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工程檔案信息化管理論文
論文常用來(lái)指進(jìn)行各個(gè)學(xué)術(shù)領(lǐng)域的研究和描述學(xué)術(shù)研究成果的文章，下面是小編整理的工程檔案信息化管理論文，歡迎來(lái)參考!
摘要：在實(shí)施工程檔案信息化管理時(shí)，工程檔案的管理者面對著(zhù)新的機遇與挑戰，只有在全面促進(jìn)檔案管理人員的積極性與主動(dòng)性，才會(huì )對信息化檔案的管理開(kāi)辟出新紀元。信息化管理模式對于工程檔案有效的管理是前提條件，傳統的管理模式不再適用于現代化的工程檔案管理，因此，本文主要探究基于網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下對于工程檔案的信息化管理。
關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;問(wèn)題;原則;措施
當前電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在生活中普遍地應用到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，在辦公中的應用是不斷趨于標準化、網(wǎng)絡(luò )化、自動(dòng)化，大部分的工作都會(huì )依據計算機或是互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦理，這對于工程的檔案管理工作帶來(lái)了新的要求，以往的傳統管理模式，已經(jīng)不能適用于當今社會(huì )發(fā)展的步伐。因此對管理模式進(jìn)行創(chuàng )新是對工程檔案管理的有效措施，構建健全的管理模式，將工程檔案存在的作用發(fā)揮到最大化。
一、工程檔案信息化管理的主要內容
對于工程檔案信息化理解主要以?xún)煞矫鎭?lái)闡述：一是工程檔案信息的網(wǎng)絡(luò )化與數字化進(jìn)行有效的實(shí)現；二是有效地對工程檔案進(jìn)行存儲、傳遞、接收和運用一體化；三是完成工程檔案的信息化的高度共享；四是要創(chuàng )新工程檔案的管理模式。如今，針對工程檔案信息化管理的內容主要有工程檔案的檢索和工程檔案內容信息的存儲：工程檔案文件主題詞的自動(dòng)標引；工程檔案的數據備份；工程檔案的文件目錄的打��；工程檔案的整理與文書(shū)立卷；工程檔案的保護以及庫房的管理；工程檔案的咨詢(xún)與借閱管理；工程數據處理的各個(gè)階段都依據有關(guān)行業(yè)的標準以及國家的政策作為構建依據的。
二、工程檔案信息化管理的必要性
因為工程檔案的反復查閱與長(cháng)時(shí)間的保存，對于原件丟失或是損壞都是不可避免的，這對于工程檔案的利用和保管上帶來(lái)了極大的煩擾。通過(guò)對低檔平板掃描儀記錄的方式的應用，可以將大量文檔實(shí)現電子化存儲，對于問(wèn)題的解決有著(zhù)巨大的作用，在電子化存儲下，對于大量文檔的應用、查閱、管理方面還有待提升。信息化的管理模式的應用就是對于傳統的管理模式手抄記錄轉換為應用信息技術(shù)存儲工程檔案，這是工程檔案的管理取得的重要成果，還極大地提高了服務(wù)水平�？梢哉f(shuō)，信息化技術(shù)的運用是完成科學(xué)開(kāi)發(fā)工程檔案資源的基礎。
三、當前工程檔案信息化管理面臨的問(wèn)題
電子化信息的不斷發(fā)展，對于我國工程檔案管理帶來(lái)了新的機遇，但是同樣也產(chǎn)生了大量的問(wèn)題有待解決。
�。ㄒ唬┟媾R安全與革新的挑戰
原本的工程檔案管理的中心主要就是為了運用、查詢(xún)，基于此來(lái)確保工程檔案管理具有更高的保密性。在檔案管理系統邁向新紀元發(fā)展空間中，會(huì )對應用系統進(jìn)行有機整合，比如文檔管理一體化等。此類(lèi)整合必須要應用新思維來(lái)處理各方之間的矛盾。除此之外，網(wǎng)絡(luò )本身與計算機系統之間還存在著(zhù)一定的問(wèn)題，不單單是硬件資源會(huì )受到自然的影響，還會(huì )受到人為破壞，并且數據信息與軟件資源容易受到病毒的侵害。在未采取相應的管理措施下，在安全意識方面也較為薄弱，這樣就給犯罪分子提供了可乘之機。
