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電商和第三方倉儲如何聯(lián)動(dòng)管好庫存
很多電商企業(yè)做到一定規模后會(huì )把庫存外包給專(zhuān)業(yè)的第三方倉儲企業(yè)去管理，與自己管理倉庫不同，很多信息上的溝通如果做的不到位的話(huà)，即使第三方倉儲企業(yè)再專(zhuān)業(yè)，也會(huì )導致很多庫存問(wèn)題。比如：
1、入庫異常：商家下屬各供應商、工廠(chǎng)入倉質(zhì)量無(wú)法管控，導致入倉數據從源頭上就出錯。如果在入倉環(huán)節供應商和廠(chǎng)家沒(méi)配合好，就會(huì )增加倉庫收貨作業(yè)難度和成本，這些成本最終都會(huì )轉移到電商企業(yè)自身。作為第三方倉儲企業(yè)，能夠輔助商家搞好對供應商的管理，于雙方都是很有意義的事情。
2、超賣(mài)：俗話(huà)說(shuō)“天下武功，唯快不破”。電商行業(yè)和傳統銷(xiāo)售行業(yè)相比，效率高、速度快。一個(gè)爆款出現，瞬時(shí)會(huì )有大量的訂單出現。因為前后臺庫存數據不一致導致訂單超賣(mài)。而各大電商平臺為了對消費者的體驗負責，對超賣(mài)會(huì )有嚴格的控制，甚至有些懲罰措施，比如天貓對超賣(mài)訂單會(huì )要求商家賠償30%的貨值給消費者。如果前后臺的庫存沒(méi)銜接好，即使倉內的庫存是OK的，前臺未必能上架正確的庫存數量，由此帶來(lái)給商家和買(mǎi)家的損失就不可避免了。
3、出庫與結算環(huán)節的糾紛：電商的這種“快”往往會(huì )讓倉庫作業(yè)處于非常被動(dòng)的地步——快速入倉，以便盡快發(fā)貨，快速發(fā)貨，以便客戶(hù)體驗好。賣(mài)的不好的話(huà)，快速退倉，以便盡快尋找其他銷(xiāo)貨渠道。因為這種“快”，讓倉內來(lái)不及對庫存進(jìn)行細致的管理和反饋，導致在退倉的時(shí)候有糾紛。這種糾紛會(huì )耗費雙方業(yè)務(wù)和結算人員大量的精力去舉證、判責，嚴重的會(huì )影響到雙方的合作。
4、滯倉費計算：一般情況下，滯倉費會(huì )遵循先進(jìn)先出的原則，跟進(jìn)商品滯倉天數去計算滯倉費，但滯倉費的計算是基于一個(gè)準確的庫存數量的。如果庫存數量錯誤，滯倉費也就會(huì )產(chǎn)生各種糾紛。
上述問(wèn)題的出現，歸根到底是“庫存管理”的問(wèn)題。我相信大部分的倉儲企業(yè)對庫存管理都有一套非常完善非常專(zhuān)業(yè)的機制，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的倉庫管理經(jīng)驗，無(wú)意在各位倉庫管理專(zhuān)家面前班門(mén)弄斧。但認為，電商與倉庫的庫存管理，應該站在“聯(lián)動(dòng)”的角度看，確保過(guò)程和結果都是準確的。本文不討論倉庫庫存管理的細節，重點(diǎn)分享下電商和第三方倉儲如何聯(lián)動(dòng)管好庫存。
1.源頭準
和傳統企業(yè)一樣，很多有點(diǎn)規模的電商企業(yè)的貨源可能來(lái)自多個(gè)供貨商，這些供貨商的管理水平可能參差不齊。能否規范入倉要看商家對供應商的約束能力和倉庫對入倉異常的及時(shí)反饋。有些中小型電商企業(yè)對供應商（工廠(chǎng)）的把控能力太弱。加上“唯快不破”，訂貨周期大大縮短，銷(xiāo)售周期又存在巨大的不確定性，導致工廠(chǎng)備貨的時(shí)間非常短。入倉時(shí)產(chǎn)生異常也就見(jiàn)怪不怪了。這些常見(jiàn)的異常是：
供應商發(fā)貨延遲，導致倉庫來(lái)不及收貨，影響電商店鋪的銷(xiāo)售計劃。尤其是在大促時(shí)期，如果供貨商沒(méi)及時(shí)發(fā)貨會(huì )對倉庫收貨和發(fā)貨產(chǎn)生重大影響，會(huì )嚴重影響電商平臺對店鋪的評分和消費者體驗。
