淺談檔案信息化建設

淺談檔案信息化建設1

一、 概述
　　
　　隨著(zhù)發(fā)展,人們對檔案治理有了更高的要求,檔案治理部分自身的治理水平、治理手段必須從手工方式向現代治理方式轉變,為社會(huì )提供高效、優(yōu)質(zhì)的`檔案信息服務(wù)。

淺談檔案信息化建設2

　　民政部門(mén)作為政府重要的行政職能部門(mén)，在保障人民群眾基本生活權益，維護社會(huì )穩定，促進(jìn)經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展與社會(huì )和諧進(jìn)步等方面都發(fā)揮著(zhù)重要作用。民政檔案管理是民政部門(mén)的基礎工作，也是整個(gè)民政行政業(yè)務(wù)工作的核心內容之一。它包括民政文件資料的受理、錄入、整理、歸檔、管理、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節�？茖W(xué)規范的管理民政檔案，對運用現代化手段維護民政工作文件資料的完整和安全，充分發(fā)揮民政行政職能，具有十分重要的意義。民政部門(mén)必須加快民政工作檔案管理、使用、創(chuàng )新，大力推進(jìn)民政檔案信息化建設，檔案信息化建設是國民經(jīng)濟和社會(huì )信息化的重要內容，在新的形勢和機遇面前，我們必須運用現代高新技術(shù)手段，全面提升民政檔案工作水平，以更好地適應信息社會(huì )對民政檔案工作的需求。

　　從民政部門(mén)檔案信息化建設工作的現狀看，目前主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：一是對民政檔案信息化工作重要性認識不到位。當前，一些民政部門(mén)工作人員，甚至部分檔案工作人員對抓民政檔案信息化重視不夠，簡(jiǎn)單地認為民政工作信息化建設只要完成民政工作任務(wù)就可以了，對檔案主管部門(mén)的工作部署和檢查存在應付心理，而民政部門(mén)檔案工作人員往往又身兼數職，承擔著(zhù)繁重的民政工作任務(wù)，不能專(zhuān)心做好檔案工作，致使民政檔案管理工作是“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”，造成有的基層民政檔案管理工作做完了，卻沒(méi)有將文件材料及時(shí)歸檔，亂丟亂放，出現人走檔丟的現象。

　　二是檔案工作人員信息化管理水平不高。從目前基層民政檔案專(zhuān)業(yè)人員隊伍的整體狀況看，普遍存在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低、信息化管理水平不高等問(wèn)題，與現時(shí)民政工作檔案信息化的發(fā)展要求存在較大差距。許多民政工作檔案管理人員的管理水平停留在傳統工作經(jīng)驗上，信息化管理經(jīng)驗不足，思想觀(guān)念和管理水平跟不上時(shí)代發(fā)展，缺乏創(chuàng )新和活力。

　　三是電子文件管理不健全。雖然當前的電子文件應用與管理越來(lái)越普遍，各級工作人員應用計算機開(kāi)展工作越來(lái)越廣泛，但是，由于當前計算機技術(shù)開(kāi)發(fā)、推廣與使用上的制約，以及民政工作法律政策規定的要求，民政部門(mén)對民政工作文件的管理和利用仍然采用"雙軌制"，即文件電子版與紙質(zhì)文件實(shí)物載體同時(shí)并存，特別是針對電子文件修改、銷(xiāo)毀的隨意性的不確定性認知，人們還是對紙質(zhì)文本的信任度較強，因此，電子文件的整理、歸檔并沒(méi)有被廣泛地重視起來(lái)，而且，有的部門(mén)的專(zhuān)門(mén)檔案室、檔案柜并未很好地建立起來(lái)或很好地使用，每個(gè)民政工作人員所使用的計算機里面都有電子文件，沒(méi)有按規定收集整理立卷歸檔，銷(xiāo)毀隨意性大，電子檔案管理很混亂。

