賬套治理與年度賬治理功能比較

[摘 要] 賬套治理和年度賬治理是用友財務(wù)軟件系統治理中非常重要的兩個(gè)功能模塊，正確理解兩個(gè)模塊的功能，是進(jìn)一步用好用友財務(wù)軟件的條件和基礎，賬套治理和年度賬治理兩個(gè)模塊的相同點(diǎn)在于都能夠進(jìn)行信息的輸出和引進(jìn)，不同點(diǎn)體現在輸出和引進(jìn)的內容、輸出和引進(jìn)的方法，輸生產(chǎn)生的文件名稱(chēng)不同等幾個(gè)方面。提出了年度賬不當輸出的解決辦法�！　�[關(guān)鍵詞] 賬套；年度賬；比較
　　　用友財務(wù)軟件(V8．11)為了加強企業(yè)信息的安全治理，提供了賬套治理和年度賬治理兩項治理功能，這兩項功能在企業(yè)信息治理上有相同的地方，但更有很多的區別，為了便于使用者更好地理解并使用這兩項功能，以及解決工作實(shí)務(wù)中存在的題目，筆者現將二者的主要異同點(diǎn)做一比較。
　　
　　一、相同點(diǎn)
　　
　　賬套治理與年度賬治理的相同點(diǎn)在于二者都具備企業(yè)財務(wù)信息(為分析方便將其他治理信息略掉，以下同)的輸出與引進(jìn)功能。賬套治理提供了輸出與引進(jìn)子功能，見(jiàn)圖1。年度賬治理也提供了輸出與引進(jìn)子功能，見(jiàn)圖2。不論是通過(guò)賬套治理中的輸出功能還是年度賬治理中的輸出功能，企業(yè)都能夠將選定賬套的財務(wù)信息輸出到指定的路徑中，保存在硬盤(pán)、光盤(pán)等存儲介質(zhì)上，當企業(yè)需要調用輸出(即備份)信息的時(shí)候，便可以通過(guò)引進(jìn)功能將備份信息引進(jìn)(即恢復)到賬套中。
　　
　　二、不同點(diǎn)
　　
　　賬套治理和年度賬治理固然都具有將選定賬套的信息輸出和引進(jìn)的功能，但輸出和引進(jìn)內容有較大的差別，輸出和引進(jìn)的方法也不相同，筆者試總結如下。
　　(一)輸出和引進(jìn)內容不同
　　賬套輸出的內容是選定賬套的賬套信息和該賬套的財務(wù)信息。假如該賬套中只保存有一年的財務(wù)信息，則輸出內容為該賬套的賬套信息和該年度的財務(wù)信息；假如該賬套中保存有多年的財務(wù)信息，則輸出內容為該賬套的賬套信息和所有年度的財務(wù)信息。當需要將該賬套信息和財務(wù)信息恢復到系統中時(shí)，可通過(guò)賬套引進(jìn)功能將備份信息引進(jìn)到系統中。
　　年度賬輸出的內容是選定賬套的年度財務(wù)信息，輸出時(shí)只輸出該賬套的財務(wù)信息，不輸出賬套信息，而且輸出內容可以按年度進(jìn)行選擇：假如該賬套中只保存有一年的財務(wù)信息，則輸出內容為該年度的財務(wù)信息；假如該賬套中保存有多年的財務(wù)信息，則輸出內容為所選年度的財務(wù)信息。當需要將年度賬財務(wù)信息引進(jìn)到系統中時(shí)，可通過(guò)年度賬引進(jìn)功能將備份的年度賬信息引進(jìn)到系統中。
　　不論是賬套輸出還是年度賬輸出功能，都具備在輸出信息的同時(shí)進(jìn)行刪除的功能，見(jiàn)圖3、圖4，不同點(diǎn)是賬套輸出中的刪除功能刪除的是賬套信息及財務(wù)信息，而年度賬輸出中的刪除功能刪除的是年度賬的財務(wù)信息，而非賬套信息。假如用友財務(wù)軟件系統中刪除了與年度賬備份信息對應的賬套信息，則通過(guò)年度賬引進(jìn)功能是不能直接將年度賬財務(wù)信息引進(jìn)到系統中的，必須通過(guò)專(zhuān)門(mén)方法才能予以解決。而通過(guò)賬套輸出功能輸出的信息則可以直接通過(guò)賬套引進(jìn)功能引進(jìn)到系統中，不受用友財務(wù)系統中有無(wú)賬套信息的限制。
　　
　　(二)輸出和引進(jìn)方法不同
　　執行賬套輸出和引進(jìn)功能，必須以系統治理身份登陸系統，然后執行“賬套——輸出”功能，系統提示輸出哪一個(gè)賬套，選擇賬套后，單擊“確定”按鈕，系統自動(dòng)進(jìn)行備份，按捉示選擇備份路徑后即可完成輸出操縱。利用賬套引進(jìn)功能進(jìn)行賬套信息引進(jìn)時(shí)，執行“賬套一引進(jìn)”功能，選擇要引進(jìn)的備份信息即可引進(jìn)，見(jiàn)圖3。
