芻議高校檔案信息化建設

【摘 要】高等教育飛速發(fā)展，作為信息高度集中的高校檔案應加快檔案信息化建設以適應社會(huì )和高等教育的發(fā)展。加快高校檔案信息化建設是當今高校檔案管理的必然要求，高等學(xué)校要強化檔案信息化意識，積極開(kāi)展檔案數據庫建設和網(wǎng)絡(luò )管理，建立高校檔案信息服務(wù)體系。
　　【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 網(wǎng)絡(luò )化 信息服務(wù)體系
　　
　　高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理、資產(chǎn)管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫(xiě)照。學(xué)校檔案對于學(xué)校推動(dòng)教育教學(xué)改革、深化教育科研、創(chuàng )新人才培養模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護學(xué)校權益等起著(zhù)不可替代的作用。衡量一所學(xué)校管理水平高低的因素有多種，而檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。隨著(zhù)經(jīng)濟社會(huì )和高等教育的快速發(fā)展，高校檔案工作面臨著(zhù)新的挑戰，同時(shí)也迎來(lái)了新的發(fā)展機遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展，檔案信息化建設勢在必行。從而使高校檔案工作更好地為高校教學(xué)、科研及師生和社會(huì )服務(wù)。
　　
　　一、高校檔案信息化建設現狀
　　
　　1.思想意識方面
　　隨著(zhù)高校檔案事業(yè)的發(fā)展，高校檔案工作已步入規范化軌道，領(lǐng)導和師生員工的檔案意識得到加強，檔案在高校教學(xué)、科研中的重要作用逐步顯現，信息化建設有了一定的基礎。但一些高校領(lǐng)導在新形式下對檔案信息化建設的重要性缺乏應有的認識和足夠的認識，對檔案管理自動(dòng)化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒(méi)有建立檔案信息化的領(lǐng)導決策機構，也沒(méi)有將檔案信息化建設列入議事日程。特別在高校經(jīng)費普遍不足的情況下，沒(méi)有給予檔案部門(mén)必要的資金、物質(zhì)和人才的支持，網(wǎng)絡(luò )化程度不高；機構設置、人員編制沒(méi)有到位，沒(méi)有形成相應的信息化隊伍，檔案信息化建設成了紙上談兵；其次很多高校尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結構合理、科學(xué)高效的檔案管理隊伍，再有高校各部門(mén)的兼職檔案員接收檔案管理專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)門(mén)培訓較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能，而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著(zhù)檔案信息化建設進(jìn)程，嚴重降低其在社會(huì )需求中的作用。
　　2.技術(shù)方面
　　檔案信息的多樣化極其巨大的數量，為新技術(shù)的應用提供了廣闊的天地。目前，大多高校檔案部門(mén)都建有自己的局域網(wǎng)，有的還上了因特網(wǎng)，信息化體系初見(jiàn)規模。但我們在瀏覽這些網(wǎng)頁(yè)時(shí)能看到的信息卻有限；關(guān)于檔案的收集、存儲、傳輸、發(fā)布、檢索和利用的手段等大多數檔案工作還處于原始的手工操作與單機歸檔階段，聯(lián)網(wǎng)歸檔檢索查閱等還不太成熟，造成在查閱過(guò)程中出現文件丟失等現象，加之文件流轉過(guò)程不規范、辦公效率低、文件和文字信息不能做到交流和共享、文件與檔案管理相對孤立，沒(méi)能形成一個(gè)有機的整體，檔案管理不能很好的達到高效、服務(wù)的目的，離信息的計算機管理和遠程聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)、利用相距甚遠。這均說(shuō)明我們的檔案信息化建設還處于低水平狀況。另外，由于各種原因，國家至今沒(méi)有統一的檔案發(fā)展規劃和標準，各個(gè)高校根據自己的經(jīng)濟實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設備，檔案管理系統應用軟件水平參差不齊，檔案管理信息化的發(fā)展存在著(zhù)很大盲目性。
　　3.檔案信息資源方面
　　目前高校檔案館建成的數據庫類(lèi)型單一，規模小、功能少、標準化程度低，數據不完整，數據無(wú)規�；�控制，大多數檔案無(wú)主題標引，共享性差，提供服務(wù)水平差。高校檔案館目錄信息資源多，所建的數據庫大多為條目數據庫，全文檔案信息所占的比例很低，只能單一檢索查尋，無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)的多種需求。即便提供全文檢索的電子檔案，大部分也只是提供的現行文件查詢(xún)，遠遠不能達到所有開(kāi)放檔案的全文獲取�，F有電子檔案信息資源大多數是目錄級信息，這些目錄中的數據也還只是停留在案卷級的檢索層次，對于能夠更深刻揭示、評價(jià)館藏的編研材料，如檔案匯編、大事記、組織沿革、統計數字匯編等很少見(jiàn)到。想要得到所需檔案的某些相關(guān)信息，如果只是通過(guò)計算機和網(wǎng)絡(luò )可能無(wú)法得到全部滿(mǎn)足。
