加快高職院校檔案信息化建設的設想

        加快高職院校檔案信息化建設的進(jìn)程，是一個(gè)復雜而艱巨的系統工程。要做好這項工作，不僅需要各級領(lǐng)導、各個(gè)部門(mén)在資金、人力等方面的大力支持與配合，而且更需要高職院校檔案部門(mén)、檔案工作人員的不懈努力和不斷創(chuàng )新。
        一、更新觀(guān)念，實(shí)現管理方式的現代化
        作為高職院校的檔案管理者，應站在學(xué)校改革與發(fā)展的高度，從更深層次上思考信息化給檔案管理帶來(lái)的機遇和挑戰。不斷解放思想，更新觀(guān)念，積極尋求檔案工作與學(xué)校中心工作的結合點(diǎn)，在較高層面上籌劃本校檔案信息化建設方略。傳統紙質(zhì)檔案的管理方式是手工操作的，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)迅速發(fā)展的新形式，跟上現代化的步伐。所以檔案工作者必須更新長(cháng)期以來(lái)形成的管理理念和方式。過(guò)去人們注重的檔案實(shí)體只作為保管單位進(jìn)行簡(jiǎn)易組合，以便于保管、保護和統計，而檔案信息才是檢索、傳輸的主要對象。只有脫離實(shí)體才便于作深層次加工、貯存，才能實(shí)現計算機檢索和在網(wǎng)上傳輸。這是整個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)鏈條上最基礎的一環(huán)，這一環(huán)節上認識的更新、方式的改革，對從整體上實(shí)現檔案管理現代化至關(guān)重要。
        二、制定檔案工作業(yè)務(wù)標準
        檔案工作標準化是實(shí)施高職院校檔案信息化建設的前提和基礎，必須從一開(kāi)始就堅持統一規劃、統一標準和規范的原則，制定一套切實(shí)可行的符合本校實(shí)際的管理辦法與制度，這是檔案信息化建設高質(zhì)量的基礎保障。
        檔案基礎工作標準化、規范化，首先是歸檔材料完整、準確。只有將完整的檔案資料作為基礎數據輸入計算機，在軟件的支持下，計算機對輸入數據進(jìn)行整理加工，才能使檔案得到充分利用。其次是著(zhù)錄標準要準確，實(shí)現自動(dòng)化標引，避免因為人的因素差異而造成標引著(zhù)錄標準前后不一致的問(wèn)題，使每一項數據項都能準確地、唯一地表現被反映的事物。第三，要建立一個(gè)通用性強，大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準，從而保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、教育系統網(wǎng)、檔案系統網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行，為實(shí)現檔案信息資源共享創(chuàng )造條件。
        在檔案工作標準化問(wèn)題上，要切實(shí)加強對國家級和山東�。ㄋ鶎偈。┑母黝�(lèi)標準規范的貫徹落實(shí)，尤其是山東省的各類(lèi)技術(shù)標準和規范，以保證校檔案信息化與省檔案信息化建設在同一個(gè)平臺上發(fā)展，最大范圍地實(shí)現檔案信息共享。要以國家檔案局頒布的《全國檔案信息化建設實(shí)施綱要》、《電子文件歸檔與管理規范》、《文件級目錄數據庫結構與交換格式》、《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》等技術(shù)標準和規范以及山東省頒布的相關(guān)技術(shù)標準和規范為依據，結合本校實(shí)際，制定出一系列完善的電子檔案工作的標準與規范。 
同時(shí)，必須制定相應的管理制度，做到事事有依據、人人有責任。與技術(shù)標準和規范相互配合，形成規范化的管理體系，保障校檔案信息化建設安全、有序地開(kāi)展，確保在信息化建設過(guò)程中始終有章可循、有法可依。       三、加快檔案隊伍建設
