檔案館搬遷方案

　　檔案館搬遷方案

　　搬遷前規劃準備

　　一、規劃新館館舍布局

　　檔案館建設是檔案事業(yè)持續穩定發(fā)展的基礎和保證，努力把各級國家檔案館建設成為“五位一體”的公共檔案館，是實(shí)現檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重點(diǎn)目標。

　　所以，檔案館新館建設對每個(gè)地方來(lái)說(shuō)都是新的里程碑，是實(shí)現管理水平、服務(wù)水平跨越式發(fā)展的重要機遇。

　　而新館功能區域的劃分、各種功能用房的分布、館藏檔案資源的布局、柜架桌椅等不同設備的需求數量及擺放位置等，是每個(gè)檔案館新館規劃設計時(shí)應考慮的基本要件，更是在建成使用前要面對的現實(shí)問(wèn)題。

　　1　根據功能要求合理規劃檔案館新館布局

　　鑒于檔案館特殊性，按照其使用功能一般分為庫區、對外服務(wù)區、業(yè)務(wù)技術(shù)區、辦公區和附屬用房區等。

　　檔案館新館布局應根據功能要求和工作流程進(jìn)行合理規劃，做到既能滿(mǎn)足功能分區，又便于前后工作銜接，保障利用者得到靈活、迅速、周到的服務(wù)。

　　各類(lèi)用房要凸顯實(shí)體保管、閱覽接待、開(kāi)放利用、展覽教育、技術(shù)處理、辦公會(huì )議、干部培訓、學(xué)術(shù)交流、公眾休閑、對外服務(wù)等功能，并在平面布局中做到功能分區明顯。

　　如庫區要求相對獨立，對外服務(wù)區應單獨設置出入口，鍋爐房、變配電室等可能危及檔案安全的附屬用房，在整個(gè)布局中應與庫區保持一定安全距離;對外服務(wù)區、業(yè)務(wù)技術(shù)區、辦公區應具有良好的自然采光和通風(fēng)條件;館內道路規劃應與城市道路或公路連接，符合消防和疏散要求并便于檔案運送、裝卸;保證足夠綠化用地、集散場(chǎng)地、道路、停車(chē)場(chǎng)等;使室外公共區域其既可在平時(shí)作為公眾休閑的場(chǎng)所，又可在災害發(fā)生時(shí)成為人員疏散和臨時(shí)應急避難的場(chǎng)所使用。

　　2　科學(xué)、合理劃分、布局檔案館新館館藏

　　要根據檔案館收藏檔案資源的特點(diǎn)(如載體、內容、性質(zhì)等不同)，結合新館建筑結構，科學(xué)、合理地劃分館藏存放區域。

　　檔案館館藏布局是檔案館百年大計，一旦確定一般不容易改變，需要有一定前瞻性。

　　應根據新建檔案館的建筑結構、建筑空間分布及各空間檔案資源的承載量、館藏檔案特點(diǎn)和各類(lèi)檔案館藏量、擬藏量、各類(lèi)檔案資源的閱流量及利用者流量來(lái)科學(xué)規劃，對館藏區域進(jìn)行合理布局(如設置紙質(zhì)檔案庫、特殊載體檔案庫、實(shí)物檔案庫、資料庫;珍貴檔案實(shí)體，還要安排特殊庫房作為特藏庫)，將新館館藏組成一個(gè)高效、有序的有機整體，并科學(xué)安排館藏出入庫和提供利用的流動(dòng)路線(xiàn)。

　　既保障館藏檔案安全，又方便利用者，同時(shí)維護檔案館工作人員正常工作環(huán)境。

　　3　通過(guò)室內環(huán)境布局體現現代檔案館管理與服務(wù)理念

　　確定館藏檔案布局之后，接下來(lái)是設計各功能區域的室內布局。

　　要考慮柜架位、柜架距、閱覽桌桌距、工作臺擺放等。

　　要合理利用檔案館有效面積，避免空間浪費。

　　作為全新檔案館，要從利用者視角出發(fā)，綜合考慮閱覽室內及其他服務(wù)區域的空間感、視覺(jué)感、行為感，通過(guò)有效家具設計與擺放，最大限度為利用者提供舒適、平和、親切的閱覽環(huán)境。

