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商務(wù)秘書(shū)常識輔導：辦公室事務(wù)管理
辦公室事務(wù)管理包括辦公室環(huán)境管理、接待、日常事務(wù)管理、信息管理、領(lǐng)導活動(dòng)管理、輔助人力資源管理、危機管理與突發(fā)事件應急處置。那么商務(wù)秘書(shū)主要涉及到的辦公室工作有哪些呢?
1. 對辦公環(huán)境和辦公設備進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境
(1)安全檢查的方法
1)確定檢查周期。 2)發(fā)現隱患，在職責范圍內排除或減少危險。
3)發(fā)現個(gè)人職權無(wú)法排除的危險，有責任和義務(wù)報告、跟進(jìn)、直到解決。
4)發(fā)現隱患，認真填寫(xiě)“隱患記錄及處理表”。
(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求
1)建筑堅固安全、光線(xiàn)充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。 2)辦公室空間適當、噪聲要低。
3)辦公用品和設備要滿(mǎn)足工作、安全要求。 4)設置相應的消防設施和設備。
5)飲用水符合健康安全要求。
2. 做好信息的保密工作
(1)口頭信息的安全保密工作
1)不要在組織內部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。
2)在沒(méi)有確認對方身份前，不要通過(guò)電話(huà)、手機、答錄機等給出保密信息。
3)只向來(lái)訪(fǎng)者提供組織允許提供的信息。 4)按會(huì )議要求傳達會(huì )議信息。
(2)紙面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類(lèi)，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。
2)離開(kāi)辦公室時(shí)，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。
3)當傳真保密信息時(shí)，應使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等候在傳真機旁。
4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里;不再需要的保密文件要銷(xiāo)毀。
(3)電子信息的安全保密工作
1)計算機顯示器應放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時(shí)要人不離機。
2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權的人;有保密信息的軟盤(pán)不應帶出單位。
3)使用密碼保護計算機數據，密碼應經(jīng)常更換;不要隨意安裝借來(lái)的程序，經(jīng)常查毒、殺毒;重要文件要做備份。
3. 安排值班工作，編制值班表
(1)值班工作的主要內容：記好值班電話(huà)記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。
(2)值班表包括的內容
1)列出值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。
2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點(diǎn)、負責人或帶班人姓名、替班人姓名。
3)用簡(jiǎn)短的文字標明值班的工作內容和人員缺勤的備用方案。
(3)值班管理制度的主要內容：信息處理制度，崗位責任制度，保密制度，交接班制度。
4. 零用現金的管理
辦公室中設立一筆零用現金或稱(chēng)作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點(diǎn)費、停車(chē)費和添置少量的辦公用品。
(1)秘書(shū)必須建立一本零用現金賬簿。
(2)需要使用零用現金時(shí)，應填寫(xiě)“零用現金憑單”，秘書(shū)要認真核對零用現金憑單，經(jīng)授權人審批簽字后，方可將現金支付給需用者。
(3)秘書(shū)要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據上的用途、內容、金額是否與零用現金憑單上填寫(xiě)的完全一致，將發(fā)票等證據附在零用現金憑單后面。
(4)每當支出一筆現金，秘書(shū)均須及時(shí)在零用現金賬簿上記錄。
(5)當支出的費用到一定數額后或月末，秘書(shū)到財務(wù)部門(mén)報銷(xiāo)并將現金返還進(jìn)行周轉。
5. 商務(wù)費用報銷(xiāo)
(1)申請人提交費用申請報告或填寫(xiě)費用申請表，經(jīng)組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。
(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門(mén)，領(lǐng)取支票或現金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。無(wú)論是使用支票還是現金，都要向對方索取相應的發(fā)票。
(3)商務(wù)工作結束后，申請者應將發(fā)票附在“出差報銷(xiāo)單”后面，并親自簽字提交出納部門(mén)。
(4)如計劃的費用需要超出時(shí)，應提前向領(lǐng)導報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷(xiāo)。
6. 公文形成的過(guò)程
