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免費OA系統存在的缺陷
對于很多創(chuàng )新企業(yè)來(lái)說(shuō)，免費OA是個(gè)不錯的選擇，至少在OA入門(mén)中無(wú)視了經(jīng)濟上的負擔，那么隨著(zhù)OA使用經(jīng)驗的累積，定能讓企業(yè)找到更好的企業(yè)管理出路。免費OA雖好·選擇需謹慎，但隨著(zhù)企業(yè)的發(fā)展，免費和收費也許不是必然的選擇，因為成本付出多少固然重要，但收獲多少才更重要!目前市場(chǎng)上二、三線(xiàn)的免費OA系統通常存在一些很典型的缺陷，總結起來(lái)大致有五大缺陷：
1、功能不細致
很多免費OA辦公系統求全不求細，只堆砌功能，但功能細節和深度上缺乏內涵，導致實(shí)際效大打折扣。比如發(fā)送通知時(shí)沒(méi)有通知郵件功能和員工反饋功能，工作流不支持智能判斷和自動(dòng)跳轉，沒(méi)有工作計劃和工作日志功能，對于單位合同和車(chē)輛管理也是空白。
建議：
在選擇OA辦公系統的時(shí)候，應該根據企業(yè)日常管理所用到的功能模塊作為重點(diǎn)參考， 例如：郵件功能，可以?xún)韧饩W(wǎng)同時(shí)發(fā)送;工作流功能，可以自行設計流程和模板，啟動(dòng)數據源;工作日程和工作計劃;低值易耗品模塊;車(chē)輛預約模塊;人力資源管 理;考勤模塊;單位文件合同管理模塊;通知公告;工作聯(lián)絡(luò )單等等，讓OA的影響更加深化至企業(yè)內部。
2、使用不方便
很多免費OA系統的設計沒(méi)有充分考慮用戶(hù)的使用習慣，界面混亂，菜單晦澀，操作繁瑣，界面不友好導致使用起來(lái)有一定操作障礙。這樣的系統不但沒(méi)有降低員工的工作壓力，反而增加負擔，導致員工抵觸，很難在企業(yè)內推廣使用。免費OA系統的易用性是廠(chǎng)商和用戶(hù)都必須重視的問(wèn)題，它包括三個(gè)方面：易實(shí)施、易使用、易維護，三者缺一不可。
3、工作流不適用
工作流是OA系統應用的絕對核心，這個(gè)功能不好用，那么免費OA就“殘疾”了一大半。免費OA系統(的工作流已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，并非流程審批那么簡(jiǎn)單，而是可以用于復雜的業(yè)務(wù)流程管理。 同時(shí)在流程管理的機動(dòng)性、整合性方面向用戶(hù)完全開(kāi)放，能夠提供可操縱的圖形化設計界面，讓用戶(hù)自己就可以輕松自定義創(chuàng )建和維護各種流程、表單。
4、服務(wù)跟不上
優(yōu)秀的免費OA系統具有很強的易用性，如果用戶(hù)只使用基本功能，那么對廠(chǎng)商服務(wù)并不是很依賴(lài)。但如果用戶(hù)產(chǎn)生了一些比較復雜的新需求，如大規模的系統調整或二次開(kāi)發(fā)，那么就需要廠(chǎng)商提供及時(shí)、有效的服務(wù)了。這時(shí)候一些產(chǎn)品的服務(wù)就跟不上了，如不能 及時(shí)響應需求，不能及時(shí)解決問(wèn)題，不能遠程技術(shù)支持，服務(wù)成本高昂等等。 需要注意的是，有的廠(chǎng)商看似具備強大的服務(wù)體系和能力，但是服務(wù)成本高昂，這也會(huì )讓用戶(hù)不堪重負，甚至不敢找廠(chǎng)商提供服務(wù)。
5、系統不開(kāi)放
這個(gè)問(wèn)題在近幾年內非常突出，有的免費OA系統開(kāi)放性很差，不能全面的實(shí)現數據整合，包括系統內部的數據整合，以及多系統間的數據媾合，也不能響應用戶(hù)需求的變化而靈活、廉價(jià)的二次開(kāi)發(fā)，結果越用越別扭，越用越萎縮。
由于開(kāi)放性屬于免費OA系統的核心技術(shù)，貫穿了免費OA系統的底層設計、系統架構和邏輯層面，基本上是無(wú)法在后期改進(jìn)的，只能是啟用或更換新的系統。 說(shuō)起開(kāi)放性，市面上部分免費OA辦公系統的開(kāi)放性真的很不錯(詳情資訊OA之家)。用戶(hù)只需要下載一鍵安裝包進(jìn)行一鍵安裝就可以馬上使用，而且用戶(hù)所看到的所有功能都是免費使用的。
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