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對會(huì )計電算化實(shí)習中錯誤操作的修改指導
[論文關(guān)鍵詞] 錯誤修改 方法策略
[論文摘要]教師加強對中職生在電算化實(shí)習中錯誤操作的修改指導，對于提高實(shí)習效果和培養具有較強動(dòng)手能力的實(shí)用型會(huì )計人才具有重要作用。本文從加強系統轉換的教學(xué)指導，出錯是前提；強化輸入輸出的修改指導，科學(xué)改錯是基礎；細化常見(jiàn)錯誤的排除指導，高效糾錯是保障等方面探討了錯誤操作的修改指導問(wèn)題。
進(jìn)入會(huì )計電算化實(shí)習階段的中職生，已經(jīng)具備了相應的會(huì )計知識，但是要合理地把手工核算的方式與方法運用到電算化實(shí)習中來(lái)卻是個(gè)主要的技術(shù)和教學(xué)指導難題。最突出的問(wèn)題是，學(xué)生在實(shí)習操作中經(jīng)常出現差錯卻不知道如何科學(xué)修改。因此。教師應該加強操作修改指導。本文以用友ERPU8.50系統為例，探析解決相應的操作修改指導問(wèn)題。
(一)前提：加強系統轉換的教學(xué)指導。預防出錯
學(xué)生在實(shí)習時(shí)基本上能夠熟練操作會(huì )計電算化信息系統，但是對如何轉換系統，即會(huì )計信息系統向會(huì )計電算化信息系統的轉換卻未能掌握。因此，加強系統轉換的教學(xué)指導，預防出錯，是操作修改指導的前提。學(xué)生在碰到類(lèi)似業(yè)務(wù)時(shí)都采用把支出類(lèi)科目賬戶(hù)的減少記入其貸方，把收入類(lèi)科目的回沖記入收入類(lèi)損益科目賬戶(hù)的借方。并因此形成習慣性的損益類(lèi)賬戶(hù)結構。但在會(huì )計電算化系統中，此種操作方法極有可能導致會(huì )計報表的錯誤。如何轉換和調整呢?
1 調整操作理論上的賬務(wù)組織程序為：日常業(yè)務(wù)——編制損益表——總賬結轉損益到本年利潤、審核、記賬——所得稅計算分錄——所得稅結轉到本年利潤——利潤分配等業(yè)務(wù)分錄、審核、記賬——總賬結賬——編制資產(chǎn)負債表。
2 損益表的本月數計算公式使用“取某科目的期末余額數QM()”函數取值，例如損益表中主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的本月數C4的公式可定義為：C4-QM()——含義是提取本年度本賬套的本月份的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的期末余額數作為C4的值；財務(wù)費用的本月數C12的公式可定義為：C12=QM()——含義是提取本年度本賬套的本月份的財務(wù)費用的期末余額數作為C12的值。
總之，賬簿數據的結構影響電算化的取值公式和賬務(wù)組織程序，反之，電算化的取值公式和賬務(wù)組織程序也應依據賬簿數據的結構來(lái)靈活確定。但在以上的轉換和調整的情況下，由于所得稅的計算過(guò)程滯后于損益表的編制，因此，損益表中的“所得稅”項目依據QM()公式是無(wú)法取值的，故其公式應單獨設置。其設置方法可以采用賬戶(hù)間的數據依存關(guān)系和所得稅的計算公式來(lái)具體確定，也可以依據損益表間的數據關(guān)系來(lái)確定。
(二)基礎：強化輸入輸出的修改指導�？茖W(xué)改錯
由于數據很容易被不留痕跡的改動(dòng)，因此會(huì )計軟件一般都要提供修改權限與修改痕跡的控制功能，防止電子數據被非法篡改。比如對已經(jīng)登賬處理的會(huì )計憑證，軟件只能提供留有痕跡的更正功能：對根據機內賬簿生成的各種報表數據，軟件無(wú)修改功能等。修改和改正的適用條件是：應在本月會(huì )計報表還未上報、稅務(wù)報表還未報出之前使用，否則，就會(huì )造成企業(yè)的會(huì )計數據與對外報出的數據不符。對于在已對外報出報表后發(fā)現的錯誤，只能在下月采用紅字沖銷(xiāo)法或補充登記法進(jìn)行更正。對于憑證的錯誤，一般要分三種情況處理：第一。填寫(xiě)錯誤。數據還未輸入計算機。錄入人員不得更改，應退回憑證填制部門(mén)糾正后再進(jìn)行輸入。第二，錯誤數據已輸入計算機，但還沒(méi)有登記有關(guān)機內賬簿。如果是輸入錯誤，錄入人員可以直接修改；如果是憑證出錯，則應退回憑證，填制部門(mén)糾正后再由錄入人員進(jìn)行修改；第三錯誤數據已登記有關(guān)機內賬簿，只能通過(guò)輸入記賬憑證的方法進(jìn)行沖正或補充(即紅字沖銷(xiāo)法或補充登記法)。但不論在何種情況下，審核功能與輸入、修改功能都不允許同一個(gè)操作員使用。另外，為了保證會(huì )計賬簿的清晰性和會(huì )計經(jīng)濟業(yè)務(wù)的整體性，在電算化下。針對電算化的不同操作錯誤，還經(jīng)常采用即時(shí)修訂法和逆向操作法。