　　同時(shí)，還應充分考慮工作人員辦公區域和其他功能區域的室內布局，使其具有可塑性，能根據形勢需要，較容易做出局部調整。

　　在此基礎上，運用Auto CAD軟件，先繪制出每個(gè)樓層的布局平面圖及每個(gè)房間的平面效果圖，在現場(chǎng)和圖紙上標明舊址相關(guān)各區域、場(chǎng)所及檔案柜架、閱覽桌、工作臺和其他設備的統一編號，以確保搬遷人員能夠迅速準確地找到每一件物品的歸宿，擺放一步到位，節約時(shí)間和人力。

　　二、確認新館各項建設指標

　　新館交付使用前，要按照《檔案館建筑設計規范》對新館建設情況進(jìn)行全面驗收，重點(diǎn)驗收安全、消防及恒溫恒濕系統的設置及質(zhì)量情況，新機房環(huán)境(包括室電系統環(huán)境、供電系統環(huán)境、供電系統線(xiàn)路情況的確認，各種電壓測量，UPS供電系統檢測量)，確認每項驗收內容都達到標準要求。

　　三、成立搬遷工作領(lǐng)導小組

　　檔案館搬遷工作必須遵循“統一領(lǐng)導、分工負責、協(xié)調配合”的原則，成立搬遷工作領(lǐng)導小組及各區域工作小組，明確職責。

　　領(lǐng)導小組職責：負責組織、策劃本次搬遷的全面工作;討論制定搬遷工作方案并組織實(shí)施;協(xié)調搬遷工作中出現的矛盾和問(wèn)題;及時(shí)調度搬遷的進(jìn)程;協(xié)調好參與搬遷工作的部隊或搬遷公司在搬運物品時(shí)做好物品的防護工作。

　　各區域工作小組及負責人職責：負責區域搬遷活動(dòng)的指導與組織;負責區域搬遷活動(dòng)的監督;負責執行搬遷活動(dòng)工作方案的實(shí)施;協(xié)助領(lǐng)導小組組長(cháng)處理在搬遷過(guò)程中出現的問(wèn)題;及時(shí)調度負責區域內的搬遷活動(dòng)的進(jìn)度;協(xié)調做好搬遷過(guò)程中物品的防護工作。

　　四、查驗清理館藏與固定資產(chǎn)

　　檔案館搬遷，正是對館藏檔案資源全面查驗、對固定資產(chǎn)進(jìn)行清理的大好時(shí)機。

　　可對發(fā)現與確定的錯庫、錯架、錯類(lèi)、錯號案卷(或資料)進(jìn)行校正;通過(guò)清理對館藏水平做一次系統、階段性的總結和優(yōu)化，讓新館在較優(yōu)基礎上起步。

　　1　清點(diǎn)館藏

　　對檔案資源進(jìn)行“核賬”，可以利用案卷目錄、分類(lèi)目錄等對檔案資源逐卷逐冊逐件核對。

　　做到對館藏心中有數，為新館確定柜架份額準備好可靠數據。

　　此項工作量較大，需提前進(jìn)行。

　　2　館藏整序

　　即檔案資源的有序化，是對館內各檔案庫、資料庫所藏資源進(jìn)行全面的整序、歸類(lèi)、排架、鑒定、剔舊、核銷(xiāo)等工作。

　　在搬遷前將所有未按系統排列的檔案資源，例如柜架緊張時(shí)，下架的和“亂架”的檔案、資料等，按檔號(資料編號)統統歸位;對現有檔案資源進(jìn)行全面檢查、鑒定，剔除過(guò)期、到期、無(wú)保存價(jià)值的檔案資源，卸下包袱，輕裝搬遷。

　　使檔案資源個(gè)個(gè)“貨真價(jià)實(shí)”，為那些重要的、利用率較高的檔案資源騰出空間。

　　3　確認家當

　　即按部門(mén)清點(diǎn)現有檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設備、辦公家具等固定資產(chǎn)，清理庫房?jì)却娣诺奈锲�，具體列出應搬遷的設備、物品和損壞、報廢的設備、物品明細，匯總造冊。