　　
　　二、高校檔案信息化建設的必要性
　　
　　1.大量數字化檔案信息的形成
　　傳統型的檔案是建立在手工管理的基礎上，其檔案信息服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這種傳統的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現實(shí)需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設道路，高校檔案信息化建設已經(jīng)擺在了十分突出的位置。隨著(zhù)我國教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過(guò)去形成檔案的文件、通知、規章制定等主要材料，都是用電子文件的形式進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布，以光盤(pán)、磁盤(pán)等作為信息存儲載體的機讀檔案日益增多，并向數字格式轉變。
　　2.技術(shù)手段、服務(wù)方式的變化
　　信息的發(fā)展，高校網(wǎng)絡(luò )建設信息化的實(shí)現，為高校教學(xué)、科研、尤其是管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境，使高校檔案的中心工作發(fā)生了根本性改變。高校檔案管理部門(mén)基本上使用計算機進(jìn)行檔案管理,檔案管理技術(shù)手段、服務(wù)方式已完全不同于以往的手工整檔、錄入和規范，各單位、各部門(mén)在工作過(guò)程中形成的各種材料，都可以直接錄入存盤(pán)，有選擇性地在網(wǎng)上發(fā)布信息。高校檔案管理部門(mén)通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò )為各單位提供校內所有歸檔文件，為校內各部門(mén)提供檔案文件及其他有關(guān)信息的查找、閱覽服務(wù)。
　　3.檔案信息的規范管理
　　隨著(zhù)高校規模的不斷擴大，高校檔案管理面對數量越來(lái)越多的新型形態(tài)和載體的數字文件材料也越來(lái)越多，開(kāi)展檔案數字化建設，規范管理，更好地為高校的各項工作提供檔案信息服務(wù)。高校檔案信息化建設，通過(guò)為各部門(mén)發(fā)布信息提供統一的平臺，統一各立卷部門(mén)的分類(lèi)方法和檔案的規范化管理，實(shí)現文書(shū)處理與檔案管理工作流程的有效銜接，有利于部門(mén)立卷制度的落實(shí)，提高了組卷編目的效率和質(zhì)量，保證了歸檔文件材料的齊全完整，提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平。
　　
　　三、高校檔案信息化建設的主要內容
　　
　　1.強化檔案信息化意識
　　檔案信息化建設需要用現代化信息技術(shù)的觀(guān)念、技術(shù)、設備、方法對檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行重新整合和定位。推動(dòng)高校檔案信息化建設，檔案管理者應轉變思想觀(guān)念，認識到檔案信息化建設的重要性，要把現階段檔案信息化建設放到一個(gè)戰略的高度來(lái)看待，充分發(fā)掘其潛在的內容與意義，絕不容忽視。各級檔案工作者也要轉變傳統思維，認真看待檔案現代化的進(jìn)程，樹(shù)立現代化檔案管理的意識，努力提高工作水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
　　2.加快制定檔案信息化建設的標準和制度
　　檔案管理標準化是檔案管量現代化和信息化的一項重要環(huán)節。檔案信息化建設工作已引起國家有關(guān)部門(mén)的重視和關(guān)注，相關(guān)的法律法規正逐步健全和完善。目前，還沒(méi)有一個(gè)統一的檔案信息化建設的標準，各高校應該根據自己學(xué)校的實(shí)際情況，結合一些已經(jīng)出臺的國家相關(guān)標準，來(lái)積極制定適合本校檔案信息化建設的標準。
　　3.建設高質(zhì)量的檔案信息數據庫
　　檔案信息資源建設是信息化建設的基礎和核心，主要任務(wù)是按照《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》，對原有館藏傳統載體檔案通過(guò)掃描、加工和處理，進(jìn)行數字化轉換，形成規范化、系列化的文字、聲像等檔案數據存入數據庫；在數字化轉換過(guò)程中，還要同時(shí)做好自身館藏檔案機讀目錄建設，對正在形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)歸檔，將每年產(chǎn)生的歸檔文件目錄以機讀目錄的方式存檔，并做到齊全完整、真實(shí)有效。
　　建設檔案數據庫，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重點(diǎn)，也是實(shí)施電子檔案科學(xué)管理的必要條件。加強文件目錄數據庫建設，采集文件級目錄數據，建設館藏檔案文件級目錄數據庫，然后形成全宗目錄數據庫，進(jìn)而建立各種專(zhuān)門(mén)檔案目錄的數據庫；檔案的數字化工作要建設高質(zhì)量、高水平的全文信息數據庫，利用數據庫技術(shù)，通過(guò)對檔案信息基礎數據庫進(jìn)行挖掘整合，最后在此基礎上形成檔案基礎信息資源數據庫群，同時(shí)應根據各高校的特色與實(shí)際情況，著(zhù)重推出一批具有示范性的特色數據庫，使檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高、質(zhì)量日益提升。 　　4.實(shí)現高校檔案管理網(wǎng)絡(luò )化
