職場(chǎng)電子郵件禮儀

　　禮儀是人們約定俗成的，對人，對己，對鬼神，對大自然，表示尊重、敬畏和祈求等思想意識的，各種慣用形式和行為規范。下面是小編為大家收集的職場(chǎng)電子郵件禮儀，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

　　職場(chǎng)電子郵件禮儀 1

　　一、標題要提綱挈領(lǐng)，切忌用詞含糊不清

　　添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概況出這跟個(gè)郵件的內容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。

　　尤其是回復的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫(xiě)上來(lái)自xx公司，年，月，日等方便對方一目了然和便于儲存。

　　二、忌不寫(xiě)稱(chēng)呼

　　許多人寫(xiě)郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是你應該知道我是誰(shuí)；有時(shí)至多用個(gè)你好這些都是不禮貌的做法。

　　正確的做法是：如果對方有職位要稱(chēng)呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習慣的稱(chēng)呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用您好比用你好更有禮貌，除非確定自己是上級或長(cháng)者。

　　三、忌亂用稱(chēng)呼

　　比較忌諱的是有些人管所有人都叫經(jīng)理。普通員工當然高興了。但是會(huì )冒犯比經(jīng)理職位高的人。

　　通常稱(chēng)呼他人可省去副字，但盡量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經(jīng)理，可以稱(chēng)呼姓氏+經(jīng)理；但不要稱(chēng)呼姓氏+總；而如果對方是副總裁，則不可稱(chēng)呼對方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

　　四、忌全文使用英文大寫(xiě)字母

　　這樣寫(xiě)郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書(shū)規范是一種職業(yè)禮貌。

　　五、理清回復的內容

　　比如有位女士收到過(guò)這樣一封郵件，其中包括了輾轉收送的十二個(gè)人之姓名，他其實(shí)沒(méi)有必要知道這些訊息。

　　留意回答題目的技巧，當回件答復題目的時(shí)候，最好只把相關(guān)的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著(zhù)頭腦。

　　六、忌人名不排序

　　收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。

　　最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶(hù)。

　　七、忌不分段

　　有的人整篇郵件從頭至尾寫(xiě)成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

　　推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫(xiě)第二段；如果說(shuō)的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過(guò)三項，否則不容易記住。

　　當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領(lǐng)導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。

　　八、忌不感謝

　　有些人沒(méi)有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請教問(wèn)題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領(lǐng)導命令對方與自己合作，說(shuō)句感謝就能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。

　　九、忌不署名

　　不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者不用那么客氣，而這樣做會(huì )給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話(huà)溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。

　　發(fā)件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。

　　署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò )方式，一勞永逸。

　　養成良好傳送習慣

　　1、注明送信者及其身分

　　除非是熟識的人，否則收信人一般無(wú)法從賬號解讀出發(fā)信人到底是誰(shuí)，因此標明發(fā)信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節。有許多人將自己的身分設計成一個(gè)附著(zhù)檔案，每當發(fā)信出去時(shí)，此檔案也將自動(dòng)地貼附該訊息后面。我們希望針對"身分設計"強調兩點(diǎn)注意事項：

　�。�1）："身分設計"應充分代表發(fā)信者自己，無(wú)論是引用文學(xué)名作詞句或以圖繪表示，都必須真實(shí)且充分地反映自己。有些人的身分設計為：xxxxxx@xxxxx，讀來(lái)不免讓人感覺(jué)他或許是一個(gè)"精神錯亂"的人；

　�。�2）：切勿過(guò)度裝飾自己的"身分設計"，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會(huì )妨礙電子郵件的正常溝通效益。

　　2、遵守一般法律規定

　　進(jìn)行網(wǎng)際溝通時(shí)，一般日常生活中的行為準則亦須遵守。因透過(guò)計算機系統，要擷取、復制或篡改他人作品是相當容易的，因此在網(wǎng)際空間中對于智慧財產(chǎn)權的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時(shí)，須要對原作者與原作品的出處詳加注明，以示尊重。