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因為工程檔案自身的特點(diǎn)就比較復雜，最為突出的特點(diǎn)就是分散管理。因為多方面進(jìn)行管理，各個(gè)部門(mén)都有屬于自已的一套標準，因此對管理標準化造成了巨大的困難。在工程檔案的立法方面也比較欠缺，致使眾多的工程檔案因為密集問(wèn)題影響，而埋沒(méi)了自身存在的價(jià)值。
�。ㄈ┘夹g(shù)支持不充分
第一，電子文件在實(shí)質(zhì)上對于它的保管期限與保管條件等方面是存在著(zhù)巨大的局限性，如果不能對其進(jìn)行有效的解決，會(huì )造成適得其反的情況發(fā)生。第二，基于工程檔案信息化建設的初級階段，一些紙質(zhì)的工程檔案經(jīng)過(guò)電子儀器的掃描即可以轉化為電子檔案，盡管它的價(jià)格很便宜，但是掃描的時(shí)間較長(cháng)，無(wú)法滿(mǎn)足將原始的紙質(zhì)工程檔案快速地轉化為電子檔案。
�。ㄋ模┤藛T配備不合理
就當前的工程檔案管理人員而言，既有專(zhuān)業(yè)知識，又掌握信息技術(shù)的人很少，由于存檔的技術(shù)人員的知識較為單一，必然會(huì )出現專(zhuān)業(yè)與工作崗位不對口等問(wèn)題。
四、推進(jìn)工程檔案信息化的原則與措施
�。ㄒ唬┕こ虣n案信息化應該遵守的原則
合理性原則。利用數字化方法來(lái)接受工程檔案文件，其應對規范性的原則要有持續性，構建于信息檔案有關(guān)的法律體系，只有這樣才會(huì )使電子文件順利地完成歸檔，對于傳統的工程檔案數字的保存與應用等工作來(lái)實(shí)現其標準化與規范化，避免重復建設、互不相容的狀況產(chǎn)生。安全性原則。由于網(wǎng)絡(luò )化、數字化的進(jìn)程的不斷加快，網(wǎng)絡(luò )潛在的威脅也越見(jiàn)突出。所以，對于網(wǎng)絡(luò )安全技術(shù)的開(kāi)發(fā)與研究力度一定要加大，要應用較強的安全措施，全面地保障工程檔案信息的安全。效益性原則。對于工程檔案信息數字化建設是一項艱巨的任務(wù)，在特定的環(huán)境下一定要遵守的是效益性原則，最為主要的是信息化工程的效益。選取數字化的內容主要是以經(jīng)典為理念，核心要與社會(huì )應用的熱點(diǎn)進(jìn)行有效的結合，把重要的工程檔案進(jìn)行數字化處理，會(huì )收獲較大的社會(huì )及經(jīng)濟效益；應用效果不大的對于工程檔案是是不需要數字化的，避免浪費財力、人力、物力。
�。ǘ┐龠M(jìn)工程檔案信息化的措施
加強機讀數據的前期工作。如若想做好工程檔案信息化管理，那么機讀數據庫的存在是重要的組成部分。因為機讀數據的質(zhì)量主要針對于管理系統的效率高低的決定，對機讀數據做好準備工作，提高對著(zhù)錄、標引等方面的重視力度。檔案著(zhù)錄的內容主要指檔案內容的選擇、分析、記錄的過(guò)程。形式特征主要是指檔案信息的外表，比如文種、標題、載體、形成時(shí)間等，內容特征是指依據檔案內容特點(diǎn)所揭示的項目，比如主題詞、分類(lèi)號等。標引與著(zhù)錄是對檔案內容的濃縮，這樣才會(huì )有效地將檔案信息輸入計算機中進(jìn)行多方面的處理。重視光盤(pán)技術(shù)在工程檔案信息化管理中的運用。光盤(pán)主要是通過(guò)光電存貯技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)不斷發(fā)展中的產(chǎn)物，是信息的檢索與信息存儲、電子化的歸屬。利用光盤(pán)進(jìn)行存儲，其顯著(zhù)的特點(diǎn)在于它的存儲密度高、可靠性強、壽命長(cháng)等，它會(huì )把大量的工程資料刻入到一張光盤(pán)內，以此來(lái)實(shí)現計算機管理，對于原文件進(jìn)行掃描錄入的方式，極大地減小了對庫房空間的占用，降低了存儲設備資金的投入，以此來(lái)減小成本。