　　四是民政檔案信息化基礎設施不足。由于對民政檔案工作信息化經(jīng)費投入的不足，民政檔案信息化管理軟硬件設施還相對缺乏，使得民政檔案信息化管理相對滯后，不能適應民政工作信息化建設的需要，不能及時(shí)、迅速、準確、全面地為民政工作科學(xué)化、規范化推進(jìn)提高提供有價(jià)值的信息資源。而且，目前部分民政文件資料仍然是人工歸檔、管理，計算機在檔案管理上的使用、保護水平較低，使民政工作檔案信息不能共享，查閱不方便。往往是要“沉入”檔案室的卷宗中，逐卷、逐頁(yè)尋找，不能適應民政檔案信息化發(fā)展的要求。

　　針對民政部門(mén)檔案信息化管理工作中存在的上述問(wèn)題，結合檔案信息化工作實(shí)際，要實(shí)現民政檔案規范化管理，應從以下幾個(gè)方面采取對策：首先，要加強民政檔案信息化基礎建設。一方面各級民政部門(mén)應充分認識到做好民政檔案信息化工作的重要意義，適應民政工作信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入民政信息化建設的總體發(fā)展格局中，以促進(jìn)民政檔案事業(yè)持續快速健康發(fā)展，為民政事業(yè)發(fā)展服務(wù)。另一方面，要提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。把檔案信息化建設相關(guān)的計算機應用基礎知識、數字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)知識、現代管理技術(shù)知識等列入民政檔案工作人員知識更新和繼續教育工作計劃;采取請進(jìn)來(lái)與走出去相結合、專(zhuān)家授課與個(gè)人自學(xué)相結合等培訓方式，加強對檔案業(yè)務(wù)人員應用新技術(shù)、新設備、新方法的培訓，普及信息技術(shù)知識，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現代化技術(shù)的技能，不斷拓寬民政檔案管理人員的知識面，準確掌握《檔案法》、民政部關(guān)于文書(shū)檔案工作的有關(guān)規定和要求，促進(jìn)基層民政檔案信息化管理水平的不斷提高。并且，民政檔案工作人員要堅持在工作中學(xué)習和掌握民政工作信息化的有關(guān)知識，努力自主提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應當前和今后一個(gè)時(shí)期的工作需要。

　　其次，要加強民政檔案信息資源和應用系統建設。一是要加強電子文件歸檔管理。民政部門(mén)要根據民政工作檔案管理的要求，加強對本部門(mén)電子文件積累、鑒定、著(zhù)錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。及時(shí)總結、推廣經(jīng)驗，引導、規范機關(guān)電子文件的歸檔管理。二是要盡快實(shí)現民政檔案的信息化與民政工作的信息化同步。民政檔案必須適應民政工作信息化要求，把電子文件妥善保管起來(lái)。民政工作信息化的迫切要求及快速發(fā)展，對民政檔案管理提出了更高的要求。隨著(zhù)計算機技術(shù)的發(fā)展，數據存儲技術(shù)的成熟、數據安全問(wèn)題的解決，電子文件將不斷增加，紙質(zhì)載體的文件數量將不斷萎縮，電子文檔的應用是檔案發(fā)展的必然。民政工作電子文件不止是日常工作形成的方案、總結之類(lèi)的`文稿，更多的會(huì )是越來(lái)越多的每個(gè)工作日里形成的婚姻登記文書(shū)檔案、正式的文件，低保救助、五保管理、民間組織等申報審批形成的數據資料，地名管理、勘界協(xié)議、退役士兵安置等工作中形成的文件資料及各類(lèi)電子版的影像檔案，都要越來(lái)越多地作為電子檔案保存、應用，使民政檔案現代化與民政工作信息化有機結合，同步發(fā)展。

　　再次，要加強民政檔案信息安全體系建設。按照《檔案法》和民政工作的相關(guān)法律法規的要求，在上級檔案工作主管部門(mén)的指導下，民政部門(mén)要建立健全與檔案法律法規及民政工作相關(guān)法律法規相配套的一系列內部管理制度，建立民政檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，進(jìn)一步規范民政工作電子文件檔案管理工作，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全;加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。