交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。
7. 公文處理的基本程序
簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷(xiāo)毀。
8. 文書(shū)立卷、歸檔及銷(xiāo)毀
(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價(jià)值的文件材料。
(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規范的文件一編寫(xiě)頁(yè)號一登記《卷內目錄》和《備考表》一擬定案卷標題一裝訂成卷一填寫(xiě)案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫(xiě)歸檔號。
(3)公文案卷歸檔：文書(shū)部門(mén)將立好的案卷定期向檔案部門(mén)移交，以便集中保管。
(4)公文銷(xiāo)毀
1)銷(xiāo)毀的范圍：是指已辦畢的沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文。
2)銷(xiāo)毀的程序：是由文秘部門(mén)對已辦畢的公文進(jìn)行鑒定;確認應銷(xiāo)毀的文件后，逐件核定造冊;將銷(xiāo)毀文件目錄送主管領(lǐng)導人審查簽批;在有關(guān)人員監督下送往指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。
3)銷(xiāo)毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。
9. 印章及介紹信的管理
(1)印章的管理
1)秘書(shū)部門(mén)掌管的印章主要有三種：?jiǎn)挝挥≌�、單位領(lǐng)導人“公用”的私章、秘書(shū)部門(mén)的公章。
2)印章的作用：標志作用、權威作用、法律作用、憑證作用。
(2)介紹信的管理：介紹信是用來(lái)介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專(zhuān)用書(shū)信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過(guò)單位內部的審批手續，填寫(xiě)清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。
10. 辦公設備和辦公用品的進(jìn)貨與保管
(1)辦公設備和辦公用品的接收程序
1)核對貨物，如數量不對應立即通知采購部門(mén)。
2)接收情況應輸入到庫存卡的接收項中，并及時(shí)更新庫存余額。
3)按規定存放好物品，確定物品發(fā)放人。
(2)庫存保管的措施
1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。
2)各類(lèi)物品要貼上標簽，標明類(lèi)別和存放地。
3)新物品置于舊物品的下面或后面;體積大、分量重的放置在最下面;體積小和常用的物品放在較大物品的前面。
4)儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明。
11. 辦公設備和辦公用品的庫存記錄
(1)庫存控制卡的內容：項目;單位;庫存參考號;日期;最大庫存量;再定貨量;最小庫存量;接收(進(jìn)貨卡);發(fā)放(出貨卡);余額(庫存卡)。
(2)庫存記錄的目的
1)資金不被不必要的庫存占用。 2)空間不被用來(lái)儲存不必要的貨物。
3)監督個(gè)人和部門(mén)對物品的使用。 4)保持充足的庫存。
5)監督偷竊和破壞造成的損失。 6)可利用準確的庫存進(jìn)行估價(jià)。
12. 編制時(shí)間表的方法
(1)時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，有效管理時(shí)間、保證完成任務(wù)的簡(jiǎn)單方法。
(2)編制時(shí)間表的方法
1)根據需求確定編制時(shí)間的周期。
2)收集并按時(shí)間順序列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)，如活動(dòng)之間有矛盾應及時(shí)調整。
3)繪制表格，標明日期、時(shí)間和適合的行、列項目，用簡(jiǎn)明的文字將信息填人表格。
13. 管理工作日志
(1)工作日志的使用方法
1)提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并在兩份日志上填出，同時(shí)在自己的工作日志上標出當日應完成的工作。
2)填入的信息應清楚、完整、準確，當日出現情況變化應更新工作日志并告知上司，同時(shí)做好善后工作。
(2)工作日志填寫(xiě)的主要內容
1)上司工作日志的主要內容：上司在單位內部參加的會(huì )議、活動(dòng)情況、接待的來(lái)訪(fǎng)者;上司在單位外部參加的會(huì )議、活動(dòng)、約會(huì )等情況;上司的個(gè)人安排;上司的私人信息。
2)秘書(shū)工作日志的主要內容：上司的各項活動(dòng)需要秘書(shū)協(xié)助準備的事宜;上司交辦的工作;自己職責中應做的工作、活動(dòng)。
(3)秘書(shū)在管理工作日志時(shí)應注意的問(wèn)題
1)安排的活動(dòng)之間要留有10分鐘左右的間隔。
2)進(jìn)行項目的時(shí)間調整、變更，應遵循先重急后輕緩的原則。
3)確定變更后，應立即做好有關(guān)善后工作。
4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。
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