職場(chǎng)電子郵件禮儀

　　一、標題要提綱挈領(lǐng)，切忌用詞含糊不清

　　添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概況出這跟個(gè)郵件的內容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。

　　尤其是回復的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫(xiě)上來(lái)自XX公司，年，月，日等方便對方一目了然和便于儲存。

　　二、忌不寫(xiě)稱(chēng)呼

　　許多人寫(xiě)郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是你應該知道我是誰(shuí)；有時(shí)至多用個(gè)你好這些都是不禮貌的做法。

　　正確的做法是：如果對方有職位要稱(chēng)呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習慣的稱(chēng)呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用您好比用你好更有禮貌，除非確定自己是上級或長(cháng)者。

　　三、忌亂用稱(chēng)呼

　　比較忌諱的是有些人管所有人都叫經(jīng)理。普通員工當然高興了。但是會(huì )冒犯比經(jīng)理職位高的人。

　　通常稱(chēng)呼他人可省去副字，但盡量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經(jīng)理，可以稱(chēng)呼姓氏+經(jīng)理；但不要稱(chēng)呼姓氏+總；而如果對方是副總裁，則不可稱(chēng)呼對方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

　　四、忌全文使用英文大寫(xiě)字母

　　這樣寫(xiě)郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書(shū)規范是一種職業(yè)禮貌。

　　五、理清回復的內容

　　比如有位女士收到過(guò)這樣一封郵件，其中包括了輾轉收送的十二個(gè)人之姓名，他其實(shí)沒(méi)有必要知道這些訊息。

　　留意回答題目的技巧，當回件答復題目的時(shí)候，最好只把相關(guān)的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著(zhù)頭腦。

　　六、忌人名不排序

　　收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。

　　最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶(hù)。

　　七、忌不分段

　　有的人整篇郵件從頭至尾寫(xiě)成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

　　推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫(xiě)第二段；如果說(shuō)的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過(guò)三項，否則不容易記住。

　　當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領(lǐng)導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。

　　八、忌不感謝

　　有些人沒(méi)有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請教問(wèn)題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領(lǐng)導命令對方與自己合作，說(shuō)句感謝就能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。

　　九、忌不署名

　　不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者不用那么客氣，而這樣做會(huì )給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話(huà)溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。

　　發(fā)件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。

　　署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò )方式，一勞永逸。

　　養成良好傳送習慣

　　1、注明送信者及其身分

　　除非是熟識的人，否則收信人一般無(wú)法從賬號解讀出發(fā)信人到底是誰(shuí)，因此標明發(fā)信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節。有許多人將自己的身分設計成一個(gè)附著(zhù)檔案，每當發(fā)信出去時(shí)，此檔案也將自動(dòng)地貼附該訊息后面。我們希望針對"身分設計"強調兩點(diǎn)注意事項：（1）："身分設計"應充分代表發(fā)信者自己，無(wú)論是引用文學(xué)名作詞句或以圖繪表示，都必須真實(shí)且充分地反映自己。有些人的身分設計為：**&%^$&（^）@C。Y>Liang，讀來(lái)不免讓人感覺(jué)他或許是一個(gè)"精神錯亂"的人；（2）：切勿過(guò)度裝飾自己的"身分設計"，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會(huì )妨礙電子郵件的正常溝通效益。

　　2、遵守一般法律規定

　　進(jìn)行網(wǎng)際溝通時(shí)，一般日常生活中的行為準則亦須遵守。因透過(guò)計算機系統，要擷取、復制或篡改他人作品是相當容易的，因此在網(wǎng)際空間中對于智慧財產(chǎn)權的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時(shí)，須要對原作者與原作品的出處詳加注明，以示尊重。

　　3、勿任意或無(wú)心地浪費頻寬

　　傳送冗長(cháng)文字與大型圖繪均會(huì )占用大量的頻寬，造成網(wǎng)絡(luò )塞車(chē)。為避免浪費網(wǎng)際空間使用者的寶貴時(shí)間，應謹慎考慮傳送訊息容量的大小。

　　4、小心附件功能的使用

　　在若干電子郵件系統中，由于「附件」功能的缺乏或不成熟，會(huì )造成使用者無(wú)法順利閱讀文件。使用者經(jīng)常會(huì )因不便而直接去除來(lái)函，以致喪失溝通功能。如果附件內容不長(cháng)時(shí)，請直接撰寫(xiě)于信件中。若一定要使用附件功能，也須注明附件的撰寫(xiě)軟件，例如："本信附件內容撰寫(xiě)軟件為Word 6.0 for Windows"。

　　5、勿重復傳送同一訊息

　　勿一再傳送相同的訊息給相同的對象，這不僅會(huì )使網(wǎng)絡(luò )超載而降低傳輸速率，同時(shí)占用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時(shí)也須注意，不要分別發(fā)送相同的訊息給多個(gè)組群（group），因為有不少網(wǎng)絡(luò )使用者同時(shí)隸屬于幾個(gè)不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢必會(huì )重復收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個(gè)組群，請一次傳送完畢。

　　6、定期檢查計算機系統的時(shí)間與日期之自動(dòng)標示

　　電子郵件傳送時(shí)會(huì )以所用計算機的設定日期與時(shí)刻來(lái)標示信發(fā)送的時(shí)間，為避免不必要的誤會(huì )或窘態(tài)發(fā)生，使用者須定期檢查計算機系統時(shí)間與日期之設定是否正確。

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