從會(huì )計電算化到ＥＲＰ系統中的財務(wù)管理

從會(huì )計電算化到ＥＲＰ系統中的財務(wù)管理

本文首先介紹了會(huì )計電算化的工作原理,指出了會(huì )計電算化的局限性;然后分析了ＥＲＰ系統財務(wù)管理的三個(gè)特點(diǎn):即時(shí)性,集成性和遠見(jiàn)性;最后比較了會(huì )計電算化和ＥＲＰ系統的財務(wù)管理之間在應用中存在的差異。

　　會(huì )計電算化;ＥＲＰ系統;財務(wù)管理

一、會(huì )計電算化及其局限性

　　會(huì )計電算化是以計算機以及數據傳輸和通訊設備作為數據處理系統的核心,完成從原始數據的搜集,以及經(jīng)由記錄、驗證、分類(lèi)、登記、計算、匯總、報告等一系列會(huì )計工作。在此過(guò)程中,會(huì )計人員只進(jìn)行一些輔助性的操作,即只需把會(huì )計數據以規定的要求輸入處理系統,計算機即可按照事先編制好的程序,自動(dòng)完成會(huì )計數據處理,并將最終結果———財務(wù)報告打印出來(lái)。會(huì )計電算化是把系統工程、電子計算機技術(shù)等科學(xué)與會(huì )計理論和方法融為一體,通過(guò)貨幣計量信息和其他有關(guān)信息的輸入、存儲、運算和輸出,以現代機器工作取代手工操作,實(shí)現會(huì )計工作方式的變革和人的解放,提供計劃和控制經(jīng)濟過(guò)程需要的會(huì )計信息。

　　會(huì )計電算化系統使得會(huì )計人員從財務(wù)賬冊中解放出來(lái),但并未從根本上提高財務(wù)信息質(zhì)量。電算化系統的信息源基本依靠手工錄入或部分的數據導入,從宏觀(guān)層面講,會(huì )計財務(wù)的作業(yè)方式,長(cháng)期以來(lái)主要體現在事后收集和反映會(huì )計數據上,僅記錄業(yè)務(wù)結果。另外,系統的信息處理一般都是對手工會(huì )計職能的自動(dòng)化,系統的結構是面向任務(wù)和職能的,這對滿(mǎn)足會(huì )計核算的要求來(lái)說(shuō)已經(jīng)足夠,但在業(yè)務(wù)流程的監控和與其他系統的集成性上還需要加以完善。會(huì )計電算化在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱,不論是時(shí)效性上,還是針對性上,都難以展現作用。當企業(yè)發(fā)生危機時(shí),它又總是首先反映在財務(wù)危機上,不是缺少現金,就是缺乏持續經(jīng)營(yíng)所需的資本。在這種情況下,產(chǎn)生于上個(gè)世紀90年代的ＥＲＰ系統成了企業(yè)的一個(gè)新選擇。

　　二、ＥＲＰ系統財務(wù)管理的特性分析

　　企業(yè)資源計劃(ＥｎｔｅｒｐｒｉｓｅＲｅｓｏｕｒｃｅｓＰｌａｎｎｉｎｇ,簡(jiǎn)稱(chēng)ＥＲＰ)的基本思想是將企業(yè)的運營(yíng)流程看作一個(gè)緊密連接的供應鏈,包括供應商、制造工廠(chǎng)、分銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò )和客戶(hù)等,其目標是充分協(xié)調企業(yè)內外部資源,確立企業(yè)全面競爭優(yōu)勢。ＥＲＰ系統是個(gè)較完整的集成化管理信息系統,包括分銷(xiāo)、制造、財務(wù)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運輸管理等子系統。ＥＲＰ系統以業(yè)務(wù)為中心來(lái)組織,根據物流、資金流、信息流的連續運動(dòng)和反饋來(lái)設計,能跨越職能領(lǐng)域的邊界,實(shí)現整個(gè)企業(yè)信息的集成。在ＥＲＰ系統中,財務(wù)子系統只是企業(yè)管理信息系統的一個(gè)有機組成部分,與其他子系統有著(zhù)密切的聯(lián)系。ＥＲＰ系統的財務(wù)管理的特點(diǎn)主要包括三個(gè)方面:

　　(一)即時(shí)性:資料管理功能實(shí)現之基礎

　　在ＥＲＰ的狀態(tài)下,資料是聯(lián)動(dòng)的而且隨時(shí)更新,每個(gè)有關(guān)人員都可以隨時(shí)掌握即時(shí)的資訊,這在過(guò)去只能依賴(lài)大量的人力與時(shí)間才能完成。一般說(shuō)來(lái),影響企業(yè)競爭力固然有許多因素,但一個(gè)很重要的因素,在于它對企業(yè)內部各種信息的把握,以及對外部市場(chǎng)的資訊、現狀變化的了解。在當今信息社會(huì )里,不僅要知己知彼,還要貴在“即時(shí)”。

