公共圖書(shū)館檔案管理工作探析論文
21世紀經(jīng)濟全球化和信息網(wǎng)絡(luò )化已成為一種世界發(fā)展的大趨勢。在社會(huì )競爭空前激烈的今天，各個(gè)領(lǐng)域的建設都開(kāi)始邁向信息化，檔案事業(yè)的發(fā)展也不例外。然而，許多公共圖書(shū)館因為歷史原因，檔案工作并未隨著(zhù)時(shí)代變遷而有所改變，檔案的利用開(kāi)發(fā)漸漸不能滿(mǎn)足現今工作需要。
1公共圖書(shū)館檔案管理工作現狀
檔案是公共圖書(shū)館各部門(mén)職能活動(dòng)形成的原始記錄，是圖書(shū)館開(kāi)展各項工作的重要依據。然而，檔案工作通常又只作為圖書(shū)館日常工作的一部分，很多公共圖書(shū)館的檔案管理工作都存在如下問(wèn)題。
1.1檔案管理不規范
1）檔案管理制度缺乏。許多公共圖書(shū)館是幾十年甚至上百年的老館，早期檔案工作相對單純，只有黨政、人事、財務(wù)及業(yè)務(wù)之分，且因沒(méi)有專(zhuān)職檔案人員，檔案意識不夠，檔案在收集、鑒定、整理、歸檔等工作環(huán)節缺乏相應的制度。
2）檔案收集不完整、整理不規范。由于缺乏專(zhuān)職檔案人員和相應的檔案管理制度，檔案收集工作不到位，沒(méi)有固定收集時(shí)間、收集范圍，導致收集到的檔案結構不合理、不完整。文書(shū)檔案僅將黨政文件及業(yè)務(wù)文件分開(kāi)，黨政文件只用編號文與非編號文分卷，沒(méi)有系統分類(lèi)，保管期限劃分沒(méi)有統一標準，業(yè)務(wù)文件更是散失不全，保管混亂，檔案無(wú)法系統、完整的反應圖書(shū)館歷史面貌、職能活動(dòng)和發(fā)展情況，不能發(fā)揮其重要作用。
3）硬件設施缺乏、檔案保存不規范。由于歷史原因，公共圖書(shū)館人事檔案、財務(wù)檔案多由人事和財務(wù)部門(mén)自行管理，文書(shū)檔案由辦公室兼管，作為辦公室業(yè)務(wù)工作的一部分，而沒(méi)有專(zhuān)職檔案人員、專(zhuān)門(mén)的檔案室、甚至密集架等存放檔案。且因人們對檔案工作不夠重視，資金投入不足，檔案裝訂整理等設備無(wú)法及時(shí)更新，檔案裝具老舊，防火、防盜、除蟲(chóng)、通風(fēng)等保管條件得不到改善，限制了檔案工作的快速發(fā)展。
1.2檔案散失嚴重，開(kāi)發(fā)利用滯后
檔案具有原始記錄性，圖書(shū)館文書(shū)檔案以紙質(zhì)文檔為主，但由于檔案意識不足，許多應歸檔的文件分別由不同經(jīng)辦人自行保管，檔案收集工作不到位，檔案人員移交工作不規范，檔案保管不善或者人為損毀等，紙質(zhì)檔案散失嚴重。在電子信息化快速發(fā)展的今天，傳統的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足人們的需求。然而部分公共圖書(shū)館檔案激增，尤其是電子檔案的大量產(chǎn)生，圖書(shū)館檔案的價(jià)值鑒定工作變得更加繁重困難，檔案人員在開(kāi)展鑒定工作的時(shí)候習慣性地采取“多多益善，寧重無(wú)漏”的方式，并且，在判斷檔案保存價(jià)值劃分保管期限時(shí)，對劃分難度大的文件不重視，不做具體分析，給予過(guò)長(cháng)的保管期限，任由圖書(shū)館檔案無(wú)序增長(cháng)，造成檔案堆積，占用空間。檔案分類(lèi)混亂，沒(méi)有實(shí)現文檔一體化，也導致查找困難，開(kāi)發(fā)利用率極低。
1.3檔案人才隊伍建設有待加強