1 即時(shí)修訂法的指導。即時(shí)修訂法指在會(huì )計電算化憑證錄入過(guò)程中發(fā)現憑證錄入錯誤時(shí)所采取的一種現時(shí)改正方法。它適用于對事中錯誤的更正，對于還未保存的憑證，一般可以進(jìn)行會(huì )計分錄(會(huì )計分錄指會(huì )計憑證中的一條記錄)的刪除、會(huì )計科目的重新選擇、科目金額的重新錄入、制單人員的重新注冊、會(huì )計分錄的摘要的重新錄入、會(huì )計憑證的制單日期、憑證附件張數，直至放棄保存該錯誤憑證等操作；對于已保存但仍未審核(包括出納簽字或主管簽字)的會(huì )計憑證的修改，也可以參照上述即時(shí)修訂法對會(huì )計分錄和金額進(jìn)行修改，在認為該憑證完全錯誤并已沒(méi)有存在的必要時(shí)，還可以采用先作廢該憑證、后對已標注“作廢”標記的憑證進(jìn)行直接刪除并同時(shí)整理憑證號的操作。采用即時(shí)修訂法必須注意：對憑證的作廢與刪除必須由該憑證的填制人員進(jìn)行操作，其他人員一般不能賦予此項權限；另外，對從其他子系統中傳來(lái)的錯誤記賬憑證，除在總賬系統中進(jìn)行憑證即時(shí)修訂外，還應檢查該子系統的設置，以防止其他類(lèi)似錯誤憑證的產(chǎn)生。
2 逆向操作法的。逆向操作法不同于紅字沖銷(xiāo)法和補充登記法，它一般要從后往前逆向操作，直到該錯誤變?yōu)槭轮绣e誤，能用即時(shí)修訂法更正為止。逆向操作法不需要填制憑證，它的目的僅僅是使得憑證填制人員能夠對錯誤憑證進(jìn)行修改，并對修改后的憑證重新審核、記賬、結賬。正是由于它不需重新填制憑證，才使得業(yè)務(wù)數據能與業(yè)務(wù)流程保持一致，保證了會(huì )計的賬面清晰和條理清楚。
(1)逆向操作法的操作范圍。依據化的憑證處理流程，從制單人員填制憑證開(kāi)始，到出納簽字、主管簽字、記賬人員記賬、會(huì )計賬簿的結賬整個(gè)過(guò)程中，只有未經(jīng)出納簽字或主管簽字(非出納憑證不需出納簽字)的憑證才能采用即時(shí)修訂法，其他經(jīng)過(guò)簽字、記賬和結賬的憑證均不能直接進(jìn)行憑證的修改操作，逆向操作的操作范圍僅限于如何取消結賬、如何取消記賬、如何取消主管審核和取消出納簽字的操作。
(2)逆向操作法的操作步驟。鑒于各種會(huì )計電算化軟件的設計不同，逆向操作法中的取消結賬、恢復記賬前狀態(tài)、取消主管簽字和取消出納簽字的具體功能按鍵也有所不同，在操作業(yè)務(wù)時(shí)可參照本單位所購會(huì )計電算化軟件的說(shuō)明和操作手冊(若在操作手冊中未涉及該功能，可向服務(wù)商咨詢(xún))，本文以用友軟件為例來(lái)說(shuō)明逆向操作法的操作步驟。第一，恢復記賬前狀態(tài)的操作指導�；謴陀涃~前狀態(tài)的操作步驟為：以會(huì )計主管身份注冊總賬系統——在總賬系統中的“月末處理”功能菜單下點(diǎn)擊“試算并對賬”進(jìn)人對賬界面——選擇擬取消記賬月份，按下“ctrl+H”鍵，輸入主管口令后，即可激活恢復記賬前狀態(tài)功能——在總賬系統的二級菜單下的“憑證”菜單下可見(jiàn)“恢復記賬前狀態(tài)”功能。單擊此功能即可按要求恢復最近一次或本月初的記賬前狀態(tài)。第二，取消憑證簽字的操作指導。取消憑證簽 字包括取消主管的審核簽字和出納的簽字。取消憑證的簽字必須由原來(lái)相對應的操作人員進(jìn)行操作，操作方法同原來(lái)的審核和簽字方法，只需在原簽字界面點(diǎn)擊“取消”或“成批取消簽字”即可完成逆向操作。第三，取消結賬的操作指導。取消結賬的步驟為：以會(huì )計主管身份注冊總賬系統在總賬系統中的“月末處理”功能菜單下點(diǎn)擊“月末結賬”進(jìn)入結賬向導一選擇結賬月份，同時(shí)按下“Ctrl+Shift+F6”鍵激活“取消結賬”功能。系統導出取消結賬的“確認口令”。確認口令后，在“結賬”功能界面上直接點(diǎn)“取消”結賬并退出結賬界面，即完成了取消結賬功能。
