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試論大學(xué)中文醫學(xué)圖書(shū)復本的控制
論文摘要：圖書(shū)復本控制是轉型時(shí)期亟待解決的問(wèn)題，如何科學(xué)合理的達到既控制復本，又較好適應讀者的借閱需求，對于圖書(shū)館節約辦館。提高效益有重要意義。一個(gè)效率高的圖書(shū)館能夠達到節約資金與優(yōu)質(zhì)服務(wù)的結合。因此，立足于提高管理效率，研究大學(xué)圖書(shū)復本的控制。
論文關(guān)鍵詞：大學(xué)圖書(shū)館 中文醫學(xué)圖書(shū) 復本控制
控制(contro1)被看作一種過(guò)程，管理者通過(guò)它去規范個(gè)人和團體的活動(dòng)，使其和組織的目標與標準一致的。圖書(shū)復本控制是轉型時(shí)期圖書(shū)館亟待解決的問(wèn)題，如何科學(xué)合理的達到既控制復本，又較好適應讀者的借閱需求，對于圖書(shū)館節約辦館，提高效益有重要意義。
1、大學(xué)中文醫學(xué)圖書(shū)復本過(guò)�；厩闆r
大學(xué)中文醫學(xué)圖書(shū)復本過(guò)剩的基本表現為：藏書(shū)復本量分配不均，復本在某些區域過(guò)度集中，但利用率不高。特殊醫學(xué)領(lǐng)域，例如法醫學(xué)、軍事醫學(xué)，版本過(guò)于陳舊，是讀者意見(jiàn)的焦點(diǎn)。圖書(shū)館對院(系)課程設置變化信息、讀者需求變化信息不敏感，影響文獻配置工作的正確決策。以及文獻采訪(fǎng)中對復本數的主觀(guān)臆斷，圖書(shū)館開(kāi)放度不夠，為社區服務(wù)工作薄弱，文獻時(shí)效性強，很短時(shí)間內被讀者淘汰，這些都是可能的原因�？梢钥闯�，靠增加文獻復本保障信息提供，會(huì )潛藏著(zhù)資源浪費的極大風(fēng)險。醫學(xué)教材及配套用書(shū)的讀者利用率最高，但醫學(xué)紙質(zhì)文獻的增長(cháng)速度是極快的，醫學(xué)教材及配套用書(shū)版本更新接近一年一次，增加了復本被淘汰的幾率。
設置圖書(shū)復本是為了防止圖書(shū)供不應求狀況的出現，增加館藏信息資源的復本，必然會(huì )減少館藏文獻的品種。另外，影響圖書(shū)復本的因素是多元的，不確定的，每種書(shū)的復本需求都在發(fā)生著(zhù)動(dòng)態(tài)的變化，制定書(shū)刊復本標準以及各類(lèi)藏書(shū)的流通借閱率，都只關(guān)系到具體部門(mén)的操作，對于圖書(shū)復本控制的研究顯然不具有普遍意義。復本控制的理想狀態(tài)是沒(méi)有復本，即”0復本”。西方發(fā)達國家和香港等發(fā)達地區大學(xué)圖書(shū)館在沒(méi)有圖書(shū)復本的情況下，圖書(shū)利用率一般都要超過(guò)100%，實(shí)現低投入，高效益(和效益)產(chǎn)出口。我國普通大學(xué)圖書(shū)館暫時(shí)還做不到零復本，但是一個(gè)管理效率高的圖書(shū)館能夠達到節約資金與優(yōu)質(zhì)服務(wù)的結合，從而擺脫圖書(shū)復本控制的被動(dòng)狀況。因此本文立足于提高管理效率，研究醫學(xué)圖書(shū)復本控制的方法。
運用預設在圖書(shū)館管理集成系統中的催還、預約功能模塊，加大圖書(shū)館催還、預約工作的力度讀者不按期歸還圖書(shū)，是圖書(shū)館讀者服務(wù)工作中經(jīng)常遇到的問(wèn)題，圖書(shū)在一個(gè)讀者手中滯留時(shí)間過(guò)長(cháng)，降低了文獻周轉率，有些時(shí)效性強的圖書(shū)，長(cháng)時(shí)間超期不還，很快成了過(guò)期圖書(shū)，造成了資源的浪費。預約服務(wù)則是瀆者在所需圖書(shū)全部借出的情況下，向圖書(shū)館登記預約，待圖書(shū)歸還后由圖書(shū)館根據預約先后順序通知讀者借書(shū)的服務(wù)方式。