檔案人才隊伍建設是圖書(shū)館檔案信息化建設的重要組成部分。公共圖書(shū)館現有檔案人員兼任多、專(zhuān)任少，檔案意識薄弱，既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又精通信息技術(shù)應用的復合型人才鳳毛麟角。同時(shí)圖書(shū)館檔案管理人才的引入機制、激勵政策有待完善。
2采取有效措施，提高公共圖書(shū)館檔案工作水平
2.1完善檔案管理相關(guān)制度、實(shí)現文檔一體化
1）完善檔案管理制度。圖書(shū)館檔案工作因由專(zhuān)職檔案人員管理，制定相應檔案管理制度，各部門(mén)兼任檔案管理人員積極做好日常收集工作，制度要統一收集時(shí)間、收集范圍、鑒定方式，要制定整理分類(lèi)方案，提出保管措施。
2）與時(shí)俱進(jìn)，以件代卷，重視電子文檔作用。隨著(zhù)時(shí)代進(jìn)步，信息化越來(lái)越多的體現在我們的日常工作中，紙質(zhì)檔案不斷增加，電子檔案也隨之增多，檔案工作應與時(shí)俱進(jìn)�，F今檔案管理提倡以件代卷，圖書(shū)館檔案工作也應當在立卷上進(jìn)行改革，不單一保存紙質(zhì)文件，要重視電子文檔作用，積極實(shí)現文檔一體化。
2.2加大投入，提高開(kāi)發(fā)利用率
1）重視檔案管理，加大資金投入。新時(shí)期新事物不斷涌現，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，過(guò)去舊的檔案管理技術(shù)、設備已經(jīng)不能滿(mǎn)足檔案工作開(kāi)展的需要，圖書(shū)館檔案管理系統也需要更新、升級，幫助圖書(shū)館檔案工作者快速有效地進(jìn)行檔案管理。圖書(shū)館應不斷更新、完善檔案管理工作的基礎設備設施，如設置專(zhuān)門(mén)檔案室，購置密集架、專(zhuān)用檔案盒、檔案裝訂機器等；同時(shí)采用先進(jìn)的技術(shù)手段管理檔案，充分利用文檔管理系統，從收集到保管上保證檔案管理的規范性、系統性和完整性。因此，圖書(shū)館的檔案負責人應隨時(shí)關(guān)注市場(chǎng)上已經(jīng)開(kāi)始使用的新技術(shù)、新設備，通過(guò)各種渠道，及時(shí)引進(jìn)，并組織檔案人員學(xué)習、使用，更新原有的檔案管理系統，為檔案工作者需加強信息技術(shù)管理和運用的能力提供最優(yōu)的平臺，使其更好地管理檔案，為檔案開(kāi)發(fā)利用創(chuàng )造條件。
2）提高檔案的開(kāi)發(fā)利用率。檔案是圖書(shū)館歷史活動(dòng)的真實(shí)反應，是圖書(shū)館工作開(kāi)展的原始憑證，尤其是業(yè)務(wù)檔案，能為圖書(shū)館發(fā)展和建設提供重要依據和參考素材，具有重要的參考價(jià)值。圖書(shū)館檔案人員應重視收集工作，查遺補漏，在豐富館藏的同時(shí)合理化檔案結構；建立檔案信息系統，完善檢索、借閱、復制、歸檔流程；增強服務(wù)主動(dòng)性，及時(shí)、有效的為圖書(shū)館日常工作提供服務(wù)，積極提高檔案利用率，使檔案在圖書(shū)館工作中發(fā)揮最大價(jià)值。
2.3加強檔案人才隊伍建設
新時(shí)期圖書(shū)館檔案工作面臨許多新問(wèn)題、新情況、新要求，傳統的檔案管理在內容和方式上都不適應新時(shí)期的發(fā)展，圖書(shū)館檔案的工作環(huán)境也具有了多樣性和復雜性，圖書(shū)館必須加強檔案人才隊伍建設，不斷探索新形勢下圖書(shū)館檔案工作的新思路、新方法，開(kāi)拓圖書(shū)館檔案工作的新局面。
1）提高檔案人員服務(wù)意識。圖書(shū)館檔案工作者應提高公關(guān)服務(wù)意識，增強服務(wù)主動(dòng)性，積極與各部門(mén)溝通協(xié)調，了解文件價(jià)值，及時(shí)收集應當歸檔的文件并做好鑒定分類(lèi)工作，為查找利用提供服務(wù)。
