事項會(huì )計理論改造會(huì )計信息系統的構想

事項會(huì )計理論改造會(huì )計信息系統的構想

摘要：會(huì )計信息系統的改造必須結合整個(gè)管理信息系統的改造，本文認為，事項會(huì )計理論的應用應該由會(huì )計信息系統拓展到整個(gè)管理信息系統。不僅會(huì )計信息系統以事項會(huì )計為設計基礎，而且整個(gè)管理信息系統也以事項會(huì )計為設計基礎。事項憑證的設計是事項會(huì )計管理信息系統設計的關(guān)鍵。

關(guān)鍵字：事項會(huì )計 事項憑證 會(huì )計信息系統 管理信息系統

信息技術(shù)引起的變革浪潮正在沖擊著(zhù)會(huì )計的海岸線(xiàn)。在20世紀70年代,它徹底地沖擊著(zhù)工業(yè)界,80年代它又蕩滌了服務(wù)業(yè),90年代會(huì )計界又接受了它的洗禮(Ｅｌｌｉｏｔｔ,1992)。本文將以信息技術(shù)發(fā)達的網(wǎng)絡(luò )時(shí)代為背景,討論現行會(huì )計信息系統的改造。

一、現行會(huì )計信息系統改造的起因

（一）現行會(huì )計信息系統構筑在以“委托責任”為目標的財務(wù)會(huì )計的基礎上，在為決策提供有用信息方面存在著(zhù)先天不足

會(huì )計學(xué)術(shù)界對財務(wù)會(huì )計目標的認識存在“受托責任觀(guān)”和“決策有用觀(guān)”兩種觀(guān)點(diǎn)。一般認為“受托責任觀(guān)”著(zhù)眼于財務(wù)會(huì )計的傳統角色,強調財務(wù)會(huì )計應反映經(jīng)營(yíng)者的履約責任;而“決策有用觀(guān)”則是著(zhù)眼于財務(wù)會(huì )計的現代角色,強調財務(wù)會(huì )計應為資本市場(chǎng)的投資者提供決策有用的信息（胡玉明，《外國經(jīng)濟與管理》，2002）。根據“受托責任觀(guān)”,財務(wù)會(huì )計的目標(通過(guò)財務(wù)報表完成)是反映受托者對受托責任的履行情況，至于財務(wù)報表信息使用者能否利用財務(wù)報表所提供的信息做出投資信貸等決策則不作考慮。因此,以“受托責任”為目標的財務(wù)會(huì )計是難于提供對決策有用的信息。主要表現在以下幾個(gè)方面：

1.企業(yè)在正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數據中有部分能以貨幣計量，有部分難以用貨幣計量。當前會(huì )計信息系統只反映貨幣性信息，那些非貨幣性信息往往被忽略，無(wú)法滿(mǎn)足會(huì )計信息使用者在決策中對非貨幣性信息的需求。

2.不同的會(huì )計信息使用者有不同的信息需求。如企業(yè)的債務(wù)人可能希望看到以收付實(shí)現制收集、處理的會(huì )計信息；稅務(wù)機構可能希望看到用計稅基礎收集、處理的會(huì )計信息。但當前會(huì )計信息系統往往只能提供一種會(huì )計信息（除非會(huì )計人員不怕辛苦開(kāi)設多套帳）。因此，會(huì )計信息系統如無(wú)法提供“會(huì )計頻道”供使用者選擇，是無(wú)法滿(mǎn)足不同“口味”使用者的需求。

3.盡管目前信息處理的手段十分先進(jìn)，但會(huì )計信息系統仍然按照手工會(huì )計的模式加工處理會(huì )計數據，提供高度濃縮的信息，而大量有用的原始信息往往被犧牲掉。這些高度濃縮的信息是無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)管理者的決策需要。

現行會(huì )計信息系統構筑在以“委托責任”為目標的財務(wù)會(huì )計的基礎上。盡管有先進(jìn)的信息技術(shù)作為支撐，但在為決策提供有用信息方面仍存在著(zhù)先天不足。根據Ｂｅａｖｅｒ的理論,會(huì )計信息僅僅是信息使用者所能獲得的諸多信息中的一種,會(huì )計信息與其他渠道的信息(如財務(wù)分析師、媒體、公司管理人員的披露等)存在著(zhù)競爭關(guān)系,這就是信息競爭理論,會(huì )計學(xué)家正在與其他信息渠道展開(kāi)競爭(Ｂｅａｖｅｒ,1973)。如果會(huì )計信息系統提供的信息無(wú)法滿(mǎn)足使用者的需求，就意味著(zhù)失去顧客。沒(méi)有顧客,會(huì )計信息系統也將失去其生存的能力。故此，美國有的會(huì )計學(xué)者對會(huì )計提出了“21世紀是否還需要會(huì )計”的質(zhì)疑(ＫｅｅｇａｎａｎｄＰｏｒｔｉｋ,1995)。因此，改造現行會(huì )計信息系統，增強其提供決策有用信息的能力是很有必要。