醫學(xué)圖書(shū)催還及預約工作的開(kāi)展能夠讓更多的人及時(shí)看到醫學(xué)文獻，減少復本需求。網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展及其在圖書(shū)館的應用使圖書(shū)的催還與預約簡(jiǎn)便而快捷，有了廣泛開(kāi)展兩項工作的前提。運用推送技術(shù)(Push Technology)提供信息服務(wù)，是近年來(lái)個(gè)性化信息服務(wù)中的重要形式，分為兩大類(lèi)：一類(lèi)是借助郵箱并依賴(lài)于人工參與的信息推送服務(wù);另一類(lèi)是由智能軟件完成的全自動(dòng)化的信息推送服務(wù)，多數大學(xué)圖書(shū)館運用的是第一類(lèi)。運用計算機系統中的主動(dòng)推送軟件，我們要注意幾點(diǎn)：
�、偌訌妶D書(shū)館自助服務(wù)項目的宣傳和：在高層次的白助服務(wù)，如自助借閱方面，一般大學(xué)還達不到要求，但網(wǎng)上預約、網(wǎng)上續借、聯(lián)機目錄系統(OPAC)檢索的自助服務(wù)都可以開(kāi)展。我們除了開(kāi)展文檢課，設置觸摸屏指引，張掛宣傳圖、張貼宣傳欄，進(jìn)行網(wǎng)上導航以外，圖書(shū)流通部門(mén)的工作人員在圖書(shū)借閱服務(wù)中，還可以把圖書(shū)館網(wǎng)頁(yè)打開(kāi)，給讀者作網(wǎng)上預約、網(wǎng)上續借、聯(lián)機公共目錄系統(OPAC)檢索的示范;
�、谘芯亢瓦x取適宜的圖書(shū)館和用戶(hù)交流的模式。由于電子郵箱在讀者群中普及，我們可以采用電子郵箱與預約、催還軟件的結合，把信息群發(fā)給讀者;
�、圩龊们捌谧x者信息的錄入工作，詳細錄入讀者登記信息是進(jìn)行主動(dòng)推送服務(wù)的基礎性工作;
�、茏⒅剡^(guò)程控制，提前調閱催還清單、預約圖書(shū)到館清單，及時(shí)發(fā)送催還通知郵件、預約圖書(shū)到館通知郵件，做好到館預約圖書(shū)的留存工作;
�、菰谶\用好目前的系統的同時(shí)，積極尋求更高技術(shù)含量的方法。
網(wǎng)絡(luò )下圖書(shū)的催還、預約作為我國大學(xué)圖書(shū)館流通服務(wù)工作中的一種新生事物，對于它的重要意義以及工作方法還沒(méi)有取得圖書(shū)館員的共識，很多基礎性的工作沒(méi)有開(kāi)展。向圖書(shū)催還、預約工作的理想狀態(tài)邁進(jìn)，我們只能一步一步的來(lái)，但目前我們的很多工作還達不到現階段的要求。圖書(shū)流通部門(mén)要對催還、預約以及系統中其他的新型管理和服務(wù)流程制定統一的規則，并把其制度化。
2、流通館員承擔即時(shí)參考咨詢(xún)工作
參考館員隨著(zhù)參考咨詢(xún)服務(wù)工作的發(fā)展而產(chǎn)生，距今已有120多年的。西方大學(xué)能實(shí)現零復本的高利用率，他們的做法之一就是極為重視參考咨詢(xún)工作。圖書(shū)館的學(xué)科館員都需輪流在大廳的咨詢(xún)處接待讀者，讀者怎樣利用圖書(shū)館，怎樣查找圖書(shū)。咨詢(xún)臺前往往會(huì )出現讀者排隊的現象。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò )時(shí)代以來(lái)，圖書(shū)館又十分重視在網(wǎng)上開(kāi)展虛擬參考咨詢(xún)工作，并向”一站式“信息服務(wù)發(fā)展。從單一性服務(wù)到多元化服務(wù)轉變。
流通館員在借閱工作中，要以良好的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)技能做好即時(shí)參考咨詢(xún)工作，要能夠幫助和指導讀者進(jìn)行書(shū)目查詢(xún)，并注意了解讀者意見(jiàn)，及時(shí)反饋給有關(guān)部門(mén)。另外，應抽調專(zhuān)人做好部門(mén)的網(wǎng)上虛擬參考咨詢(xún)工作，可以考慮創(chuàng )建讀者QQ群，由管理員來(lái)解答咨詢(xún)，QQ作為一款優(yōu)秀的即時(shí)通訊軟件，其功能基本都可以滿(mǎn)足網(wǎng)上參考咨詢(xún)的要求。流通館員承擔即時(shí)參考咨詢(xún)工作，能夠幫助讀者解決利用圖書(shū)館遇到的問(wèn)題，盤(pán)活館藏，使更多館藏進(jìn)人流通渠道，達到提高讀者利用圖書(shū)的效率與復本壓縮的動(dòng)態(tài)平衡。
3、推進(jìn)圖書(shū)為社區服務(wù)工作和加強宣傳
