數字檔案室實(shí)施方案
數字檔案室建設方案
根據紹興市檔案局《紹興市直部門(mén)、單位20**20**年數字檔案室建設工作計劃》，我辦擬于20**年12月前完成數字檔案室建設及申報和認定工作。為此項工作得到全面落實(shí)，特制定方案如下：
一、指導思想
以黨的十七屆四中全會(huì )、省委十二屆六次全會(huì )、市委六屆八次會(huì )議、全省和全市檔案工作會(huì )議精神為指導，以堅持科學(xué)發(fā)展，積極適應“四個(gè)變化”，實(shí)現“四個(gè)轉移”為重點(diǎn)，以加強檔案基礎業(yè)務(wù)建設和檔案隊伍建設，以人防發(fā)展和紹興經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展服務(wù)為目標，促進(jìn)紹興人防事業(yè)的發(fā)展。
二、目的要求
按照紹興市檔案局關(guān)于開(kāi)展數字檔案室建設工作的通知要求，我辦的數字檔案室建設要本著(zhù)“少花錢(qián)，多辦事，辦好事”的原則，既要確保數字檔案室建成后的質(zhì)量達到優(yōu)秀等級，又要確保我辦數字檔案室建設在20**年12月建成，為我辦檔案室省三級達標打好基礎。
三、方法步驟
具體分三個(gè)階段實(shí)施：
(一)準備階段(20**年3月20**年4月上旬)：
1、成立數字檔案室建設領(lǐng)導小組。
組 長(cháng)：李幼興
副組長(cháng)：李根法 傅仕法
成 員：何鐵峰、金近、任明、王韻芳、劉笑、張莘昕
領(lǐng)導小組下設四個(gè)工作小組，即綜合協(xié)調組、設備保障組、網(wǎng)絡(luò )建設組、檔案掃描組。傅仕法同志為綜合協(xié)調組組長(cháng)，任明同志為設備保障組組長(cháng)，何鐵峰同志為網(wǎng)絡(luò )建設組組長(cháng)，金近同志為檔案掃描組組長(cháng)。
2、明確分工：
(1)綜合協(xié)調組的主要任務(wù)：
�、儇撠煂�(shí)施計劃的制定
�、诮底謾n案室相關(guān)規章制度
�、圬撠煾鹘M之間的協(xié)調;負責與市檔案局的聯(lián)系
�、茇撠煍底謾n案室的申報和認定事宜
(2)設備保障組的主要任務(wù)：根據數字檔案室建設的需要配置設備設施。
(3)網(wǎng)絡(luò )建設組的主要任務(wù)：
�、賲f(xié)助綜合檔案室完成網(wǎng)絡(luò )原文版檔案管理軟件的安裝開(kāi)通;
�、趨f(xié)助綜合檔案室完成檔案室計算機與本辦辦公自動(dòng)化系統的連接;
�、蹎⒂肙A系統發(fā)文管理模塊中本辦電子文件的流轉;
�、馨凑照畔⒐_(kāi)條例要求，在本辦互聯(lián)網(wǎng)上公布相關(guān)文件。
(4)檔案掃描組的主要任務(wù)：協(xié)助綜合檔案室完成目錄數據庫和全文數據庫建設。
(二)實(shí)施階段(20**年4月20**年11月)：
市檔案局《關(guān)于開(kāi)展數字檔案室建設工作的通知》明確，市檔案局將對數字檔案室建設工作進(jìn)行統一部署、統一規范、統一指導，因此在實(shí)施階段，各組的職責就是根據市檔案局的統一部署開(kāi)展各項工作，協(xié)調組負責數字檔案室建設工作的進(jìn)度。
(三)申報和認定階段(20**年12月)：
整理數字檔案室建設的申報材料，起草數字檔案室建設認定報告，接受市檔案局的驗收和認定確保驗收認定達到優(yōu)秀等級。
附件：紹興市人防辦數字檔案室建設目標任務(wù)分解表
二○**年三月二十八日
附件：
紹興市人防辦數字檔案室建設目標任務(wù)分解表
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認定項目
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認定內容
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工作措施
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責任人
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一、管理體制
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（一）組織領(lǐng)導
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1、將數字檔案室建設列入議事日程，列入有關(guān)人員的崗位職責，及時(shí)解決人、財、物等實(shí)際問(wèn)題。
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成立辦公室數字檔案室建設領(lǐng)導小組，及時(shí)解決人、財、物等實(shí)際問(wèn)題
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李根法
傅仕法
何鐵峰
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2、數字檔案室建設納入本單位信息化建設總體格局之中。
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數字檔案室建設納入本單位信息化建設規劃
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（二）機構、人員、經(jīng)費
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1、落實(shí)了數字檔案室管理人員，并相對穩定。
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配備與數字檔案室工作量相適應的管理人員
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李根法
傅仕法
劉 笑
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2、管理人員經(jīng)過(guò)計算機技能培訓并具備實(shí)際工作能力。
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檔案室管理人員經(jīng)計算機培訓，能實(shí)際操作
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（三）管理制度
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建立健全本單位數字檔案室管理制度，包括電子文件歸檔制度，檔案數字化規程（技術(shù)標準），檔案安全保密制度，檔案數據網(wǎng)上查詢(xún)利用制度，檔案數據管理維護制度，電子檔案鑒定銷(xiāo)毀制度，檔案數據網(wǎng)和信息設備維護使用制度。）
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建立數字檔案室管理制度并堅持嚴格執行
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傅仕法
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二、設備設施
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(一)硬件配備
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1、配備與數字化檔案工作相適應的專(zhuān)用電腦、掃描儀、打印機、光盤(pán)刻錄機、UPS電源以及數碼相機、數碼攝像機等。
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及時(shí)完成打印機、UPS電源、數碼相機、數碼攝像機的采購
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任 明
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(二)軟件配備
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配備并使用經(jīng)檔案行政管理部門(mén)認定的網(wǎng)絡(luò )原文版檔案管理系統，系統應同時(shí)具備檔案目錄數據和全文數據的采集、管理和利用等功能。
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協(xié)助綜合檔案室完成網(wǎng)絡(luò )原文版檔案管理軟件的安裝開(kāi)通
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何鐵峰
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(三)網(wǎng)絡(luò )配備
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檔案室計算機與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進(jìn)行文件收集歸檔和檔案信息查閱利用。
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協(xié)助綜合檔案室完成檔案室計算機與本辦辦公辦公自動(dòng)化系統的連接
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何鐵峰
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三、檔案數字化建設
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（一）目錄數據庫建設
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1、各類(lèi)檔案錄入目錄數據庫，并實(shí)現計算機檢索。
