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商務(wù)秘書(shū)知識輔導：檔案的利用工作
檔案指機關(guān)、機構、組織或個(gè)人在業(yè)務(wù)處理過(guò)程所產(chǎn)生、持有并保存的紀錄、文件或資料。下面小編為大家整理了關(guān)于檔案的利用工作的知識，一起來(lái)看看吧：
1.檔案利用工作的方式
檔案的利用工作一般有如下幾種。
為利用者提供服務(wù)的工作主要有以檔案原件提供利用的開(kāi)設閱覽室、檔案外借和以檔案復制件提供利用的制發(fā)檔案復本等幾種主要方法。
在提供利用時(shí)，要正確處理利用和保密之間的關(guān)系，避免泄露機密。
2.開(kāi)設閱覽室
開(kāi)設閱覽室是指檔案館(室)在特定的場(chǎng)所開(kāi)辟閱覽室，直接向用戶(hù)提供信息的一種服務(wù)方式。
開(kāi)設閱覽室必須具備一定的條件。
(1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應具備較強的業(yè)務(wù)能力，了解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協(xié)助用戶(hù)滿(mǎn)足其利用需求。
(2)物質(zhì)條件。閱覽室應具備服務(wù)臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監護設備和檢索工具等必要的物質(zhì)設施。
(3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度，明確規定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續，以及其他相關(guān)事項。
閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫(xiě)調閱單，檔案管理人員根據調閱單填寫(xiě)情況，入庫調檔，取出所需文件，并在相應位置放上代理卡。
閱畢的檔案應及時(shí)歸還，認真清點(diǎn)。
3.檔案外借
檔案外借服務(wù)是指檔案管為滿(mǎn)足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務(wù)方式。
檔案外借服務(wù)應該注重以下幾點(diǎn)。
(1)檔案的外借使用要有嚴格的制度，經(jīng)過(guò)一定的批準手續才能外借。
(2)借出檔案時(shí)，應履行嚴格的交接手續，并查明外借檔案文件的份數及狀況，做好外借檔案的登記與記錄工作，文件題名、檔號、頁(yè)數、密級、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內容。
(3)在借出檔案時(shí)應點(diǎn)交清楚，并責成借用單位注意保密和保護檔案，借用單位應對所借檔案的完整和保密負完全責任，保證借出的檔案能完整地按時(shí)收回。
(4)借出使用的期限不宜過(guò)長(cháng)，對外借檔案的數量也應做必要的控制。
(5)檔案借出后，應填制代理卡，放置在檔案原來(lái)的位置上，以便掌握檔案的流動(dòng)和利用情況。
(6)歸還檔案時(shí)，必須認真清點(diǎn)，檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況，并在借閱登記簿上注銷(xiāo)。
(7)檔案工作人員應經(jīng)常掌握檔案的借出情況，督促借閱者按期歸還。
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