商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作技巧
是在商務(wù)交往中，規范的商務(wù)用語(yǔ)往往能給他們留下嚴謹、成熟的印象，為其成功打下堅實(shí)的基礎。談到規范，就要從最基礎的商務(wù)信件說(shuō)起，這是從事國際貿易人士經(jīng)常要處理的。下面簡(jiǎn)單闡述了商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作及其翻譯技巧。
1 外貿工作中商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作技巧
商務(wù)信函寫(xiě)作能力直接影響到買(mǎi)家對公司的評估，給客戶(hù)的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著(zhù)公司的形象，顯示公司的水平和實(shí)力。同時(shí)，也可以用這種方式來(lái)評估和了解買(mǎi)家。商務(wù)信函寫(xiě)作決定了是否以專(zhuān)業(yè)的方式跟買(mǎi)家進(jìn)行有效的溝通，在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據著(zhù)舉足輕重的地位。因此，商務(wù)信函的寫(xiě)作技巧是國際商務(wù)人員必須掌握的一門(mén)重要功課。
一封商務(wù)信函通常由信頭(Letterhead)、信函編號(Reference Number)、日期(Date)、信內地址(Inside Address)、請某人注意行(Attention)、稱(chēng)呼(Salutation )、主題(Subject)、正文(Body of theletter)、結尾敬辭(Complimentary Close)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(Carbon Copy Notation)和附言(Postscript)組成。其中信頭、日期、信內地址、稱(chēng)呼、正文、結尾敬辭和簽名是不可缺少的組成部分，其他部分可根據公司習慣和信函具體內容有所增減。因此要符合上述交流的要求，并且樹(shù)立起專(zhuān)業(yè)，以顧客為本和思維清晰的形象，要注意如下一些問(wèn)題。
1.1 讀者
了解讀者是成功的關(guān)鍵。無(wú)論任何交流(無(wú)論是文書(shū)的還是口頭的交流)的首要原則便是了解聽(tīng)眾，一切都圍繞著(zhù)這一原則進(jìn)行。
1.2 遣詞
簡(jiǎn)單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結果顯示，如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平，那他們理解起來(lái)就會(huì )更快。在生意場(chǎng)上的人，無(wú)論是老板還是打工族都沒(méi)有時(shí)間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思，盡量挑選短小精悍的簡(jiǎn)單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話(huà)仍有用武之地。行話(huà)是在特定的團體或行業(yè)內使用的專(zhuān)業(yè)語(yǔ)言。如果給這樣的團體寫(xiě)信，行話(huà)就能比平常的語(yǔ)言更清晰更準確地解釋某些概念，也有助于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。
1.3 造句
句首、句尾的內容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時(shí)也是這樣一個(gè)情形，他們一打開(kāi)電視，因為熟悉劇情的發(fā)展看到中間就會(huì )開(kāi)溜去看其他頻道，然后再回來(lái)看結尾。因此別把重要信息埋沒(méi)在長(cháng)句的中間位置，這樣可能會(huì )被人忽略漏看。
商務(wù)應用文句子的平均長(cháng)度為15～18個(gè)單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長(cháng)度。如果超過(guò)18個(gè)單詞，讀者看到這種句子要么會(huì )跳過(guò)中間的細節，要么就會(huì )錯誤地理解句意，因此長(cháng)句應切成兩到三個(gè)短句為宜。
最佳的商務(wù)信函應該由長(cháng)短不同的句子組成。太多長(cháng)句會(huì )使人不知所措，太多短句則讀起來(lái)像是小兒絮語(yǔ)，長(cháng)短句交錯的文章對讀者最具吸引力。
標點(diǎn)超過(guò)四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復雜而需要那么多的標點(diǎn)的話(huà)，讀者是很難讀懂的。把這樣的長(cháng)句斷成兩句或更多的短句，這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達觀(guān)點(diǎn)。表達三個(gè)乃至更多觀(guān)點(diǎn)時(shí)使用列表是最好的辦法，標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點(diǎn)，而且也留有空白的間隔。
1.4 分段
信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長(cháng)度不應超過(guò)三到四行。從心理學(xué)的角度上看，如果段落過(guò)長(cháng)，就可能使讀者不愿意花時(shí)間繼續看下去。結尾段落也應該簡(jiǎn)短扼要，明白說(shuō)明讀者應該采取怎樣的行動(dòng)。意思表達得越清楚越準確，越有可能得到想要的效果，位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過(guò)8行長(cháng)。今天的讀者已經(jīng)不習慣長(cháng)篇大論，他們會(huì )撇開(kāi)中間的段落只看第一和最后一句。因此，為了保證讀者不漏掉重要的信息，將段落長(cháng)
度控制在8行以?xún)仁亲詈玫摹?/p>
電子郵件中的起始和結尾應該只有2～3行長(cháng)，主題部分段落長(cháng)度不應該超過(guò)5行。凡事為讀者著(zhù)想起見(jiàn)，盡可能縮短段落。
1.5 外觀(guān)
外觀(guān)是非常重要的。大多數人并不關(guān)心文檔的外觀(guān)。然而一封信函，電子郵件或報告的外觀(guān)如何，在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開(kāi)閱讀。如果其書(shū)寫(xiě)潦草難懂，那對方可能就會(huì )忽略其內容或推遲到以后再閱讀。
選擇合適的字體和字號。字體應以適宜閱讀為標準�，F在有了word軟件，人們有機會(huì )使用多種大量不同的字體，但是如果同時(shí)使用多種字體，寫(xiě)出的東西就會(huì )獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇，太小太大都不利于讀者的閱讀。
絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫(xiě)字母、粗體字或斜體字來(lái)寫(xiě)。有些人以為這樣可以突出個(gè)人的風(fēng)格或趣味，于是大部分甚至整篇文檔都用大寫(xiě)字母、粗體字或斜體字來(lái)寫(xiě)。但是這些字體很難閱讀，如果不加節制的濫用，反倒使它們喪失了正常的功用——對某些單詞或習語(yǔ)起到強調作用。只在其強調作用時(shí)用大寫(xiě)字母、粗體字或斜體字。
2 外貿工作中商務(wù)英語(yǔ)信函的翻譯技巧
本文以一個(gè)簡(jiǎn)單的商業(yè)回復信函為例來(lái)介紹一些商務(wù)英語(yǔ)信函的翻譯技巧�；睾瘍热荩阂皇俏曳将@悉貴公司的名稱(chēng)和地址。二是愿與貴公司建立商業(yè)合作關(guān)系。三是本公司經(jīng)營(yíng)五金產(chǎn)品多年，聲名卓越，擁有可靠的銷(xiāo)售渠道 。四是為使貴公司對我公司有更好了解，先寄去我公司宣傳冊一本 。五是盼早日回復。
商務(wù)英語(yǔ)信函格式，跟普通英語(yǔ)不同，以啟始用語(yǔ)為例。
2.1 建立貿易關(guān)系
(1)我們愿與貴公司建立商務(wù)關(guān)系。
(2)我們希望與您建立業(yè)務(wù)往來(lái)。
(3)我公司經(jīng)營(yíng)電子產(chǎn)品的進(jìn)出口業(yè)務(wù)，希望與貴方建立商務(wù)關(guān)系。
例句：
(1)We are willing to eatablish trade relations with your company.
(2) We hope to establish business relations with you.
(3) Our company handles electronic product import and export business form， hoping to entering into business relations with you.
2.2 自我推薦
本公司經(jīng)營(yíng)這項業(yè)務(wù)已多年，并享有很高的國際信譽(yù)。
例句：
Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.
2.3 推銷(xiāo)產(chǎn)品
(1)我們新研制的……已推出上市，特此奉告。
(2)我們盼望能成為貴公司的……供應商。
(3)我們的新產(chǎn)品剛剛推出上市，相信您樂(lè )于知道。
(4)相信您對本公司新出品的……會(huì )感興趣。
例句：
(1)We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed….
(2)We are pleased to get in touch with you for the supply of….
(3)You will be interested to hear that we have just marketed our new product.
(4)You will be interested in our new product…….
2.4 索取資料
(1)我們對貴方的新產(chǎn)品……甚感興趣，希望能寄來(lái)貴公司的產(chǎn)品目錄及價(jià)目表。
(2)我們從紐約時(shí)報上看到貴公司的廣告，但愿能收到產(chǎn)品的價(jià)目表及詳細資料。
(3)獲知貴公司有……已上市，希望能賜寄完整的詳細資料。
(4)如蒙賜寄貴公司新產(chǎn)品的詳細資料，我們將深表感激。
(5)如蒙賜寄有關(guān)……的樣品和價(jià)目表，我們將甚為感激。
例句：
(1)We are interested in your newproduct…and shall be pleased to have a catalog and price list.
(2)We have seen your advertisement in The New York Times and should be glad to have your price lists and details of your terms.
(3) Hear that you have listed……，hoping to receive the full details.
(4) we will be grateful if you send your new product details.
(5)We should be obliged if you would send us patterns (or samples)and price lists of your….
2.5 寄發(fā)資料
(1)欣寄我方目錄，提供我方各類(lèi)產(chǎn)品的詳細情況。
(2)欣然奉上我方產(chǎn)品樣品，在貴方展廳展出。
例句：
(1)We have pleasures in sending you our catalogue， which gives full information about our various products.
(2)We should be pleased to offer the samples to give a demonstration at your premise.
2.6 附寄資料
(1)隨函附上本公司新出品的……樣品，請查收。
(2)隨函附上購貨合同第××號兩份，希查收，諒無(wú)誤。請會(huì )簽并
退我方一份備案。
(3)我們很高興地附上詢(xún)價(jià)單第××號，請貴方報離岸價(jià)格。
(4)我們確認向貴方購買(mǎi)……隨函附上訂單確認書(shū)供參照。
例句：
(1)You will find enclosed with this letter a sample of new….
(2)Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.…，which we trust will be found in order.Kindly sign and returnone copy for our file.
(3)We are very pleased to attach the Inquiry No.，please offerFOB prices.
(4)We confirm having purchased... ... from you ， enclosing the confirmation order for your reference.
3 結語(yǔ)
商務(wù)英語(yǔ)的翻譯不同于一般的文學(xué)翻譯。對這類(lèi)特殊用途的英語(yǔ)的翻譯通常采用以讀者為中心的歸化策略，對原文的形式、內容、語(yǔ)言等方面進(jìn)行過(guò)濾。了解了這些特點(diǎn)，將有助于商務(wù)英語(yǔ)的翻譯。
【商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作技巧】相關(guān)文章：
商務(wù)英語(yǔ)中銷(xiāo)售信函的寫(xiě)作技巧08-12
備考經(jīng)驗：BEC商務(wù)英語(yǔ)初級信函寫(xiě)作技巧10-25
商務(wù)英語(yǔ)信函07-12
商務(wù)英語(yǔ)信函模板10-24
英文商務(wù)信函寫(xiě)作技巧09-22
商務(wù)英語(yǔ)信函范文下篇07-21
商務(wù)英語(yǔ)信函范文上篇09-29
商務(wù)英語(yǔ)信函的7C原則06-16