淺談完善企業(yè)存貨內部控制

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　　【論文摘要】存貨是企業(yè)重要資產(chǎn)，流動(dòng)性強，因存貨產(chǎn)生的問(wèn)題并非罕見(jiàn)，企業(yè)在存貨內控方面存在缺陷，通過(guò)存貨內控探析，旨在對企業(yè)做好存貨內控工作提供參考。

 

　　【論文關(guān)鍵詞】存貨內控；風(fēng)險導向；關(guān)鍵控制點(diǎn)；職責分離

 

　　存貨是指企業(yè)在正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品，或者為了出售仍然處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品，以及將在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料、物料等。存貨屬于企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)，具體來(lái)講，包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、半成品、商品及包裝物、低值易耗品等。

 

　　存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)重要組成部分之一，存貨數量龐大，種類(lèi)繁多，存放地點(diǎn)不一，計價(jià)方法較多，容易產(chǎn)生舞弊行為，為了確保資產(chǎn)的安全和使用效率，這就要求企業(yè)必須加強對存貨的管理,建立存貨管理的崗位責任制，特別是要建立和完善企業(yè)存貨的內部控制制度，對存貨的關(guān)鍵環(huán)節進(jìn)行控制。

 

　　一、存貨內控現狀

 

　�。ㄒ唬┢髽I(yè)內部控制制度不健全

 

　　存貨實(shí)物控制存在缺陷，存貨管理制度也存在缺陷，哪里出問(wèn)題，哪里補，對存貨盤(pán)點(diǎn)制度，感覺(jué)有問(wèn)題就盤(pán)，沒(méi)問(wèn)題就不盤(pán)，沒(méi)有形成制度化，崗位職責不清晰，只注重存貨的購買(mǎi)環(huán)節控制，對其他環(huán)節往往忽視，造成大量的浪費。很多企業(yè)在采購環(huán)節，往往由一個(gè)人完成。采購價(jià)格，只有采購員一人掌握，增加了營(yíng)私舞弊的可能性。出庫隨意，接觸存貨人員授權不明。

 

　�。ǘ�）內部控制觀(guān)念不強

 

　　內部會(huì )計控制已在企業(yè)實(shí)行，有的企業(yè)管理者仍然認為內部控制可有可無(wú)，不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟效益，反而增加崗位，增加成本，抓好管理制度就可以了，有了內控還增加了管理的難度，管理者的這些認識，直接導致整個(gè)企業(yè)對內控重視不夠，員工更不理解內控，認為有了內控增加工作的難度，變得不自由。也有的企業(yè)管理者認識到了內控的重要性，但執行不力，形同虛設。

 

　�。ㄈ�）風(fēng)險意識薄弱

 

　　企業(yè)面對激烈的市場(chǎng)競爭，風(fēng)險無(wú)處不在。企業(yè)應當收集相關(guān)信息，對風(fēng)險進(jìn)行評估，關(guān)注內外部主要風(fēng)險因素，進(jìn)行風(fēng)險識別，對識別的風(fēng)險采用定性與定量相結合的方法進(jìn)行分析，經(jīng)過(guò)分析后，采取進(jìn)一步應對策略。企業(yè)缺乏風(fēng)險意識，認為對存貨只要管住兩頭，哪里還會(huì )有風(fēng)險，也不愿意花時(shí)間和精力去研究每個(gè)環(huán)節的風(fēng)險。

 

　�。ㄋ模┱�體框架體系有缺失

 

　　內部控制的要素包括內部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內部監督5大方面，企業(yè)在內控方面更多重視控制活動(dòng)，內部環(huán)境、風(fēng)險評估涉及較少，信息與溝通、內部監督更是缺少。存貨內控作為整個(gè)內控的一部分，同樣面臨這樣的情況，內部環(huán)境、風(fēng)險評估不全面，設計出的存貨內控就會(huì )缺失，缺少信息與溝通、內部監督，會(huì )使存貨內控帶病工作，何來(lái)成效。

 

　　二、改進(jìn)整體設計理念

 

　�。ㄒ唬�體現整個(gè)內部控制體系

 

