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秘書(shū)技巧心得：速記在秘書(shū)工作中的應用
導語(yǔ)：秘書(shū)工作的這種性質(zhì)特點(diǎn)，決定了速記能力對秘書(shū)工作和秘書(shū)人才的重要性，下面就由小編為大家介紹一下秘書(shū)技巧心得：速記在秘書(shū)工作中的應用，希望對大家有所幫助！
“秘書(shū)參與政務(wù)，管理事務(wù)”，是領(lǐng)導的助手、參謀。
信息，對秘書(shū)工作有至關(guān)重要的作用。廣泛、豐富、及時(shí)準確地儲備信息，迅速有效地提供和利用信息，是秘書(shū)工作的重要內容，突出特點(diǎn)。
秘書(shū)工作的這種性質(zhì)特點(diǎn)，決定了速記能力對秘書(shū)工作和秘書(shū)人才的重要性，決定了《速記學(xué)》這門(mén)課程在秘書(shū)專(zhuān)業(yè)教育中的重要地位和作用。
一、速記的重要作用
速記學(xué)是現代化快速書(shū)寫(xiě)技能的科學(xué)，屬于語(yǔ)言學(xué)的范疇。他在秘書(shū)工作中的重要作用可以從以下幾個(gè)方面論述。
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有一些社會(huì )生產(chǎn)和科技發(fā)達國家，領(lǐng)導者口述，秘書(shū)速記，整理修訂，領(lǐng)導簽署，即刻打印，及時(shí)發(fā)出執行，這是普遍應用的工作方法。運用速記辦文，不致因記錄跟不上而打斷講話(huà)人的思路，影響其情緒；能使口授文稿一氣呵成，保證辦文質(zhì)量，加快辦文速度，有助于提高管理的職能和效率。通常，領(lǐng)導人到辦公室一兩個(gè)小時(shí)，就可以處理幾十封來(lái)信，形成幾件文稿。
我們的秘書(shū)工作者，如普遍掌握了速記技能，隨著(zhù)領(lǐng)導班子成員素質(zhì)、水平的不斷提高，也能采用這種口授文稿的做法，那么，不但會(huì )大大提高我們各部門(mén)的管理職能和效率，而且對克服“文山會(huì )�！边@種長(cháng)期以來(lái)令人頭痛的流弊，會(huì )起重要作用。目前，我們許多部門(mén)，當年的年度計劃，在第一季度末寫(xiě)出來(lái)的并不算太晚，去年年度的總結，近年寫(xiě)兩三天更不足為怪。這種情況，和今天的時(shí)代，我們肩負的“四化”任務(wù)，極不適應。這種慢騰騰的工作，低得可憐的效率，實(shí)在令人擔憂(yōu)。
運用速記比用漢字書(shū)寫(xiě)，其速度要快三至五倍。秘書(shū)人員掌握了速記就如虎添翼，對工作非常有利。有這種能力的秘書(shū)，哪位有水平的領(lǐng)導不是得之如寶，走到哪里都會(huì )離不開(kāi)他。
我們黨在延安時(shí)期就很重視速記。老一輩革命家、領(lǐng)袖，如劉少奇、朱德、任弼時(shí)、張聞天等同志，他們講話(huà)常常沒(méi)有稿子、風(fēng)格各異。毛主席講話(huà)，常常是拿一張紙，寫(xiě)著(zhù)幾個(gè)鉛筆大字，講起來(lái)滔滔不絕，妙趣橫生。他們的許多重要文章，都是根據當時(shí)講話(huà)的速記稿整理出來(lái)的。
在國外，一些科學(xué)發(fā)達國家，用速記整理出來(lái)的著(zhù)作，文件更是不計其數。如《列寧選集》、西蒙諾夫的《日日夜夜》、《卓別林傳》、《巴黎公社的會(huì )議》以及希特勒大本營(yíng)“元首會(huì )議”的部分記錄等等，都是運用速記記錄整理出來(lái)的。又如陀思妥耶夫斯基長(cháng)達四十萬(wàn)頁(yè)的小說(shuō)《賭徒》也是作者同秘書(shū)安娜合作，用速記在二十六天里完成的。
�。ǘ┩暾�、準確地進(jìn)行會(huì )議記錄
作為秘書(shū)，在會(huì )議、會(huì )談中作記錄是經(jīng)常的工作。會(huì )議、會(huì )談?dòng)涗泝H記出席、缺席、議案和決議等是遠遠不夠的，這樣的記錄沒(méi)有反映出討論的經(jīng)過(guò)，以及討論的不同意見(jiàn)。其實(shí)，有些會(huì )議、會(huì )談的動(dòng)態(tài)，如能記錄下來(lái)也是很有必要的，它便于領(lǐng)導研究問(wèn)題、決策工作。速記，可以幫助我們記下完整、準確的會(huì )議情況。
