商務(wù)英語(yǔ)信函格式
1、信頭 The heading
信頭就是指書(shū)信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。
通常情況下，公司都會(huì )專(zhuān)門(mén)印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話(huà)，傳真等。當我們撰寫(xiě)傳統信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。
2、編號(寫(xiě)信人的名字縮寫(xiě))和日期 The sender name and the date
這部分內容是為了方便今后查詢(xún)信件用的。
3、封內地址 The inside address
這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫(xiě)在信箋的左上方。收信人名稱(chēng)地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫(xiě)出。另外，如果不是完全公事化的書(shū)信往來(lái)，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來(lái)，由于稱(chēng)呼這一欄的內容已經(jīng)說(shuō)明了收信人的身份，所以可以不必填寫(xiě)封內地址。
4、事由 The subject heading
事由也就是我們通常說(shuō)的主題，可以直接寫(xiě)明信件的`重點(diǎn)，讓人不必讀完全信才了解到信的內容。所以事由要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要。
5、稱(chēng)呼 The salutation
指對收信人的一種稱(chēng)呼。
較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱(chēng)呼后面的標點(diǎn)，一般使用逗號。稱(chēng)呼里的第一個(gè)字母要大寫(xiě)。
6、開(kāi)頭語(yǔ) The open sentences
開(kāi)頭語(yǔ)沒(méi)有統一的格式，但習慣上先用客套的語(yǔ)句把收到對方來(lái)信的日期，主題及簡(jiǎn)單內容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開(kāi)頭語(yǔ)作必要的自我介紹，并表明目的要求。開(kāi)頭語(yǔ)一般與正文分開(kāi)，自成一節，要求簡(jiǎn)單明了。
7、正文 The body of the letter
信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫(xiě)的好或壞。我們會(huì )在后面繼續討論寫(xiě)作商務(wù)信函的一些技巧、規則。
8、結尾語(yǔ) The complimentary close
結尾語(yǔ)一般用來(lái)總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來(lái)信來(lái)函定貨”，“答復詢(xún)問(wèn)”等，另外也附加一些略帶客套的語(yǔ)氣。正文結束后，另起一段寫(xiě)結尾語(yǔ)。
9、結束語(yǔ) The complimentary close
結束語(yǔ)是結束信函時(shí)的一種客套，應該與前面的稱(chēng)呼相呼應。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結束語(yǔ)寫(xiě)在結尾語(yǔ)下隔一行，只有第一個(gè)字母大寫(xiě)，后面加逗號。
10、簽名 The signatrue
寫(xiě)在結束語(yǔ)的下面，簽上寫(xiě)信人的名字。如果是傳統的信件，寫(xiě)信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話(huà)，說(shuō)明該信件并非本人親自過(guò)目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫(xiě)上發(fā)信人的職位。
11、附件 Enclosure
如果信中有附件，應在左下角注明Encl. 或Enc.。
例如：
Encls: 2 Invoices
Enc.: 1 B/Lading
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