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關(guān)于網(wǎng)絡(luò )辦公自動(dòng)化的需求和設計
辦公自動(dòng)化（簡(jiǎn)稱(chēng)OA），是將現代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò )功能結合起來(lái)的一種新型的辦公方式。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于網(wǎng)絡(luò )辦公自動(dòng)化的需求和設計，供大家參考閱讀，希望對你有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
一、辦公自動(dòng)化
隨著(zhù)科技、經(jīng)濟及社會(huì )的不斷發(fā)展與進(jìn)步，管理和辦公活動(dòng)的重要性日漸突出，引起了各級領(lǐng)導者，管理學(xué)者以及技術(shù)人員的普遍重視。以信息化來(lái)管理，目前已經(jīng)是大勢所趨。辦公室也開(kāi)始了以自動(dòng)化為重要內容的“辦公室革命”，也稱(chēng)為“管理革命”，其目標是借助先進(jìn)的信息處理技術(shù)和計算機、手機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)來(lái)提高辦公效率和質(zhì)量，將管理與辦公活動(dòng)納入到自動(dòng)化/現代化的軌道中。
二、傳統辦公模式面臨的問(wèn)題
1.上級單位來(lái)文，辦公室簽收后，在單位內部流轉緩慢，效率低下;
2.內部發(fā)文審批仍然采用手工方式，審批效率低。特別是領(lǐng)導出差，就要等到他回來(lái)后簽批，浪費太多時(shí)間在等待簽字上;
3.領(lǐng)導簽批的文件，事后查閱困難;
4.組織機構層級復雜，人員溝通不暢;
5.管理者不知道每天下屬都在做什么，完成了哪些工作，業(yè)績(jì)考核無(wú)依據;
6.人力資源的浪費，對公司的職員沒(méi)有詳盡的發(fā)展和培訓記錄導致人才的難以發(fā)現和外流，以及對客戶(hù)的跟蹤訪(fǎng)問(wèn)的措施欠缺形成客戶(hù)群的流失;
7.物質(zhì)資源的浪費，通訊費用大，溝通不良，辦公開(kāi)支大，管理費用高�，F在公司的辦公基本處于有紙辦公狀態(tài)，紙張消耗大，如各種打印，傳真紙的大量消耗;
8.知識資源的浪費，如對以前的知識的管理的不完善和備份的不齊全致使以前的知識教訓白白浪費掉，豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗無(wú)法共同分享交流，新員工上手速度慢;
9.工作資料、做好的文檔存儲凌亂、查找困難、泄密問(wèn)題多;
10.具有強大的計算機、手機網(wǎng)絡(luò )系統，就是不能有效地提高工作效率;
所有這些問(wèn)題，制約著(zhù)公司的進(jìn)一步發(fā)展，我們必須花大力氣去解決這些問(wèn)題。
三、網(wǎng)絡(luò )辦公能夠解決的問(wèn)題
1、提高工作效率�？焖贉蚀_查詢(xún)文件資料 實(shí)行電子文檔管理，方便快速查找閱讀相關(guān)文件。而不用為找一份文件花上很長(cháng)時(shí)間，可隨時(shí)隨地調閱并打印出來(lái)，及時(shí)為您的決策提供參考。
方便領(lǐng)導同各級員工的交流與溝通 多種途徑、多種方式，使企業(yè)的管理者同企業(yè)員工保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的羈絆。
2、規范業(yè)務(wù)管理。監控工作進(jìn)度，掌握工作狀態(tài) 及時(shí)有效監控各部門(mén)工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)全面掌控各部門(mén)的工作辦理效率狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決，從而減少差錯。系統將記錄每個(gè)工作完成流轉監控狀態(tài)。
3、減少辦公開(kāi)支，降低管理成本。節約紙張，節省時(shí)間，減少差錯 相關(guān)資料的發(fā)送，任意指定收信人，直接傳送給所需人，而無(wú)需任何中間環(huán)節，無(wú)需打印出發(fā)給相關(guān)人員，縮短辦理時(shí)間，節省辦公開(kāi)支，減少差錯率，提高整體工作效率。
四、功能模塊設置
(一)通訊系統
