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職場(chǎng)電子郵件禮儀
職場(chǎng)電子郵件禮儀1
一、標題要提綱挈領(lǐng)，切忌用詞含糊不清
添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概況出這跟個(gè)郵件的內容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。
尤其是回復的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫(xiě)上來(lái)自XX公司，年，月，日等方便對方一目了然和便于儲存。
二、忌不寫(xiě)稱(chēng)呼
許多人寫(xiě)郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是你應該知道我是誰(shuí);有時(shí)至多用個(gè)你好這些都是不禮貌的做法。
正確的做法是：如果對方有職位要稱(chēng)呼職位(姓氏+職位);如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習慣的稱(chēng)呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用您好比用你好更有禮貌，除非確定自己是上級或長(cháng)者。
三、忌亂用稱(chēng)呼
比較忌諱的是有些人管所有人都叫經(jīng)理。普通員工當然高興了。但是會(huì )冒犯比經(jīng)理職位高的人。
通常稱(chēng)呼他人可省去副字，但盡量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經(jīng)理，可以稱(chēng)呼姓氏+經(jīng)理;但不要稱(chēng)呼姓氏+總;而如果對方是副總裁，則不可稱(chēng)呼對方為經(jīng)理或總經(jīng)理。
四、忌全文使用英文大寫(xiě)字母
這樣寫(xiě)郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書(shū)規范是一種職業(yè)禮貌。
五、理清回復的內容
比如有位女士收到過(guò)這樣一封郵件，其中包括了輾轉收送的十二個(gè)人之姓名，他其實(shí)沒(méi)有必要知道這些訊息。
留意回答題目的技巧，當回件答復題目的時(shí)候，最好只把相關(guān)的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復，那樣太生硬了。而且讓讀的`人摸不著(zhù)頭腦。
六、忌人名不排序
收件人(包括抄送人)若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。
最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶(hù)。
七、忌不分段
有的人整篇郵件從頭至尾寫(xiě)成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫(xiě)第二段;如果說(shuō)的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過(guò)三項，否則不容易記住。
當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領(lǐng)導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。
八、忌不感謝
有些人沒(méi)有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請教問(wèn)題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領(lǐng)導命令對方與自己合作，說(shuō)句感謝就能表明自己有修養;更何況自己請對方幫忙呢。
九、忌不署名
不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者不用那么客氣，而這樣做會(huì )給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話(huà)溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。
發(fā)件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件(更不用說(shuō)現在有那么多酷極了的網(wǎng)名)，耽誤了事情。
署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò )方式，一勞永逸。
職場(chǎng)電子郵件禮儀2
現如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著(zhù)很大區別，存在著(zhù)職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問(wèn)題。
據統計，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的�！霸谏虅�(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。
寫(xiě)email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫(xiě)每封email的時(shí)候，要想到收信人會(huì )怎樣看這封email，時(shí)刻站在對方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對別人之回答過(guò)度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。
關(guān)于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。
1.一定不要空白標題，這是最失禮的
2.標題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(cháng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題
3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”
4.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理
5.可適當用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“*！”等）來(lái)突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的.字眼。
6.回復對方郵件時(shí)，可以根據回復內容需要更改標題，不要rere一大串。
關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候
1.恰當地稱(chēng)呼收件者，拿捏尺度
郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、all.
如果對方有職務(wù)，應按職務(wù)尊稱(chēng)對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“dearxxx”，顯得很熟絡(luò )。
2.email開(kāi)頭結尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“hi”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”；結尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)bestregards，
中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。
俗話(huà)說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
關(guān)于正文
1.email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
email正文應簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內容確實(shí)很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。
2.注意email的論述語(yǔ)氣
根據收件人與自己的熟絡(luò )程度、等級關(guān)系；郵件是對內還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當的語(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見(jiàn)的評論必須謹慎而客觀(guān)�！班]件門(mén)”就是深刻的教訓！
3.email正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。
如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(cháng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細看你沒(méi)分段的長(cháng)篇大論。
怎么樣，經(jīng)過(guò)這一系列的討論，大家對職場(chǎng)電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了吧！歸結到底，兩句話(huà)：只發(fā)有必要的郵件，認真發(fā)郵件！
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