OA辦公自動(dòng)化需把握的要點(diǎn)

　　在辦公自動(dòng)化OA的實(shí)施上線(xiàn)就如同一臺儀器的加工過(guò)程，材料品質(zhì)以及技術(shù)等都會(huì )極大的影響者產(chǎn)品的質(zhì)量，好在企業(yè)可以隨時(shí)監控，只需要把握下面5個(gè)點(diǎn)，你的辦公自動(dòng)化OA便不會(huì )差。

　　1、初期調研是根本

　　在互聯(lián)網(wǎng)高度普及的今天，企業(yè)職員往往對企業(yè)信息系統多少有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過(guò)通過(guò)企業(yè)信息化來(lái)擺脫手工處理繁瑣而重復工作的想法。其實(shí)這就是對OA系統功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來(lái)自動(dòng)化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的。

　　而在產(chǎn)品調研方面需要“廣撒網(wǎng)”。要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀(guān)，也能更方便了解其功能。其次，應帶有一定標準去了解各產(chǎn)品，這個(gè)標準應從前期對本企業(yè)的調研中總結出來(lái)，不一定要形成書(shū)面材料，但在產(chǎn)品調研過(guò)程中要心中有數。市面上的產(chǎn)品形形色色，只有這樣才能省時(shí)省力地找出幾個(gè)符合本企業(yè)需求的重點(diǎn)產(chǎn)品，以備詳細了解和比較，為后期的選型工作打好堅實(shí)基礎。

　　2、堅持觀(guān)念去選型

　　這一步只需在調研初期選定的幾個(gè)重點(diǎn)產(chǎn)品中選擇就可以了，但事情并不比之前的工作輕松，因為這些產(chǎn)品往往在主要功能實(shí)現上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍將會(huì )更難。

　　首先從軟件結構上考慮，應選擇與公司條件相適應的，這樣修改、擴充和維護時(shí)將容易實(shí)現。雖然現在的辦公自動(dòng)化軟件大多通用性很強，可以隨時(shí)根據用戶(hù)的需要對軟件模塊進(jìn)行增刪修改，但選擇不同的系統，對軟件進(jìn)行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。其次就是從售后服務(wù)方面考慮了，基本應選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開(kāi)發(fā)商。

　　3、試用階段多測試

　　有了選擇，就該進(jìn)入OA試用階段了。試用并不是信息部門(mén)自己的事情，尤其是工作流的部分。由于信息部門(mén)的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光靠在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進(jìn)行簡(jiǎn)單的流轉測試，是很難發(fā)現細節上的問(wèn)題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉中曾經(jīng)出現的偶然事件有較切身的體會(huì )，則往往能發(fā)現在該部分存在的缺漏。

　　4、重點(diǎn)培訓是保障

　　培訓主要分兩個(gè)方面。一是系統管理員的培訓，二是普通用戶(hù)的培訓。這也通常是實(shí)施成功的關(guān)鍵。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個(gè)模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問(wèn)題時(shí)具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問(wèn)題交替進(jìn)行的方式。這樣，有助于用戶(hù)更快地熟悉系統。

　　5、運行過(guò)程重溝通

　　運行中出現了問(wèn)題要解決，就涉及到了與軟件開(kāi)發(fā)商方面的溝通問(wèn)題。這就需要注意兩點(diǎn)：一是內部問(wèn)題，就是說(shuō)與對方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對目前系統存在問(wèn)題達成一致意見(jiàn)，然后再去與對方進(jìn)行溝通。否則，就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習慣、頁(yè)面的勻稱(chēng)美觀(guān)等非重要問(wèn)題上出現分歧，有的主張改進(jìn)，有的說(shuō)不改也行，這樣對方肯定不會(huì )主動(dòng)改進(jìn)。這些問(wèn)題改不改似乎無(wú)關(guān)緊要，但卻無(wú)疑會(huì )對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動(dòng)。二是對對方實(shí)施人員要有要求，對能夠解決的問(wèn)題，應提醒其在計劃時(shí)間內實(shí)現，對軟件不能解決的問(wèn)題，要拿出相關(guān)理由，以方便對照查找資料，共同找出其他解決方法。