　　掌握區域空間柜架特點(diǎn)及其規模。

　　此外，還要明確需要增添的設備、配件等，及時(shí)申請。

　　在此過(guò)程中，對各固定資產(chǎn)及其位置要有總體認識;對廢舊、損壞的物品要登記去處，提前處理不要物品，不遺留任何問(wèn)題。

　　4　實(shí)施保護

　　搬入新館前對查找出來(lái)的問(wèn)題，根據輕重緩急，逐一解決。

　　主要是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行除塵、消毒;對“病檔”進(jìn)行登記，對不規范的檔案進(jìn)行重新整理或者有重點(diǎn)的搶救性保護措施(如復印原件備查，進(jìn)行縮微、數字化等);對特種載體檔案要進(jìn)行除塵、清潔、干燥等。

　　就原有網(wǎng)絡(luò )設備而言，繪制出現有網(wǎng)絡(luò )設備的列表和拓撲結構圖及搬遷后的物理布置圖、連接

　　圖、線(xiàn)纜號圖;對所有關(guān)鍵數據(包括程序、數據庫、各服務(wù)器的配置參數、操作系統等)進(jìn)行備份;提早解決各個(gè)設備及其線(xiàn)纜、信號燈、液晶顯示屏等存在的錯誤;對網(wǎng)絡(luò )設備保潔處理等。

　　五、準確無(wú)誤地測定柜架位

　　館藏柜架位的測定是檔案館搬遷過(guò)程中重要步驟。

　　由于新舊館合承載量、庫位布局、館藏量均存在差異，故原有館藏各類(lèi)檔案資源實(shí)體需要重新組合和布局，以便更好地利用。

　　為此，必須進(jìn)行柜架位測定，據此編制《舊館、新館檔案存放對照表》、《新館檔案存放方案》，定位每節柜架。

　　館藏柜架位的測定主要包括測量計算在架存放各類(lèi)檔案資源實(shí)體的實(shí)際長(cháng)度、存放各類(lèi)檔案資源實(shí)體的預留發(fā)展空間，要在新館儲存檔案資源實(shí)體的各個(gè)獨立空間里的檔案柜架上事先標出編號。

　　館藏柜架位測定準確無(wú)誤，可節省人力、物力、財力，降低損耗，加快搬遷速度。

　　六、選擇合適的搬遷方法

　　一般搬遷方式：一是打捆、下架、裝箱(裝袋)，然后裝入大中型貨運車(chē)運送至館藏地，再開(kāi)箱(袋)、解捆、上架、排序，這種方法比較適合新舊館距離比較遠的檔案館的搬遷;二是打捆、下架、裝車(chē)運送至目的地，再解捆、上架、排序，此種方法則適合新舊館距離較近的檔案館的搬遷;三是下架、裝上推車(chē)(或其他搬運工具)，由人組成傳送帶運送至上架架位，上架、排序，此種方法適用于同一樓層或跨樓層的搬遷。

　　以上方法不足之處：首先，需要有較大的空間有序地排放已經(jīng)下架的包和捆;其次，無(wú)法準確控制館藏實(shí)體的排列架位及預留今后發(fā)展的架位空間;再次，一旦次序發(fā)生混亂，如一捆或幾捆、一包或幾包案卷出現錯誤，整個(gè)布局將隨之發(fā)生混亂，需要重新排序;第四，整個(gè)搬遷過(guò)程無(wú)法進(jìn)行有序控制，容易發(fā)生亂堆亂放的情況，為后續的工作帶來(lái)困難和不便。

　　所以，搬遷過(guò)程中應根據實(shí)際情況，靈活使用。

　　七、制定詳細的搬遷實(shí)施方案

　　搬遷工作應在“人員安全、檔案安全、保密安全”的總要求下，制定詳細、合理、可行的搬遷實(shí)施方案，內容包括搬運日期、檔案資源的種類(lèi)和柜架的類(lèi)型、數量、搬遷的起始地點(diǎn)、運輸路線(xiàn)等。