　�。牛遥邢到y中資金管理對會(huì )計科目的分層使之相對于其他會(huì )計軟件確立了絕對的優(yōu)勢,即不需要任何人工分析,系統自動(dòng)實(shí)時(shí)生成《現金流量表》。財務(wù)管理系統的資金管理模塊將會(huì )計科目分為三個(gè)層次:

　　1.現金層:包含貨幣資金和短期投資等科目,它相當于《企業(yè)會(huì )計準則—現金流量表》(略作《現金流量表》)中對于現金和現金等價(jià)物的定義,即庫存現金。它是能隨時(shí)支取的銀行存款和其他貨幣資金以及三個(gè)月內到期的短期債券等期限短、流動(dòng)性強、易于轉換為已知金額現金、價(jià)值變動(dòng)風(fēng)險很小的投資。

　　2.收入支出層:包含的科目代表了企業(yè)現金流量的起源。比如產(chǎn)品銷(xiāo)售收入代表了現金流入的起源,固定資產(chǎn)、庫存商品代表了現金流出的起源。而長(cháng)期投資、應交稅金的明細科目則分別代表了現金流入和流出。所有的權益類(lèi)和損益類(lèi)科目都應包含在這一層。這一層對應于《現金流量表》中現金流量的分類(lèi)或者說(shuō)直接反映了《現金流量表》的主要內容,即經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、籌資活動(dòng)產(chǎn)生的現金流量以及匯率變動(dòng)對現金的影響額(包括明細項目)。

　　3.應收應付層:不僅包含應收賬款和應付賬款,而且還包含預收和預付賬款、其他應收和應付款、應收和應付票據等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現金流量之前以短期債權債務(wù)存在的臨時(shí)狀態(tài)。它對應《現金流量表指南》中計算各表項時(shí)的調整項。

　　(二)集成性:財務(wù)管理數據可靠性之保證

　　在ＥＲＰ系統中,財務(wù)子系統只是企業(yè)管理信息系統的一個(gè)有機組成部分,與其他子系統有著(zhù)密切的聯(lián)系,如分銷(xiāo)、制造子系統的業(yè)務(wù)數據,通過(guò)信息集成,可直接傳入財務(wù)子系統。財務(wù)集成是指在采購、銷(xiāo)售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)的處理過(guò)程中,系統自動(dòng)采集業(yè)務(wù)數據,自動(dòng)選擇總賬科目和分賬科目,自動(dòng)生成記賬憑證。ＥＲＰ系統的集成會(huì )計業(yè)務(wù)處理,包括采購集成、銷(xiāo)售集成、庫存集成及生產(chǎn)集成會(huì )計業(yè)務(wù)處理。其中,采購訂單、銷(xiāo)售訂單和生產(chǎn)訂單一般由系統自動(dòng)生成,也可以人工維護。相應的會(huì )計業(yè)務(wù)在訂單的處理過(guò)程中自動(dòng)生成記賬憑證,進(jìn)行會(huì )計處理。

　　財務(wù)子系統作為ＥＲＰ系統的一個(gè)組成部分,實(shí)現與ＥＲＰ其它子系統之間的信息集成,是財務(wù)軟件發(fā)展的必然趨勢。集成會(huì )計業(yè)務(wù)處理的特點(diǎn)主要包括:

　　1.通過(guò)采購、銷(xiāo)售、生產(chǎn)、庫存與財務(wù)集成,實(shí)時(shí)反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況,避免了數據的重復輸入和重復存儲,提高了數據的準確性和一致性,實(shí)現了物流、資金流、信息流相統一,為企業(yè)管理決策提供了及時(shí)準確的信息。

　　2.在集成環(huán)境下,對其他子系統的基礎數據和業(yè)務(wù)數據的準確性要求很高,其他子系統的數據,如ＰＢＯＭ(生產(chǎn)物料清單)、人工費率、物料數量、工時(shí)等直接影響財務(wù)子系統數據的準確性。

　　3.在集成環(huán)境下,財務(wù)集成參數對集成會(huì )計業(yè)務(wù)的處理結果起關(guān)鍵性作用,要求系統能提供靈活的財務(wù)集成參數設置功能。既要減少設置財務(wù)集成參數的工作量,又要使設置的財務(wù)集成參數能滿(mǎn)足會(huì )計核算與管理的需要。同時(shí)要確保集成總賬科目、分賬科目、集成關(guān)系準確無(wú)誤,否則會(huì )影響財務(wù)報表的可靠性。

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