　　3、勿任意或無(wú)心地浪費頻寬

　　傳送冗長(cháng)文字與大型圖繪均會(huì )占用大量的頻寬，造成網(wǎng)絡(luò )塞車(chē)。為避免浪費網(wǎng)際空間使用者的寶貴時(shí)間，應謹慎考慮傳送訊息容量的大小。

　　4、小心附件功能的使用

　　在若干電子郵件系統中，由于“附件”功能的缺乏或不成熟，會(huì )造成使用者無(wú)法順利閱讀文件。使用者經(jīng)常會(huì )因不便而直接去除來(lái)函，以致喪失溝通功能。如果附件內容不長(cháng)時(shí)，請直接撰寫(xiě)于信件中。若一定要使用附件功能，也須注明附件的撰寫(xiě)軟件，例如："本信附件內容撰寫(xiě)軟件為Word 6.0 for Windows"。

　　5、勿重復傳送同一訊息

　　勿一再傳送相同的訊息給相同的對象，這不僅會(huì )使網(wǎng)絡(luò )超載而降低傳輸速率，同時(shí)占用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時(shí)也須注意，不要分別發(fā)送相同的訊息給多個(gè)組群（group），因為有不少網(wǎng)絡(luò )使用者同時(shí)隸屬于幾個(gè)不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢必會(huì )重復收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個(gè)組群，請一次傳送完畢。

　　6、定期檢查計算機系統的時(shí)間與日期之自動(dòng)標示

　　電子郵件傳送時(shí)會(huì )以所用計算機的設定日期與時(shí)刻來(lái)標示信發(fā)送的時(shí)間，為避免不必要的誤會(huì )或窘態(tài)發(fā)生，使用者須定期檢查計算機系統時(shí)間與日期之設定是否正確。

　　職場(chǎng)電子郵件禮儀 2

　　現如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著(zhù)很大區別，存在著(zhù)職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問(wèn)題。

　　據統計，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的�！霸谏虅�(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。

　　寫(xiě)email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫(xiě)每封email的時(shí)候，要想到收信人會(huì )怎樣看這封email，時(shí)刻站在對方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對別人之回答過(guò)度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。

　　一、關(guān)于主題

　　主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

　　1.一定不要空白標題，這是最失禮的

　　2.標題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(cháng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題

　　3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”

　　4.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

　　5.可適當用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“*”、“！”等）來(lái)突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。

　　6.回復對方郵件時(shí)，可以根據回復內容需要更改標題，不要rere一大串。

　　二、關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候

　　1.恰當地稱(chēng)呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、all.

　　如果對方有職務(wù)，應按職務(wù)尊稱(chēng)對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“dearxxx”，顯得很熟絡(luò )。

　　2.email開(kāi)頭結尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)

　　最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“hi”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”；結尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)bestregards，中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。

　　俗話(huà)說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

　　三、關(guān)于正文

　　1.email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

　　email正文應簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內容確實(shí)很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細描述。

　　正文行文應通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。

　　2.注意email的論述語(yǔ)氣

　　根據收件人與自己的熟絡(luò )程度、等級關(guān)系；郵件是對內還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當的語(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。

　　尊重對方，請、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現。

　　電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見(jiàn)的評論必須謹慎而客觀(guān)�！班]件門(mén)”就是深刻的教訓！

　　3.email正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。

　　如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(cháng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細看你沒(méi)分段的長(cháng)篇大論。

　　怎么樣，經(jīng)過(guò)這一系列的討論，大家對職場(chǎng)電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了吧！歸結到底，兩句話(huà)：只發(fā)有必要的郵件，認真發(fā)郵件！

　　職場(chǎng)電子郵件禮儀 3

　�。ㄒ唬┥髦剡x擇發(fā)信對象

　　確認傳送訊息的對象，并將Cc：人數降至最低（Cc全名為CarbonCopy，中文譯為“副本轉送”）

　　1、傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函復本同時(shí)轉送相關(guān)人員以供參考時(shí)，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最低，否則，傳送與復本轉送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的“垃圾”。

