盡量避免使用過(guò)長(cháng)或生僻的詞匯，多使用日常生活中常見(jiàn)的詞語(yǔ)，如果可以用一個(gè)單詞來(lái)表述，就盡量不要用詞組，才能避免羅嗦，去除贅言。
例如：
從上表中可以看出，若用過(guò)多的詞匯來(lái)表達一個(gè)或兩個(gè)詞就能表達的意思，就會(huì )使表述內容拖沓冗長(cháng)，觀(guān)點(diǎn)模糊不清，浪費讀者的時(shí)間。
因此，商務(wù)寫(xiě)作要盡量使用精練的語(yǔ)言，避用陳詞濫調或者拼寫(xiě)復雜的單詞。
二、語(yǔ)意誤區――模棱兩可
外貿函電不同于一般交際文體，假如商務(wù)文本中的詞語(yǔ)意義含混不清，則有可能會(huì )給公司帶來(lái)直接的經(jīng)濟損失。
因此，商務(wù)英語(yǔ)信函的措辭一定要謹慎、準確和具體，任何模棱兩可的詞語(yǔ)都應當避用，才能使信函意義明確，表達思想更加鮮明突出。
例如，Freight rate increased substantially last month.(上個(gè)月運費大幅度上漲。
)這句話(huà)中substantially(大幅度)的含義就有些大而籠統，使得語(yǔ)意不夠明晰。
若將句子改成：Freight rate increased 35% last month.(上個(gè)月的運費增加了35%。
)閱讀者就會(huì )對增長(cháng)的幅度一目了然。
基于同樣的原因，在商務(wù)信函中，諸如about 5，000 metric tons中的“about”之類(lèi)的模糊字眼也應該避用。
因為這里的“about”可能有著(zhù)不同的釋義：可能是2.5%，或者5%，甚至是10%的數量差額。
不確定的釋義會(huì )為以后的貿易爭端埋下伏筆。
又如：to load/discharge in customary quick dispatch.(按慣例快速裝貨/卸貨)其中，“customary quick”(按慣例快速)一詞的意義模糊，讓人摸不著(zhù)頭腦，搞不清具體的裝卸貨時(shí)間到底是多久。
這樣大而籠統以及似是而非的詞語(yǔ)很可能會(huì )引發(fā)不必要的貿易糾紛。
此外，商務(wù)寫(xiě)作的遣詞造句也要避用明顯有歧異的詞語(yǔ)。
如：The damage to paper packages of this nature is unavoidable despite they are apparently sufficient at time of loading.(這種紙包裝貨物即使是在裝寄時(shí)顯然完好，導致?lián)p害也是不可避免的事。
)句中的“apparently(顯然)”一詞有歧義，“apparently”的意思到底是“clearly”(根據事實(shí)情況明顯無(wú)疑的)，還是“in appearance”(從外表觀(guān)察)，都無(wú)從得知。
但是如果將句子改成：The damage to paper packages of this nature is unavoidable despite they appear to be sufficient at time of loading.閱讀者就能確定詞語(yǔ)的含義了。
又如介紹產(chǎn)品的質(zhì)量：Our microphone has magnificent quality.(我們的麥克風(fēng)質(zhì)量卓越。
)信函中magnificent(卓越)一詞太過(guò)籠括，卓越的程度難以界定，沒(méi)有確定的內涵和外延，讓閱讀者感覺(jué)很抽象。
如果改為：Our microphone has clear sound quality.(我們的麥克風(fēng)音質(zhì)清楚。
)就能具體體現麥克風(fēng)在音質(zhì)清晰上的特質(zhì)。
三、語(yǔ)氣誤區――以我為中心
禮貌客氣的用詞能夠給對方營(yíng)造一個(gè)良好的合作氛圍。
在商務(wù)函件中應避免使用容易激怒或者得罪他人的用語(yǔ)，而多站在對方的角度考慮問(wèn)題，使用“You Attitude”(以客為先)，而不是“We Attitude”(以己為先)。
