OA系統審批什么

　　顧問(wèn)要面對的是基層操作人員，中層管理人員，高層決策人員的挑戰和不解。那么為什么顧問(wèn)要求要精簡(jiǎn)審批環(huán)節呢，尤其是高層的審批，而高層審批究竟是審批什么呢，怎樣精簡(jiǎn)才能平衡效率與風(fēng)險?

　　在風(fēng)險管控的前提下精簡(jiǎn)審批環(huán)節對公司有諸多好處，例如可以提升業(yè)務(wù)運行效率，提高公司靈敏度，提升客戶(hù)滿(mǎn)意度，降低管理成本等等。在此就不舉例詳述，總的來(lái)說(shuō)精簡(jiǎn)不必要的審批簽字環(huán)節可以提升公司內外部客戶(hù)的滿(mǎn)意度，減少不必要的時(shí)間成本和管理浪費。

　　各層人員極力反對審批環(huán)節精簡(jiǎn)對于不同層次人員的心態(tài)大概有以下幾種：對于基層人員沒(méi)有權力但又要承擔相關(guān)工作和風(fēng)險，因此基層人員出于自我保護的需要，會(huì )要求每項業(yè)務(wù)中OA辦公系統都要有領(lǐng)導簽字，如果執行過(guò)程中出了問(wèn)題或者事后追查的時(shí)候就可以拿出簽字文件來(lái)自保，“你看這是某某領(lǐng)導的簽字，領(lǐng)導是同意的，我只是執行人員，因此這個(gè)問(wèn)題和我沒(méi)有關(guān)系”。要打板子首先從領(lǐng)導打起!除了基層這種自我保護心態(tài)，有時(shí)候基層執行人員為了推動(dòng)工作需要高層領(lǐng)導的簽字來(lái)支持，同樣是基層人員沒(méi)有權力，推動(dòng)其他人員配合工作，尤其是跨部門(mén)和高于推動(dòng)人員的工作級別的時(shí)候總會(huì )顯得很無(wú)力。那么拿著(zhù)領(lǐng)導的簽字的時(shí)候其他人員的配合度會(huì )高一點(diǎn)，執行推動(dòng)的基層人員說(shuō)話(huà)的時(shí)候底氣也會(huì )足一些。這種現象是公司流程體系建設滯后的原因造成的，因此在流程建設處于空白階段的企業(yè)這種現象會(huì )比較明顯。

　　OA辦公系統層層簽字對于中層人員也可以規避責任，在官僚體制思維主導的現在中國社會(huì )，層層簽字可以相互自保，規避責任。在國有企業(yè)中這種現象尤為明顯，出了問(wèn)題大家都有責任，幾十個(gè)簽字在上面，幾十個(gè)人都要承擔責任。其實(shí)問(wèn)題的源頭只在執行人員執行是否到位，是否按照要求和制度做事，后面幾十個(gè)人的簽字都屬于層層監督前面一個(gè)是否做到位。這種中層人員的層層簽字的作用只是蓋個(gè)“蘿卜章“而已。法不責眾出了問(wèn)題誰(shuí)都不擔責任，如果實(shí)在要找個(gè)人負責，那就看看誰(shuí)在公司沒(méi)有靠山，然后找他做個(gè)替死鬼。于是國有企業(yè)里面經(jīng)常會(huì )出現一個(gè)特殊的群體——充滿(mǎn)血淚史”臨時(shí)工“。

　　高層要求要簽字審批有些是出于防止權力旁落，在一些涉及到利益敏感的事項方面，小部分高層管理者抓住簽字權不放，以便為自己攫取利益。這種情況在國有企業(yè)中比較明顯，私營(yíng)企業(yè)中相對好一些。另外大部分是出于高層管控風(fēng)險的習慣，一些高層管理者是企業(yè)的創(chuàng )始人或者合伙人，對于企業(yè)管理事必躬親。同時(shí)在企業(yè)從小到大的發(fā)展過(guò)程中一直有簽字審批的習慣，小到五塊錢(qián)的付款審批大到五千萬(wàn)的投資決策。企業(yè)管理小的時(shí)候是這樣，發(fā)展壯大了以后管理審批手段依然沒(méi)有變化，每天高層管理人員要面對一堆的審批單據，審批到深夜。同時(shí)財務(wù)和采購等一些執行部門(mén)，只有看到最高決策者的簽字才執行，其他人的簽字一概不認，也導致層層審批，繁瑣復雜。同時(shí)在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中因為某些環(huán)節出現問(wèn)題，或者某些人違背職業(yè)道德做出了損害公司的事情，高層管理者只能加強監管，增加簽字環(huán)節。

