高職院校數字化檔案室建設芻議

        隨著(zhù)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在檔案管理中的應用日趨廣泛，高職院校檔案工作面臨前所未有的挑戰和發(fā)展機遇。檔案信息化是高職院校檔案管理的必然趨勢。目前，我校檔案室正利用計算機輔助檔案管理、建立各種數據庫、與兄弟學(xué)校計算機網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)、登陸因特網(wǎng)等方式，逐步向數字化檔案室轉化，以達到檔案資源共享的目的。
        現結合我校的實(shí)際，就加強學(xué)校數字化檔案室建設的內容談幾點(diǎn)認識。
        一、建立學(xué)校檔案室主頁(yè)
        隨著(zhù)計算機互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)不斷增多，學(xué)校檔案室應該建立檔案室主頁(yè)和自己的服務(wù)器，可以遠距離、快速度、高質(zhì)量地傳遞聲像、圖文和數據，發(fā)布檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò )為用戶(hù)查閱游覽教育檔案信息并為其服務(wù)。檔案室主頁(yè)設計可突出學(xué)校特色，包括學(xué)校簡(jiǎn)介、高級專(zhuān)業(yè)人才簡(jiǎn)介、檔案室全宗介紹、檔案室信息服務(wù)內容、檔案檢索工具使用方法、檔案管理工作制度、用戶(hù)信箱，還可以向用戶(hù)介紹檔案室編研性信息及網(wǎng)絡(luò )文章（在國家級、省部級期刊發(fā)表的學(xué)術(shù)論文）等。主頁(yè)設計要生動(dòng)形象，有美感，可連接到校園網(wǎng)，盡可能增加搜索引擎，供廣大師生、領(lǐng)導與管理人員查閱，為教學(xué)、科研、黨政管理工作服務(wù)，以便于利用者在網(wǎng)頁(yè)上獲得有價(jià)值的信息。
        二、建立學(xué)生成績(jì)檔案數據庫
        隨著(zhù)對外開(kāi)放的逐步擴大，檔案工作的服務(wù)質(zhì)量必須提高�？砂磳W(xué)科、專(zhuān)業(yè)設置門(mén)類(lèi)將所學(xué)課程科目輸入計算機，然后將英文名稱(chēng)列其后與中文對應建庫。利用者在查詢(xún)時(shí)只需將學(xué)時(shí)、分數重新輸入，便可打印出所需份數，即可達到既方便使用又保護檔案原件的目的。這項服務(wù)是學(xué)校檔案利用工作的重點(diǎn)、熱點(diǎn)，也是目前接待利用人次、查閱檔案卷次最多的一項服務(wù)。
例如，我們學(xué)校建立了學(xué)生成績(jì)檔案數據庫，為出國人員（如美國、加拿大、澳大利亞、新加坡等）提供中英文對照成績(jì)單，包括專(zhuān)科及中專(zhuān)學(xué)生，使利用者在檔案室就能把公證材料辦理齊全完整，服務(wù)一步到位。在學(xué)生擇業(yè)時(shí)都要到檔案室索取成績(jì)證明，檔案室提供的原始憑證方便、快捷、高效，很受用戶(hù)歡迎。
        三、建立學(xué)生檔案數據庫
        要將每屆畢業(yè)生的姓名、性別、出生年月、民族、是否黨團員、入學(xué)時(shí)間、來(lái)源、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、畢業(yè)時(shí)間全部輸入計算機建庫�？蛇M(jìn)入學(xué)校信息網(wǎng)公開(kāi)查詢(xún)，以便跟蹤畢業(yè)生信息和學(xué)生質(zhì)量培養，為教學(xué)評價(jià)、專(zhuān)業(yè)評估提供依據；也可成為校史參考資料，為研究專(zhuān)科教育奠定豐富的材料基礎。我校建立了畢業(yè)生自然情況數據庫，并連接到校園網(wǎng)，用戶(hù)可以隨時(shí)查閱。
        四、建立科研成果數據庫
        科研項目科學(xué)管理，是學(xué)科科學(xué)技術(shù)研究工作中的重要組成部分，是維護學(xué)校經(jīng)濟利益和保護知識產(chǎn)權的一項重要內容。建立科研成果數據庫，可使科研成果檔案信息得到推廣，可從應用市場(chǎng)中尋求科研成果的落腳點(diǎn)，進(jìn)而以學(xué)校的人才和科技優(yōu)勢為依托，促進(jìn)科技成果的轉化。建立科研成果檔案數據庫，可將科研項目組織鑒定單位、鑒定時(shí)間、主要完成人、成果水平、獲獎情況、技術(shù)內容簡(jiǎn)介、使用范圍及經(jīng)濟效益與社會(huì )效益分析輸入計算機，連接校園網(wǎng)，開(kāi)辟科技成果轉化的新天地。這不僅為學(xué)�？蒲谐晒�的獎勵提供了依據，而且對經(jīng)濟發(fā)展和醫學(xué)科技創(chuàng )新日益顯示出重要作用。
        五、建立教師科技檔案數據庫
        要建立教師科技檔案數據庫，將教師的生平傳略、社會(huì )任職、主要業(yè)績(jì)及貢獻、教學(xué)科研獲獎項目情況、發(fā)表的著(zhù)作、論文、人才培養等情況輸入計算機。教師檔案庫的建立對于教學(xué)、科研等方面有重要價(jià)值，我校教師科技檔案數據庫的建立對激勵教師的榮譽(yù)感、使命感與責任感起到了積極作用。它是學(xué)校的無(wú)形資產(chǎn)，可提高學(xué)校的知名度，擴大學(xué)校的影響，弘揚主旋律。

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