在語(yǔ)氣態(tài)度上，任何一方試圖凌駕于對方之上都會(huì )遭致失敗，失去商機。
如在商務(wù)函件中“You didn’t send the receipt to us.(你沒(méi)有把收據交給我們。)”的表述可改為“We did request that you send us the receipt.(我們曾經(jīng)要求您把收據寄給我們。)”。
兩個(gè)句子相比較，前者語(yǔ)氣強硬，明顯帶有指責、居高臨下的感覺(jué)，不利于對方作出對“你”有益的舉動(dòng);而后者語(yǔ)氣明顯緩和，更有善意提醒的意味，因此更加容易被別人所接受。
禮貌的用語(yǔ)和客氣的措辭在商務(wù)信函中使用頻繁，直接體現了寫(xiě)信人的自身素質(zhì)，同時(shí)還有利于樹(shù)立企業(yè)良好的形象，為業(yè)務(wù)雙方營(yíng)造良好的合作氛圍。
商務(wù)寫(xiě)作中宜多用You，少用We/I，這樣可以維護對方的自尊，讓對方感受到我們是為您設身處地地著(zhù)想。
雖然自己希望達到贏(yíng)利目的，但是也要讓對方感覺(jué)到不吃虧，兩方商務(wù)關(guān)系的建立是一個(gè)持久雙贏(yíng)的過(guò)程。
如在外貿函電中告知對方：We have received your request for permission to use our warehouse in April.We are pleased to inform you that you may take it.Would you please come and fill out the necessary paperwork before May?(我們已經(jīng)收到你申請在四月份使用庫房的要求。
我們很高興地通知您，您可以使用您所申請的庫房空間。
可否請您在三月之前到這里來(lái)填寫(xiě)一些必要的文書(shū)?)這組文字過(guò)多地強調了“我們”，從自己的角度闡述問(wèn)題，沒(méi)有給予對方足夠的尊重，因此不容易引起對方的合作興趣，不利于進(jìn)一步作出對“你”有益的決定。
而如果能在字里行間體現出對商務(wù)伙伴利益的尊重，在互利平等的基礎上表達自己的意見(jiàn)，這種形式則更容易被對方所接受。
因此，可以運用“You Attitude”(以客為先)的原則將上面的句子改為：“Good news，Lucy!The warehouse you requested will to available to use in April.Please come by the office before May to fill out some necessary forms.”(好消息，露西!你可以在四月使用之前所申請的庫房。
請于三月份之前到這里來(lái)填寫(xiě)一些必要的文書(shū)。
)第二個(gè)例子站在“You”的角度和立場(chǎng)，讓人讀起來(lái)親切中肯，感覺(jué)舒服。
句中沒(méi)有使用“我”或是“我們”的字眼，避免給對方產(chǎn)生“以己為先”的感覺(jué)。
同樣的內容，后者更加符合英語(yǔ)商務(wù)寫(xiě)作的規范和目的，而且言簡(jiǎn)意賅，一語(yǔ)中的。
隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，商業(yè)英語(yǔ)中的用詞日趨簡(jiǎn)練、平易和坦率。
言簡(jiǎn)意賅的措辭可以大量縮短發(fā)件人和收信人處理這些信息的時(shí)間。
一封不合乎規范的商務(wù)信函，則會(huì )令對方費解，有損公司的形象。
若商務(wù)英語(yǔ)函電中用詞產(chǎn)生歧義，輕則導致溝通失敗，浪費了談判的寶貴時(shí)間，重則帶來(lái)直接的經(jīng)濟損失。
在惜時(shí)如金的快節奏社會(huì )中，商務(wù)信函的寫(xiě)作應該避免復雜冗長(cháng)的表達、模棱兩可的措辭和以己為先的用語(yǔ)誤區，才能使文本言辭達意，合乎規范。
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