（二）現行會(huì )計信息系統與業(yè)務(wù)過(guò)程相分離，出現“會(huì )計信息孤島”現象

為了便于收集和處理各方面的經(jīng)濟信息，現代企業(yè)的管理信息系統按功能分為多個(gè)子系統，如會(huì )計信息系統、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)系統、采購業(yè)務(wù)系統等。這些功能各異的系統按不同的方法、標準和傾向收集及處理經(jīng)濟信息，每個(gè)系統都有自己業(yè)務(wù)數據庫。由于對經(jīng)濟信息收集、處理的方法、標準、傾向不同，各個(gè)系統的之間難以進(jìn)行信息的交換和共享，因而在企業(yè)管理信息系統內形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”�！靶畔⒐聧u”現象帶來(lái)兩個(gè)問(wèn)題：一是業(yè)務(wù)數據在不同的系統中重復收集、存儲，造成了數據冗余，增加了企業(yè)的信息管理成本，浪費了資源；二是業(yè)務(wù)數據分散存儲，影響了企業(yè)對管理信息的使用。

現行會(huì )計信息系統與業(yè)務(wù)過(guò)程相分離，其收集和處理的信息以貨幣性的財務(wù)信息為主，與其它業(yè)務(wù)系統收集的信息有較大的差異，造成業(yè)務(wù)活動(dòng)的資金信息與業(yè)務(wù)信息相脫離，出現了“會(huì )計信息孤島”現象。要消除“會(huì )計信息孤島”現象，必須將會(huì )計工作融入企業(yè)的業(yè)務(wù)工作，使會(huì )計信息系統與業(yè)務(wù)過(guò)程相融合。按目前會(huì )計信息系統的設計模式以及整個(gè)管理信息系統的設計模式，做到這一點(diǎn)是十分困難的。

二、現行會(huì )計信息系統改造的目標

要對現行會(huì )計信息系統進(jìn)行改造，首先要有明確的目標。前文所述，促使現行會(huì )計信息系統進(jìn)行改造原因是缺乏提供決策有用信息的能力和存在“會(huì )計信息孤島”的現象。因此，筆者認為改造的目標是增強會(huì )計信息系統提供決策有用信息的能力和消除“會(huì )計信息孤島”的現象。改造后的會(huì )計信息系統應具有以下特征：

1.集成業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的收集與處理

現行會(huì )計信息系統只采集了業(yè)務(wù)活動(dòng)數據的一個(gè)子集：以貨幣計量的財務(wù)信息。這些信息能滿(mǎn)足編制財務(wù)報表的需要，卻不足以滿(mǎn)足決策者管理整個(gè)企業(yè)活動(dòng)的需要。改造后的會(huì )計信息系統不僅應能提供傳統的財務(wù)信息，還應能提供其它業(yè)務(wù)信息，以支持企業(yè)日常運轉、決策、控制和預測。

2.在會(huì )計信息系統中嵌入業(yè)務(wù)處理規則

現行會(huì )計信息系統與業(yè)務(wù)過(guò)程相分離，而且只處理業(yè)務(wù)過(guò)程所發(fā)生的財務(wù)數據，這樣會(huì )導致會(huì )計人員與業(yè)務(wù)管理人員之間產(chǎn)生隔閡。業(yè)務(wù)管理人員可能會(huì )在與會(huì )計人員缺乏溝通的情況下，改變業(yè)務(wù)過(guò)程的本質(zhì)，而實(shí)踐中也確實(shí)發(fā)生過(guò)類(lèi)似情形。這樣會(huì )計工作也就變成了與業(yè)務(wù)過(guò)程相對脫節的“秘密”工作。會(huì )計人員直接關(guān)注實(shí)際業(yè)務(wù)過(guò)程 ,有助于通過(guò)事前預防來(lái)控制業(yè)務(wù)處理風(fēng)險。如果會(huì )計人員遠離實(shí)際業(yè)務(wù)過(guò)程 ,他們就只能通過(guò)事后檢查來(lái)控制風(fēng)險。這樣，會(huì )計人員實(shí)際上只是控制會(huì )計系統中的信息處理風(fēng)險，而不是實(shí)際業(yè)務(wù)處理本身的風(fēng)險。在會(huì )計信息系統中嵌入業(yè)務(wù)處理規則，有助于會(huì )計人員了解解決“業(yè)務(wù)問(wèn)題”所需要的企業(yè)的戰略、業(yè)務(wù)過(guò)程、組織結構、計量標準和信息技術(shù)的使用情況。從而避免會(huì )計人員因無(wú)法得到所需要的信息，而將自己的視野局限于“會(huì )計問(wèn)題”而不是“業(yè)務(wù)問(wèn)題”；避免業(yè)務(wù)過(guò)程管理與會(huì )計工作脫節的現象。

