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職場(chǎng)秘書(shū)說(shuō)話(huà)的技巧
說(shuō)話(huà)是一門(mén)藝術(shù)。俗話(huà)說(shuō)：“會(huì )說(shuō)話(huà)的令人笑，不會(huì )說(shuō)話(huà)的令人跳�！毕旅嫘【帨蕚淞岁P(guān)于職場(chǎng)秘書(shū)說(shuō)話(huà)的技巧，歡迎大家參考!
職場(chǎng)秘書(shū)說(shuō)話(huà)的技巧 1
秘書(shū)人員工作在領(lǐng)導中樞，負有溝通上下左右關(guān)系的責任，如果說(shuō)話(huà)不講究藝術(shù)，有時(shí)會(huì )帶來(lái)不良或嚴重后果。
一字不當，令客商拂袖而去。
一海外客商到某地某公司商談合資辦廠(chǎng)事宜。公司經(jīng)理在會(huì )客室專(zhuān)候，并準備了煙茶水果�？蜕踢M(jìn)公司大門(mén)后，迎候在門(mén)廳的公司經(jīng)理秘書(shū)和客商握過(guò)手，說(shuō)：“我們經(jīng)理在上面(指二樓會(huì )客室)，他叫你去�！笨蜕桃宦�(tīng)，當即一愣：他叫我去?我又不是他的下屬，憑什么叫我?于是這客商轉身，說(shuō)：“貴公司如有合作誠意，叫你們經(jīng)理到我住的賓館去談吧�！闭f(shuō)完拂袖而去。如果那位秘書(shū)不說(shuō)“叫”，而說(shuō)“請”，情況又會(huì )如何呢?
一言不妥，令兄弟單位不悅。
“喂，縣統計局嗎?我是縣委辦公室。今年上半年的.各項經(jīng)濟指標完成情況你們統計出來(lái)了嗎?”這是某縣委辦公室一位秘書(shū)人員在給縣統計局打電話(huà)。對方回答統計出來(lái)了。這位秘書(shū)又說(shuō)：“我們正在給領(lǐng)導寫(xiě)講話(huà)稿，急等著(zhù)要這些數字。你給送來(lái)吧�！苯y計局的人聽(tīng)了這話(huà)，很不樂(lè )意，說(shuō)：“我們也正忙著(zhù)，你自己來(lái)抄好了�！卑�，電話(huà)斷了。如果那位秘書(shū)換一種口氣，請求對方給予支持協(xié)助，情況又會(huì )如何呢?
一語(yǔ)不慎，險致領(lǐng)導失和。
某地黨政兩位一把手關(guān)系原本很好，一度因工作意見(jiàn)分歧產(chǎn)生小不愉快。正巧這時(shí)上級來(lái)了一個(gè)工作檢查組，在陪同問(wèn)題上，書(shū)記認為黨政一把手有一人陪同就行了，不必兩人都去。不料辦公室秘書(shū)在向政府一把手轉達書(shū)記意思時(shí)，卻把話(huà)說(shuō)成：“書(shū)記說(shuō)啦，你去他就不去�！闭话咽致�(tīng)了，心里思忖：我去他就不去，這是什么意思?雖然勉強去了，總認為書(shū)記對自己有了成見(jiàn)。幸好這兩位一把手以后談心消除了誤會(huì )。否則，還不知會(huì )釀成什么局面。以上種種、只是筆者信手拈來(lái)的幾則實(shí)例。在生活和工作實(shí)際中，比這嚴重的例子還有。比如因談話(huà)不慎造成重大失密，因隨意表態(tài)造成領(lǐng)導和全局工作被動(dòng)等等。當然，由于秘書(shū)人員“會(huì )說(shuō)話(huà)”，使領(lǐng)導意圖得以準確順當貫徹，使左鄰右舍關(guān)系處得親密和諧，這樣的例子也是不勝枚舉的。
因此，秘書(shū)說(shuō)話(huà)也很有講究，秘書(shū)朋友們可要多多注意呀!