(3)逆向操作法的注意事項。逆向操作法實(shí)際上是通過(guò)程序的反向操作對會(huì )計憑證的數據庫中的數據進(jìn)行修改，此種修改除在“操作日志”上會(huì )留下操作記錄外(該記錄也可以刪除)，在會(huì )計數據庫或賬簿上不會(huì )留下痕跡，這樣就容易給一些別有用心的人提供人為改賬的機會(huì )。因此，對于逆向操作法的操作權限應嚴格把關(guān)，責任到人，同時(shí)應做好書(shū)面登記工作或及時(shí)打印“操作日志”，做好會(huì )計數據的每天備份工作。
(三)拓展：細化常見(jiàn)錯誤的排除指導，高效糾錯
1 無(wú)可記賬憑證的錯誤糾正。憑證已審核(包括出納簽字)，操作員也有記賬權限，的確有未記賬憑證需要記賬，而且記賬會(huì )計期與憑證填制日期也符合，但記賬時(shí)卻提示“無(wú)可記賬憑證”。這是用友ERP-U8850總賬系統中一個(gè)不友好的提示信息，出現這種情況只能是上月未結賬的原因造成。解決辦法是由具有結賬權限的操作員登錄總賬系統，進(jìn)入結賬功能，先對上月進(jìn)行結賬處理，然后執行本月記賬工作。
2 當前操作員無(wú)法修改或刪除已填制的憑證的錯誤糾正。出現這種情況的原因是：①進(jìn)行過(guò)出納簽字、審核簽字和記賬的憑證，均不能被修改和刪除。②要修改和刪除的憑證是他人填制的，而在總賬業(yè)務(wù)控制參數設置中，又規定了不允許修改、作廢他人填制的憑證。解決辦法是：對于原因①，依次取消記賬、出納簽字、審核簽字等關(guān)聯(lián)性的操作。對于原因②，改由原填制憑證的當事人登錄系統，再執行修改和刪除操作；或者由該賬套的主管先在總賬業(yè)務(wù)控制參數的設置中，選擇“允許修改、作廢他人填制的憑證”選項，再由當前操作員修改和刪除憑證。
3 出納員無(wú)法查詢(xún)現金日記賬和存款日記賬的錯誤糾正。出現這種情況的原因是：①“現金”、“銀行存款”科目沒(méi)有被設置成日記賬。②在會(huì )計科目設置中。沒(méi)有將“現金”科目指定為現金總賬科目，沒(méi)有將“銀行存款”科目指定為銀行總賬科目。解決辦法是：對于原因①，應該取消與“現金”、“銀行存款”科目有關(guān)的所有操作，讓這兩個(gè)科目沒(méi)有余額。然后進(jìn)入會(huì )計科目修改界面，將其都設置成日記賬。并在會(huì )計科目設置中進(jìn)行指定科目操作，將現金科目指定為現金總賬科目，銀行存款科目指定為銀行總賬科目。對于原因②，在會(huì )計科目設置中補做指定科目的操作。完成這些工作后，即可查詢(xún)現金和銀行存款日記賬。
4 日期超前建賬日期或滯后系統日期的錯誤糾正。填制憑證時(shí)，屏幕上出現“日期不能超前建賬日期”或“日期不能滯后系統日期”的提示�！叭掌诓荒艹敖ㄙ~日期”警告的意思是，填制憑證時(shí)的業(yè)務(wù)日期跳到系統建賬以前了。沒(méi)有建賬就處理業(yè)務(wù)，顯然不符合�！叭掌诓荒軠笙到y日期”警告的意思是，填制憑證時(shí)的業(yè)務(wù)日期超過(guò)了系統日期(計算機主板上的CMOS時(shí)鐘記錄)，到將來(lái)去處理業(yè)務(wù)，也不符合邏輯，會(huì )計核算遵循原則，只能對已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，不能對未來(lái)的業(yè)務(wù)進(jìn)行核算。解決辦法是區別不同的情況。要么重新建賬，正確設定總賬啟用日期；要么在填制憑證時(shí)，正確錄入業(yè)務(wù)日期；要么退出總賬系統，更改計算機系統日期后重新登錄總賬系統。再填制憑證。
綜上所述，在中職會(huì )計電算化的教學(xué)中，教師一定要重視學(xué)生的實(shí)際操作能力的培養與訓練，在教學(xué)中對錯誤操作采取豐富多樣的修改指導方法與手段，切實(shí)把學(xué)生培養成具有較強動(dòng)手能力的實(shí)用型人才。
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