網(wǎng)絡(luò )化管理是工程檔案信息化管理的必然趨勢。網(wǎng)絡(luò )化是基于計算機管理模式快速發(fā)展下的必然產(chǎn)物，通過(guò)對網(wǎng)絡(luò )搜索，使工程檔案查詢(xún)速度非�？�，也非常便利，它改變了傳統的借閱模式。計算機把網(wǎng)絡(luò )分為了上下級并且與各處室緊密相連，成為一個(gè)具有高效性的有機整體，來(lái)有效地銜接其他部門(mén)與檔案部門(mén)之間的各個(gè)業(yè)務(wù)，每一個(gè)部門(mén)都可以利用網(wǎng)絡(luò )進(jìn)入到工程檔案信息庫中去查詢(xún)。網(wǎng)絡(luò )化的管理模式主要就是采用了內部網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器在一定空間內對于工程的資源檔案進(jìn)行存儲，簡(jiǎn)稱(chēng)為檔案存放區。為加強工程檔案數據的安全性，在進(jìn)入系統時(shí)應該有一個(gè)用戶(hù)的口令才可以進(jìn)入到工程檔案的數據庫中，只有隸屬于檔案部門(mén)工作人員才有權利更改已經(jīng)入庫的檔案。為了確保工程檔案中的數據的安全性，要加大對系統的管理措施，在系統密碼的設置上可以設置雙層防護，這樣才會(huì )有效防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統；在修改時(shí)在系統中一定要設置雙重密碼，以此來(lái)防止沒(méi)有權限的操作人員對數據進(jìn)行更改，一定要確保數據是安全的、準確的、完整的。檔案信息化管理需加強病毒防治，來(lái)確保安全。對計算機病毒要加大防護力度，這是確保計算機系統正常運營(yíng)的核心工作，如果計算機感染病毒，那么最為嚴重的狀態(tài)會(huì )導致整個(gè)系統出現癱瘓，因此要構建比較嚴格的管理機制，做預防工作。具體的要求是符合操作的規范性，同時(shí)還要定期對系統進(jìn)行檢測與維護；為了防止突然狀況的發(fā)生一定要對數據隨做隨保存，做好重要資料的備份，以免產(chǎn)生不必要的影響；不要對來(lái)歷不明的程序進(jìn)行拷貝，在拷貝之前一定要做好查毒殺毒的前期準備，以此來(lái)確保萬(wàn)無(wú)一失。積極促進(jìn)工程檔案管理部門(mén)實(shí)施信息化管理。第一，對基礎性工作進(jìn)行強化，認真地構建實(shí)施計劃，只有基礎業(yè)務(wù)的工作做到規范化與標準化，才會(huì )有效地推進(jìn)工程檔案信息化的管理。第二，強化人才建設，工程檔案信息化建設主要運用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)與計算機來(lái)進(jìn)行服務(wù)。作為當今信息化社會(huì )的工程檔案工作者一定要具備基礎的電子與計算機文件管理知識。這便要求工程檔案的管理人員要對自身文化、專(zhuān)業(yè)知識、人文素養的不斷提升，來(lái)有效地對工程檔案進(jìn)行信息化管理。
五、結束語(yǔ)
工程檔案信息化管理是一項比較全面、長(cháng)期且具體的工作，工程檔案的管理團隊對于工程檔案信息化的效率起著(zhù)至關(guān)重要的作用，所以，加大工程檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)是當前建設信息化管理的重中之重。信息化是當前社會(huì )發(fā)展的必然趨勢，工程檔案管理者只有不斷地總結經(jīng)驗，自主上進(jìn)，才會(huì )適應時(shí)代與社會(huì )的需求，以便更好地服務(wù)于社會(huì )。
作者:王穎慧 單位:天津市引灤工程黎河管理處
參考文獻：
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[4]李明明.基于網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下企業(yè)檔案信息化建設的對策[J].商業(yè)經(jīng)濟,
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