商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作技巧
導語(yǔ)：商務(wù)英語(yǔ)的實(shí)用性很強，外商在這方面不能隨意，要有著(zhù)嚴格的規范。下面是商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作技巧，歡迎參考。
1、外貿工作中商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作技巧
商務(wù)信函寫(xiě)作能力直接影響到買(mǎi)家對公司的評估,給客戶(hù)的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著(zhù)公司的形象,顯示公司的水平和實(shí)力。同時(shí),也可以用這種方式來(lái)評估和了解買(mǎi)家。商務(wù)信函寫(xiě)作決定了是否以專(zhuān)業(yè)的方式跟買(mǎi)家進(jìn)行有效的溝通,在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據著(zhù)舉足輕重的地位。因此，商務(wù)信函的寫(xiě)作技巧是國際商務(wù)人員必須掌握的一門(mén)重要功課。
一封商務(wù)信函通常由信頭(Letterhead)、信函編號(Reference Number)、日期(Date)、信內地址(Inside Address)、請某人注意行(Attention)、稱(chēng)呼(Salutation )、主題(Subject)、正文(Body of theletter)、結尾敬辭(Complimentary Close)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(Carbon Copy Notation)和附言(Postscript)組成。其中信頭、日期、信內地址、稱(chēng)呼、正文、結尾敬辭和簽名是不可缺少的組成部分，其他部分可根據公司習慣和信函具體內容有所增減。因此要符合上述交流的要求,并且樹(shù)立起專(zhuān)業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意如下一些問(wèn)題。
1.1 讀者
了解讀者是成功的關(guān)鍵。無(wú)論任何交流(無(wú)論是文書(shū)的還是口頭的交流)的首要原則便是了解聽(tīng)眾,一切都圍繞著(zhù)這一原則進(jìn)行。
1.2 遣詞
簡(jiǎn)單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來(lái)就會(huì )更快。在生意場(chǎng)上的人,無(wú)論是老板還是打工族都沒(méi)有時(shí)間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡(jiǎn)單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話(huà)仍有用武之地。行話(huà)是在特定的團體或行業(yè)內使用的專(zhuān)業(yè)語(yǔ)言。如果給這樣的團體寫(xiě)信,行話(huà)就能比平常的語(yǔ)言更清晰更準確地解釋某些概念,也有助于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。
1.3 造句
句首、句尾的內容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時(shí)也是這樣一個(gè)情形,他們一打開(kāi)電視,因為熟悉劇情的發(fā)展看到中間就會(huì )開(kāi)溜去看其他頻道,然后再回來(lái)看結尾。因此別把重要信息埋沒(méi)在長(cháng)句的中間位置,這樣可能會(huì )被人忽略漏看。
商務(wù)應用文句子的平均長(cháng)度為15～18個(gè)單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長(cháng)度。如果超過(guò)18個(gè)單詞,讀者看到這種句子要么會(huì )跳過(guò)中間的細節,要么就會(huì )錯誤地理解句意，因此長(cháng)句應切成兩到三個(gè)短句為宜。
最佳的商務(wù)信函應該由長(cháng)短不同的句子組成。太多長(cháng)句會(huì )使人不知所措,太多短句則讀起來(lái)像是小兒絮語(yǔ),長(cháng)短句交錯的文章對讀者最具吸引力。
標點(diǎn)超過(guò)四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復雜而需要那么多的標點(diǎn)的話(huà),讀者是很難讀懂的。把這樣的長(cháng)句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達觀(guān)點(diǎn)。表達三個(gè)乃至更多觀(guān)點(diǎn)時(shí)使用列表是最好的辦法,標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點(diǎn),而且也留有空白的間隔。
1.4 分段
信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長(cháng)度不應超過(guò)三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過(guò)長(cháng),就可能使讀者不愿意花時(shí)間繼續看下去。結尾段落也應該簡(jiǎn)短扼要,明白說(shuō)明讀者應該采取怎樣的行動(dòng)。意思表達得越清楚越準確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過(guò)8行長(cháng)。今天的讀者已經(jīng)不習慣長(cháng)篇大論,他們會(huì )撇開(kāi)中間的段落只看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長(cháng)度控制在8行以?xún)仁亲詈玫摹?/p>
電子郵件中的起始和結尾應該只有2～3行長(cháng),主題部分段落長(cháng)度不應該超過(guò)5行。凡事為讀者著(zhù)想起見(jiàn),盡可能縮短段落。
1.5 外觀(guān)
外觀(guān)是非常重要的。大多數人并不關(guān)心文檔的外觀(guān)。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀(guān)如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開(kāi)閱讀。如果其書(shū)寫(xiě)潦草難懂,那對方可能就會(huì )忽略其內容或推遲到以后再閱讀。
選擇合適的字體和字號。字體應以適宜閱讀為標準�，F在有了word軟件,人們有機會(huì )使用多種大量不同的字體,但是如果同時(shí)使用多種字體,寫(xiě)出的東西就會(huì )獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。
絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫(xiě)字母、粗體字或斜體字來(lái)寫(xiě)。有些人以為這樣可以突出個(gè)人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫(xiě)字母、粗體字或斜體字來(lái)寫(xiě)。但是這些字體很難閱讀,如果不加節制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——對某些單詞或習語(yǔ)起到強調作用。只在其強調作用時(shí)用大寫(xiě)字母、粗體字或斜體字。
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