要記錄會(huì )議的全貌，就必須運用速記。記錄會(huì )議、會(huì )談的決議、結論，要一字不漏，全面準確，這更是速記的專(zhuān)長(cháng)。
如果是國際會(huì )談，就更顯示出速記的方便和重要了。1969年底，我曾擔任中國同日商談判進(jìn)口汽車(chē)的速記任務(wù)。國際談判，有談?dòng)凶g，這就使記錄有語(yǔ)言間隔的空閑時(shí)間可利用，記錄起來(lái)更能從容不迫。如果又能通曉談判國的語(yǔ)言，那就更游刃有余，甚至可以隨時(shí)將翻譯不準處加以更正。對外會(huì )談使用速記，最能發(fā)揮其重要作用。
特別是傳達上級領(lǐng)導的指示，時(shí)間性強，要求我們迅速準確地記錄，這就更能顯示速記的重要作用。如果是自己記錄自己傳達，可不用翻譯，直接照速記符號宣讀，即迅速又準確。
搞側記，運用速記，拾遺補缺，非常方便。例如：有的重要會(huì )議，因某種特別原因領(lǐng)導不能出席，要秘書(shū)代聽(tīng)，可利用速記，將會(huì )議重要部分全部記錄下來(lái)，以備使用。據說(shuō)，孫中山先生《三民主義》手稿，在陳炯明叛變中，毀于廣州大元帥府。當時(shí)孫中山日理萬(wàn)機，無(wú)暇伏案，于是根據速記員當時(shí)所作的關(guān)于十幾次演講的速記記錄，整理成書(shū)出版。我在1979年速記的《于是之談表演》、《施光南談作曲》、分別被《南國戲劇》、《人民音樂(lè )》采用發(fā)表�？荚嚧笫占�
�。ㄈ┱{查、采訪(fǎng)利用速記好處多
根據已掌握的材料，用速記符號擬好調查提綱，下去調查，能有的放矢。在核實(shí)某一問(wèn)題、實(shí)踐時(shí)，采用邊問(wèn)邊速記的方法把證人的原話(huà)記錄下來(lái)，必要時(shí)重述證詞，去偽存真，這對核實(shí)問(wèn)題，得出正確結論，具有非常重要的作用。同時(shí)，這樣的調查談話(huà)，不但問(wèn)題集中，節省時(shí)間、提高效率，還可以起到一定的保密作用。
采訪(fǎng)，更要口問(wèn)、耳聽(tīng)、眼觀(guān)、手記、心想。如以漢字記錄會(huì )漏掉重要字句和生動(dòng)的語(yǔ)言；光顧低頭寫(xiě)、影響眼觀(guān)、心想。如用速記邊記邊觀(guān)察、邊思考、邊提問(wèn)，得心應手，能真正進(jìn)行有深度的采訪(fǎng)，還可以贏(yíng)得時(shí)間描繪現場(chǎng)，使采訪(fǎng)立體化、視覺(jué)化。這樣，久而久之會(huì )提高思維的反映能力和寫(xiě)作水平。
二、新科技、現代化辦公設備和速記的關(guān)系
在秘書(shū)工作中，速記的重要作用無(wú)庸置疑。在科技日新月異發(fā)展的今天，有人以為高檔音像設備、自動(dòng)化辦公設備層出不窮，辦公手段日益現代化，可以代替速記，速記無(wú)用了，這是一種誤解。錄音機有聲無(wú)形，速記有形無(wú)聲，它們功能各異，不能互相取代。況且自動(dòng)化、現代化辦公設備是為了提高辦公效率，它們都需要有效率有能力的人來(lái)操作和控制，尤其是一些重要場(chǎng)合，有些機器設備不允許使用的�？梢赃@樣說(shuō)，對具有速記技能的人來(lái)說(shuō)，音像設備，自動(dòng)化、現代化辦公設備的出現是珠聯(lián)璧合，而不是取代的淘汰。
日本、歐美等發(fā)達國家，今天音像設備應用非常普遍，但速記卻更盛行更發(fā)展了。據美國1980年統計，有職業(yè)秘書(shū)三百八十七萬(wàn)六千人，另有一百二十萬(wàn)打字員，他們都會(huì )速記。在美國培養秘書(shū)人才的高等學(xué)校中，打字、速記是必修的共同課。蘇聯(lián)在四十年代就把速記列為中等學(xué)校高年級的必修課，并在全國推行國家統一的速記法。日本、西德、意大利、法國、波蘭、芬蘭、比利時(shí)等許多國家，都有專(zhuān)門(mén)培養秘書(shū)的學(xué)校，均將速記列為必修課。
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