　　檔案作為信息庫中的重要信息源之一，其收集、分類(lèi)、存貯和管理的主要目的，除了真實(shí)地記錄高校發(fā)展的歷史軌跡之外，還有就是為檔案用戶(hù)提供檔案信息服務(wù)。就后者而言，由于檔案信息的歷史價(jià)值及其在高校發(fā)展中所起到的重要作用與檔案管理和服務(wù)手段落后之間所產(chǎn)生的巨大反差，因此，無(wú)論從管理層面還是從利用與服務(wù)層面上看，建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò )都有其積極和重要的意義。
　　作為高校信息資源服務(wù)中心的檔案管理部門(mén)，應該充分利用校園網(wǎng)，做好檔案信息的收集、整理、管理、統計和利用服務(wù)工作，建立全校性標準化的檔案信息數據庫，建設數字化檔案館，實(shí)現檔案管理、利用網(wǎng)絡(luò )化。使檔案管理部門(mén)的管理者通過(guò)網(wǎng)絡(luò )可以共享收集到的檔案資料，從而形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。
　　5.加強檔案信息的安全管理
　　提高檔案管理者的安全防范意識。高校檔案管理者要認識到檔案信息是對高校多年來(lái)建設過(guò)程的一個(gè)歷史記載，要確保檔案的完好無(wú)損，對涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案等不法行為采取堅決制止或打擊；檔案管理者要嚴格規范個(gè)人行為，以免給檔案信息安全帶來(lái)隱患；檔案管理者要加強設備維護知識的學(xué)習，及時(shí)對日常使用的殺毒軟件、防火墻進(jìn)行更新和維護，最大限度地避免惡意病毒的攻擊。
　　加強網(wǎng)絡(luò )檔案信息的安全，一方面對網(wǎng)上公布的信息要嚴格審查，避免不當的信息和保密內容上網(wǎng)；另一方面要保護上網(wǎng)信息的安全，從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墻、安全代理、權限控制等技術(shù)保護手段防止泄密和失密、數據丟失，按照公開(kāi)信息、內部信息、保密信息的不同，為不同用戶(hù)提供相應等級的信息服務(wù)。同時(shí)要加強檔案數據安全管理，數據庫服務(wù)器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤(pán)作為檔案數據的備份，確保檔案信息的安全。
　　6.加強檔案隊伍建設
　　檔案工作者是檔案管理的主體，是否具備極強的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相關(guān)能力是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。為了適應檔案信息化建設的需要，必須加強檔案部門(mén)的人才儲備，積極引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才和計算機專(zhuān)業(yè)人才。我們面臨的是科技革命日新月異的時(shí)代，隨著(zhù)檔案信息化建設的發(fā)展，檔案工作的重點(diǎn)必然向更深層次的信息領(lǐng)域進(jìn)展，因此，一方面要引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域人才，一方面要對現有檔案工作者進(jìn)行針對性的培訓，如加強計算機、信息、網(wǎng)絡(luò )和多媒體等知識和技術(shù)的培訓。更新其知識結構，提高檔案工作者的專(zhuān)業(yè)水平。檔案人員要不斷提高自身素養，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家、高校的機密，適應新形勢，樹(shù)立超前的管理意識，發(fā)揮其自身的協(xié)調能力與各部門(mén)建立良好的關(guān)系，不斷提高自身綜合素質(zhì)。
　　
　　四、高校檔案信息化建設的趨勢
　　
　　高校檔案信息化建設是全國高校檔案建設共同的工作，對全國高校檔案今后的發(fā)展起積極的推動(dòng)作用，也對高校的各項工作產(chǎn)生積極的影響。因此，應把高校檔案信息化建設與發(fā)展納入高校信息化建設的重要組成部分，切實(shí)做好相關(guān)工作，適應經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展的需要，爭取把檔案信息化建設與國家和地區檔案信息化同步。高校檔案信息化將會(huì )成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場(chǎng)所。伴隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )與通信技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案部門(mén)將會(huì )逐步趨向于數字檔案館的建設，未來(lái)的數字檔案信息將會(huì )形成一個(gè)巨大的信息空間，檔案信息在網(wǎng)絡(luò )上被傳輸、檢索和利用。
　　
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