        高職院�，F有的檔案隊伍大多知識結構單一，計算機等新興技術(shù)力量薄弱，知識技術(shù)更新緩慢，高學(xué)歷、復合型人才嚴重不足，顯然己愈來(lái)愈不能適應技術(shù)含量、責任風(fēng)險等不斷增大的檔案工作。當務(wù)之急是要為專(zhuān)職檔案工作者的知識更新、業(yè)務(wù)水平的提高創(chuàng )造條件。如舉辦業(yè)務(wù)學(xué)習、業(yè)務(wù)培訓、跨地區交流、專(zhuān)題講座、學(xué)術(shù)研究、實(shí)際操作、參觀(guān)學(xué)習等形式，加強檔案人員在計算機、信息、網(wǎng)絡(luò )等知識和技術(shù)方面的培訓，注重電子檔案接收、保管等方法和技術(shù)的學(xué)習。與此同時(shí)，還要對不同專(zhuān)業(yè)、年齡、職稱(chēng)的檔案工作者進(jìn)行優(yōu)化組合，盡量將各大院校檔案專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生充實(shí)到檔案隊伍中，吸引計算機、電子等應用型和復合型的人才到本行業(yè)中來(lái)。
        四、利用校園網(wǎng)，實(shí)現高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò )化
        高職院校檔案軟件管理系統，要接入校園網(wǎng)才有生命力。隨著(zhù)各高校辦公自動(dòng)化的不斷深入，檔案室單獨的檔案管理軟件己不能適應辦公自動(dòng)化的要求。必須接入學(xué)校的校園網(wǎng)，利用先進(jìn)的數據庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)實(shí)現校內信息的共享和傳輸的數字化。實(shí)現電子文件的歸檔、查詢(xún)，從而實(shí)現和國家主管機關(guān)、各院校之間的的信息交流。這已成為高校實(shí)現現代化管理的必然趨勢。
        五、加大信息系統的綜合開(kāi)發(fā)和利用
        高職院校檔案部門(mén)應該利用多種途徑和形式主動(dòng)提供檔案利用和服務(wù)，包括接待查閱、檔案外借、制發(fā)檔案復印本、制發(fā)檔案證明、開(kāi)展咨詢(xún)服務(wù)、檔案室藏介紹、舉辦檔案展覽、建立檔案目錄中心等。通過(guò)這些工作，既可擴大檔案利用范圍，提高檔案的利用率，也可引起人們對檔案重要性的認識，實(shí)現由傳統提供個(gè)體服務(wù)向提供群體服務(wù)的方向發(fā)展，由半封閉無(wú)條理的資料庫向現代化、信息化發(fā)展。從而贏(yíng)得領(lǐng)導部門(mén)和有關(guān)方面對檔案信息化建設的支持。
        六、加強教學(xué)檔案建設，突出高職院校室藏特色
        在網(wǎng)絡(luò )不斷完善的今天，建設特色室藏，提供特色服務(wù)，是高職院校檔案室賴(lài)以生存、得以持續發(fā)展的基礎。高職院校的專(zhuān)業(yè)設置有別于普通高校的特點(diǎn)，既有高職特色又有行業(yè)特色，專(zhuān)業(yè)性很強，應加快建立本校重點(diǎn)學(xué)科、龍頭專(zhuān)業(yè)的特色數據庫檔案。同時(shí)高職院校培養的學(xué)生是高技能應用型人才，其檔案內容要特別注重收集體現其實(shí)際動(dòng)手能方面的材料，如各種技能證書(shū)、技術(shù)等級證書(shū)等，只有這樣才能使高職院校檔案室具有高職特色。 

【加快高職院校檔案信息化建設的設想】相關(guān)文章：

高職院校檔案信息化建設09-21

試論加快我國高職院校師資管理信息化建設的思考07-16

高職院校教務(wù)檔案信息化管理探索10-18

高職院校檔案與校園文化建設09-09

高職院校信息化建設存在問(wèn)題及措施論文08-15

高職院校學(xué)風(fēng)建設09-24

高職院校數字化檔案室建設芻議08-22

高職院校信息化現狀分析06-28

高職院校課程建設的研究與實(shí)踐09-25