通信工程檔案資料有效整理措施
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摘要：本文首先通過(guò)對通信工程檔案資料整理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，試圖提出若干對策來(lái)解決有效整理檔案資料的具體方案，對如何能夠對各類(lèi)通信工程檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效地整理，從而更加符合我國經(jīng)濟發(fā)展的要求。
關(guān)鍵詞：通信工程;檔案資料;有效整理;措施
1 通信工程檔案資料有效整理過(guò)程中存在的問(wèn)題
1.1 注重工程建設，輕視檔案資料整理
這種現象在目前通信建設中非常普遍，項目負責人與工程技術(shù)人員在思想上對此沒(méi)有足夠的認識，致使工程檔案資料的整理工作一直難以順利開(kāi)展。
在實(shí)際工程施工中，項目負責人負責管理項目及資金，工程技術(shù)人員則負責工程的質(zhì)量和進(jìn)行的情況，而建設單位對工程檔案的管理意識非常薄弱，檔案工作相互推諉，監督工作也失去了意義，因為前期工程檔案缺乏及時(shí)有效地記錄，致使后期檔案資料整理工作出現重重障礙。
1.2 監督管理工作缺乏力度
在具體的項目施工過(guò)程中各參與單位對整理檔案工作重視度不夠，沒(méi)有足夠的管理力度，而檔案資料管理部門(mén)事實(shí)上無(wú)法參與到工程建設的每個(gè)環(huán)節，所以無(wú)法了解項目在每個(gè)階段的具體情況，對一手檔案材料無(wú)法進(jìn)行時(shí)時(shí)有效的監控，往往只有在工程中期甚至已經(jīng)竣工驗收時(shí)才參與其中。
1.3 工程檔案資料易流失
大型的項目往往施工工期較長(cháng)，同時(shí)參與單位及人員眾多，流動(dòng)性也大，在施工過(guò)程中往往都是只關(guān)注施工具體的工作進(jìn)度，對工程檔案資料缺少管理保護意識。
這樣以來(lái)在工程進(jìn)行過(guò)程中檔案資料遺失或者不明去向的情況時(shí)有發(fā)生，對后期工程結尾驗收及工程檔案資料整理交接帶來(lái)諸多的困難。
2 規范化、標準化管理是通信工程檔案資料有效整理改革的必由之路
正所謂“無(wú)規矩不成方圓”，通信工程檔案資料管理也是如此。
如何能夠對各類(lèi)通信工程檔案進(jìn)行科學(xué)有效地整理以提高檔案資料質(zhì)量是目前不得不思考的問(wèn)題，通過(guò)規范化、標準化的管理才是通信檔案資料整理的必由之路，通過(guò)對檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效地整理才能使得檔案資料的工作更加規范化、細致化，這樣才能為實(shí)際工作所用，不僅可以使得檔案資料得到了有效的保存、也因此使得監督管理力度得以極大的提升。
2.1 檔案資料內容的全面準確，是檔案標準化的基本要求
項目涉及單位首先要提高檔案資料整理意識，積極與檔案整理人員配合，幫助對收集的檔案資料進(jìn)行補充與鑒定。
在簽署工程合同書(shū)時(shí)就應有一份明確的關(guān)于工程檔案具體的規定，使其在法律監督下進(jìn)行，也具有法律效力。
這樣做不僅可以對施工單位與相關(guān)人員有了更加明確的要求與規范，也使得后期工程檔案資料的歸總、存檔等后續工作有了保障。
除了其他部門(mén)的積極配合，檔案整理人員則要更加熟悉全部項目工程情況，監督施工單位及所涉及各單位檔案資料的收集和整理情況，對每一階段形成的檔案資料情況須十分清楚，同時(shí)還需要分階段定期的檢查施工單位對于檔案資料的收集狀況，保證資料的準確、全面，切實(shí)做到檔案整理工作的規范化、標準化。
2.2 統一格式設計與印制的檔案資料表格與文件是檔案標準化的表現形式
通信工程檔案資料整理的標準化需要有統一的表格與形式，因為通常情況下這些檔案都是永久保存的，如果檔案規格不統一，就很難保證資料卷的保存質(zhì)量，甚至無(wú)法長(cháng)久保存。
工程檔案資料經(jīng)過(guò)這樣的統一規范，不僅可以使得資料卷保存質(zhì)量有了保證，也因為有了統一詳細的信息填寫(xiě)使得后期查找、翻閱等均十分方便，減少了檔案整理人員相關(guān)的工作量，也更加便于檔案整理人員對于工程施工過(guò)程的指導與監督，從而確保了監督管理的力度。
2.3 標準化整理文件圖紙
檔案人員整理檔案的水平與通信工程檔案的案卷質(zhì)量也是密不可分的。
如何提高檔案的質(zhì)量的重要條件便是檔案的標準化整理文件和圖紙。
因為通信工程的檔案呈現的是通信建設的全部過(guò)程，通信工程的檔案也與通信工程相同，有著(zhù)自身的規律和順序，所以要做到的是文件與圖紙的有序排列，在整理文件材料時(shí)其中的編排形式和資料內容都有統一的格式和標準，在歸檔時(shí)也能統一一致，也為以后的使用帶來(lái)了便利。