　　執行年度賬輸出和引進(jìn)功能，必須以賬套主管身份登陸系統，然后執行“年度賬一輸出”功能，系統提示“選擇年度”而非選擇賬套，選定年度后系統自動(dòng)進(jìn)行年度賬的輸出工作，按提示選擇備份路徑后即可完成年度賬的輸出操縱。進(jìn)行年度賬信息引進(jìn)時(shí)，執行“年度賬一引進(jìn)”功能，選擇要引進(jìn)的年度備份信息即可引進(jìn)，見(jiàn)圖4。
　　(三)輸出文件的名稱(chēng)不同
　　第一次執行賬套輸出功能，系統會(huì )在輸出位置產(chǎn)生3 個(gè)備份文件，Ufdata．md，UfErplnf．md，Uferpact．lst，第二次執行賬套輸出功能，假如還將輸出信息保存在第一次輸出信息的保存位置上，則系統會(huì )增加一個(gè)新的文件： Uferpact．001，同時(shí)將Ufdata．nd和UfErphf．md內容更新。假如執行第三次、第四次賬套輸出，則產(chǎn)生的文件會(huì )在原基礎上增加Uferpact．002、Uferpact．003……擴展名的編號越大，則表示輸出信息的時(shí)間間隔現在越近。企業(yè)執行賬套引進(jìn)功能時(shí)，可以有選擇的引進(jìn)不同時(shí)間的賬套信息。
　　
　　第一次執行年度賬輸出，產(chǎn)生的文件名是 Ufdata．md，UfErplnf．md，Uferpyert．lst，和賬套信息輸出功能類(lèi)似，第二次、第三次執行年度賬輸出操縱，系統會(huì )在原有文件的基礎上分別增加Uferpyer．001、Uferpyer． 002……擴展名的編號越大，則表示輸出信息的時(shí)間間隔現在越近。企業(yè)執行年度賬引進(jìn)功能時(shí)，可以有選擇的引進(jìn)不同時(shí)間的年度賬信息。
　　
　　三、年度賬治理中題目的解決
　　
　　筆者在教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中，碰到了錯誤理解賬套治理和年度賬治理功能的例子。某同學(xué)執行了年度賬輸出功能，在未執行賬套輸出功能的情況下，執行了“賬套一輸出”中的刪除功能，刪除了賬套信息。這種操縱的結果是無(wú)法將年度賬信息引進(jìn)到系統中，原因是執行年度賬引進(jìn)必須要求系統中存在該賬套。筆者對這個(gè)題目采用了兩種解決辦法，現簡(jiǎn)述如下。
　　方法1：重建賬套
　　第一步，以系統治理員身份登陸系統，通過(guò)“權限一操縱員”功能設置操縱員，留意操縱員要和原先操縱員代碼一樣；
　　第二步，執行“賬套一建立”功能，建立一個(gè)和被刪除賬套完全一致的新賬套，包括賬套代碼、賬套名稱(chēng)、賬套路徑、啟用會(huì )計期等等各項賬套信息；
　　第三步，以賬套主管身份登陸系統，執行“年度賬一引進(jìn)”功能，將原先備份的年度賬信息引進(jìn)到系統中即可。
　　用這種方法引進(jìn)年度賬信息，要求建立的賬套、操縱員等信息必須和被刪除賬套信息完全一致，否則會(huì )導致引進(jìn)信息失敗。
　　方法2：復制ufdata．mdb文件
　　第一步，以系統治理員身份登陸系統，通過(guò)“權限一操縱員”功能設置操縱員，留意操縱員要和原先操縱員代碼一樣；
　　第二步，執行“賬套一建立”功能，建立一個(gè)和原先賬套代碼、啟用會(huì )計期間一致的新賬套，在該種方法里面不用追求賬套名稱(chēng)、賬套路徑、及其他賬套參數信息和原賬套信息的一致性；
　　第三步，以賬套主管身份登陸系統，執行“年度賬一引進(jìn)”功能，系統會(huì )自動(dòng)將原先備份的年度賬信息引進(jìn)到被刪除賬套的保存路徑中，按圖5所示的路徑找到 ufdata．mdb文件，將其復制到新建賬套的對應路徑中，即可實(shí)現年度賬的信息引進(jìn)。
　　以上是筆者工作中的一點(diǎn)拙見(jiàn)，目的是為大家更好地理解使用用友財務(wù)軟件，不足之處敬請指正。
　　
　　主要參考文獻
　　
　　[1]張瑞君，蔣硯章．計算機會(huì )計學(xué)[M]．北京：中國人民大學(xué)出版社， 2001．89—110．

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