　　拓展：

　　一、OA的“顯見(jiàn)”好處

　　OA辦公管理系統，可以幫助中小企業(yè)建立一個(gè)統一、整合的辦公管理平臺，規范員工的日常工作習慣、提高執行力，讓每位員工都可以成為管理者。真正做到“管理更高效，流程更統一，權責更分明�！�

　　可實(shí)現異地辦公，讓公司所有的在異地的員工都感覺(jué)是在一個(gè)辦公室辦公。

　　提高工作效率，縮短工作時(shí)間。拋棄了原始的拿著(zhù)紙張這個(gè)辦公室跑，那個(gè)辦公室跑的弊端。

　　為企業(yè)節省成本，不用去打印諸多的紙張，不僅是紙張節約，也節約了電、油墨。

　　企業(yè)的管理更加高效。

　　如上，僅僅是我們能夠看到或感受層面的好處。

　　那么，站在管理視角，從組織流程優(yōu)化的角度思索，還有哪些好處呢?

　　二、OA帶來(lái)的管理上的“好處”：

　　建立內部的通信平臺。

　　建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

　　建立信息發(fā)布的平臺。

　　在單位內部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡(jiǎn)報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

　　實(shí)現工作流程的自動(dòng)化。

　　變革了單位傳統紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會(huì )議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì )簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實(shí)現無(wú)紙化辦公。不用拿著(zhù)各種文件、申請、單據在各部門(mén)跑來(lái)跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò )傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來(lái)協(xié)調單位內各部門(mén)的工作，減少工作中復雜環(huán)節。

　　實(shí)現文檔管理的自動(dòng)化。

　　輔助辦公。

　　它牽涉的內容比較多，像會(huì )議管理、車(chē)輛管理、辦公用品管理、圖書(shū)管理等與我們日常事務(wù)性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實(shí)現了這些輔助辦公的自動(dòng)化。

　　實(shí)現分布式辦公。

　　變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過(guò)網(wǎng)絡(luò )連接隨時(shí)辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

　　建立信息集成平臺。

　　節省企業(yè)的辦公費用支出。

　　將傳統的紙張填寫(xiě)過(guò)程電子化，尤其是長(cháng)途電話(huà)、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實(shí)現無(wú)紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現管理現代化的標志。

　　搭建知識管理平臺。

　　系統性利用企業(yè)積累的信息資源、專(zhuān)家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng )新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

　　增強領(lǐng)導監控能力

　　強化領(lǐng)導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時(shí)有效監控各部門(mén)、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)、全面掌控各部門(mén)的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

　　極大的提高了工作效率

　　OA辦公系統能極大的提高工作。不用拿著(zhù)各種文件、申請到處跑來(lái)跑去中，不用拿著(zhù)文件等著(zhù)領(lǐng)導審批，因為這些都可以在隨網(wǎng)上、手機上進(jìn)行，大大的減少了辦公成功，極大的提高了工作效率。

　　節省成本，提高企業(yè)競爭力

　　通過(guò)OA平臺來(lái)辦公，大大減少了辦公程序和辦公時(shí)間，同時(shí)還節省了紙張、筆等辦公用品，所以為企業(yè)節省了時(shí)間成本和金錢(qián)成本。另一方面，OA辦公平臺方使員工與上級溝通更方便，信息反饋更順暢，為發(fā)揮員工智慧和積極性提供了舞臺。所有的這都可以提高企業(yè)的競爭力。

　　基于OA有這么多的“好處”，那么我們該如何對待和看待OA，也就是說(shuō)，如何使用好OA，善用OA，落腳點(diǎn)為何?——OA終極目的：高效提升企業(yè)整體運營(yíng)效率

　　三、OA終極目的：高效提升企業(yè)整體運營(yíng)效率

　　1.辦公OA系統規范審批業(yè)務(wù)

　　辦公OA系統全面規范企業(yè)基礎管理流程，如對業(yè)務(wù)單據、審批流程、審批權限、審批時(shí)間、審批意見(jiàn)、流程使用范圍、審批委辦、審批轉辦、歷史審批查看等進(jìn)行規范，來(lái)幫助企業(yè)實(shí)現制度的行為落地。

　　2.辦公OA系統提高業(yè)務(wù)審批效率

　　辦公OA系統將紙質(zhì)的審批單據電子化和模版化、將人工審批流程、業(yè)務(wù)催辦督辦網(wǎng)絡(luò )化和自動(dòng)化，實(shí)現網(wǎng)絡(luò )辦公和移動(dòng)辦公;從而，全面提升業(yè)務(wù)審批效率，幫助企業(yè)優(yōu)化工作崗位、減少人員投入、單位時(shí)間內的審批效率提高