貨品包裝不規范。有些品牌商如李寧、美邦等對供貨商的管理是非常完善的，供貨商會(huì )嚴格按照指定的包裝入倉，嘜頭、包裝規范。但很多中小型電商未必能對供應商有這么強的把控能力。嘜頭貼錯、包裝不統一。有些甚至直接拿個(gè)大編織袋來(lái)裝貨，給倉庫收貨清點(diǎn)造成了很大困難。
條碼錯誤：個(gè)別工廠(chǎng)未按照倉庫和商家要求打條碼，或者張貼了錯誤的條碼。這種現象經(jīng)常出現在服裝行業(yè)。貼碼和水洗標、箱外的嘜頭不一致，會(huì )導致倉庫清點(diǎn)錯誤。如果倉庫在入倉環(huán)節未及時(shí)發(fā)現，后面的發(fā)貨環(huán)節發(fā)錯貨就不可避免了。
分批到倉。一般情況下，一個(gè)入庫單對應一次入庫行為，有些供貨商因為準備不足或者其他問(wèn)題會(huì )采用分批到貨的方式入倉。對一些需要進(jìn)行批次管理的商品來(lái)說(shuō)，分批到倉會(huì )導致倉庫對批次的混淆。也會(huì )影響到銷(xiāo)售端對不同產(chǎn)品的批次定價(jià)和倉庫端對滯倉費的計算。
數量差異。供貨商未按照商家指定的數量入倉，倉庫在入倉環(huán)節要反復和商家、供貨商兩邊確認，影響入倉作業(yè)
貨品混裝：不同SKU的商品混裝在一個(gè)大包裝內，導致倉庫收貨混亂，清點(diǎn)時(shí)間加長(cháng)，收錯貨的風(fēng)險也增高。
QC問(wèn)題，有些商品需要根據電商平臺進(jìn)行倉內QC，需要倉內配合。如果商家未協(xié)調好QC和倉庫的作業(yè)時(shí)間，會(huì )導致QC延遲和收貨延遲。
上述問(wèn)題，總結一起就是商家缺乏對供貨商的管控。由此帶來(lái)倉庫入倉清點(diǎn)難度加大，出錯比例增高、收貨延遲，后續的發(fā)貨延遲和發(fā)錯貨的風(fēng)險也增高。要解決上述問(wèn)題，一方面要需要倉庫忠實(shí)的記錄和反饋入倉過(guò)程中的各種異常，及時(shí)的反饋給商家。商家要在和供貨商的協(xié)議中明確這些問(wèn)題點(diǎn)，對這些點(diǎn)進(jìn)行量化和追責，讓供貨商一起來(lái)承擔由此帶來(lái)的損失。逐漸的讓供貨商提升入倉能力，規范入倉。目前所負責的倉庫是這么做的：
2.過(guò)程準
保證過(guò)程準主要靠?jì)牲c(diǎn)：一個(gè)是倉內的管理，另一個(gè)是倉庫WMS系統和店鋪ERP系統及電商平臺的商家后臺的庫存同步機制。
1)倉內管理：這點(diǎn)不詳細展開(kāi)，倉庫專(zhuān)業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)能力是應該相信的，只是簡(jiǎn)單說(shuō)幾點(diǎn)：
a)關(guān)于庫存變動(dòng)：商品入倉后，因各種原因會(huì )導致庫存變動(dòng)，倉庫要忠實(shí)且及時(shí)的把這種變動(dòng)記錄下來(lái)，并通過(guò)系統接口同步給店鋪ERP系統及電商平臺的商家后臺。主要有以下幾種場(chǎng)景：
正次品轉換：入倉的時(shí)候是正品的可發(fā)貨庫存，實(shí)際揀貨的時(shí)候發(fā)現是次品，不可發(fā)貨。這種情況下倉庫需要扣減一個(gè)正品庫存，增加一個(gè)次品庫存。
倉庫丟貨：倉庫盤(pán)點(diǎn)發(fā)現貨物短少，需要扣減庫存。
倉庫多發(fā)貨、少發(fā)貨、發(fā)錯貨：倉庫發(fā)錯貨，需要對庫存進(jìn)行調整。
倉庫盤(pán)點(diǎn)錯誤：上次盤(pán)點(diǎn)錯誤，在本次盤(pán)點(diǎn)中糾正，需要對庫存進(jìn)行調整。
錯碼調整：入倉時(shí)未發(fā)現編碼錯誤，在庫內管理或者發(fā)貨環(huán)節進(jìn)行調整。
退件入倉或者截單成功：前臺訂單取消已經(jīng)發(fā)貨的訂單，倉庫需要截單，如果快遞截單成功或者被買(mǎi)家拒收退回倉庫，倉庫需要對庫存進(jìn)行調整。
上述庫存調整場(chǎng)景，有些是需要商家承擔責任的，比如正次品轉換，有些是需要倉庫承擔責任的，比如丟貨、發(fā)錯貨。不管是誰(shuí)的責任，倉庫都要忠實(shí)記錄，及時(shí)反饋，時(shí)刻保持前后臺庫存數據一致。
