機關(guān)檔案管理新模式分析論文范文

　　在日常學(xué)習、工作生活中，大家最不陌生的就是論文了吧，論文是對某些學(xué)術(shù)問(wèn)題進(jìn)行研究的手段。相信很多朋友都對寫(xiě)論文感到非�？鄲腊�，下面是小編精心整理的機關(guān)檔案管理新模式分析論文范文，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　摘要：機關(guān)檔案的管理是一項有風(fēng)險的管理，尤其是檔案的管理工作更是承擔著(zhù)風(fēng)險問(wèn)題。因此，本文主要從機關(guān)檔案數字化管理所存在的問(wèn)題著(zhù)手，分析構成數字化風(fēng)險管理的各個(gè)要素，提出檔案的數據分析在機關(guān)檔案管理方面新的控制手段及管理模式。

　　關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；數據分析；管理新模式；管理風(fēng)險防范

　　隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各方面的應用日益廣泛，在多個(gè)領(lǐng)域均是采用互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網(wǎng)的出現使得檔案管理變得更加便捷。當前我國機關(guān)檔案管理機構主要以機關(guān)檔案室為主，機關(guān)檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關(guān)檔案室是收集管理檔案的機構。該機構具有將檔案材料積累，將重要的，具有長(cháng)遠保存價(jià)值的檔案移交給國家檔案機構的作用。我國機關(guān)檔案建設的組織形式主要有在機關(guān)內部設立檔案室，該機關(guān)檔案主要是負責管理檔案和保管檔案的職能。再就是機關(guān)內只建立檔案庫房，不設立專(zhuān)門(mén)的檔案行政管理部門(mén)，這是機關(guān)檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機關(guān)檔案管理由紙質(zhì)版逐漸實(shí)現電子版轉化，電子檔案管理主要依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò )資源共享。電子檔案具有可共享性，復制性，傳輸性等特點(diǎn)，能夠從一定程度上彌補紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)。當然，數字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價(jià)值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點(diǎn)這就會(huì )讓我們的機關(guān)檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強機關(guān)檔案數字化管理成為機關(guān)檔案部門(mén)管理工作的一大挑戰，這就需要在數字化檔案的數據分析和數據存儲方面來(lái)加強風(fēng)險防范。

　　一、機關(guān)檔案數字化管理的重要性

　　機關(guān)檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關(guān)、企事業(yè)單位等在工作活動(dòng)中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機關(guān)檔案理部門(mén)是保存和辦理機關(guān)檔案的重要部門(mén)機構，這是從事檔案管理人員的基本工作。機關(guān)檔案管理工作是與機關(guān)單位利益以及工作人員個(gè)人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔檔案管理工作，同時(shí)還需要確保檔案管理質(zhì)量。實(shí)行分級、分專(zhuān)業(yè)管理國家檔案的工作原則，能夠對國家檔案開(kāi)展分專(zhuān)業(yè)分層管理，這種專(zhuān)業(yè)機關(guān)檔案室是基于該原則構建的，能夠從一定程度上利于在專(zhuān)業(yè)系統內實(shí)現檔案流轉，確保檔案的完整性，安全性，也利于實(shí)現規范化檔案管理。

　　二、目前機關(guān)單位檔案管理的新模式——聯(lián)合檔案室

　　紙質(zhì)版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據上的空間，在查閱過(guò)程中難度大，很難實(shí)現轉移，同時(shí)很容易受到水、火、蟲(chóng)等影響，容易出現檔案丟失的問(wèn)題，但相對來(lái)看紙質(zhì)檔案保存時(shí)間長(cháng)，會(huì )受到空間距離產(chǎn)生的不利影響，進(jìn)行大量檔案移交時(shí)通常會(huì )花費大量的人力、物力以確保檔案無(wú)損轉移，相比紙質(zhì)版檔案來(lái)說(shuō)電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環(huán)保。電子版檔案與紙質(zhì)版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質(zhì)版檔案存儲信息的介質(zhì)不同，電子檔案可儲存在計算機相應路徑中，包括硬盤(pán)光盤(pán)，U盤(pán)等，通常計算機儲存量大，可容納大量文件信息，據統計一個(gè)光盤(pán)可容納約7萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)版內容。但由于電子版信息依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò )建設，部分內容會(huì )由于長(cháng)時(shí)間儲存而出現的流失二是相比紙質(zhì)版來(lái)說(shuō)，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時(shí)很難避免不同部門(mén)出現檔案轉移翻閱的問(wèn)題，而相比紙質(zhì)版檔來(lái)說(shuō)，電子檔案在移交和遞送過(guò)程中流程較為簡(jiǎn)單，比如對一些保密檔案來(lái)說(shuō)可通過(guò)光盤(pán)介質(zhì)復制，移交，無(wú)需保密檔案可直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸且檔案傳輸速度較快，無(wú)需花費大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質(zhì)版權的差異，紙質(zhì)版檔案整理歸檔后在查閱過(guò)程中只能依靠人為開(kāi)展翻閱，這個(gè)過(guò)程會(huì )花費大量的人力、物力，尤其對于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲存于相應的計算機路徑中，只需要檢索關(guān)鍵詞便可以準確查閱，可以節約人力、時(shí)間。