　　與此同時(shí)，需充分考慮影響搬遷進(jìn)度的主要因素，估計搬遷工作中可能遇到的問(wèn)題與難點(diǎn)，包括安保、搬運、通電、天氣問(wèn)題等，提出解決措施和應急方案，并成立相應工作小組，明確每一道工序，把搬遷工作細化到每個(gè)人。

　　八、準備搬遷所需工具及用品

　　主要是指搬遷過(guò)程中所使用的運輸工具(如搬運車(chē)輛)及打包、搬遷用品(如記號筆、封口膠、紙箱、繩子、螺絲刀、錘子、鉗子、裁紙刀、報紙、泡沫等)的準備，為搬遷工作提供物質(zhì)保障。

　　搬遷中的過(guò)程控制

　　搬遷中的過(guò)程控制是檔案館搬遷的實(shí)質(zhì)性階段，包括檔案資源及辦公設備搬遷兩大部分。

　　要進(jìn)行“預搬試驗”，精確計算搬遷全程所需要時(shí)間。

　　在驗證此方法可行之后，進(jìn)行人員調配、戰前動(dòng)員和說(shuō)明搬遷注意事項，開(kāi)始運作，以達到搬遷成本最小化。

　　一、組織調配人員

　　搬遷前期，領(lǐng)導小組要召開(kāi)由全體工作人員參加的搬遷動(dòng)員大會(huì )，宣布搬遷思路、搬遷方案及各部門(mén)、搬遷工作小組和每個(gè)人的職責，充分調動(dòng)積極性，全力以赴投入工作。

　　在搬遷實(shí)踐中，全員全程參與，領(lǐng)導小組統一組織和調配人員，責任落實(shí)到人。

　　二、檔案資源搬遷

　　1　打捆

　　檔案館在暫停對外服務(wù)，告知社會(huì )和民眾閉館情況的基礎上，把館藏案卷、資料逐一卸下，貼上印有庫室號、柜架號、全宗號、起止號、盒數(或卷數)、裝箱人等標識的標簽。

　　標簽應不小于捆扎包的三分之二，盡量使用毛筆書(shū)寫(xiě)，用塑料繩捆扎結實(shí)并用膠帶封好。

　　同時(shí)要把每捆(包、袋)的數據記入“賬冊”，以便遷入新館時(shí)把同類(lèi)的捆(包、袋)放到相應架位旁。

　　打捆質(zhì)量好，編號質(zhì)量高，才能保證檔案資源搬運的有序進(jìn)行。

　　2　搬運

　　搬運主要包括檔案資源出庫、裝車(chē)、運輸、卸車(chē)、入庫5個(gè)環(huán)節，可以請武警或專(zhuān)業(yè)的搬家公司協(xié)助完成。

　　負責檔案資源出庫登記的工作人員要認真記錄檔案資源出庫情況，記錄出庫的是何類(lèi)檔案，其捆(包、袋)號是多少，以及該車(chē)共裝了多少捆(包、袋)案卷。

　　裝車(chē)時(shí)，要注意按館藏區域順序裝車(chē)，保持裝車(chē)過(guò)程有條不紊。

　　運輸時(shí)檔案館要配備專(zhuān)門(mén)的押車(chē)人員，人要在場(chǎng)并跟車(chē)押運，防止車(chē)上的檔案資源在運輸過(guò)程中掉落下來(lái)。

　　卸車(chē)時(shí)嚴禁“扔包”，防止“散包”、“掉包”，出現問(wèn)題及時(shí)解決;要明確所運載檔案資源的入庫位置，并清點(diǎn)捆(包、袋)數，與裝車(chē)時(shí)所登記的捆(包、袋)數進(jìn)行核對，確保準確無(wú)誤，然后組織人員把各類(lèi)檔案資源直接搬運到所對應柜架附近。