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文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、特種載體檔案錄入文件級和案卷級，會(huì )計檔案錄入案卷級；要求錄入完整
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劉 笑
張莘昕
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2、按照《紹興市市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式》、《紹興市數碼照片檔案管理辦法》或行業(yè)標準開(kāi)展錄入工作。
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數據錄入標準、規范
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（二）全文數據庫建設
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1、各類(lèi)紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)掃描完成全文數字化。
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保管期限為永久、長(cháng)期(或30年)的文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案和科技檔案，保管期限為永久的會(huì )計檔案完成全文掃描
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金 近
王韻芳
張莘昕
葉 楠
施羽翔
金兆峰
陸澤華
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2、檔案數字化規范、質(zhì)量符合要求。
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檔案數字化規范（掃描分辨率、格式等）質(zhì)量符合要求
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3、電子檔案數據應與其目錄數據有效掛接。
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電子檔案數據與其目錄數據有效掛接
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何鐵峰
劉 笑
張莘昕
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（三）多媒體數據庫建設
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1、照片檔案數字化并符合質(zhì)量要求。
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保管期限為永久、長(cháng)期的照片檔案數字化
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張莘昕
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2、聲頻、視頻檔案數字化并符合質(zhì)量要求。
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制作一定數量的聲頻、視頻檔案并錄入特種載體檔案目錄
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3、多媒體檔案數據應與其目錄數據有效掛接。
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多媒體檔案數據與其目錄數據有效掛接
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何鐵峰
劉 笑
張莘昕
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（四）電子文件數據庫建設
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1、本單位電子文件在辦公自動(dòng)化平臺上流轉完畢經(jīng)過(guò)歸檔直接進(jìn)入檔案管理系統，做到各類(lèi)電子文件完整歸檔。
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啟用OA系統發(fā)文管理模塊中本辦電子文件的流轉；及時(shí)歸檔，歸檔的電子文件收集齊全，整理規范
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何鐵峰
劉 笑
張莘昕
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2、電子文件數據應與其目錄數據有效掛接。
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電子文件數據與其目錄數據有效掛接
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四、數據管理
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1、檔案數據網(wǎng)應配備網(wǎng)絡(luò )安全設備或實(shí)施必要的網(wǎng)絡(luò )安全措施。
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檔案數據網(wǎng)配備網(wǎng)絡(luò )安全設備或實(shí)施必要的網(wǎng)絡(luò )安全措施
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何鐵峰
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2、目錄數據庫、數字化檔案應制作三套備份，其中兩套在本單位保存（一套聯(lián)機,一套脫機），一套送市檔案館。
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制作目錄數據庫和數字化檔案的備份三套，其中一套送市檔案館
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劉 笑
張莘昕
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3、檔案室應配備專(zhuān)用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件。
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歸檔電子文件存放在專(zhuān)用的電子文件柜（防磁柜）內
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4、各單位應指定專(zhuān)人負責檔案數據的維護與管理，確保檔案數據的安全。
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明確專(zhuān)人負責檔案數據的維護與管理，消除安全隱患
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五、開(kāi)發(fā)利用
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1、實(shí)現本單位檔案的在線(xiàn)查閱利用，并設置相應查閱利用權限。
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設置相應的查閱利用權限，實(shí)現在線(xiàn)查閱利用檔案
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李根法
劉 笑
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2、按照政府信息公開(kāi)條例要求，在本單位互聯(lián)網(wǎng)上公布相關(guān)文件，提供利用服務(wù)。
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按照政府信息公開(kāi)條例要求，在本辦互聯(lián)網(wǎng)上公布相關(guān)文件
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張莘昕
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3、按照市委、市政府及市檔案局要求，及時(shí)向電子文件中心上傳報送電子文件。
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及時(shí)向電子文件中心上傳報送本單位電子文件，上傳的電子文件符合要求
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劉笑
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4、通過(guò)網(wǎng)絡(luò )提交年檢材料，按時(shí)完成網(wǎng)上年檢。
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通過(guò)網(wǎng)絡(luò )提交年檢材料，按時(shí)完成網(wǎng)上年檢
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5、大事記、組織沿革、年鑒等編研材料，在網(wǎng)絡(luò )上提供利用。
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在本辦辦公辦公自動(dòng)化系統上提供本辦的大事記、組織沿革、年鑒等編研材料
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