　　3.辦公OA系統實(shí)現高效協(xié)作和溝通

　　辦公OA系統通過(guò)部署各種信息化的溝通工具，如即時(shí)消息、郵件、協(xié)同工作、論壇、通知、公告、關(guān)聯(lián)人員等，幫助企業(yè)管理者和員工之間及時(shí)的做更多、更廣泛、更有效的溝通和協(xié)作。

　　4.辦公OA系統助力企業(yè)文化建設

　　通過(guò)辦公OA系統可以搭建企業(yè)論壇、公司動(dòng)態(tài)、單位新聞、活動(dòng)通報、發(fā)展建議、領(lǐng)導心聲、調查問(wèn)卷、合理化建議、專(zhuān)家支持、員工天地、電子期刊、意見(jiàn)采集、銷(xiāo)售快報、技術(shù)快報、產(chǎn)品改進(jìn)等各種互動(dòng)欄目，提高員工的主人翁意識、增強企業(yè)的凝聚力、倡導學(xué)習型文化、實(shí)現企業(yè)價(jià)值觀(guān)和核心理念的宣貫、統一。

　　5.辦公OA系統打造學(xué)習型組織

　　通過(guò)辦公OA系統的知識管理模塊，實(shí)現知識的采集、分類(lèi)、沉淀、分享、學(xué)習和持續創(chuàng )新，實(shí)現群眾智慧的激發(fā)、單位大量無(wú)形知識資產(chǎn)的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識的開(kāi)發(fā)和利用效率。

　　6.辦公OA系統快捷的信息發(fā)布

　　通過(guò)辦公OA系統模塊中的通知、公告、論壇、問(wèn)卷等工具，將經(jīng)營(yíng)中每天產(chǎn)生的大量信息，如獎罰通報、人事公告、組織調整、產(chǎn)品發(fā)布、政策新聞、制度變更、等分門(mén)別類(lèi)的、及時(shí)性的傳達給相關(guān)部門(mén)、相關(guān)員工。并且通過(guò)OA系統的消息引擎，實(shí)現人與系統之間的信息互動(dòng)，及時(shí)將系統中的信息變更、待辦工作等進(jìn)行在線(xiàn)提醒。

　　7.辦公OA系統的計劃管理

　　通過(guò)辦公OA系統的計劃管理模塊，讓員工把精力投放到重要事項中去，按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日程;月總結、不定期總結、月總結、周總結、日志等安排個(gè)人工作、管理下屬工作、檢查和考評下屬工作。

　　8.辦公OA系統打造信息化門(mén)戶(hù)和集成的平臺

　　通過(guò)辦公OA系統構建全員信息化的第一臺階。辦公OA系統是其他系統進(jìn)行集成的中心平臺，打破各業(yè)務(wù)系統之間的數據孤島、信息孤島和應用孤島，實(shí)現信息在不同系統間的推送、共享和調用。

　　綜上所述，辦公OA系統不是一個(gè)無(wú)紙化的軟件，而是一個(gè)管理工具，通過(guò)它來(lái)貫徹企業(yè)管理制度的執行，傳播企業(yè)文化，通過(guò)流程的規范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來(lái)促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展，從而達到提升企業(yè)整體運營(yíng)效率的目標!

【OA辦公自動(dòng)化需把握的要點(diǎn)】相關(guān)文章：

oa辦公自動(dòng)化系統解析12-30

OA辦公自動(dòng)化解決方案08-10

OA辦公自動(dòng)化系統對企業(yè)的好處07-21

OA辦公自動(dòng)化系統的優(yōu)點(diǎn)有哪些08-26

oa辦公自動(dòng)化系統使命以及服務(wù)理念01-12

OA辦公自動(dòng)化系統對企業(yè)有什么好處06-17

OA辦公自動(dòng)化系統風(fēng)險控制的3大策略09-14

盤(pán)點(diǎn)OA辦公自動(dòng)化系統的三種類(lèi)型12-30

中考英語(yǔ)復習需掌握的幾個(gè)要點(diǎn)01-19

跳好蒙古舞需掌握的4要點(diǎn)06-19