非供應鏈采購合同管理體系建設分析

　　通過(guò)建立一套規范和有效控制非供應鏈類(lèi)合同管理業(yè)務(wù)操作流程并對合同承辦部門(mén)的經(jīng)辦人員進(jìn)行有針對性的培訓，在國家內控法規和現有制度保證的情況下，有效監控這一部分合同的執行和結算，有效降低企業(yè)財稅風(fēng)險、提高合同履行執行效率，提高公司信譽(yù)。那么，下面是小編為大家整理的非供應鏈采購合同管理體系建設分析，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一、常見(jiàn)的公司合同管理漏洞

　　未對合同履行狀態(tài)進(jìn)行有效的跟蹤和反饋，導致合同結算不嚴格，無(wú)法進(jìn)行適當的合同履行情況的檢查有些公司雖然對合同簽訂前的比價(jià)、招投標等工作進(jìn)行了規范和控制，但缺乏有效的合同履約的跟蹤管理，經(jīng)辦人員編制付款預算時(shí)往往將同一家供應商涉及多筆合同付款混報預算，特別是合同重要條款發(fā)生變更是無(wú)法對合同版本進(jìn)行控制，在賬務(wù)上無(wú)法準確知曉公司還有多少在手合同沒(méi)有履行，對于監控付款及合同履約更是無(wú)從下手，無(wú)法及時(shí)發(fā)現和處理異常情況。

　　二、非供應鏈類(lèi)采購合同管理體系建設

　　針對以上的漏洞和問(wèn)題，試著(zhù)轉變管理思路，采用深度應用金蝶ERP系統的思路，采用項目管控方式，建立起公司的非供應鏈類(lèi)采購合同管理體系。通過(guò)建立一套規范和有效控制非供應鏈類(lèi)合同管理業(yè)務(wù)操作流程并對合同承辦部門(mén)的經(jīng)辦人員進(jìn)行有針對性的培訓，在國家內控法規和現有制度保證的情況下，有效監控這一部分合同的執行和結算，有效降低企業(yè)財稅風(fēng)險、提高合同履行執行效率，提高公司信譽(yù)。

　　(一)確立項目的階段性目標

　　1、確立非供應鏈合同類(lèi)合同分類(lèi)及編碼規則。

　　2、實(shí)現在金蝶ERP實(shí)現非供應鏈合同類(lèi)合同的錄入、審核、付款、開(kāi)票結算流程順暢。

　　3、指導業(yè)務(wù)人員操作，確立試點(diǎn)對象，完成兩個(gè)月的業(yè)務(wù)同步模擬測試。

　　4、制定《非供應鏈類(lèi)合同管理操作規范》。

　　(二)項目具體實(shí)施的總體思路

　　1、根據公司現狀確立本單位涉及納入管理的合同實(shí)施的范圍

　　針對公司業(yè)務(wù)情況對涉及的合同進(jìn)行分類(lèi)和編碼規則的制定。合同編號是一個(gè)基本的工作點(diǎn)，也是錄入ERP系統進(jìn)行管理的一項重要內容。編號是可以按照部門(mén)代碼+年份縮寫(xiě)+合同類(lèi)別進(jìn)行編號，也可依據以前公司或單位的習慣分類(lèi)來(lái)編，總之，目的只有一個(gè)，方便記憶、保存和查找。

　　2、走訪(fǎng)業(yè)務(wù)單位并開(kāi)展公司合同管理現狀的調研，了解并分析現有流程風(fēng)險點(diǎn)。

　　可以采取對公司業(yè)務(wù)進(jìn)行分析的方式，找出涉及問(wèn)題最多的部門(mén)和業(yè)務(wù)，有針對性的進(jìn)行問(wèn)題調研。特別需要挖掘現有合同履約結算流程的風(fēng)險點(diǎn)。