　　信息化條件下，文檔一體化已經(jīng)成為普遍共識，電子文件管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實(shí)、完整、長(cháng)期可讀，推進(jìn)民政工作檔案信息化建設是檔案工作的必然選擇。民政工作檔案是民政工作的記載，是工作中形成的文件材料的歸宿，以民政檔案信息化建設作為推進(jìn)民政工作，推進(jìn)民政檔案事業(yè)發(fā)展的杠桿，以此推動(dòng)民政工作及民政檔案工作的規范化、制度化建設，為構建社會(huì )主義和諧社會(huì )服務(wù)。

淺談檔案信息化建設3

　　【摘要】人事檔案作為個(gè)人成長(cháng)過(guò)程中最重要的載體，無(wú)論是對人才的開(kāi)發(fā)還是利用均有著(zhù)無(wú)可替代的重要作用，尤其在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現代社會(huì )，人們除了需在時(shí)間、空間等概念方面發(fā)生相應的轉變外，也應該加強對人事檔案重要性的認知。當前的社會(huì )形勢，傳統的人事檔案管理模式儼然已無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的要求，必須進(jìn)行變革及更新。本文從新時(shí)期人事檔案管理實(shí)踐出發(fā)，就其信息化建設開(kāi)展研究與探討。

　　【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化建設；人力資源管理

　　傳統的人事檔案管理工作，其最主要的任務(wù)莫過(guò)于管理各項與人相關(guān)的信息資源。而現如今，隨著(zhù)時(shí)代以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其不僅讓我國的社會(huì )經(jīng)濟發(fā)生了巨大變化，也讓人事檔案管理工作的內涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設，是我國迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展需要，也是順應潮流，適應時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。

　　一、加強信息化建設的指導思想

　　在信息化技術(shù)愈漸發(fā)達的今天，人們對信息化建設也越來(lái)越重視，而信息化于各行各業(yè)中的廣泛運用，基于信息化本身所具備的動(dòng)態(tài)性、及時(shí)性以及快捷性等特征，故也極大促進(jìn)了各行業(yè)的發(fā)展。對此，要想切實(shí)加強對人事檔案的管理，除了人事檔案管理人員本身需具備良好的管理意識外，有關(guān)信息化技術(shù)的引進(jìn)亦當引起相關(guān)管理者的足夠重視。當然，有關(guān)人事檔案管理的信息化建設，同樣也意味著(zhù)人事檔案管理人員需具備更高的信息素養，對此，作為人事檔案管理人員，其在實(shí)際的管理過(guò)程中，需務(wù)必做到以下幾點(diǎn)：首先，人事檔案管理人員，其本身必要具備不斷進(jìn)取的良好學(xué)習態(tài)度，如此方能積極投入到對信息化技術(shù)的學(xué)習過(guò)程中，繼而確保對先進(jìn)信息化技術(shù)的合理利用。其次，身為人事檔案管理人員，其本身須始終具備良好的管理意識，并在實(shí)際的管理過(guò)程中，堅持“以人為本”的管理原則，如此方能讓人事檔案管理與其他管理工作相契合，繼而激發(fā)人事檔案管理人員的工作責任心與積極性。最后，作為人事檔案管理人員，其在實(shí)際的管理過(guò)程中應務(wù)必意識到人事檔案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵從實(shí)際，并積極聯(lián)系信息化、自動(dòng)化的管理思想，切實(shí)促進(jìn)傳統人事檔案管理工作逐步往現代化的方向發(fā)展，繼而在提升人事檔案管理工作效率的同時(shí)確保理想的管理質(zhì)量與成效。

