試論電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)與治理

內容提要: 電算化會(huì )計檔案治理具有不同于人工會(huì )計的很多特點(diǎn)。最主要的是用計算機代替了人工記帳，同時(shí)還有現代化載體，軟硬件環(huán)境，系列化資料等要求。從而，導致電算化會(huì )計的檔案治理，必須進(jìn)步會(huì )計職員的思想素質(zhì)和計算機操縱技能，完善各項治理制度以及硬件設施建設�！　　∮嬎銠C在會(huì )計領(lǐng)域的普及和應用，使得企事業(yè)單位的會(huì )計核算系統越來(lái)越多地被計算機所取代，會(huì )計電算化成為會(huì )計工作的發(fā)展方向，成為促進(jìn)會(huì )計基礎工作規范化和現代化的一種重要手段。　　一、會(huì )計電算化下會(huì )計檔案治理的特點(diǎn)　　會(huì )計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替換人腦完成對會(huì )計信息的分析、猜測、決策的過(guò)程。電算化會(huì )計檔案治理有如下特點(diǎn)：　　現代化載體。根據1999年1月1日起施行的《會(huì )計檔案治理辦法》規定，采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位，不僅要電子會(huì )計數據，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案，這就使得電算化會(huì )計檔案擁有了雙重的會(huì )計檔案載體，即傳統意義上的會(huì )計檔案與包括存儲在計算機硬盤(pán)中的會(huì )計數據、以其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據等形式在內的電子會(huì )計檔案�！　≤浻布�環(huán)境。由于不具備傳統會(huì )計檔案的直觀(guān)可視性，電算化下的電子會(huì )計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響�！　∠盗谢�資料。這是由電算化操縱流程及電算化信息系統維護要求帶來(lái)的會(huì )計檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。除了要保存會(huì )計檔案的電子數據，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進(jìn)行會(huì )計核算�！　∮嬎銠C技能。電算化會(huì )計系統對職員的素質(zhì)與系統安全操縱提出了新需要。電算化會(huì )計檔案治理要求所從事職員不僅要熟悉會(huì )計核算工作的各項專(zhuān)門(mén)方法，還必須同時(shí)把握必要的計算機操縱和維護知識，才能順利實(shí)現電算化。　　二、電算化會(huì )計檔案的治理內容　　為了更有效地做好電算化會(huì )計檔案工作，我們必須根據電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì )計檔案的收集、治理與保存、利用等方面的工作�！　�1、檔案的收集。所謂電算化會(huì )計檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內（如一個(gè)會(huì )計年度），把計算機系統中的所有會(huì )計數據拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而形成脫離于原計算機系統的會(huì )計檔案。財務(wù)部分應把財務(wù)數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時(shí)間內，在最小的損失下恢復原有的會(huì )計電算化系統�！　〕�了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類(lèi)型等；計算機操縱系統、網(wǎng)絡(luò )操縱系統以及漢字操縱系統；財務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數據庫系統類(lèi)型；財務(wù)軟件的系統名稱(chēng)、版本號；財務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人以及與會(huì )計電算化軟件系統相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊�！　�2、檔案的保存。由于電算化會(huì )計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應預備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操縱員姓名，并貼上寫(xiě)保護，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災等意外情況引起整個(gè)會(huì )計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時(shí)應闊別磁場(chǎng)，留意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì )計檔案丟失，造成無(wú)法拯救的損失�！　〈送�，還應留意電算化會(huì )計檔案與對應的財務(wù)軟件版本的一致性。由于在不同版本軟件下形成的會(huì )計檔案其會(huì )計數據的結構有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì )計檔案不能被調閱或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此，會(huì )計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數據外還應保存對應版本的會(huì )計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的�！　�3、檔案的利用。即電算化會(huì )計檔案的調閱。在長(cháng)期開(kāi)展會(huì )計電算化的過(guò)程中，隨著(zhù)軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會(huì )計檔案會(huì )有下述兩種情況：①所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號一致，此時(shí)只需將您所需調閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進(jìn)行調閱即可；②所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號不一致，此時(shí)您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進(jìn)行調閱。 　　三、電算化會(huì )計檔案治理的方法　�。