電話(huà)留言忌太長(cháng)
電話(huà)留言：打電話(huà)時(shí)假如對方不在，需要請人幫忙留言或者錄音留言，一定要簡(jiǎn)短，忌諱長(cháng)篇大論的留言。
電話(huà)回撥：雖然電話(huà)有來(lái)電顯示功能，但是假如對方?jīng)]有主動(dòng)留下自己的號碼，不要貿然給對方回撥，而應該使用對方給自己的通訊方式聯(lián)絡(luò )。
電話(huà)促銷(xiāo)：通過(guò)電話(huà)向一個(gè)素不相識的人推銷(xiāo)商品，在現在非常普遍。電話(huà)促銷(xiāo)或在電話(huà)中長(cháng)時(shí)間地談生意讓人難以接受。發(fā)展良好商務(wù)關(guān)系的最佳途徑是與客戶(hù)面對面地商談，而電話(huà)者主要用來(lái)安排會(huì )見(jiàn)。當然，接電話(huà)者如不愿意繼續接聽(tīng)，也可委婉拒絕，避免粗暴地掛斷電話(huà)。
職場(chǎng)秘書(shū)說(shuō)話(huà)的技巧 2
一、秘書(shū)說(shuō)話(huà)的4大核心原則：奠定溝通基礎
1.精準性：信息傳遞“零偏差”
秘書(shū)需確保每句話(huà)都清晰、準確，避免模糊表述或歧義。例如向領(lǐng)導匯報會(huì )議安排時(shí)，需明確“會(huì )議時(shí)間（3月15日14:00-16:00）、地點(diǎn)（三樓第一會(huì )議室）、參會(huì )人員（部門(mén)總監及以上）、待準備材料（季度業(yè)績(jì)報表復印件15份）”，而非籠統說(shuō)“明天下午開(kāi)會(huì )，記得準備資料”。對不確定的信息，需及時(shí)說(shuō)明“這個(gè)數據我再核對后，5分鐘內反饋給您”，不隨意猜測或模糊回應。
2.分寸感：把握“親疏與層級”邊界
面對不同對象，說(shuō)話(huà)語(yǔ)氣、措辭需調整：
對領(lǐng)導：保持尊重但不卑微，多用“您看是否需要……”“建議下一步可……”等建議性表述，避免直接否定（如領(lǐng)導提出的方案有疏漏，不說(shuō)“您這方案有問(wèn)題”，而說(shuō)“您的方案框架很清晰，若補充XX細節，可能會(huì )更完善，您覺(jué)得呢？”）；
對同事：平等協(xié)作，多用“麻煩您協(xié)助……”“辛苦您跟進(jìn)一下……”等禮貌用語(yǔ)，避免用“命令式”語(yǔ)氣（如協(xié)調部門(mén)提交材料，不說(shuō)“趕緊把材料交上來(lái)”，而說(shuō)“麻煩您今天17:00前將材料發(fā)我郵箱，方便后續匯總，辛苦啦”）；
對外部人員（如客戶(hù)、合作方）：專(zhuān)業(yè)得體，先表明身份“您好，我是XX公司辦公室秘書(shū)XXX”，再說(shuō)明來(lái)意，避免過(guò)度熱情或冷淡。
3.主動(dòng)性：提前“預判需求”，減少溝通成本
秘書(shū)需通過(guò)日常觀(guān)察，預判溝通對象的潛在需求，主動(dòng)補充關(guān)鍵信息。例如領(lǐng)導讓“聯(lián)系王總確認下周見(jiàn)面時(shí)間”，溝通時(shí)不僅要問(wèn)“王總下周哪幾天有空”，還需主動(dòng)說(shuō)明“領(lǐng)導下周一下午、周三全天有空，您看哪段時(shí)間方便？另外，見(jiàn)面需攜帶的項目計劃書(shū)，我們會(huì )提前準備好電子版發(fā)給您”，避免因信息不全導致多次往返溝通。
4.保密性：守住“信息安全”底線(xiàn)
對領(lǐng)導的私人安排、公司未公開(kāi)的決策（如人事調整、項目機密），需“守口如瓶”。若同事或外部人員詢(xún)問(wèn)敏感信息（如“聽(tīng)說(shuō)公司要裁人，是真的嗎？”），需禮貌拒絕且不泄露傾向，可說(shuō)“關(guān)于公司的人事安排，若有正式通知，會(huì )第一時(shí)間同步給大家，目前我沒(méi)有收到相關(guān)信息，不便猜測”，既不生硬，又守住保密原則。
二、高頻場(chǎng)景說(shuō)話(huà)技巧：針對性解決溝通問(wèn)題
1.向領(lǐng)導匯報工作：“結論先行+邏輯清晰”
領(lǐng)導日常事務(wù)繁忙，匯報需高效，遵循“結論→依據→建議”結構：
例：匯報“會(huì )議籌備情況”，先說(shuō)“明天的客戶(hù)座談會(huì )，目前已完成80%籌備，僅剩3份客戶(hù)資料待補充”（結論）；再說(shuō)明“已確認會(huì )議室、設備調試、茶歇準備，客戶(hù)名單中，有3位客戶(hù)的公司簡(jiǎn)介尚未收到，已聯(lián)系對方助理，預計1小時(shí)內反饋”（依據）；最后提建議“若1小時(shí)后仍未收到，我準備先整理已有的資料，缺失部分用‘待補充’標注，會(huì )議當天提前10分鐘交給您，您看是否可行？”（建議）。