　　三、機關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬╇娮訖n案保存存在的問(wèn)題。機關(guān)檔案室是機關(guān)重要的內部組織之一，是由機關(guān)內部資源進(jìn)行經(jīng)費分配的，由于不同機關(guān)其職權不同，因此在財力支配方面也會(huì )存在差異，機關(guān)電子檔案主要儲存于計算機相應路徑中，包括硬盤(pán)，光盤(pán)，U盤(pán)等，這些硬盤(pán)保存期為5年左右，相比一些紙質(zhì)版檔案來(lái)說(shuō)保存時(shí)間顯著(zhù)縮短，同時(shí)電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時(shí)需要依靠計算機軟件，互聯(lián)網(wǎng)，通常儲存計算機無(wú)法使用時(shí)，也無(wú)法正常讀取電子檔案信息。

　�。ǘ�）機關(guān)電子檔案可能存在的安全性問(wèn)題。電子檔案成本相對較低其所占空間小，能夠從一定程度上利于環(huán)保，進(jìn)而實(shí)現廣泛應用，但由于其具有較強的便捷性，因此也存在較大安全漏洞，從一定程度上來(lái)看，電子檔案具有雙面性，在安全性方面會(huì )受到網(wǎng)絡(luò )病毒感染，病毒感染是電子檔案損壞中常見(jiàn)問(wèn)題，由于電腦病毒感染會(huì )連帶損壞儲存于計算機中的文檔，其次在受到計算機網(wǎng)絡(luò )攻擊時(shí)這對于機關(guān)檔案來(lái)說(shuō)是比較嚴重的，由于黑客對于一些重要文件具有較大的攻擊性，導致部分重要機密檔案信息泄露、損壞，給當事人帶來(lái)嚴重的經(jīng)濟損失，由于機關(guān)電子檔案具有一定的獨特性，因此檔案部門(mén)在管理過(guò)程中既考慮其便捷性，同時(shí)還需要考慮面臨的挑戰。

　　四、機關(guān)檔案管理新模式——數字化管理措施

　�。ㄒ唬┩咨票４鎯Υ嫫�。由于對于計算機檔案儲存原件來(lái)說(shuō)很容易受到外界環(huán)境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時(shí)需要選擇合適環(huán)境，防止受到磁場(chǎng)、塵土、強光照射或劇烈震動(dòng)，同時(shí)還需要注意介質(zhì)保存期，定期需要對儲存價(jià)值進(jìn)行檢查，對于達到使用期限的介質(zhì)需要及時(shí)更換，由于電子導航很容易丟失，因此需要定期進(jìn)行重要檔案備份，可以在不同儲存器或者計算機完成信息備份。

　�。ǘ�）提高機關(guān)檔案管理員工作的能力和創(chuàng )新性。由紙質(zhì)版到電子檔案的變化也從一定程度上標志著(zhù)檔案管理發(fā)展，對于從事相關(guān)工作的管理人員提出了更高的管理創(chuàng )新要求，培養管理人員的創(chuàng )新意識，倡導管理工作內容和工作方式的創(chuàng )新性，為提高檔案專(zhuān)業(yè)人員信息化工作的能力，進(jìn)一步在崗位職責中規范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理部門(mén)需要定期對從事檔案管理的工作人員進(jìn)行制度技術(shù)培訓，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門(mén)舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓學(xué)習，提高自身的管理能力，適應新時(shí)代的管理者，更好地服務(wù)本單位。當然在基于創(chuàng )新意識下，需要按照檔案管理程序有序開(kāi)展檔案的管理歸檔、保存，進(jìn)而能夠避免由于人為因素導致出現檔案遺漏問(wèn)題，確保檔案的完整性，安全性。

　�。ㄈ�）建立機關(guān)電子檔案的目錄數據庫。因為機關(guān)內各種人事檔案不僅數目多類(lèi)型也多，完善的數字化目錄數據庫可以把眾多檔案信息存儲到云盤(pán)端，這有利于經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸給客戶(hù)，既方便了客戶(hù)根據自己的需要進(jìn)行目錄檢索查詢(xún)，也方便檔案管理員的統計整理，完善數字化目錄數字庫對建立機關(guān)檔案非常重要。機關(guān)電子檔案形成數字化的前提是完善機關(guān)電子檔案的目錄，因為建立電子檔案目錄可以方便從繁多的檔案當中查詢(xún)目標檔案信息，詳細具體的電子目錄可以使數字化的檢索功能更為條理化和規范化。

　　五、小結

　　總之，針對機構電子檔案在管理過(guò)程中是與工作人員個(gè)人利益以及國家機關(guān)機密息息相關(guān)的，在日常開(kāi)展機關(guān)檔案管理時(shí)需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進(jìn)機關(guān)檔案管理模式實(shí)現可持續性健康發(fā)展。

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