　　簽字審批是管理者的日常工作一部分，但是很少人去思考審批的作用和意義。“審批究竟審批什么”一般來(lái)說(shuō)審批的作用有以下三點(diǎn)：審批真實(shí)性，審批合理性，審批授權。對于真實(shí)性來(lái)說(shuō)，就是這件業(yè)務(wù)有沒(méi)有發(fā)生，數據對不對，主要是用于防止造假。真實(shí)性的審核一般在基層操作人員的主管和經(jīng)理，他們是最靠近業(yè)務(wù)端的管理人員，有第一手的信息和資料，因此他們是審核真實(shí)性的主要責任人。合理性的審批一般是對照制度、規范、要求對業(yè)務(wù)的合理性進(jìn)行復核，保障業(yè)務(wù)的運行沒(méi)有違反公司的管理要求。有些公司在OA辦公系統也將這項工作合并到主管或者經(jīng)理層以減少不必要的浪費。如果一項業(yè)務(wù)的發(fā)生是真實(shí)的，并且沒(méi)有違反公司的業(yè)務(wù)運營(yíng)規則，在公司的管理風(fēng)險范圍內，那么它就可以暢通無(wú)阻的運行下去直到業(yè)務(wù)完成關(guān)閉為止。然而有時(shí)候涉及到一些重大關(guān)鍵的業(yè)務(wù)需要高層管理者知曉并授權的時(shí)候，就需要高層管理者授權簽字，只有他們的簽字授權才產(chǎn)生效力，比如某個(gè)部門(mén)的設立，某個(gè)管理人員的任命，需要類(lèi)似于國家主席令的簽發(fā)才能被認可。

　　當然不是認識到了審批的真正作用和無(wú)謂的審批對公司運營(yíng)造成的傷害，我們就能立馬進(jìn)行精簡(jiǎn)審批環(huán)節。要進(jìn)行精簡(jiǎn)需要提前做好相關(guān)工作，平衡風(fēng)險與效率，做到及保障公司運行又能有效防止大企業(yè)病的發(fā)生。做到”大象也能跳舞”的靈巧。一般來(lái)說(shuō)精簡(jiǎn)審批環(huán)節需要按照以下原則進(jìn)行：事前風(fēng)險控制，事中監督，事后稽核。

　　很多公司建立預算體系，其作用就是提前控制風(fēng)險，超過(guò)預算要申請，走例外審批流程。財務(wù)部門(mén)做好超預算預警。風(fēng)險的管控由財務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)管理者共同承擔。日常運營(yíng)中的工作審批環(huán)節權限下放到業(yè)務(wù)部門(mén)管理者身上，給你審批權，給你資金使用權利(不超全年或季度預算)、但是你需要完成公司年度或者季度的任務(wù)要求。權、責、利分明，有利于業(yè)務(wù)部門(mén)管理者調配資源，提升業(yè)務(wù)的靈活性和業(yè)務(wù)管理者的積極性。高層管理者也不會(huì )陷身于日常業(yè)務(wù)簽字審批之中，有更多的時(shí)間去思考公司生存和戰略方向的工作，以便應對變化日益加快的外界環(huán)境。

　　現在很多公司信息化有一定的基礎，如果郵件系統和OA辦公系統以及其他數據庫做好接口集成。每一項業(yè)務(wù)的申請和啟動(dòng)以后可以設置抄送功能，將OA辦公系統業(yè)務(wù)信息抄送給到相關(guān)的高層管理人員。高層管理人員有興趣的話(huà)可以通過(guò)OA或者郵件鏈接看到業(yè)務(wù)的運行各個(gè)環(huán)節，想看可以看，但是不影響業(yè)務(wù)的運行。就像孔子站在大河旁邊感嘆一樣：“逝者如斯夫，不舍晝夜”!孔子并沒(méi)有攔河筑壩截斷日夜奔流不息的河水。

　　精簡(jiǎn)以后需要有定期和不定期的稽核，稽核工作就像一把達摩克利斯之劍。天天懸在業(yè)務(wù)運行之上的一把利劍，讓業(yè)務(wù)執行人員和管理人員知道有一種威懾。如果越界就有可能受到懲罰，懲罰將是沒(méi)有任何借口可以免責。這種懲罰是連帶責任，業(yè)務(wù)執行人員和業(yè)務(wù)管理人員共同受罰，這樣的作用在于警示管理人員審批和時(shí)候要有責任心。如果是業(yè)務(wù)執行人員水平不足，那么業(yè)務(wù)管理人員有責任培訓教導業(yè)務(wù)執行人;如果是業(yè)務(wù)執行人員有意蒙蔽，業(yè)務(wù)管理人員有責任審核真實(shí)性合理性。

　　很多公司沒(méi)有做好事前風(fēng)險控制，同時(shí)也沒(méi)有事后的稽核處罰，將所有的管理控制工作都放在了事中管理上，因此不敢輕易精簡(jiǎn)簽字審批環(huán)節。談到精簡(jiǎn)簽字環(huán)節的時(shí)候就心跳加快，緊張的不得了，極力反對，并提出公司歷史上的某些事故案例來(lái)支持說(shuō)明取消某些簽字環(huán)節后的風(fēng)險。

　　管理者如果沒(méi)有想清楚審批什么，那么他在OA辦公系統所簽字審批的環(huán)節都需要推敲，不然這些“蘿卜章”的審批簽字環(huán)節都是影響效率、浪費資源的罪惡之源。

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