ㄒ唬┩晟朴布�設施建設　　提供環(huán)境清潔與溫濕度穩定適宜的專(zhuān)用會(huì )計檔案存放倉庫；配備具有高清楚度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì )計檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì )計軟件，最好是具有檔案治理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，留意進(jìn)行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò )安全，導致會(huì )計檔案泄密或被人為惡意修改�！　♂槍﹄娝慊瘯�(huì )計檔案受質(zhì)量、溫度、濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在治理時(shí)應留意如下題目：①在選用保存會(huì )計檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應特別留意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；②對存放在存貯介質(zhì)上的會(huì )計檔案應寫(xiě)好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所：③對存放往年會(huì )計檔案的介質(zhì)應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點(diǎn)；④對使用時(shí)間較長(cháng)的存貯介質(zhì)應定期進(jìn)行替換；⑤對硬盤(pán)上的會(huì )計檔案應定期備份到軟盤(pán)或光盤(pán)上�！　♂槍﹄娝慊瘯�(huì )計檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行治理時(shí)應對硬盤(pán)上的會(huì )計檔案，采取相應的安全保密措施，防止對會(huì )計檔案進(jìn)行修改�！　。ǘ�）完善各項治理制度　�。�1）建立電算化會(huì )計檔案的回檔制度：會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會(huì )計檔案保管；會(huì )計數據在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應妥善保管并保存副本，記賬憑證、總分類(lèi)賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等治理部分的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報表�！　。�2）建立電算化會(huì )計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會(huì )計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì )計檔案數據備份，備用盤(pán)與儲存盤(pán)分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類(lèi)和一定順序對數據磁盤(pán)、光盤(pán)的著(zhù)錄等電子會(huì )計檔案進(jìn)行編號，標明時(shí)間和文件內容，制作檔案治理文件卡片�！　。�3）建立嚴格的借用手續制度：查閱會(huì )計檔案，需經(jīng)財務(wù)部分負責人批準，按照檔案治理的有關(guān)規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部分會(huì )計檔案，要有單位先容信，并經(jīng)主管領(lǐng)導、財務(wù)部分負責人批準�！　。�4）建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì )計檔案應定期將會(huì )計數據備份到磁性介質(zhì)，并設立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數目、保管方式等備份細節信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，治理職員必須對這些會(huì )計電算檔案進(jìn)行定期檢查、復制，以防止會(huì )計信息損壞�！　。�5）建立電算化軟件內的會(huì )計檔案治理多用戶(hù)、分權限調用制度。對電算化會(huì )計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的職員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管職員或程序開(kāi)發(fā)職員才能使用。通過(guò)這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能�！　。ㄈ�）進(jìn)步會(huì )計職員素質(zhì)　　由于電算化會(huì )計，不僅僅是要實(shí)現傳統會(huì )計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專(zhuān)業(yè)人才，加強對電子檔案的治理，為提供更有效的會(huì )計信息打好基礎；同時(shí)電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會(huì )計部分相應增加一定數目的電腦高級人才，維護日常運作，開(kāi)發(fā)更公道、高效的軟件�！　。ㄋ模┻M(jìn)步思想重視程度　　實(shí)現會(huì )計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導應當高度熟悉對電算化會(huì )計檔案資料進(jìn)行科學(xué)化治理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立�，F今不少實(shí)現會(huì )計電算化的企業(yè)單位，對會(huì )計檔案資料的治理仍局限于手工治理階段的經(jīng)驗，因此，應當進(jìn)一步進(jìn)步電算化會(huì )計檔案治理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的治理落到實(shí)處�！　‰娝慊瘯�(huì )計檔案作為會(huì )計檔案的一部分，它與傳統形式的會(huì )計檔案相互配合、密切聯(lián)系。假如說(shuō)傳統形式的會(huì )計檔案是電算化會(huì )計檔案的基礎，那么電算化會(huì )計檔案就是電算化獨特的個(gè)性，它代表著(zhù)未來(lái)會(huì )計規范化、現代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì )計的強大功能，必須做好電算化會(huì )計檔案治理這一基礎會(huì )計工作。　　參考文獻：　　[1]張前。電算化環(huán)捷對會(huì )計檔案的影響及治理要求[J].交通財會(huì )，2001（10）。

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