商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作
商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作
摘要：商務(wù)英語(yǔ)信函是國際貿易的重要通訊手段。它具有自身獨特的語(yǔ)言特點(diǎn)、寫(xiě)作方法和技巧。本文通過(guò)敘述商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作特點(diǎn)，總結了商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作方法和技巧。
關(guān)鍵詞：商務(wù)英語(yǔ)信函;寫(xiě)作特點(diǎn);寫(xiě)作方法和技巧
一、引言
隨著(zhù)全球經(jīng)濟的發(fā)展及我國對外貿易的不斷擴大，我國的經(jīng)濟飛速發(fā)展。同時(shí)我國與世界各國的國際商務(wù)關(guān)系也進(jìn)一步發(fā)展深化，商務(wù)英語(yǔ)在國際經(jīng)濟貿易活動(dòng)中的作用也日益突出。從雙方之間建立業(yè)務(wù)關(guān)系到一項交易成功，這期間的大量書(shū)面磋商工作都是通過(guò)商務(wù)英語(yǔ)信函來(lái)實(shí)現的，是買(mǎi)賣(mài)雙方進(jìn)行磋商的重要手段和途徑。因此,如何最大限度地發(fā)揮商務(wù)英語(yǔ)信函的重要作用成了商業(yè)活動(dòng)中的重要組成部分。作為英語(yǔ)的一種特殊語(yǔ)體,商務(wù)英語(yǔ)信函具有其自身獨特的語(yǔ)言特點(diǎn)。本文通過(guò)敘述商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作特點(diǎn),為商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作提供一些方法和技巧。
二、商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作特點(diǎn)
1、用詞專(zhuān)業(yè)化
在國際商務(wù)活動(dòng)中，從詢(xún)盤(pán)、發(fā)盤(pán)、還盤(pán)到接受，都離不開(kāi)商務(wù)英語(yǔ)信函。它關(guān)系著(zhù)買(mǎi)賣(mài)雙方之間的貿易合同是否成立。因此，它需要用專(zhuān)業(yè)的詞匯、句子、固定短語(yǔ)來(lái)書(shū)寫(xiě)。尤其是涉及達到國際貿易術(shù)語(yǔ)、國際商務(wù)組織、支付方式、信用證的催證、審證和改證以及國際貨物的包裝、運輸、保險和索賠等的專(zhuān)有詞匯的表達。
2、內容簡(jiǎn)明化
在進(jìn)行信函寫(xiě)作時(shí)，應開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，沒(méi)有必要寫(xiě)太多繁瑣的客套話(huà)，這樣可能使對方認為你阿諛?lè )畛�。選擇一些雖短但意義確切的詞語(yǔ)，可以給人留下良好的印象，并可省去對方逐字推敲詞義的麻煩和時(shí)間。例如，用“though”代替“despite the fact that”，用“if”代替“in the event that”，用“expedite”代替“speed up”等。商務(wù)英語(yǔ)信函的篇幅應以一張紙為限，“短”為宜，一個(gè)段落最好不超過(guò)10行，使句子表達更精煉，信函表意更明確，內容更簡(jiǎn)明。
3、語(yǔ)言規范化
隨著(zhù)我國對外貿易的日益頻繁，商務(wù)英語(yǔ)信函的語(yǔ)言使用已越來(lái)越規范化。但目前在一些商務(wù)資料、往來(lái)信函中仍存在許多不規范的英語(yǔ)在被公式般地使用，如“at an early date”、“enclosed please find”“、reason is because”等等。有一個(gè)行之有效的方法可以解決這個(gè)問(wèn)題，即向英語(yǔ)國家的客戶(hù)學(xué)習，研究對方發(fā)來(lái)的商務(wù)英語(yǔ)信函，琢磨其用詞造句，逐步改進(jìn)自己的不足之處。除以上應注意的問(wèn)題之外，還應稍加注意商務(wù)英語(yǔ)信函的語(yǔ)氣。因為寫(xiě)信的語(yǔ)氣表明了寫(xiě)信的態(tài)度。禮貌及時(shí)地回復對方的來(lái)信，會(huì )讓對方產(chǎn)生友善的反應，能營(yíng)造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，能夠使雙方在一個(gè)共同利益上達成共識，從而有助于我們在競爭中占據一席之地。反之，命令、生硬、蠻橫的語(yǔ)氣會(huì )使信函達不到預期的目的。
三、商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作方法和技巧
1、用語(yǔ)應正式、規范，用詞嚴謹、準確
商務(wù)英語(yǔ)信函是一種公文性質(zhì)的信函，其內容涉及商務(wù)活動(dòng)的多個(gè)方面，目的.在于建立業(yè)務(wù)關(guān)系并達成交易，因此商務(wù)英語(yǔ)信函首先要注意語(yǔ)言的正式、規范。商務(wù)英語(yǔ)信函大量使用書(shū)面語(yǔ)和專(zhuān)業(yè)詞匯。常使用書(shū)面語(yǔ)，如：with regard(關(guān)于)，deliver(傳送)，purchase(購買(mǎi)), request(要求)等。常使用專(zhuān)業(yè)詞匯，如：credit(信用證)，honor(承兌)，claim(索賠)，draft(匯票)等。 2、語(yǔ)言應清楚明確，不產(chǎn)生任何歧義和模糊