要構建一套統一的通信工程檔案整理標準，這為以后檔案的保存和使用都有重要的意義，檔案的質(zhì)量顯得至關(guān)重要。
另外，幫助檔案資料管理部門(mén)提高工作效率的很好方法是對檔案正確、科學(xué)與合理的排列方法。
3 電子圖檔的數據籌備情況
檔案整理工作的工作性質(zhì)需要幾代人連續工作，它是一項具有很強的連續性與系統性的工作。
隨著(zhù)經(jīng)濟的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，檔案整理工作也開(kāi)始踏入了由計算機整理的行業(yè)，但盡管如此，也離不開(kāi)檔案整理過(guò)程中的收集、整理、編碼、搜索等基礎性工作，工作人員更不能掉以輕心，把一切工作都交給計算機來(lái)完成。
即使使用最先進(jìn)的計算機現代設備和最完善的圖檔軟件，作為工作人員也要將檔案館接收的電子文件進(jìn)行條目整理。
電子圖檔的基礎數據準備不夠充足，導致計算機功能損傷，造成資源浪費。
通信工程設計單位的紙質(zhì)圖檔整理走向電子圖檔整理，面臨的三類(lèi)情況主要分為：
(1)我國數十年來(lái)，引入的CAD積累了大量的電子文件都存放在軟盤(pán)里，近兩年來(lái)的電子文件少數開(kāi)始存入光盤(pán)中。
然而，不管是軟盤(pán)還是光盤(pán)都散落在各個(gè)設計單位甚至單位個(gè)人手上，并且軟盤(pán)的使用壽命非常短，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間以后，軟盤(pán)中的數據可能讀不出來(lái)。
對于那些沒(méi)有收集整理的數據使用起來(lái)也是極為麻煩。
所以建議檔案資料管理部門(mén)制定相應的政策，由項目的各個(gè)負責人配合檔案人員收集、整理、編排、歸檔這些散落在各處的軟盤(pán)，再根據項目分類(lèi)刻錄成兩份新的光盤(pán)，一份供借閱，一份存檔保存。
(2)隨著(zhù)電子文件的不斷產(chǎn)生，檔案部門(mén)和設計部門(mén)配合編制合適的軟件進(jìn)行文件填寫(xiě)。
對于設計人員來(lái)說(shuō)，只需要填寫(xiě)圖簽內容，繪圖前一次性填寫(xiě)的信息自動(dòng)生成圖紙右下角的圖簽，沒(méi)有增加設計人員的額外工作量。
而對于檔案整理人員來(lái)看，整理人員只需要歸檔時(shí)對其進(jìn)行補充，提高的工作效率。
(3)我國在引入CAD之前，在工程設計單位還留下了許多圖紙檔案，其中的一些仍然具有極高的利用價(jià)值，要科學(xué)保存這些圖紙檔案，可以通過(guò)掃描轉化為電子圖檔進(jìn)行再保存在利用。
掃描后圖紙文件需要經(jīng)過(guò)矢量化才能被設計人員利用，但矢量化的缺陷便是圖形會(huì )失真。
針對原圖紙不清楚的地方我們可采用兩種辦法使用，第一種是對計算機出圖較清楚的圖紙掃描進(jìn)行矢量化處理;第二種是過(guò)去留下的藍圖掃描后不再通過(guò)矢量化處理，僅供設計人員觀(guān)看使用，如果在實(shí)踐中需要使用便由設計人員本人進(jìn)行矢量化處理。
4 重點(diǎn)培養高素質(zhì)的檔案資料整理人員
在保障有效管理的前提下，應重點(diǎn)培養高素質(zhì)的檔案資料整理工作人員。
檔案整理人員是一線(xiàn)的后勤工作人員，是通信工程建設中不可或缺的重要組成部分。
在選任通信工程檔案整理人員時(shí)，首先要在“世界觀(guān)、人生觀(guān)、價(jià)值觀(guān)”三觀(guān)以及職業(yè)道德上進(jìn)行嚴格考察;再次要做好檔案整理人員的職業(yè)上崗培訓教育，堅持學(xué)習并貫徹《檔案法》，通過(guò)學(xué)習使檔案工作人員認識到自己所做的工作與社會(huì )發(fā)展的緊密關(guān)系，除了眼前的經(jīng)濟效益外，還有更長(cháng)遠的社會(huì )效益;最后還應該做好對檔案整理人員以及各部門(mén)領(lǐng)導的宣傳工作，定期學(xué)習檔案知識，各部門(mén)工作人員組成協(xié)作組，經(jīng)常溝通與交流檔案工作中的經(jīng)驗和面臨的問(wèn)題，讓每個(gè)人都加深檔案在通信工程建設中的重大意義。
5 結論
隨著(zhù)我國通信行業(yè)的高速發(fā)展，通信工程的檔案數量也與日俱增，隨之而來(lái)的工程檔案資料的整理也日益繁重。
所以為了適應當今市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展需求，當前最應做好通信工程檔案的管理工作，順利實(shí)施通信建設。
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