　　內部控制是由董事會(huì )、監事會(huì )、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現控制目標的過(guò)程。這種目標包括：合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現發(fā)展戰略。內控目標可通過(guò)內控要素實(shí)現，內控要素包括5個(gè)方面。存貨內控設計要融入整個(gè)體系，不可孤立。這樣才能使存貨內控運行良好，效果明顯，達到目的。

 

　�。ǘ�）以風(fēng)險導向為基點(diǎn)

 

　　風(fēng)險管理成為組織管理的關(guān)鍵所在。存貨的交易數量龐大，存貨項目的種類(lèi)繁多，存貨計價(jià)方法多樣化，業(yè)務(wù)復雜，涉及環(huán)節較多，占資產(chǎn)比重大，存貨放置地點(diǎn)不同，實(shí)物控制不便。由于存貨的這些特點(diǎn)，增加了存貨管理中的風(fēng)險。風(fēng)險點(diǎn)就是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)的控制點(diǎn)。企業(yè)對存貨面臨的各種風(fēng)險，收集相關(guān)信息，采用定量與定性相結合的方法，進(jìn)行識別；對識別的風(fēng)險采用科學(xué)的方法進(jìn)行分析，確定主要風(fēng)險點(diǎn)，風(fēng)險點(diǎn)就是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)的控制點(diǎn)；對分析出的重點(diǎn)控制風(fēng)險，結合企業(yè)的具體情況，確定應對策略。

 

　�。ㄈ�）充分考慮企業(yè)具體情況

 

　　內部控制涉及范圍大，內容多，人員多，應充分考慮企業(yè)的具體情況，制定出切實(shí)可行的存貨內控制度。針對關(guān)鍵控制點(diǎn)可根據企業(yè)實(shí)際情況，設置相應崗位，建立崗位責任制，確保不相容崗位相互分離、相互制約、相互監督。

 

　�。ㄋ模├砬尻P(guān)鍵控制點(diǎn)

 

　　企業(yè)存貨涉及多個(gè)環(huán)節，多個(gè)部門(mén)，對存貨業(yè)務(wù)運用流程圖法，列表法等進(jìn)行全面梳理，理清各個(gè)環(huán)節，找出關(guān)鍵控制點(diǎn)，與風(fēng)險評估與應對相結合，設計出存貨內部控制。存貨關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有采購，驗收，倉儲，發(fā)出，盤(pán)點(diǎn)。采購環(huán)節關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有采購計劃，請購，確定供應商，訂立采購合同，供應過(guò)程管理。驗收環(huán)節關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有驗收標準，驗收程序，驗收記錄。倉儲環(huán)節關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有設立存放區域，保管方法，接觸存貨人員授權，建立臺賬，信息化系統。發(fā)出環(huán)節關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有領(lǐng)用審批，消耗定額，銷(xiāo)售單，存貨計價(jià)。盤(pán)點(diǎn)環(huán)節關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有盤(pán)點(diǎn)流程，盤(pán)點(diǎn)方法，盤(pán)點(diǎn)報告。

 

　　三、具體設計措施

 

　�。ㄒ唬┎少彮h(huán)節

 

　　生產(chǎn)計劃部門(mén)可根據銷(xiāo)售預測、庫存情況，制訂采購計劃，經(jīng)過(guò)審批后，嚴格執行。由存貨具體使用人提出申請，填制請購單，計劃內的采購，嚴格按照計劃進(jìn)度由采購部執行，對于零星物資，經(jīng)部門(mén)主管審批，財務(wù)部門(mén)同意后，由采購部直接執行，對于緊急需求可辦理特批手續執行。采購部門(mén)根據收到的請購單，編制訂購單，并連續編號。企業(yè)評估小組對供應商進(jìn)行評估，評估時(shí)可從信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格、供貨能力、經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行，確定供應商名單，建立供應商信息庫，建立長(cháng)期合作關(guān)系，爭取價(jià)格及付款方面的優(yōu)惠，不可由采購部門(mén)、請購部門(mén)直接確定。對重大采購項目企業(yè)可采用公開(kāi)招投標的形式進(jìn)行。根據批準的訂購單，及時(shí)與符合條件的供應商簽訂符合國家法規的采購合同，對簽訂的重大采購合同，要組織技術(shù)、財務(wù)、法律相關(guān)人員共同參與評審。采購合同履行過(guò)程中，采取跟蹤制度，獲取供貨質(zhì)量、價(jià)格、及時(shí)性、出現異議的解決信息，對供應商適時(shí)評估，完善供應商信息庫。