b)關(guān)于倉內盤(pán)點(diǎn)：作為倉內的日常作業(yè)行為，每個(gè)倉庫都會(huì )有各種盤(pán)點(diǎn)規則，如月度的、季度的大盤(pán)點(diǎn)、循環(huán)盤(pán)點(diǎn)、動(dòng)碰盤(pán)點(diǎn)等等。但我們在實(shí)踐中發(fā)現，倉內的盤(pán)點(diǎn)規則未必就是適合電商行業(yè)應用的。為此我們經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的摸索，探索出以下幾個(gè)盤(pán)點(diǎn)原則：
月初庫存低于20個(gè)的商品全量盤(pán)點(diǎn)：庫存低于20個(gè)的時(shí)候，我們認為就有超賣(mài)的風(fēng)險。請倉庫在月初對低于20個(gè)的SKU進(jìn)行全盤(pán)，盤(pán)點(diǎn)結果反饋給商家ERP系統和店鋪后臺。如果有差異的話(huà)，店鋪后臺自動(dòng)更新上架數量。
當天庫存低于20個(gè)的商品當天盤(pán)點(diǎn)：同上，確保當天低于20個(gè)的商品不產(chǎn)生超賣(mài)。
庫存有差異實(shí)時(shí)盤(pán)點(diǎn)：利用系統功能，每天自動(dòng)比對店鋪上架數量、ERP庫存數量和倉庫庫存數量，對有差異的數據自動(dòng)生成盤(pán)點(diǎn)請求，請倉庫納入到自己的盤(pán)點(diǎn)計劃中去，并把盤(pán)點(diǎn)結果同步給ERP和商家的店鋪后臺。
活動(dòng)后盤(pán)點(diǎn)：電商企業(yè)和傳統企業(yè)不同的一點(diǎn)，如果有大流量灌入或者預計的大型促銷(xiāo)活動(dòng)，會(huì )在短時(shí)間內產(chǎn)生大量訂單。這些訂單一般集中于有限的幾個(gè)或者幾十個(gè)SKU。當活動(dòng)過(guò)后，需要倉庫倉庫對這些SKU進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，以保證庫存的準確。
退倉前盤(pán)點(diǎn)：為了確保退倉時(shí)的數量是準確的，有必要在退倉前對庫存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，以便按照正確的數量退倉。
2)發(fā)貨：確保發(fā)貨過(guò)程中不錯發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)。倉內一般都有非常規范的流程，在幾個(gè)關(guān)鍵節點(diǎn)把控好就好了：
揀貨環(huán)節：確保揀貨SKU和數量和訂單一致。
包裝環(huán)節：包裝臺最好兩道符合環(huán)節，一道系統（把槍掃描），一道人工。
交付快遞環(huán)節：特別關(guān)注退款訂單和訂單內容有修改的訂單。
3.結果準
所謂結果準，指的是在退倉和結算的時(shí)候，能夠有非常清晰的進(jìn)銷(xiāo)存數據，即使有庫存差異，也能找到具體的原因，能夠對責任方進(jìn)行追責，確保商家和倉庫、供應商在退倉和結算環(huán)節沒(méi)有糾紛。
剛剛接手倉庫時(shí)，一直為出庫環(huán)節頭疼：商家說(shuō)倉庫丟貨了，倉庫說(shuō)是商家入倉的時(shí)候少裝了。商家說(shuō)你不給我賠我就不退倉，倉庫說(shuō)你不退倉我就收你滯倉費！商家說(shuō)我就不給！一筆糊涂賬，讓人好生頭疼！
經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的磨合，我們總結出來(lái)退倉5大原則：
退倉前商品下架原則：退倉前商家要將商品從店鋪下架，以免退倉單生成后店鋪還有訂單流入，對倉庫的退倉工作造成干擾。這個(gè)最好通過(guò)系統實(shí)現，人工干預會(huì )有遺漏的可能。