3.信息的實(shí)時(shí)采集、處理、存儲和傳輸

會(huì )計信息系統在處理企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，實(shí)時(shí)采集、處理、存儲和傳輸財務(wù)數據與非財務(wù)數據。這一點(diǎn)在電子商務(wù)蓬勃發(fā)展的今天顯得尤為重要。電子數據交換技術(shù)（EDI）將商業(yè)信息以標準格式在不同商務(wù)組織的計算機系統間進(jìn)行自動(dòng)化數據傳遞，將貿易的定貨、生產(chǎn)、運輸、銷(xiāo)售和結算各個(gè)環(huán)節有機地聯(lián)系起來(lái)，完成運輸、銀行、稅務(wù)等部門(mén)在內的全部業(yè)務(wù)過(guò)程的數字化、自動(dòng)化。這為會(huì )計信息系統實(shí)現信息的實(shí)時(shí)采集、處理、存儲和傳輸提供了物質(zhì)條件和技術(shù)基礎。信息的實(shí)時(shí)采集、處理、存儲和傳輸，將大幅度提高會(huì )計信息的及時(shí)性和相關(guān)性，也使會(huì )計人員能夠直接關(guān)注實(shí)際業(yè)務(wù)過(guò)程，從而有助于通過(guò)事前預防來(lái)控制業(yè)務(wù)處理風(fēng)險。事前控制是最佳的控制風(fēng)險時(shí)機，它使會(huì )計人員能夠直接控制業(yè)務(wù)處理的風(fēng)險。而事后檢查控制只能使會(huì )計人員控制信息處理的風(fēng)險，大大降低了會(huì )計人員在企業(yè)管理中的作用。

4.收集、儲存業(yè)務(wù)事件的原始數據，支持多種信息輸出要求

會(huì )計信息系統應收集、儲存業(yè)務(wù)事件的原始數據，即大部分事件數據都以原始的、未經(jīng)處理的方式存放。因此，大部分信息處理都是記錄業(yè)務(wù)事件的個(gè)體特征和屬性，而分類(lèi)、總計和余額計算處理都放在報告查詢(xún)輸出階段。這使到信息處理環(huán)境更為簡(jiǎn)單，不象傳統的會(huì )計信息系統的信息處理環(huán)境，不僅需要控制輸入，還需要控制復雜的分類(lèi)、總計和余額計算處理過(guò)程。由于直接記錄事件的屬性，使到會(huì )計人員的控制手段更為直觀(guān)，控制的關(guān)鍵只是確保業(yè)務(wù)事件記錄被及時(shí)、完整和準確地記錄在正確的文件中。

會(huì )計信息系統可以按照信息客戶(hù)的需求對原始數據處理并輸出。改造后的會(huì )計信息系統對原始數據的收集、儲存、處理和輸出的方式不同于傳統的會(huì )計信息系統的方式。傳統的會(huì )計信息系統是目標驅動(dòng)：即要求企業(yè)數據應被加工成什么形式，企業(yè)數據就以該種形式進(jìn)行收集、存貯和使用。改造后的會(huì )計信息系統以事項驅動(dòng)（event－driven），即不要求企業(yè)對會(huì )計信息進(jìn)行選擇、加工和處理，而是記錄、維護和報告企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)的事項信息，當使用者需要某項專(zhuān)用信息時(shí)，由使用者自己對其進(jìn)行處理。

三、現行會(huì )計信息系統改造的思路及其可能帶來(lái)的問(wèn)題

綜觀(guān)會(huì )計信息系統二十多年的發(fā)展歷程，我們發(fā)現：現代信息技術(shù)的發(fā)展無(wú)疑對會(huì )計信息系統產(chǎn)生深遠的影響，但它并沒(méi)有直接給我們指出會(huì )計信息系統改造的思路。而三十多年前喬治·索特教授在《論會(huì )計基本理論》一書(shū)中提出的事項會(huì )計理論卻直接給我們指出了改造現行會(huì )計信息系統的思路。

事項會(huì )計理論認為財務(wù)會(huì )計目標在于提供與各種可能的決策模型相關(guān)的經(jīng)濟事項信息 ,與決策相關(guān)的事件的信息應盡量以其原始的形式保存。會(huì )計人員的任務(wù)只是提供有關(guān)事項的信息，而讓信息使用者自己根據其決策需要加工產(chǎn)生所需要的適用的事項信息，并將其運用在決策模型中�！笆马棥保╡vent）是指對一項活動(dòng)（action）特征的可行觀(guān)察結果，一項活動(dòng)可有一個(gè)或多個(gè)計量屬性，確定活動(dòng)的屬性并加以計量是會(huì )計的任務(wù)之一。事項會(huì )計采用多種計量屬性反映事項各方面的特征，多維地揭示經(jīng)濟事項的價(jià)值和非價(jià)值方面的信息，因而事項信息具有全面性、完整性及冗余量少的特點(diǎn)。

事項會(huì )計理論給我們的啟發(fā)是會(huì )計信息系統應該提供“原汁原味”的事項信息，以滿(mǎn)足信息使用者運用決策模型進(jìn)行決策的需要。建立在事項會(huì )計基礎上的會(huì )計信息系統，將能提供不同計量屬性的事項信息，極大地滿(mǎn)足信息使用者的需要，同時(shí)，全面反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的事項信息可為其它業(yè)務(wù)系統所調用，從而有效地消除“信息孤島”現象。

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