　　3　上架

　　把每捆(包、袋)檔案直接“對號入座”，及時(shí)上架，不遺留一捆(包、袋)，保質(zhì)保量完成上架任務(wù)，避免庫內大倒架及轉庫現象發(fā)生。

　　三、固定資產(chǎn)搬遷

　　檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設備、辦公家具等固定資產(chǎn)搬遷的組織過(guò)程主要體現在拆卸、裝箱、搬運、安裝等環(huán)節上，同樣需要做好科學(xué)、周密、細致的設計。

　　1　進(jìn)行拆卸、整理和保護性包裝

　　各部門(mén)對自己管理和使用的、需要拆裝的辦公設備和家具進(jìn)行拆卸、整理和保護性包裝(如對電腦主機、顯示器和及其他易掉易損部件拆卸，用專(zhuān)用纏繞薄膜進(jìn)行分類(lèi)纏繞，確保成為各個(gè)獨立的整體，便于搬運)，員工要將自己的私人物品裝箱、封口。

　　2　統一編號、粘貼標示

　　參照平面圖對新址的工作站點(diǎn)在顯著(zhù)位置貼上統一名稱(chēng)、編號(此編號一旦確認，有關(guān)部門(mén)舊址所有的辦公設備和家具統一使用該編號，以便搬運人員能迅速找到搬運過(guò)來(lái)設備和家具的具體位置，并且擺放在確定位置上，為接下來(lái)整理辦公設備提供最便利準備)，貴重、易碎物品應特別注明。

　　3　對設備進(jìn)行分類(lèi)登記

　　據此制作《舊館、新館辦公設備擺放對照表》。

　　4　根據搬遷前登記冊或《舊館、新館辦公設備擺放對照表》實(shí)施搬運

　　這部分工作可以請武警或專(zhuān)業(yè)的搬家公司來(lái)協(xié)助完成。

　　對照事先繪制出的新館各功能區域室內布局平面效果圖，在給定的區間內對號擺放檔案柜架、閱覽桌椅、辦公家具、儀器設備等，盡量做到一步到位。

　　若繼續使用原有檔案柜架等設備，在不影響舊館館藏檔案安全的前提下，須在檔案資源搬運之前完成拆卸遷移并安裝到位。

　　搬遷完畢后，所有物品出舊館和進(jìn)新館均需要相關(guān)負責人簽收確認;各區間搬遷工作小組在其負責人帶領(lǐng)下檢查原辦公室設施是否完好、是否有應搬而未搬的物品、淘汰柜桌是否清空等，關(guān)好門(mén)窗、水電，打掃好原辦公室衛生，將原辦公室鑰匙交至行政工作部門(mén)。

　　搬遷后的整理收尾

　　主要包括上架檔案資源的整理及自動(dòng)化系統的安裝和調試等。

　　1　檔案資源的整架和細排架

　　在時(shí)間短、節奏緊及勞動(dòng)強度大的狀況下進(jìn)行檔案資源的搬遷，難免會(huì )出現一些問(wèn)題，諸如：檔案“亂架”。

　　為此，在所有檔案資源上架后，檔案館需專(zhuān)門(mén)成立檔案上架檢查小組，按照搬遷前登記的明細逐一檢查核對，對排列有誤的及時(shí)抽出使其歸位，并請相關(guān)負責人簽收確認。

　　同時(shí)，要針對新館檔案的排架情況著(zhù)手調整每類(lèi)檔案的架標，以方便查找。

　　2　自動(dòng)化系統的安裝和調試

　　設備到位后，安裝調試小組成員要及時(shí)安裝、檢測并調試網(wǎng)絡(luò )設備是否正常運行，為開(kāi)館做好充分準備。

　　主要是服務(wù)器、電腦等設備的安裝和測試網(wǎng)絡(luò )是否通暢。

　　根據先總機房、利用者服務(wù)部門(mén)后其他部門(mén)的原則，安裝并調試檔案館的服務(wù)器、工作用機、利用者檢索用機以及電子閱覽室的電腦設備等。

　　3　為新館繪制平面導航圖

　　導航圖可以讓初到檔案館的利用者、來(lái)訪(fǎng)者能夠清楚了解新館各房間的功能，各職能部門(mén)所在位置，盡快熟悉方位。

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