退倉前盤(pán)點(diǎn)原則：退倉前倉庫必須對要退倉的商品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)結果及時(shí)通報給商家，并在系統中進(jìn)行同步更新。這樣做兩個(gè)好處：一個(gè)是商家可以盡快確認是否對退倉數量有疑問(wèn)，另外一個(gè)是系統中同步更新后，可以按照盤(pán)點(diǎn)的結果生成準確的退倉單。
庫存差異數據當場(chǎng)追償原則：如果庫存有差異，當場(chǎng)追責。追責的依據就是倉庫WMS和店鋪ERP兩邊的進(jìn)銷(xiāo)存數據。所有的庫存變動(dòng)必須基于單據，入庫單、發(fā)貨訂單、庫內調整單、退倉單。這樣在庫存產(chǎn)生差異時(shí)，能夠直接找到對應的單據：是倉庫沒(méi)上傳發(fā)貨數據還是倉內庫存丟失一目了然。所有的單據尤其是庫存調整單必須有明確的調整原因。這樣在退倉和結算時(shí)可以立即確認誰(shuí)來(lái)承擔責任。
追責和退倉兩條線(xiàn)原則：有了上面的盤(pán)點(diǎn)原則和追償原則，商家和倉庫不能再以任何借口不退倉，追責和退倉兩條線(xiàn)分開(kāi)走。這樣不會(huì )因對退倉數量有爭議而延遲退倉，也就解決了上文中提到的各種糾紛。
月臺交接原則：這個(gè)主要是為了避免雙方對已經(jīng)交接的退倉數量有爭議。實(shí)際操作過(guò)程中，以月臺交接為界，雙方對退倉數據進(jìn)行簽字確認，事后不得反悔。該原則在具體執行的時(shí)候，有些商家是采用第三方物流送貨和退倉，第三方物流對交接數據可能不太負責。這點(diǎn)還有待商榷。
4.系統功能
上述文字主要總結了庫存管理過(guò)程中商家、倉庫、供應商具體操作層面的內容。除了這些，系統功能要能夠跟得上去。所在公司的系統和倉庫經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的努力，通過(guò)以下功能確保庫存管理的準確。
1)ERP系統要有完善的鋪貨功能：很多大商家都是多平臺、多店鋪、多渠道銷(xiāo)售。不同的渠道對上架數量的邏輯也不同。比如淘寶支持拍下減庫存和付款減庫存。為了不產(chǎn)生超賣(mài)，ERP系統需要由完善的鋪貨系統，能夠實(shí)現多渠道共享庫存和按渠道鎖定庫存。
2)庫存調整實(shí)時(shí)同步：倉內庫存調整時(shí)，能實(shí)時(shí)同步給店鋪ERP系統，從而觸發(fā)電商后臺的上架數量進(jìn)行調整。這個(gè)調整都是有具體的調整原因的，以便在后續對相關(guān)方追責。
3)每日定時(shí)生成庫存比對報告：店鋪ERP系統和倉庫WMS系統每日凌晨2點(diǎn)在庫存作業(yè)停止時(shí)進(jìn)行自動(dòng)的庫存比對，把兩邊的庫存比對差異生成報告，提交給雙方。倉庫會(huì )根據差異報告主動(dòng)查找差異原因，確認需要調整庫存的，就對庫存進(jìn)行調整，然后同步給前臺。
4)進(jìn)銷(xiāo)存功能：這個(gè)是幾乎所有的ERP和WMS都有的功能，但怎樣能更方便的讓倉庫和商家發(fā)現庫存差異的原因，是需要負責系統的產(chǎn)品經(jīng)理們努力的。的公司把該功能做成工具，讓商家和倉庫在很多場(chǎng)景下能夠快速調用該功能，快速定位庫存差異原因。
5)庫存盤(pán)點(diǎn)打通：這點(diǎn)在前面已經(jīng)有所涉及，倉庫的盤(pán)點(diǎn)規則和商家所希望的盤(pán)點(diǎn)規則是不一樣的，通過(guò)庫存盤(pán)點(diǎn)打通，ERP自動(dòng)把商家希望盤(pán)點(diǎn)的SKU發(fā)送給WMS，WMS在盤(pán)點(diǎn)后反饋數據給ERP。
6)0庫存同步機制：盡管上面做了那么多運營(yíng)和系統上的工作，為了絕對避免超賣(mài)，我們還需要個(gè)“保險”。這個(gè)“保險”就是0庫存同步：當庫存可揀貨數量為0時(shí)，實(shí)時(shí)同步給ERP，ERP強制觸發(fā)商家店鋪后臺下架。
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