　　二、加大對人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)力度

　　要想促使人事檔案管理逐步往信息化的方向發(fā)展，必須建立一個(gè)信息化的操作平臺，否則任何事項都無(wú)異于一紙空談。對此，無(wú)論是政務(wù)的人事檔案管理人員或科研人員，其在實(shí)際的工作中，都應務(wù)必致力于人事檔案管理信息化軟件的開(kāi)發(fā)，并基于當前所使用的各類(lèi)操作系統予以更新和升級，建立出一套相對更為科學(xué)且完善的檔案信息數據管理系統，以滿(mǎn)足當代社會(huì )對政務(wù)人事檔案管理工作的要求。當然，有關(guān)人事檔案管理數據庫的建立，其除了需具備管理、維護、增、刪、查、改等基本功能外，尚需實(shí)現與政務(wù)其他資源之間的溝通與共享，以人事檔案向社會(huì )提供服務(wù)為重心，強化服務(wù)意識，不斷提高管理效率和服務(wù)水平，為上級領(lǐng)導選拔人才提供真實(shí)可靠的人事信息。

　　三、采用一體化管理規范人事檔案信息化建設

　　現階段我國的人事檔案管理大多是紙質(zhì)材料和電子文檔，總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過(guò)渡階段，有關(guān)人事檔案管理信息化管理系統的建立，既要以網(wǎng)絡(luò )和計算機技術(shù)為支撐，也應囊括人事檔案管理的方方面面，包括信息資源的查詢(xún)與傳遞、檔案的'分類(lèi)建立與保管等。采取一體化的管理體系，要將科學(xué)技術(shù)與人事檔案管理工作相結合，從人事檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，堅持循序漸進(jìn)的原則，做好兩者的協(xié)調工作，實(shí)現由初級到高級的有效轉變，并成立綜合性人事檔案管理資源庫和分級化人事檔案管理資料庫，以此來(lái)共同形成信息化人事檔案管理平臺，有效提高人事檔案管理工作的效率和水平。同時(shí)，在統一、科學(xué)、合理的標準上，利用計算機技術(shù)將原始的檔案信息與檔案數據進(jìn)行存檔，從而更為完善地建立起一個(gè)現代化、專(zhuān)業(yè)化的人事檔案管理數據庫，實(shí)現數據化管理，方便資源的傳遞與共享。堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，面向應用，建立“活庫”，以利用效率和使用效率考核數據庫的“活性”，建立一個(gè)現代化的人事檔案數據庫，最終實(shí)現人事檔案管理的數據化，便于信息的共享。這樣就能夠使管理工作中的檔案的建立、接收、派發(fā)、保存、使用、查詢(xún)等實(shí)現一體化，從而讓檔案管理工作更加高效便捷。

　　四、加大資金投入保證人事檔案信息化建設

　　人事檔案管理的信息化建設，在實(shí)際的管理過(guò)程中，應務(wù)必保證在人事檔案管理信息化建設方面的資金投入力度。人事管理者需對相關(guān)資源的配置是否合理予以充分考量，盡可能節省人事檔案管理信息化建設開(kāi)支，并確保人事檔案管理信息化系統建設的科學(xué)性與有效性。同時(shí)，加大投入以提高檔案管理人員的基本素質(zhì)、執行能力、技術(shù)設備操作水平，備份相關(guān)的人事檔案信息，設置數據信息、設備數據庫的使用權限，從而多方位確保人事信息檔案的安全�？傊�，隨著(zhù)時(shí)代的不斷發(fā)展，如今，人事檔案管理的信息化建設已然成為社會(huì )發(fā)展的必然要求。作為人事檔案管理人員，在實(shí)際的管理過(guò)程中，應務(wù)必聯(lián)系現代先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷強化自身的信息化水平及能力，提高人事檔案管理工作效率，更好地為人事工作和經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展提供全方位、更準確、更快捷服務(wù)的現實(shí)需要。

　　【參考文獻】

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淺談檔案信息化建設4

　　1 檔案信息化建設的重要性

　　所謂檔案信息化，是指由國家檔案管理部門(mén)負責，在其統一規劃和組織管理下，充分利用現代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過(guò)程。一般而言，檔案信息化建設主要包括信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案標準和規范建設以及檔案信息化的應用系統建設四方面內容。

