- 相關(guān)推薦
商務(wù)秘書(shū)常識輔導：簽字儀式的準備
簽字儀式雖不算是一種純禮儀活動(dòng)方式，但目前世界各國所舉行的簽字儀式，都有比較嚴格的程序及禮節規范。這不僅顯示出簽字儀式的正式、莊重、嚴肅，同時(shí)也表明雙方對締結條約的重視及對對方的尊重。那么作為商務(wù)秘書(shū)的你，知道簽字儀式的準備工作有哪些嗎?
1.文本的準備
(1)定稿。定稿即通過(guò)談判和磋商確定會(huì )談?wù)轿募母黜椌唧w條款及其表述的過(guò)程，這是文本準備的前提。會(huì )談過(guò)程中，各方都可以對具體條款和表述提出修改意見(jiàn)。因此可以這么說(shuō)，談判的過(guò)程，就是定稿的過(guò)程。只有在文本定稿后，才可能舉行簽字儀式。
(2)確定使用的文字。如果是涉外商務(wù)會(huì )談簽字，還要確定文本選擇哪國文字。如果雙方使用不同的語(yǔ)言文字，簽字文本應該使用雙方的文字書(shū)寫(xiě)印刷，具有同等效力。
(3)確定正本和副本。正本即簽字文本，用于簽字后由各方或交專(zhuān)門(mén)的機構保存。正本的數量根據簽字方的數量而定，各方各保存正本一份，各方都必須在每份正本的每種文字文本上簽字。有時(shí)為了方便使用，也可以根據正本的內容與格式印制若千副本。副本的法定效力、印制數量和各方保存的份數，由簽字各方根據實(shí)際需要協(xié)商確定，并在條款中加以規定。一般情況下，副本不用簽字、蓋章，或者只蓋章不簽字。
(4)校印。校印即根據定稿印制、校對正本和副本。文本排版后，必須經(jīng)過(guò)嚴格的校對，確認無(wú)誤后，才能最后交付印刷、裝訂。國內合同和協(xié)議書(shū)的標印格式應當符合有關(guān)規定。涉外雙邊簽字的文本印制時(shí)還應注意優(yōu)先權的問(wèn)題。
(5)蓋章。為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式前，先在簽字文本上蓋上雙方的公章，這樣，文本一經(jīng)簽字便具有法定效力。
2.商定參加人員
(1)簽字人。簽字人員是簽字儀式上的主要角色。簽字人可以是雙力參加談判的主談人，也可另派更高級別的領(lǐng)導人作為簽字人員，以示重視。簽字人員要符合以下條件：
●具有法定資格。各方簽字人員必須具有企業(yè)法人代表資格，或者由法人代表所委托的人員簽字。委托簽字時(shí)必須出示委托人親筆簽署的委托書(shū)。
●規格相等。各方簽字人員的職務(wù)和身份應當—…致或大致相等。比如，企業(yè)之間舉行簽字儀式，一方由董事長(cháng)簽字，另一方也應當由董事K出面，沒(méi)有十分特殊的情況，不應當派級別較低的人員簽字。
(2)領(lǐng)導人。為了表示對談判成果的重視和慶賀，簽字各方也可以派出身份較高的領(lǐng)導人參加簽字儀式，但也應當注意規格大體相等。
(3)致辭人。如安排致辭，一般由簽字各方身份最高的人分別致辭。有時(shí)也可安排上級機關(guān)或協(xié)調機構的代表致賀詞。
(4)主持人。如果簽字儀式中安排致辭、祝酒等活動(dòng)，應當有一位主持人介紹致辭人的身份。主持人一般由主辦方派有一定身份的人士擔任。
(5)見(jiàn)證人。見(jiàn)證人主要是參加會(huì )談的人員，各方人數應當大致相等。
有時(shí)也可邀請保證人、協(xié)調人、律師、公證機關(guān)的公證人員參加。
(6)助簽人。助簽人的主要職責是在簽字過(guò)程中幫助簽字人員翻揭文本，指明簽字之處。助簽人必須十分了解文本的印制情況，非常熟悉業(yè)務(wù)，認真仔細，忠實(shí)可靠。雙邊簽字時(shí)，雙方助簽人的人選應事先商定。多邊簽字時(shí)，也可由主辦方派一名助簽人，依次協(xié)助各方簽字。派禮儀小姐擔當助簽人的做法，僅適用于—些喜慶性的簽寧儀式，而且事先一定要劉禮儀小姐進(jìn)行培訓。
(7)群眾代表。有時(shí)為了充分發(fā)揮簽字儀式的鼓動(dòng)和宣傳教育作用，可邀請主辦單位或雙方單位的部分群眾代表參加，以鼓舞員工的士氣。
(8)記者。為擴大影響，可邀請有關(guān)新聞單位派記者參加簽字儀式。
3.布置簽字廳
(1)簽字廳的選擇。簽字廳有常設專(zhuān)用的，也有臨時(shí)以會(huì )議廳、會(huì )客室來(lái)代替的。布置它的總原則是要莊重、整潔、清靜。
一間標準的簽字廳，應當室內鋪滿(mǎn)地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設都不需要。正確的簽字桌應當為長(cháng)桌，桌上最好鋪設深綠色的臺布。
(2)簽字桌椅。雙邊簽字，一般設長(cháng)方桌，上鋪深綠色或暗紅色的臺呢。桌后放兩把椅子，為雙方簽字人員的座位。如簽字方較多，則加長(cháng)桌子，增加座位。多方簽字也可將桌排成圓形或方形，或僅放一張椅子，由各方代表依次簽字。涉外雙邊簽字儀式的座位按主左客右的禮儀順序擺放，即客方的座位安排在主方的右邊。多方簽字則按禮賓次序安排各方簽字代表的座次，一般按英文國名當頭字母的順序排列，也可按事先商定的順序排列。排在第一位的居中，第二位排在其右邊，第三位排在具左邊。
簽字桌上可放置各方答字人的席卡。席卡一般寫(xiě)明簽字的國家或組織的名稱(chēng)、簽字人的職務(wù)及姓名。涉外簽字儀式應當用中英文兩種文字標示。
(3)準備簽字用具。在簽字桌上，應事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時(shí)所用的文具。
(4)國旗的擺放。與外商簽署涉外商務(wù)合同時(shí)還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗。插放國旗時(shí)，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。
(6)講臺。如果安排致辭，可以簽字桌的右側放置講臺或落地話(huà)筒。
(7)會(huì )標。簽字儀式的會(huì )標要求醒目，寫(xiě)法由簽字雙方名稱(chēng)、簽字文本標題和“簽字儀式”織成：
(8)香檳酒。有時(shí)在簽字儀式結束后，各方舉行小型酒會(huì )，舉杯共慶會(huì )談成功。工作人員應事先準備好香檳酒、酒杯等。
【商務(wù)秘書(shū)常識輔導：簽字儀式的準備】相關(guān)文章：
商務(wù)秘書(shū)常識輔導：事務(wù)文書(shū)的擬寫(xiě)02-26
商務(wù)秘書(shū)打電話(huà)通話(huà)準備12-07
商務(wù)秘書(shū)知識輔導：字母法和數字法03-03
秘書(shū)常識：印章的管理03-22
英國的商務(wù)秘書(shū)03-07