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企業(yè)會(huì )計電算化管理內部控制研究畢業(yè)論文
在會(huì )計電算化中，內部控制由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C共同控制，原有的內部控制已無(wú)法適應會(huì )計電算化信息系統的要求�？梢哉f(shuō)，任何一家實(shí)現電算化的企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織，不論其規模大小和業(yè)務(wù)性質(zhì)，不論其采取何種會(huì )計工作組織程序，在其會(huì )計業(yè)務(wù)處理中，總是不同程度、不同方面地存在著(zhù)一定的內部控制問(wèn)題。
一、當前企業(yè)電算化管理中內部控制存在問(wèn)題
1.會(huì )計電算化人員素質(zhì)有待提高。
目前，普遍存在的較低的人員素質(zhì)，使會(huì )計軟件的許多功能得不到充分利用，更談不上根據實(shí)際工作情況進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，從而使會(huì )計軟件中固有的一些內部控制措施得不到落實(shí)。
2.通用會(huì )計軟件安全控制功能不完善。
�。�1）軟件安全性與保密性差。
作為財務(wù)軟件的加密，目前主要是對軟件系統而言，財務(wù)軟件公司只考慮自身的經(jīng)濟利益，防止盜版，但對用戶(hù)會(huì )計數據保密性、安全性涉及不多。另外，數據庫缺少必要的加密措施，可以很方便的從外部打開(kāi)修改。
�。�2）各核算模塊缺乏銜接致使內部控制難度大。
總賬、固定資產(chǎn)、工資等模塊間數據不能順利地相互傳遞，以實(shí)現自動(dòng)轉賬、相關(guān)查詢(xún)等功能，不能做到“無(wú)縫連接”，因此也就無(wú)法充分發(fā)揮計算機在數據處理上的先進(jìn)性。由于電算化會(huì )計信息系統的一體化系統模式尚未建立，各子系統間會(huì )計數據不能完全實(shí)現系統內部自動(dòng)轉換數據，多數子系統仍然建立在直接使用基礎數據的基礎上。這不僅增加了數據輸入的工作量，而且因為由人工核算、人工輸入等人為因素，增加了出錯機率，也加大了內部控制的難度。
�。�3）已有的功能不符合內部控制的要求。
在電算化會(huì )計信息系統中，存貯在磁性介質(zhì)中的會(huì )計信息有被篡改而不留下痕跡的特點(diǎn)。同時(shí)，商品化會(huì )計軟件設置了一些不應有的功能，使不少必要的程序控制失效。這不僅會(huì )誤導會(huì )計人員的思想認識，甚至會(huì )造成一些不應有的依賴(lài)習慣。更為嚴重的是，軟件的不規范之處還給不法之徒提供作案機會(huì )。
�。�4）軟件的實(shí)用性不足。
企業(yè)在選購財務(wù)軟件時(shí)缺乏前瞻性，隨著(zhù)經(jīng)濟與企業(yè)的發(fā)展，原有的財務(wù)軟件在功能上已不能適應新形勢的要求，而企業(yè)又沒(méi)有及時(shí)對原有系統給予改進(jìn)，從而使相關(guān)的內部控制得不到保障。
3.電算化會(huì )計基礎管理工作薄弱。
�。�1）職責分離執行不力。
實(shí)施電算化會(huì )計后，企業(yè)財務(wù)處工作人員的職責分工仍與手工模式下相同，只是增加了系統維護人員崗位，沒(méi)有制定新的崗位責任制度。雖然通過(guò)設定密碼的方式實(shí)現了操作權限控制，但由于職責不明確，從而使越權操作成為可能。如系統維護人員可以隨時(shí)接觸系統，甚至頂班操作，增加其利用對程序的了解及編程技術(shù)作案的機會(huì )。
�。�2）操作過(guò)程中存在風(fēng)險。
由于沒(méi)有制訂相應的控制措施和缺少監督，沒(méi)有嚴格限制未經(jīng)授權的人接觸電算化系統，對于玩忽職守的情況，難以明確追究相應的責任。
�。�3）維護過(guò)程中存在風(fēng)險。
系統日常維護主要解決在日常操作中計算機硬件、軟件一些簡(jiǎn)單故障。企業(yè)在對系統日常維護過(guò)程中，常常是出了問(wèn)題就由工作人員直接通知維護人員進(jìn)行維護，沒(méi)有嚴格的申報和測試驗收制度，維護過(guò)程也不做相應記錄。