　　《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)[20xx]15號）以及《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》（魯辦發(fā)[20xx]40號）兩個(gè)重要文件都強調了檔案信息化建設的重要性，提出檔案管理信息資源的數字化、管理一體化、網(wǎng)絡(luò )化、共享化等特點(diǎn)，明確了推動(dòng)檔案管理現代化這一檔案信息化建設的目標，通過(guò)科學(xué)整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會(huì )價(jià)值，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用，從而為社會(huì )提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

　　具體而言，檔案信息化建設具有以下重要價(jià)值：一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來(lái)，我國檔案管理采用的是以檔案實(shí)體管理為重點(diǎn)的模式，工作人員都是通過(guò)手工進(jìn)行檔案的收集、整編、管理、提供利用的，這種模式不僅工作量大，而且工作人員的效率很低；而檔案管理實(shí)現信息化以后，檔案管理工作變得數字化、自動(dòng)化、一體化、共享化，檔案管理工作變得省時(shí)省力，只需一次錄入檔案信息就可以多次利用，極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如，對于高職院校檔案管理而言，實(shí)現檔案管理信息化后，學(xué)校各部門(mén)就可以根據特定權限，通過(guò)校園網(wǎng)直接查詢(xún)一些人員的信息，從而可以為高職院校的科學(xué)決策提供便捷、準確的依據。二是保護檔案紙質(zhì)載體。對于檔案管理而言，紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據，而傳統的檔案管理模式需要反復查閱紙質(zhì)載體，不僅費時(shí)費力，而且經(jīng)過(guò)反復翻閱、反復拆裝后，紙質(zhì)載體很容易受損；而檔案信息化建設后，檔案管理人員只需從數據庫中調取相關(guān)信息，極大減少了對紙質(zhì)檔案資料的接觸，從而保護了紙質(zhì)檔案管理載體。三是推動(dòng)檔案管理標準規范體系的建設。檔案信息化建設改變了傳統的檔案管理模式，在實(shí)現檔案信息共享的同時(shí)，可以為我國檔案管理體系創(chuàng )新和完善提供動(dòng)力，并使我國檔案信息資源的收集、分類(lèi)、整編、查閱、利用更加規范，從而推動(dòng)我國盡快建立檔案管理標準規范體系的建設。

　　2 新形勢下檔案管理信息化建設面臨的問(wèn)題

　　2.1 思想認識不到位

　　伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展和普遍應用，我國檔案信息化建設取得了一定成績(jì)；但是，受到傳統檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線(xiàn)的工作人員缺乏對檔案信息化建設的正確認識，沒(méi)有認識到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設中表現出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴重阻礙了我國檔案信息化建設的進(jìn)程。

　　2.2 基礎設施建設不完善

　　檔案信息化建設由于發(fā)展時(shí)間較短，基礎設施建設方面還不夠完善。由于基礎設施建設不完善，一些地區的檔案信息化建設水平較低。檔案信息化建設中，對于基礎設施的要求比較高，既要有外部硬件設施同時(shí)還應具備內部的軟件設施，如專(zhuān)業(yè)化檔案管理軟件。

　　2.3 檔案管理的標準化水平低

　　新形勢下，檔案信息化管理要求更高，但是對于實(shí)施的檔案管理標準卻缺乏統一，各地在檔案信息化管理方面多是各自實(shí)施，標準不一。建立檔案管理的規劃化標準，有利于實(shí)現檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標準化較低的現狀急需得到有效的轉變。

　　2.4 缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化人才

　　檔案信息化建設的深入實(shí)施，對于管理人才的專(zhuān)業(yè)性也提出了更高的要求。由于過(guò)去對于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設備及軟件來(lái)處理檔案管理工作，因此，專(zhuān)業(yè)人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設水平的`有效提升。

