學(xué)校檔案信息化建設探討
學(xué)校檔案網(wǎng)站上可以開(kāi)辟讀者留言、信箱、問(wèn)答、互動(dòng)等專(zhuān)欄，公開(kāi)檔案管理平臺的E-mail，以便隨時(shí)接收到廣大師生的反饋信息。
摘要：
眼下在這個(gè)數字化的時(shí)代，信息化管理已成必然趨勢，學(xué)校檔案建設亦是如此。隨著(zhù)信息化檔案管理的推進(jìn)，暴露出的問(wèn)題也越來(lái)越多。針對這些問(wèn)題，我們應如何分析和處理，又該拿出怎樣的改進(jìn)措施，保證檔案建設步入正軌，成為擺在學(xué)校面前的一大挑戰，這也正是筆者將要探討和研究的內容。
關(guān)鍵詞：
學(xué)校檔案;信息化建設;問(wèn)題與措施
在學(xué)校發(fā)展建設的過(guò)程中，檔案管理工作不可或缺。在這個(gè)數字化的時(shí)代，學(xué)校各項管理信息化已成必然趨勢，學(xué)校檔案建設亦是如此。如果學(xué)校檔案管理仍固守陳規，止步不前，采用傳統管理手段，勢必無(wú)法跟上學(xué)校建設步伐，更會(huì )阻礙學(xué)校的長(cháng)遠發(fā)展。全面實(shí)現信息化檔案建設，利用計算機軟件提高檔案管理效率與水平，在當今形勢下，已然成為學(xué)校的不二選擇。
一、學(xué)校檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題
(一)重視不夠，投入不足，信息化建設較緩。學(xué)校的管理層對學(xué)校檔案管理工作的重要性認識不足，重視不夠，片面地認為學(xué)校作為教書(shū)、育人的場(chǎng)所，只要做好教書(shū)育人和相應的科研工作就足夠了，從而忽視了學(xué)校的檔案管理工作，沒(méi)有意識到檔案管理對于總結學(xué)校的教育經(jīng)驗，積累和探索學(xué)校的教育方法，維護學(xué)校的教師和學(xué)生的合法權益和人力資源檔案等方面的重要作用，對檔案管理建設投入不足，導致檔案管理信息化建設遲緩。
(二)教職工檔案管理意識差，主動(dòng)上交檔案的積極性不夠。學(xué)校對檔案管理的宣傳不到位，導致教職員工對檔案認識不夠，認為檔案管理無(wú)足輕重，對這項工作沒(méi)有從思想上予以重視。另外，對學(xué)校檔案管理信息化建設認識程度不深，沒(méi)有明確信息化建設對學(xué)校檔案管理工作重要影響，出于對安全性和知識產(chǎn)權的保護，不愿把已形成的教學(xué)資料主動(dòng)上交。也是阻礙學(xué)校檔案信息化建設的因素。
(三)數據庫系統不完善。部分學(xué)校的檔案管理雖然已開(kāi)始采取信息化手段，也擁有自行研發(fā)的應用軟件，但是軟件大多只能實(shí)現編輯目錄、輸入人員基本資料等幾個(gè)簡(jiǎn)單功能，至于統計數據、分析資料方面則無(wú)法利用計算機操作。檔案數據庫系統的建設尚有欠缺，檔案提取、查詢(xún)等功能還沒(méi)有實(shí)現信息化，仍需要人工管理。
(四)沒(méi)有建立網(wǎng)上服務(wù)平臺。以往在檔案服務(wù)方面，學(xué)校通常采取的是人工操作，不僅服務(wù)效率跟不上檔案使用者的需求，而且容易出現差錯，導致檔案服務(wù)質(zhì)量下降。傳統人工方式的檔案服務(wù)已然無(wú)法適應快節奏的信息時(shí)代，使用者對檔案的更新速度、內容信息必然會(huì )提出更高的要求，學(xué)校的檔案服務(wù)如果依然采用人工操作手段，無(wú)法跟上學(xué)校信息化建設步伐，必將拖學(xué)校發(fā)展和建設的后腿。
二、實(shí)施信息化檔案管理的有效措施
