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華天動(dòng)力OA辦公系統的中庸之道
華天動(dòng)力認為，在企業(yè)的辦公管理上，OA辦公系統堪稱(chēng)是一位精通中庸之道的高手。
為什么這么說(shuō)呢?
企業(yè)管理有兩個(gè)基本的目標，一個(gè)是高效，另一個(gè)是規范。高效就是速度快，效率高，執行力強。規范就是不要壞了規矩，亂了套路，讓管理陷入混亂。
每個(gè)管理者都希望自己的團隊辦公既高效、又規范，這是一種完美的境界�？墒聦�(shí)上，往往是顧得了高效，丟了規范;而得到了規范，又丟了高效。
比如，一個(gè)大客戶(hù)突然打電話(huà)給業(yè)務(wù)員，要采購一大批貨物，下午3點(diǎn)前就要一份報價(jià)單和供貨合同，客戶(hù)要對比幾家供應商的報價(jià)和商務(wù)條款，然后馬上會(huì )決定從哪里采購。
根據公司的規定，大型項目給客戶(hù)制作的報價(jià)單，必須經(jīng)過(guò)部門(mén)主管、生產(chǎn)部、項目部、財務(wù)部、副總經(jīng)理的審批，才能正式遞交給客戶(hù)。這個(gè)流程下來(lái)，少則一兩天，多則三四天。
時(shí)間不夠用啊，怎么辦呢?
如果業(yè)務(wù)員拿著(zhù)報價(jià)單和合同依次去找這些部門(mén)和領(lǐng)導審核，肯定是來(lái)不及的，因為有的部門(mén)沒(méi)在一起辦公，而且有的領(lǐng)導還出差了。不能按時(shí)遞交報價(jià)單和合同，那這筆業(yè)務(wù)自然也就沒(méi)了。
如果業(yè)務(wù)員做好報價(jià)單和合同，給部門(mén)主管看一下就發(fā)送給客戶(hù)，那是來(lái)得及的。但沒(méi)有經(jīng)過(guò)其他部門(mén)和領(lǐng)導的審核，一旦出了問(wèn)題怎么辦呢?誰(shuí)也不敢承擔這個(gè)責任。
顯然，規范和效率之間出現了矛盾，這怎么取舍呢?筆者也沒(méi)有什么好辦法，只能靠業(yè)務(wù)員自己腦洞大開(kāi)，隨機應變了。但愿他不要經(jīng)常遇到這種情況。
而有了OA辦公系統的幫忙，這件事就會(huì )好辦多了。
業(yè)務(wù)員先做好報價(jià)單和合同，然后在OA辦公系統上點(diǎn)擊“合同審批”的流程，填上內容，發(fā)送，OK了。
接下來(lái)會(huì )怎么樣?OA辦公系統會(huì )根據這個(gè)業(yè)務(wù)員所在的部門(mén)，自動(dòng)將表單發(fā)給他的部門(mén)主管審核。部門(mén)主管審核完成后，系統又將表單依次發(fā)給生產(chǎn)部、項目部、財務(wù)部、副總經(jīng)理。
過(guò)了兩個(gè)小時(shí)，業(yè)務(wù)員打開(kāi)OA辦公系統中“我的申請”這個(gè)窗口，看看流程走到哪里了，哈，正在副總經(jīng)理那里呢。對了，副總出差了，業(yè)務(wù)員正想打給電話(huà)給副總，突然想起系統有手機短信提醒的功能，副總是可以及時(shí)看到的，現在一定是在忙。
與此同時(shí)，副總在外地，兩個(gè)小時(shí)前已經(jīng)看到手機上收到一個(gè)合同審批單待批。當和用戶(hù)的老總會(huì )談完畢后，馬上在手機上打開(kāi)這個(gè)審批單，原來(lái)是一個(gè)大項目，他做了幾點(diǎn)指示，就通過(guò)了審批。
就這樣，業(yè)務(wù)員用兩個(gè)多小時(shí)的時(shí)間，完成了全部審批流程，2點(diǎn)55分，他順利將報價(jià)單和合同發(fā)送給客戶(hù)。他的高效率和高質(zhì)量給客戶(hù)留下了很好的印象，最后如愿以?xún)數墨@得了訂單。
華天動(dòng)力認為，OA辦公系統的模板化流程，保證了工作的規范性，它的無(wú)紙化流轉，又保證了工作的高效率。因此，OA辦公系統在規范和效率之間找到了最佳平衡點(diǎn)，不會(huì )讓企業(yè)顧此失彼，保證了管理和辦公的有效性。
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