　　3 推進(jìn)檔案管理信息化建設的對策

　　3.1 加強檔案管理信息化建設的重視程度

　　檔案管理信息化已經(jīng)成為未來(lái)的趨勢，因此檔案管理相關(guān)部門(mén)及人員應該及時(shí)轉變傳統的思想認識觀(guān)念，提高對于檔案信息化建設的重視程度。為不斷加強檔案管理人員對于檔案信息化建設的認識，可以通過(guò)舉辦培訓活動(dòng)來(lái)實(shí)施。人員培訓工作應該重視對檔案管理重要性、檔案管理未來(lái)趨勢以及未來(lái)檔案管理工作提出的新要求等內容的詳細講解與培訓，幫助管理人員成功轉變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設對于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動(dòng)的學(xué)習相關(guān)管理知識，加深理解，從而更好的適應新型管理工作的要求。

　　3.2 加強檔案管理信息化的基礎設施建設

　　基礎施設建設是檔案信息化建設的基礎和重要保障，因此，加強檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設十分必要。在基礎設施建設方面，檔案管理部門(mén)一方面應該努力購進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設備，確保信息化處理工作能夠順利進(jìn)行；另一方面檔案管理人員應該圍繞自身檔案管理工作的實(shí)際情況，綜合考慮檔案的數量、信息化管理的要求等內容，努力開(kāi)發(fā)特色管理功能，體現自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時(shí)，檔案管理還應努力建立統一的、完善的信息化資源體系，努力實(shí)現檔案信息的全民共享，可以通過(guò)建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來(lái)整合相關(guān)的檔案信息資源，并充分運用信息化處理技術(shù)推進(jìn)相關(guān)工作的順利開(kāi)展。

　　3.3 加強檔案管理信息化的標準體系建設

　　檔案管理信息化的標準體系不僅能夠為檔案管理信息化提供有力的依據，同時(shí)還能夠有效克服因為標準不統一而帶來(lái)的一些的工作阻礙。比如說(shuō)，在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡(luò )傳輸等環(huán)節，如果標準不統一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實(shí)現無(wú)差錯的轉變，這樣就給后續的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設檔案管理信息化標準體系過(guò)程中，既要從整個(gè)行業(yè)領(lǐng)域去規范檔案信息化的相關(guān)標準和內容，同時(shí)還應該具體到檔案管理信息化的每一個(gè)環(huán)節當中。比如說(shuō)，對于檔案信息的存儲格式做出明確的規定、掃描的清晰度有一個(gè)準確的界定等等。

　　3.4 加強檔案管理信息化的人才隊伍建設

　　人才隊伍建設工作的有效推進(jìn)，能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級檔案管理部門(mén)應該建立科學(xué)的用人理念，對于檔案管理人員來(lái)講，應該明確提出對其工作的要求，多招聘一些具備現代化信息處理能力的高水平管理人才，提升自身人才隊伍建設的水平。一方面，檔案管理部門(mén)應加大外部?jì)?yōu)秀人才的引進(jìn)，借助一些人才招聘渠道引進(jìn)一批能力水平較高的檔案管理人員；另一方面，檔案管理部門(mén)應該加大對內部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓，通過(guò)開(kāi)設相關(guān)的培訓課程幫助現有管理人員提升管理技能，增強管理能力。

　　在新形勢下，檔案工作信息化也變得越來(lái)越被重視，充分體現在檔案信息化建設的必要性、重要性和緊迫性。因此，需從各方面深化檔案信息化建設，構建檔案信息化技術(shù)支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創(chuàng )新能力，為檔案工作的改革和創(chuàng )新提供堅實(shí)的技術(shù)支撐。

淺談檔案信息化建設5

　　摘要：利用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)進(jìn)行檔案信息化建設和管理，可確保檔案信息的時(shí)效性，實(shí)現檔案信息資源共享。在利用算機技術(shù)開(kāi)展檔案信息化建設時(shí)，應樹(shù)立檔案信息化意識，提高檔案信息化技術(shù)水平，不斷提高檔案信息管理水平，確保檔案信息的準確性和有效性。在利用計算機技術(shù)開(kāi)展檔案信息管理時(shí)，要通過(guò)計算機創(chuàng )建檔案數據庫，規范檔案數據庫建設，保障檔案信息安全，研發(fā)檔案信息相關(guān)軟件，提高檔案信息的利用率，促進(jìn)當地經(jīng)濟社會(huì )的協(xié)調發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設;信息管理;計算機技術(shù)