 

　�。ǘ�）驗收環(huán)節

 

　　存貨驗收是按照驗收標準，驗收程序進(jìn)行。外購存貨首先檢查采購合同、收料單、供貨企業(yè)提供的材料證明、合格證、運單、提供通知單等原始單據與收到的貨物是否相符，其次，檢查實(shí)際交貨期與訂購單中的交貨日期是否一致，再者，對收到的貨物進(jìn)行數量、技術(shù)規格復核和質(zhì)量檢驗，最后，對于經(jīng)驗收合格的貨物辦理入庫手續。對于不合格的貨物，應及時(shí)辦理退貨、換貨或索賠。驗收部門(mén)建立臺賬，做好驗收記錄。

 

　�。ㄈ�）倉儲環(huán)節

 

　　設立倉儲區域，對接觸存貨人員授權，未經(jīng)授權人員不得接觸存貨，建立存貨明細賬，根據入庫單、出庫單、退庫單分別登記供貨單位、領(lǐng)用單位、出入庫日期、出入庫數量、存放地點(diǎn)等祥細信息，按照存貨的儲存條件進(jìn)行儲存，經(jīng)常巡查存貨狀況，安裝攝像頭監管存貨，用ERP系統對存貨實(shí)施適時(shí)管理。與財務(wù)部門(mén)、驗收部門(mén)、領(lǐng)用部門(mén)建立定期對賬制度。

 

　�。ㄋ模┌l(fā)出環(huán)節

 

　　存貨發(fā)出分兩種情況：一是生產(chǎn)領(lǐng)用，二是銷(xiāo)售出庫。

 

　　對于生產(chǎn)領(lǐng)用，制訂消耗定額，按照定額和計劃實(shí)施雙重控制，生產(chǎn)部門(mén)根據生產(chǎn)需要填寫(xiě)一式多聯(lián)的出庫單，由部門(mén)領(lǐng)導、生產(chǎn)部按照定額、計劃、庫存情況審批，經(jīng)批準的出庫單交給倉儲部門(mén)，倉儲部門(mén)審核無(wú)誤后，嚴格按照出庫單上的內容發(fā)料，當面點(diǎn)清，領(lǐng)料人辦理簽字手續，將出庫單分別傳遞給生產(chǎn)，財務(wù)部門(mén)，登記臺賬，對于超出定額或計劃的領(lǐng)料，應經(jīng)過(guò)更高級別領(lǐng)導特批，否則不預發(fā)料。

 

　　對于銷(xiāo)售出庫，銷(xiāo)售部門(mén)根據銷(xiāo)售合同、訂貨單、銷(xiāo)售發(fā)票或賒銷(xiāo)審批單編制銷(xiāo)售通知單，銷(xiāo)售通知單由特別授權人員簽字審批，倉儲部門(mén)收到銷(xiāo)售通知單后，審核手續是否齊全，關(guān)注銷(xiāo)售的真實(shí)性，審核后按照銷(xiāo)售通知單內容填寫(xiě)出庫單，發(fā)貨，當面點(diǎn)清，經(jīng)辦人簽字，將出庫單分別傳遞給銷(xiāo)售部門(mén)，財務(wù)部門(mén)，登記臺賬。

 

　　結合單位的實(shí)際情況，選擇符合單位情況的存貨發(fā)出計價(jià)方法。

 

　�。ㄎ澹┍P(pán)點(diǎn)環(huán)節

 

　　企業(yè)至少應當于每年年度終了開(kāi)展全面的存貨清查。成立盤(pán)點(diǎn)小組，制定合理的存貨盤(pán)點(diǎn)計劃，確定合理的盤(pán)點(diǎn)流程，倉儲部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、審計部門(mén)等共同參與，合理安排相關(guān)人員，使用科學(xué)的盤(pán)點(diǎn)方法，關(guān)注存貨的完整性，存貨的狀況，做好盤(pán)點(diǎn)記錄，編制盤(pán)點(diǎn)表，對賬實(shí)不符問(wèn)題，查清原因，經(jīng)批準后處理。

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