�。�4）檔案保管中存在的問(wèn)題。
第一是對電算化檔案重要性的認識不到位，造成檔案管理內容不全；第二是會(huì )計檔案沒(méi)有嚴格執行分人分地保管，存在較大的隱患；第三是數據備份存在偏差。雖然對數據進(jìn)行備份，但不能堅持定期備份。如果出現計算機故障就可能導致數據的丟失。對數據沒(méi)有定期檢查，缺乏針對突發(fā)問(wèn)題而采取的補救措施。另外，軟件目前只支持軟盤(pán)備份，難以克服磁盤(pán)容量小、壽命短、穩定性差等缺陷；第四是沒(méi)有建立和執行計算機病毒的防范管理制度，多次出現由于軟盤(pán)使用不當使系統數據被病毒破壞的情況。
4.缺乏電算化內部審計監督。
內部審計是內部控制的重要措施。內部審計人員應對電算化會(huì )計系統的管理及控制制度進(jìn)行研究和評價(jià)，指出其薄弱環(huán)節，提出改善意見(jiàn)，促使被審單位（部門(mén)）加強電算化會(huì )計系統的管理和控制。但是，該學(xué)院對于電算化會(huì )計系統缺乏有效的內部審計監督制度。
二、完善企業(yè)會(huì )計電算化管理內部控制的措施
1.提高電算化會(huì )計人員素質(zhì)水平。
會(huì )計電算化內部控制能否起到應有的作用，很大程度上取決于會(huì )計人員的質(zhì)素。會(huì )計電算化給會(huì )計工作增添了新內容，從各方面要求會(huì )計人員提高自身素質(zhì)，更新知識結構。
2.加強軟件使用與管理。
�。�1）建立電算化操作控制制度。
明確規定上機操作人員對會(huì )計軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指定專(zhuān)人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權人員操作會(huì )計軟件；預防已輸入計算機的憑證和記賬憑證等會(huì )計數據未經(jīng)審核而登記機內賬簿；操作人員離開(kāi)機房前，應執行相應命令退出會(huì )計軟件；根據本單位實(shí)際情況，由專(zhuān)人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內容、故障情況等內容。
�。�2）建立計算機管理制度。
保證機房設備安全和計算機正常運行是進(jìn)行電算化會(huì )計的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設備進(jìn)行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發(fā)生；確保會(huì )計數據和會(huì )計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除；對磁性介質(zhì)存放的數據要保存雙備份；對正在使用的會(huì )計軟件進(jìn)行修改，對通過(guò)用會(huì )計軟件進(jìn)行升版和計算機硬件設備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續；在軟件修改、升版和硬件更換過(guò)程中，要保證實(shí)際會(huì )計數據的連續和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監督；健全計算機硬件和軟件出現故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，保證會(huì )計數據的完整性。
3.重視會(huì )計軟件的選擇。
在電算化會(huì )計條件下，會(huì )計核算和管理的質(zhì)量取決于會(huì )計軟件質(zhì)量。因此，為了建立健全電算化內部控制系統的內部控制，就必須要重視會(huì )計軟件的選擇工作，要從運用、通用、安全、易用等多角度選擇軟件。
4.完善內部控制基礎工作。
�。�1）崗位設置。
防范和杜絕經(jīng)過(guò)電算化會(huì )計軟件舞弊方式的最佳方法就是設計合理、有效的管理制度并嚴格執行。根據電算化會(huì )計系統的業(yè)務(wù)要求，電算化后的會(huì )計崗位分為基本會(huì )計崗位和電算化會(huì )計崗位�；緯�(huì )計崗位包括會(huì )計主管、出納、會(huì )計核算、稽核、會(huì )計檔案管理等；電算化會(huì )計崗位包括電算化主管、系統管理員、系統操作員、系統維護員、審核員、檔案管理員等。