2）提高檔案人員業(yè)務(wù)能力。檔案管理工作人員要在繼承傳統檔案工作理論的條件下，提高業(yè)務(wù)能力，利用先進(jìn)技術(shù)，結合圖書(shū)館發(fā)展現狀，改進(jìn)檔案工作，如檔案的整理、著(zhù)錄，目錄、索引的編制，排卷以及電子文件的歸檔等；要了解電子文件的特征，掌握電子文件的收集、整理、鑒定以及保護、利用等知識和技術(shù)；要具備較強的組織管理能力和分析能力，事物發(fā)展復雜多變，要學(xué)會(huì )正確判斷檔案的價(jià)值；要具有獨立從事和指導檔案業(yè)務(wù)工作的能力。
3）加強培訓。公共圖書(shū)館檔案工作水平的提高，在很大程度上決定于檔案工作人員素質(zhì)的提高。圖書(shū)館可以根據自身的實(shí)際情況，對檔案部門(mén)的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)題的知識培訓，使其不斷更新觀(guān)念，學(xué)習新知識，掌握新技能，使檔案人員進(jìn)一步提高自身專(zhuān)業(yè)知識水平，更好地適應圖書(shū)館和社會(huì )的需要；可以借鑒和學(xué)習國家機關(guān)、事業(yè)單位以及國內外大型圖書(shū)館管理檔案的先進(jìn)經(jīng)驗和技術(shù)，向本單位檔案人員傳授或者安排他們外出學(xué)習；可以進(jìn)行雙向互動(dòng)培訓，即對內部檔案人員進(jìn)行現代檔案管理必備的知識的培訓，尤其是外語(yǔ)和計算機管理知識，對本單位的計算機技術(shù)人才進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)知識的繼續教育，幫助他們掌握檔案管理的基本理論和管理技術(shù)，使其已具備的計算機技術(shù)能夠與檔案專(zhuān)業(yè)知識有機結合，加快檔案信息化的進(jìn)程，使現代信息技術(shù)更好地為檔案工作服務(wù)。不僅如此，學(xué)習好計算機技術(shù)，能及時(shí)有效的處理計算機中毒、檔案信息系統損壞等問(wèn)題，也間接為公共圖書(shū)館電子檔案安全性和問(wèn)題發(fā)揮巨大作用。
4）積極引進(jìn)檔案人才。對于檔案人員的錄用應當嚴格把關(guān)，廣開(kāi)選人渠道，招攬優(yōu)秀的檔案人才。
3結語(yǔ)
隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，人類(lèi)社會(huì )進(jìn)入新時(shí)期，檔案工作內容日趨復雜，從內容到方法上都發(fā)生了很大變化，公共圖書(shū)館檔案部門(mén)應積極配合其他部門(mén)的工作，結合實(shí)際，積極主動(dòng)地為圖書(shū)館服務(wù)。要加強單位內外檔案、資料的收集、開(kāi)發(fā)、利用工作，準確把握信息服務(wù)方向，使檔案工作成為公共圖書(shū)館各項活動(dòng)必不可少的支撐。同時(shí)，要充分運用現代信息技術(shù)，不斷實(shí)踐和創(chuàng )新，及時(shí)交流工作、總結經(jīng)驗，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、電話(huà)等各項服務(wù)，為用戶(hù)提供所需要的檔案信息，使檔案信息在社會(huì )主義經(jīng)濟建設中發(fā)揮不可替代的重要作用，促進(jìn)圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量和管理水平的提高。
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