在經(jīng)貿易往來(lái)中，交易雙方處于不同的國家和地區，由于語(yǔ)言文化和歷史背景的差異，交流的對象不同，極易產(chǎn)生誤解，而根據國際貿易慣例和法規，交易雙方往來(lái)的信函是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要力求準確無(wú)誤。書(shū)寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)信函，在詞匯選擇上，要更加靈活、更加專(zhuān)業(yè)。如：“關(guān)稅”用tariff而不是tax，“開(kāi)始”用initiate而不是start，“熟悉”用acquaint而不是be familiar with等。
3、內容應簡(jiǎn)潔明了，但又不失禮節
商務(wù)英語(yǔ)信函應簡(jiǎn)潔明了，避免使用過(guò)多的累贊語(yǔ)，但是簡(jiǎn)潔不是簡(jiǎn)短，要把信函所涉及的內容說(shuō)清楚。在簡(jiǎn)潔和禮貌相沖突時(shí)，要選擇禮貌，而不是一味地簡(jiǎn)潔。人們在長(cháng)期使用商務(wù)英語(yǔ)信函時(shí)，逐步形成了許多約定俗成的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，恰當地把這些術(shù)語(yǔ)應用在商務(wù)英語(yǔ)信函的書(shū)寫(xiě)中，不但能使信函內容簡(jiǎn)潔明了，又給對方留下良好的印象，有利于促進(jìn)友誼，最終促成交易。在簡(jiǎn)潔方面，常用一些縮略語(yǔ)。
例如：
�、俪Ｒ�(jiàn)的價(jià)格術(shù)語(yǔ)：FOB(Free On Board 離岸價(jià));FCA(Free Carrier 貨交承運人);
�、诔Ｒ�(jiàn)的貨幣單位：RMB(Ren Min Bi 人民幣)，U.S.D.(U.S. Dollar 美元); ③常見(jiàn)的支付方式：D/A(Document Against Acceptance 承兌交單)，D/A(Document Against Payment 付款交單);
�、芷渌Ｒ�(jiàn)的縮略語(yǔ)：AGM(Annual General Meeting 年度股東大會(huì ))，AOB(Any Other Business 任何其他事項)，ASAP(as soon as possible 盡快)，B/L(Bill of Lading 提單)，CEO(Chief Executive Officer 首席執行官)。 諸如此類(lèi)的例子還有很多，這里就不一一列舉了。
4、在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中用語(yǔ)應委婉、禮貌
商務(wù)英語(yǔ)信函是貿易雙方間的文字交談，禮貌可以帶來(lái)友誼，可以達成交易，可以帶來(lái)利潤，它能營(yíng)造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，使對方樂(lè )意與我們合作，愿意與我們達成協(xié)議，從而有助于我們在競爭中占據一席之地。在商務(wù)英語(yǔ)信函中的用語(yǔ)上，應體現出自己的文雅、婉轉、盡量少直接說(shuō)“不”字，盡管有時(shí)候會(huì )遭到對方的拒絕，但一定要注意語(yǔ)氣委婉，做到中性用詞，盡量做到既表達了自己的意愿，又不傷害對方的顏面，不破壞長(cháng)期友好的貿易伙伴關(guān)系。 例如：
We shall be grateful ( thankful/obliged ) if you would… 如能„„將不勝感激。
We are appreciated your early reply. 如能早復，不勝感激。
Your letter expressing the hope of entering into business connection with us has been received with thanks. 你方表達愿與我方建立業(yè)務(wù)關(guān)系的來(lái)函收悉，謝謝。
委婉的表達方式給對方一種被尊敬的感覺(jué)，有利于交易的達成，即使達不成交易也不會(huì )失去雙方的良好形象，為以后的交易打下堅實(shí)的基礎。
“禮貌”除了體現在商務(wù)英語(yǔ)信函的用詞恰當得體上，還體現在回復信函的及時(shí)性，以及在商務(wù)英語(yǔ)信函的書(shū)寫(xiě)中要處處從對方的角度去考慮問(wèn)題上。
四、結語(yǔ)
商務(wù)英語(yǔ)信函是國際商務(wù)活動(dòng)中的一種重要交流方式。我們在寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)信函時(shí)，一定要牢記把握商務(wù)英語(yǔ)信函的特點(diǎn)，遵循商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作原則，使用寫(xiě)作方法和技巧，這樣才能更好地寫(xiě)出一手漂亮的信函，從而達到雙方交流的目的，促進(jìn)交易的達成。
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