　　檔案信息化是以室藏檔案為基礎，在保持原來(lái)檔案信息不變的前提下，改變檔案自身內容的存在形式，使檔案信息社會(huì )化，實(shí)現檔案資源共享，滿(mǎn)足經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展需求。應用計算機進(jìn)行檔案信息化建設和管理，可以節約時(shí)間，提高工作效率；可以節約成本，依規做好檔案信息保密工作。所以，應合理利用計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)加強檔案信息化建設和管理。

　　1檔案信息化建設和管理應用計算機技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)

　　1.1確保時(shí)效性

　　定期人工整理后的紙質(zhì)檔案要分放到各檔案室，保存的檔案信息一般具有一定的滯后性。而應用計算機技術(shù)完成檔案掃描輸入、加工整理后，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸直接傳送給檔案室，確保查詢(xún)得到的是最新、最及時(shí)的檔案信息，確保了檔案信息的時(shí)效性。

　　1.2實(shí)現資源共享

　　運用計算機技術(shù)可錄入檔案信息，創(chuàng )建自己的信息庫，相關(guān)部門(mén)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)和調取經(jīng)過(guò)加工的檔案信息，可節約時(shí)間、空間，提高工作效率，共享電子檔案信息資源。要提高檔案信息共享能力，細分電子檔案類(lèi)別為操作目錄、系統環(huán)境、卷內目錄、檔案密級等，來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理。

　　2計算機在檔案信息化建設中的應用

　　2.1樹(shù)立信息化意識

　　檔案管理人員要樹(shù)立社會(huì )檔案意識，這可推動(dòng)檔案信息化建設的發(fā)展。檔案管理人員是檔案信息化建設的主力軍，其能動(dòng)性直接影響檔案信息化建設的.成敗，應予以充分重視。這要求檔案管理人員要樹(shù)立檔案信息化觀(guān)念并認清其重要性，主動(dòng)參與并認真做好檔案信息化建設工作，促進(jìn)當地經(jīng)濟社會(huì )的協(xié)調發(fā)展。

　　2.2提高檔案信息化技術(shù)水平

　　(1)配備硬件設備。要開(kāi)發(fā)、運用和不斷完善檔案信息管理系統，通過(guò)培訓并推廣統一的計算機軟件系統，為檔案信息化建設奠定堅實(shí)的基礎;(2)檔案目錄中心和全文數字化。在此項工作中，輸入數據時(shí)應統一格式標準，根據使用者要求邊整理邊輸入檔案資料，同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和數字檔案，避免重復勞動(dòng)，加快檔案信息數字化的進(jìn)程;(3)界定并保證信息密級及其安全。首先要制定公開(kāi)、內部、秘密、機密等密級標準。為確保軟件系統安全性，要合理設定檔案信息使用者查詢(xún)權限，通過(guò)在網(wǎng)上驗證使用者身份來(lái)保證檔案密級安全。

　　2.3提高檔案信息管理水平

　　(1)加強檔案信息化管理軟件和制度建設。要根據本單位實(shí)際選擇合適的檔案信息化管理軟件，根據國家法律法規制定并不斷完善管理規章制度和規范，加強信息交換并提高共享水平，創(chuàng )造出更為有利的、方便公眾的優(yōu)越條件;(2)檔案管理人員必須學(xué)習和掌握計算機、信息化管理知識和管理軟件，不斷開(kāi)發(fā)利用軟件，使系統運行狀態(tài)良好;(3)檔案信息化管理成敗的關(guān)鍵在于數據質(zhì)量，要嚴格把守數據關(guān)，輸入完整準確數據，保證信息的客觀(guān)性。要建立數據審核制度，輸入前和輸入后應詳細審核和校對數據，以確保數據的準確性。