避免“流水賬式”匯報（如從“早上9點(diǎn)去訂會(huì )議室，10點(diǎn)聯(lián)系設備師傅，11點(diǎn)買(mǎi)茶歇……”說(shuō)起，讓領(lǐng)導找不到重點(diǎn)）。
2.協(xié)調跨部門(mén)工作：“明確需求+給出價(jià)值”
跨部門(mén)協(xié)作時(shí)，需讓對方清楚“協(xié)助事項的目的與自身利益關(guān)聯(lián)”，提高配合度。例如協(xié)調技術(shù)部協(xié)助修復辦公系統，不說(shuō)“技術(shù)部趕緊修一下系統，大家都用不了”，而說(shuō)“目前辦公系統無(wú)法上傳文件，影響各部門(mén)的日報提交，麻煩技術(shù)部?jì)?yōu)先排查修復，修復后我會(huì )同步告知各部門(mén)，避免大家反復嘗試，也能減少您這邊的咨詢(xún)壓力，辛苦啦”。通過(guò)說(shuō)明“修復系統能減少對方的咨詢(xún)量”，讓對方感受到“協(xié)作對自己也有幫助”，而非單純“被麻煩”。
3.應對突發(fā)問(wèn)題：“冷靜回應+解決方案導向”
遇到突發(fā)情況（如領(lǐng)導臨時(shí)取消會(huì )議、客戶(hù)突然到訪(fǎng)），需先穩定情緒，再給出解決方案，避免慌亂說(shuō)“怎么辦？領(lǐng)導突然不來(lái)了！”。例如客戶(hù)未預約突然到訪(fǎng)，領(lǐng)導正在開(kāi)會(huì )，可說(shuō)“您好，歡迎您！領(lǐng)導目前正在開(kāi)重要會(huì )議，預計20分鐘后結束。您看是先在接待區稍坐，我給您倒杯茶，等領(lǐng)導散會(huì )后再過(guò)來(lái)？還是您方便的話(huà)，留個(gè)聯(lián)系方式，我讓領(lǐng)導會(huì )后第一時(shí)間聯(lián)系您？”，既安撫客戶(hù)情緒，又提供明確選擇，體現專(zhuān)業(yè)性。
4.拒絕不合理請求：“委婉表達+給出替代方案”
面對超出職責范圍或無(wú)法完成的請求（如同事讓“幫忙寫(xiě)一份不屬于秘書(shū)職責的項目報告”），需拒絕但不破壞關(guān)系。不說(shuō)“這不是我的活，我不幫”，而說(shuō)“很理解你需要趕報告的著(zhù)急心情，但這份項目報告涉及很多專(zhuān)業(yè)數據，我這邊不熟悉，幫你寫(xiě)可能會(huì )影響質(zhì)量。不過(guò)我可以幫你整理一下之前的報告模板，或者告訴你數據查詢(xún)的.路徑，你看這樣可以嗎？”，先共情，再說(shuō)明無(wú)法幫忙的原因，最后提供替代支持，既守住邊界，又體現協(xié)作態(tài)度。
三、避坑指南：秘書(shū)說(shuō)話(huà)需避開(kāi)的3大誤區
避免“過(guò)度解釋”：領(lǐng)導詢(xún)問(wèn)“文件準備好了嗎”，若未準備好，直接說(shuō)“抱歉，目前還在核對數據，預計20分鐘后完成，我會(huì )第一時(shí)間送您辦公室”，無(wú)需反復解釋“因為XX同事沒(méi)及時(shí)給數據，所以耽誤了……”，過(guò)度解釋易顯得推卸責任；
避免“隨意承諾”：若無(wú)法確定能否完成（如“能否讓領(lǐng)導明天就簽批文件”），不說(shuō)“沒(méi)問(wèn)題，肯定能簽”，而說(shuō)“我會(huì )優(yōu)先將文件遞交給領(lǐng)導，并同步說(shuō)明您的緊急需求，盡量協(xié)調明天簽批，有結果后馬上告訴您”，不給“無(wú)法兌現的承諾”；
避免“傳播負面情緒”：不向同事抱怨“領(lǐng)導今天又批評我了”“這個(gè)活太難干了”，負面言論易擴散，影響團隊氛圍，也可能傳到領(lǐng)導耳中，損害職業(yè)形象。
四、技巧提升：日常訓練3個(gè)小方法
“復盤(pán)溝通”：每天下班后，花5分鐘回顧當天的重要溝通（如向領(lǐng)導匯報、協(xié)調工作），思考“哪些話(huà)說(shuō)得好，哪些可以改進(jìn)”（如今天匯報時(shí)漏了關(guān)鍵數據，下次需提前列好“匯報清單”）；
“模仿學(xué)習”：觀(guān)察身邊優(yōu)秀的同事或領(lǐng)導如何溝通，記錄他們的常用措辭（如“這個(gè)問(wèn)題我們可以從XX角度再梳理”），并嘗試在實(shí)際溝通中運用；
“積累話(huà)術(shù)模板”：針對高頻場(chǎng)景（如匯報、協(xié)調、拒絕），提前整理1-2個(gè)話(huà)術(shù)模板（如匯報模板：“結論+依據+建議”），熟練后可靈活調整，避免臨場(chǎng)慌亂。
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