擴大圖書(shū)利用阮岡納贊五原則至今對圖書(shū)館工作仍具有指導意義，其中有”書(shū)是為了用的”(Books ale for use)。醫學(xué)事業(yè)飛速發(fā)展，信息量日益增多，知識更新頻率加快，醫務(wù)工作者對醫學(xué)信息需求與日俱增，圖書(shū)館要面向以靈活多樣的形式主動(dòng)為用戶(hù)服務(wù)。在為讀者服務(wù)工作上，要由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉變，由點(diǎn)對點(diǎn)服務(wù)向鏈式服務(wù)轉變，由局部服務(wù)向網(wǎng)絡(luò )服務(wù)轉變。醫院圖書(shū)館作為為醫務(wù)人員提供醫學(xué)信息、更新知識的主要渠道之一，自然而然地擔負起為醫院醫療、教學(xué)、科研和管理提供服務(wù)，增強醫院創(chuàng )新力的重任。
大學(xué)醫學(xué)圖書(shū)館要加強與社區聯(lián)系，擴大圖書(shū)利用面，要為各醫療機構主動(dòng)服務(wù)。例如：辦理借閱證件，提供醫學(xué)新書(shū)信息，代查代譯，項目查新，文獻傳遞等服務(wù)。為社區居民提供閱讀、休閑場(chǎng)所，幫助獲取醫療知識。在中我們也發(fā)現，一般的醫學(xué)論著(zhù)利用率偏低，限制了醫學(xué)師生知識面的拓寬，我們可以進(jìn)行開(kāi)列必讀書(shū)目，設立專(zhuān)架展示等來(lái)加大這部分圖書(shū)的宣傳。
4、建立較靈敏的信息需求反饋機制
控制復本，是為了節約文獻購買(mǎi)費用，增加圖書(shū)品種。要減少復本又不影響讀者服務(wù)，就要提高信息需求反饋機制反應的速度、準確度。圖書(shū)館要加強對院(系)資料員的業(yè)務(wù)管理，及時(shí)收集師生信息需求，形成一套工作制度。流通部門(mén)工作人員對有關(guān)讀者信息要有調查，有記錄，有專(zhuān)人及時(shí)反饋。文獻采編部門(mén)及時(shí)采集分析讀者對圖書(shū)館文獻資源建設的網(wǎng)絡(luò )、書(shū)面和口頭留言，收集之后不定期公布有關(guān)意見(jiàn)及辦理情況，促進(jìn)讀者參與圖書(shū)館工作的積極性。和很多公益性服務(wù)行業(yè)一樣，沒(méi)有服務(wù)對象的熱心關(guān)注和積極參與，就不能形成行業(yè)工作的良性循環(huán)。
5、嘗試圖書(shū)二次采購
優(yōu)質(zhì)的圖書(shū)采選，是圖書(shū)獲得較高的利用率和讀者滿(mǎn)足率的保證。圖書(shū)館學(xué)家唐斯(Robert.B.Downs)認為，對于一個(gè)圖書(shū)館，”后人對我我們工作如有所褒貶，決不是因為完備的目錄，精密的分類(lèi)方法，簡(jiǎn)便的出納制度，或是完善的參考服務(wù)，而是針對藏書(shū)一究竟從我們的手中留下些什么?或是忽略掉什么?”圖書(shū)館要極為重視文獻采購工作，精選文獻，重視藏書(shū)質(zhì)量，要統一圖書(shū)訂購和圖書(shū)分類(lèi)的標準，做好采購查重，驗收查重和編目查重工作，視具體情況區分新書(shū)和復本歸類(lèi)，避免不必要的增加復本，在減少復本的同時(shí)，使圖書(shū)的品種得到增加。
大量的不同品種的文獻內容之間存在一定程度的可替代性，必然會(huì )影響復本量需求，文獻復本量的需求必然會(huì )因文獻內容可替代程度的高低而增減，有的甚至可以降至為零。判斷文獻內容的可替代性有一定難度，我們可以先不進(jìn)行復本采購，而根據圖書(shū)投入使用后的情況，進(jìn)行二次采購。
據國外有關(guān)專(zhuān)家研究，當前科技文獻的半衰期明顯縮短，科技文獻的平均壽命低于10年，其中50%以上為5年。大學(xué)圖書(shū)館醫學(xué)圖書(shū)的收藏和利用也呈現出時(shí)效性強，一定時(shí)期內需求集中，需求量大的特點(diǎn)，醫學(xué)文獻復本的合理分配只是暫時(shí)的，隨著(zhù)時(shí)間的推移，都會(huì )出現復本量超過(guò)實(shí)際需求的情況，多余的復本造成館藏積壓、浪費、醫學(xué)課本、配套習題集等版本更新較快，在一次采購、二次采購時(shí)既要注意讀者現時(shí)需求，也要考慮未來(lái)可能面臨的淘汰，對復本量有所控制。歸根結底，先進(jìn)的管理才是醫學(xué)圖書(shū)復本控制”以不變應萬(wàn)變”的解決之道。
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