　　掌握“廣播”清單

　　2、“廣播”功能是電子郵件系統最具威力的功能之一。使用者只須將其問(wèn)題或意見(jiàn)傳送至特定網(wǎng)絡(luò )廣場(chǎng)或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多在線(xiàn)朋友的回復。然而問(wèn)題在于：一個(gè)人的問(wèn)題或建議是否會(huì )成為另一個(gè)人的垃圾郵件，甚或無(wú)心地觸怒他人？因此，當使用者有“廣播”需求時(shí)，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。

　�。ǘ�）注意撰寫(xiě)信件內容

　　1、切記收信對象是一個(gè)“人”，而不是一臺機器

　　因為電子訊息的互動(dòng)是透過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )產(chǎn)生的，使用者經(jīng)常會(huì )不自覺(jué)地“忘記”與自己真正互動(dòng)的是遠程的“人”。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對方甚至引起沖突。記住寫(xiě)電子郵件，實(shí)際上和你寫(xiě)一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。

　　2、電子信件“標題”要明確且具描述性

　　電子郵件一定要注明標題（Subject），因為有許多網(wǎng)絡(luò )使用者是以標題來(lái)決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫(xiě)得具描述性，或是與內容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

　　3、信件內容應簡(jiǎn)明扼要

　　在線(xiàn)溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內容應力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線(xiàn)溝通時(shí)都可以省略。盡量掌握“一個(gè)訊息、一個(gè)主題”的原則。

　　4、考慮他人計算機的容量

　　上線(xiàn)溝通的網(wǎng)友所擁有的系統與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統的終端機和陳舊的電子郵件系統（如系統無(wú)法自動(dòng)斷行）。為確保對方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫(xiě)郵件時(shí)應特別注意傳送對象，考慮其是否有系統的限制。以一般的英文信件撰寫(xiě)而言，一行最好維持不要超過(guò)80個(gè)字母，并以Enter鍵結束每一行文字。

　　5、了解傳送出去的訊息將潛在會(huì )永久留存

　　盡管信件有一定的郵寄對象，但經(jīng)過(guò)無(wú)遠弗屆的網(wǎng)絡(luò )，也許郵寄出去的信件將會(huì )永久被存于某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應謹慎地評閱所撰寫(xiě)的字句，以免他日落人笑柄。

　　6、理清建議或意見(jiàn)

　　若要表達對某一事情的看法，可先簡(jiǎn)要地描述事情緣起，再陳述自己的意見(jiàn)；若是想引發(fā)行動(dòng)，則應針對事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過(guò)簡(jiǎn)短或標明不夠清楚，收信對象可能會(huì )不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見(jiàn)，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。

　　7、避免使用太多的標點(diǎn)符號

　　我們經(jīng)常會(huì )看到一些電子信件中夾雜了許多的標點(diǎn)符號，特別是驚嘆號的使用！若真要強調事情，應該在用詞遣字上特別強調，而不應使用太多不必要的標點(diǎn)符號。

　　8、小心幽默的使用

　　在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語(yǔ)言的電子郵件中，應特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫(xiě)明或使用“情緒符號”（smilies，如：）代表笑臉、高興）。無(wú)論所開(kāi)的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。

　　9、切勿講一些不會(huì )在公眾場(chǎng)所對他人講的話(huà)

　　在發(fā)信之前問(wèn)問(wèn)自己，你會(huì )在公眾場(chǎng)所中公開(kāi)面對面地對他人講這些話(huà)嗎？如果答案是否定的，請再重讀重寫(xiě)，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬(wàn)不可以因為沒(méi)看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒(méi)有經(jīng)大腦思考的話(huà)語(yǔ)。切勿在不給予響應或申辯機會(huì )的情況下批評或污蔑他人。

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