�。�2）權限管理。
權限管理包括權限分配和用戶(hù)名/密碼管理兩個(gè)方面，前者決定相應用戶(hù)對會(huì )計數據具有哪些操作權，而后者則保證了用戶(hù)和權限的對應關(guān)系。在分工時(shí)，應做到相互牽制、相互制約，職權分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現錯誤違法行為，從而防止出現舞弊和欺詐。在權限等級管理中，口令密碼必須不定期地更換，特別是電算主管必須有強烈的保密意識，對整個(gè)電算系統的安全有不可推卸的責任。只有這樣才能更好地發(fā)揮互相牽制約束的作用，才能防止非法侵入。
�。�3）崗位輪換制。
對設置的各個(gè)崗位，我們還應建立權限控制制度，用密碼加以控制，防止非法操作和越權操作，防止財務(wù)機密外流，確保會(huì )計數據的安全、準確、可靠。密碼應由電算化主管統一管理。在實(shí)施電算化會(huì )計過(guò)程中，根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照對電算化會(huì )計崗位的描述設立必要的工作崗位基本會(huì )計崗位和電算會(huì )計崗位，在保證會(huì )計數據安全的前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩定。
�。�4）電算化檔案管理。
電算化檔案的管理控制是指明檔案的建立、保管、使用、復制和修改應由專(zhuān)人負責，以全面及時(shí)反映資產(chǎn)、負債和經(jīng)營(yíng)成效的動(dòng)態(tài)情況。應主要完善三類(lèi)檔案：第一種是以原材料形式存在的原始數據資料。原始憑證的采集、保存、整理和傳送過(guò)程中，都應與其處理程序及說(shuō)明書(shū)相聯(lián)系歸檔入案。這些資料在歸類(lèi)入檔之前必須經(jīng)審核批復并作好維修。第二種是以輔助材料形式存在的，以診斷系統、修改維護及擴充系統功能不可缺少的技術(shù)檔案，諸如可行性研究報告，診斷、測試及修改報告，技術(shù)操作指南。第三種是以磁盤(pán)等軟件形式存在的數據文件資料，因其是隱性的信息，其保管、防改與防盜的技術(shù)性特別強。應加以細心保護和嚴格控制，對磁盤(pán)的轉移、交接、使用和維修都必須建立記錄、時(shí)間、運用和有效期等內容的檔案，并作適時(shí)檢查。
5.加強內部審計監督。
�。�1）強化內部審計的作用。
�、傧到y開(kāi)發(fā)過(guò)程中需內部審計人員參加；②對會(huì )計資料定期進(jìn)行審計；③審查結構內數據與書(shū)面資料的一致性；④監督數據保存方式的安全性、合法性，避免非法修改歷史數據的現象。
�。�2）采用多種內部審計方法。
�、儆嬎銠C外部審計法。計算機外部審計法是把計算機視為一種記賬工具，審計人員根據原始數據，通過(guò)手工操作或借助于計算機進(jìn)行運算，將處理結果與計算機數據處理系統的輸出對比，檢驗其是否正確的方法。②編程驗證法。內部審計部門(mén)根據賬務(wù)處理的流程按照審計要求設計、編制適于本單位計算機賬務(wù)處理過(guò)程檢驗的樣本數據磁盤(pán)，審計人員只要將檢測磁盤(pán)插入財務(wù)部門(mén)使用的計算機中進(jìn)行檢測運行，并將結果打印或顯示出來(lái)，經(jīng)過(guò)分析，推斷出該計算機賬務(wù)處理程序是否準確與合法。③計算機聯(lián)網(wǎng)審計法。聯(lián)網(wǎng)審計法是利用計算機網(wǎng)絡(luò )傳輸進(jìn)行審計，這一方法在運作時(shí)需要在審計部門(mén)安裝檢測機，并采用專(zhuān)用審計程序隨時(shí)檢測，審計人員只需通過(guò)操作本部門(mén)與財務(wù)部門(mén)相聯(lián)網(wǎng)的計算機便可對日、月、季及年度的各賬簿實(shí)施審計，這種方法具有不受時(shí)間限制，效率高的特點(diǎn)，并保證了審計的質(zhì)量。
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