　　3計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應用

　　3.1創(chuàng )建檔案數據庫

　　檔案信息管理的核心是利用計算機技術(shù)開(kāi)發(fā)和建立數據庫以保存檔案數據信息。這一過(guò)程是檔案信息管理正規化、數字化、網(wǎng)絡(luò )化的必要手段，是用戶(hù)獲取各種檔案信息的一種重要方式。在檔案管理過(guò)程中，要建立完善的數據庫和相關(guān)程序，準確錄入檔案信息，通過(guò)不同方式來(lái)檢索、查詢(xún)和利用檔案信息，做到檔案信息系統的正常運行和檔案信息的共享。

　　3.2規范檔案數據庫建設

　　應規范建設和科學(xué)管理檔案數據庫，尤其時(shí)應注意泄密問(wèn)題。要提高檔案管理的安全機制，防止信息泄露；要不斷擴大發(fā)展檔案信息數據庫，順應計算機發(fā)展建立新的管理軟件，滿(mǎn)足檔案信息管理需求。

　　3.3保障檔案信息安全

　　安全性是檔案信息管理中的重中之重，機密信息一旦泄露，不利于經(jīng)濟社會(huì )的快速發(fā)展。安全保障制度是保證信息管理安全的保證，但應做到科學(xué)合理有效。要選用適合的或重新設計殺毒軟件，保證病毒不侵襲檔案信息；為有效抵制內外攻擊，要將入侵檢測、漏洞掃描技術(shù)、二級防火墻作為檔案信息管理系統安全的核心內容；為及時(shí)發(fā)現并處理檔案信息管理系統安全問(wèn)題，了解系統安全運行情況，要實(shí)時(shí)記錄防火墻日志來(lái)監控系統。必要時(shí)將系統劃分為隔離區、外網(wǎng)區和內網(wǎng)區等不同使用權限的區域，以不同級別指令為依據，嚴格端口和服務(wù)限制。這樣，系統管理員可限制不同使用者的操作權限。防火墻可隔離移動(dòng)網(wǎng)絡(luò )接入點(diǎn)，掃描所有進(jìn)入系統內部的信息。當出現欺騙性攻擊時(shí)，技術(shù)人員可及時(shí)發(fā)現危險操作并根據情況的不同給予不同的處理，避免系統受到侵害。

　　3.4研發(fā)檔案信息相關(guān)軟件

　　在當前已有的檔案管理軟件上，根據檔案信息的發(fā)展以及計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，可以根據實(shí)際重新設計軟件結構、模塊、編程、調試和測試，開(kāi)發(fā)新數據庫和管理軟件，研發(fā)出適合時(shí)代發(fā)展和順應檔案信息利用者需求的檔案管理程序和相關(guān)軟件，確保檔案管理和數據庫數據的有效性和準確性。

　　3.5提高檔案信息利用率

　　利用現代信息技術(shù)整理和編研可進(jìn)一步系統化和優(yōu)化檔案信息，能提高信息密度和信息傳遞速度，方便快捷地為利用者提供必要的數字化檔案信息，有助于及時(shí)提供準確的當地經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展決策信息。利用檔案信息管理系統可建立基于局域網(wǎng)用戶(hù)友好界面的查詢(xún)子系統，這樣利用者可以按權限瀏覽和快速索取網(wǎng)站所提供的豐富的檔案信息，可獲得較高的社會(huì )效益。根據用戶(hù)權限的不同，通過(guò)局域網(wǎng)以數字化形式為各部門(mén)傳輸必要、及時(shí)、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，充分實(shí)現檔案信息共享，充分利用數據挖掘技術(shù)，切實(shí)提高檔案信息管理系統和檔案信息利用率。隨著(zhù)計算機的普及和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案信息化建設和管理提供了有利條件，所創(chuàng )建的檔案管理平臺不但可以有效實(shí)施檔案信息化建設和管理，還可節省時(shí)間和成本，提高檔案管理效率、利用率和社會(huì )效益，不斷提高管理水平，確保檔案信息化建設與社會(huì )信息化同步發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息，可以促進(jìn)當地經(jīng)濟社會(huì )的協(xié)調發(fā)展。

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