(一)樹(shù)立檔案管理意識，推進(jìn)信息化建設。增強檔案意識是做好學(xué)校檔案工作的前提，要強化學(xué)校檔案管理，不能僅僅要求檔案管理專(zhuān)員加強服務(wù)，而應當從全員入手，要求學(xué)校的各個(gè)崗位、各個(gè)部門(mén)都通力配合，樹(shù)立全員檔案意識，協(xié)助檔案管理專(zhuān)員做好檔案管理工作。負責檔案管理的工作人員應從思想上認識到信息化建設的價(jià)值，特別是對學(xué)校的整體建設及長(cháng)遠發(fā)展所產(chǎn)生的影響，成立檔案管理部門(mén)并委派專(zhuān)人管理，學(xué)校應適當予以資金支持，購買(mǎi)信息化檔案建設所需的硬件設備，將檔案管理工作提到與教育教學(xué)同樣的高度上予以重視，將其納入到學(xué)校重大事件的規劃建設中，并專(zhuān)門(mén)制定出針對檔案管理的規章制度，為全面落實(shí)信息化檔案管理做好萬(wàn)全準備。
(二)完善安全制度，提高安全防護措施。為確保檔案資料不外泄，提高檔案管理的安全性，學(xué)校應實(shí)行信息化檔案分級制，即根據教師、學(xué)生以及各部門(mén)的具體職責來(lái)設計與之相符的應用級別，只有達到該級別的人員與部門(mén)，才能提取該級別下的檔案資料，而且檔案的級別不同，所采取的數據管理方式以及管理制度也應有所區別。如此這般，才能很好地保護學(xué)校檔案以及在校人員的個(gè)人信息，才能彌補網(wǎng)絡(luò )信息化保密性不足的漏洞。
(三)加強人才建設，提升檔案管理人員素質(zhì)。學(xué)校是人才培養基地，當今社會(huì )需要的是高質(zhì)量綜合性人才。因此，學(xué)校除了做好基礎教育工作之外，還應積極開(kāi)發(fā)、研究先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，比如成立符合學(xué)校實(shí)際情況和人事檔案數據庫，把各種教育教學(xué)資源、科研成果、專(zhuān)利、實(shí)踐活動(dòng)、培訓講座等全部納入數據庫中，便于師生更有針對性地查閱信息資料。當然，這也給檔案管理工作人員提出更高的要求，有必要的話(huà)，學(xué)校應聘用計算機領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人才，建設一支責任心強、熱愛(ài)教育工作、基礎知識扎實(shí)的檔案管理隊伍，定期組織培訓，學(xué)習相關(guān)知識技能，保證檔案信息化建設的順利實(shí)施。
(四)加快建設網(wǎng)絡(luò )服務(wù)平臺，提高檔案利用率。網(wǎng)絡(luò )服務(wù)平臺必須站在檔案使用者的角度考慮，能夠提供通暢的交流環(huán)境，便于使用者及時(shí)反饋信息與建議。網(wǎng)絡(luò )平臺的傳播結構具有交互性與分散性特點(diǎn)，信息反饋通道更加便捷，能夠為使用者提供豐富的服務(wù)咨詢(xún)。學(xué)校檔案網(wǎng)站上可以開(kāi)辟讀者留言、信箱、問(wèn)答、互動(dòng)等專(zhuān)欄，公開(kāi)檔案管理平臺的E-mail，以便隨時(shí)接收到廣大師生的反饋信息。另外，還可以在網(wǎng)上成立“聊天室”，讓檔案使用者能夠實(shí)時(shí)地交流、共享資料信息，檔案管理員也可在“聊天室”里與大家實(shí)時(shí)互動(dòng)，第一時(shí)間內了解檔案使用者的需求與想法，避免了“閉門(mén)造車(chē)”的尷尬境況，從而不斷完善檔案管理，為師生們提供豐富、高效、高品質(zhì)的檔案服務(wù)。
三、結束語(yǔ)
無(wú)論是專(zhuān)業(yè)知識還是科技手段，學(xué)校只有走在時(shí)代的最前沿，才能向學(xué)生傳播先進(jìn)的思想和理念，而檔案管理的全面信息化，正是緊跟時(shí)代浪潮的體現，不僅給廣大師生提供了方便，同時(shí)又提高了檔案管理的安全性與保密性，繼而讓檔案管理工作更好地為學(xué)校建設服務(wù)，為學(xué)校整體教育水平的提升創(chuàng )造了有利條件。
參考文獻：
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