1、郵件系統。首先我們需要一個(gè)郵件系統，目前個(gè)單位用到的Email比較多了，那么需要創(chuàng )建辦公系統主要中基于內部交流的內部郵件系統。類(lèi)似于internet郵件的應用，我們可以通過(guò)內部郵件系統可以和組織機構內部成員來(lái)進(jìn)行通訊。郵件的創(chuàng )建、接收、發(fā)送、閱讀、回復等等。
2、內部短信。內部短信比較類(lèi)似我們用的即時(shí)通訊工具，比如QQ、msn，內部短信系統比較適合內部成員發(fā)一些比較短的話(huà)語(yǔ)，通過(guò)內部短信進(jìn)行比較短的交流和留言。不管員工是否在線(xiàn)都可以發(fā)送短信。在線(xiàn)短信主要適用于發(fā)送即時(shí)短消息。同時(shí)避免其他通訊軟件廣告和游戲誘惑。
可以現在舉個(gè)例子，比如現在我們通達公司總部在北京，我們現場(chǎng)服務(wù)在連云港，我們之間的信息交流許多都是通過(guò)內部短信實(shí)現的，我們就不必要打長(cháng)途電話(huà)。
內部短信能夠自動(dòng)彈出窗口，即時(shí)顯示出辦公系統的工作流、內部郵件、公告通知、新聞等更新時(shí)都有內部短信自動(dòng)提醒。
3、手機短信。手機短信模塊，我們辦公系統和手機有一個(gè)很好的互聯(lián)，可以通過(guò)辦公系統向組織機構內部成員發(fā)送手機短信，同時(shí)手機短信和辦公系統很好的結合，如果你有些重要的工作和會(huì )議安排的話(huà)，可以通過(guò)手機短信發(fā)送，比如這個(gè)用戶(hù)出差了，有一個(gè)工作需要他來(lái)辦理，可以通過(guò)手機短信發(fā)送一條重要的通知，發(fā)送到他的手機上面，當他看到這個(gè)手機短信，他就可以通過(guò)網(wǎng)吧或賓館的寬帶接口登錄到辦公系統來(lái)辦理這個(gè)工作。那么手機短信的方式可以保證重要的時(shí)間能夠及時(shí)地通知客戶(hù)，應該說(shuō)我們所有重要事情都可以和手機短信有一個(gè)很好的連接。
(二)信息共享平臺
1、公告通知。公告通知，以前我們的公告通知時(shí)寫(xiě)在黑板上，或者由某一個(gè)人用電話(huà)一個(gè)一個(gè)告知，那么有了公告通知以后，你完全可以通過(guò)公告通知發(fā)布就可以了，就不需要那么麻煩了。
公告通知的發(fā)布人由系統管理員設定，被指定人員才有權限發(fā)布公告通知�？梢栽O定發(fā)布范圍，可以發(fā)布給所有人員，也可以發(fā)布給指定人員，還可以看設置有效時(shí)間，可以添加附件，查詢(xún)哪些人員看過(guò)了該公告通知，哪些人員沒(méi)有看到。
2、新聞�？赡軉挝焕锩嬗性S多新聞性的事件，可以通過(guò)OA上的新聞可以及時(shí)向單位員工進(jìn)行發(fā)布，作為新聞的話(huà)，向大家全部公開(kāi)。員工登錄OA后，新聞就可以在桌面上顯示，組織成員看過(guò)新聞，還可以添加評論。
3、信息交流平臺。公告通知、新聞適合發(fā)布比較正式的信息，那么我們還需要內部討論區、超級論壇給大家提供一個(gè)互相交流，自由發(fā)言的一個(gè)空間，比如說(shuō)在這里可以設置各種各樣的板塊，如談天說(shuō)地、輕松一刻、技術(shù)論壇、合理化建議、企業(yè)文化等等，可以指定參加人員，參加者就可以在這里自由地發(fā)表意見(jiàn)，還可以設定是否允許匿名發(fā)表。
還有網(wǎng)絡(luò )會(huì )議、聊天室也作為信息交流平臺的組成模塊
(三)公文收發(fā)
公文收發(fā)系統用于各個(gè)單位之間發(fā)送、接收函件、文件等，為各級管理部門(mén)提供了一套電子通訊的整體解決方案，為公文傳遞提供了一個(gè)快捷可靠的渠道，保證公文快速、準確傳達，提高工作效率，節省人力物力�？梢宰孕性O置和管理群組，并加入短信提醒功能。發(fā)送公文時(shí)用戶(hù)可以決定是否需要短信提醒，可以看到公文被接收、閱讀、回復的進(jìn)展情況，對未接收、未回復單位系統直接給出提示，發(fā)送的公文需實(shí)時(shí)到達接收單位。
五、現代辦公的意義
現代化的辦公環(huán)境促進(jìn)了傳統的企業(yè)現代化的步伐，傳統的被稱(chēng)為部門(mén)化的單位也都開(kāi)始了現代化辦公的進(jìn)程。企業(yè)要督促員工認識現代化辦公，因為在整體辦公流程中更多地把握方向和大局，細節需要依靠員工來(lái)執行。所以現代化辦公條件實(shí)際上很大程度上是在幫助企業(yè)，那么企業(yè)就有義務(wù)和責任讓自己的員工也接受現代化辦公的理念，并一齊推動(dòng)現化辦公的實(shí)施。
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