　　3、根據調研結果拿出具體項目方案并在項目組開(kāi)展項目方案評審

　　在這個(gè)階段需要注意，可以先對公司使用的財務(wù)軟件進(jìn)行深度挖掘和利用，盡可能不要改變穩定系統的核算思路，但對于需要重點(diǎn)把控系統又無(wú)法支持的情況下，建議對系統進(jìn)行簡(jiǎn)單的開(kāi)發(fā)調試。例如，例如有的公司在年初會(huì )下達技改計劃和資金預算計劃，而系統提供的合同錄入單據中又沒(méi)有填列技改編號的地方，那么可以在合同錄入單據和付款單及系統發(fā)票的單據上進(jìn)行將此內容添加成必錄項。

　　4、根據確定的方案在ERP測試系統進(jìn)行模擬測試，包含權限設置測試、業(yè)務(wù)流程測試、關(guān)鍵控制點(diǎn)測試、財務(wù)控制點(diǎn)對接等。這個(gè)環(huán)節特別重要，需要在測試庫中進(jìn)行完整業(yè)務(wù)錄入，并對各種可能發(fā)生的情況做好業(yè)務(wù)應對，有的公司的財務(wù)軟件如果系統操作復雜，那么更要考慮與財務(wù)流程的對接，包括什么角色的業(yè)務(wù)人在什么情況下做怎樣的動(dòng)作來(lái)完成。

　　5、根據測試結果編寫(xiě)《非供應鏈類(lèi)合同管理操作規范》并組織業(yè)務(wù)和財務(wù)開(kāi)展一對一業(yè)務(wù)操作培訓。

　　6、確認項目正式系統試運行時(shí)EnterpriseResourcePlanning推進(jìn)范圍，采取先試點(diǎn)再推廣的方式，以公司常常發(fā)生的合同試點(diǎn)對象，在測試帳套中運行檢查2-3個(gè)月無(wú)特殊流程變化后逐步推廣至其他非供應鏈類(lèi)合同正式運行。

　　(三)對開(kāi)展該項目的思考

　　通過(guò)該項目的實(shí)施，從源頭開(kāi)始讓業(yè)務(wù)人員在系統中對所簽訂的合同進(jìn)行電子備案，授權該業(yè)務(wù)人員所在單位領(lǐng)導對合同進(jìn)行審批，后期業(yè)務(wù)人員取得發(fā)票或需要進(jìn)行付款時(shí)與系統中的合同先進(jìn)行關(guān)聯(lián)，財務(wù)人員只負責調取電子合同資料對發(fā)票內容和付款時(shí)間及合同載明的付款條款進(jìn)行核查，系統自動(dòng)對超出合同標的金額的發(fā)票和付款進(jìn)行錯誤提示。原工作方式下靠的是細心的業(yè)務(wù)人員手工做備查簿登記每次在財務(wù)發(fā)票掛賬及付款情況，然而這種低效的工作方式往往容易出錯，財務(wù)人員根本無(wú)法知曉合同履行情況，合同管理失去控制，新的工作方式業(yè)務(wù)人員的各種操作受到系統控制，財務(wù)人員脫離了基礎的業(yè)務(wù)操作達到了職責分離互相監控的目的�，F如今很多制造企業(yè)都在做信息化提升管理的工作，紛紛實(shí)施了各種適合自己企業(yè)的ERP管理系統。

　　ERP作為企業(yè)資源規劃(EnterpriseResourcePlanning)的縮寫(xiě)，濃縮了更深一層的含義，即如何將企業(yè)的資源進(jìn)行整體規劃，這是一個(gè)系統工程。ERP已經(jīng)上線(xiàn)的企業(yè)后期一定要持續的更深度的應用這個(gè)系統。深度應用系統并不是只拋開(kāi)系統之外獨自開(kāi)發(fā)新的管理或分析報表，而是利用現有系統提供的資源“拿來(lái)”使用，在深度應用的過(guò)程中，考慮兼顧效率和效能最優(yōu)的原則梳理原有業(yè)務(wù)進(jìn)行，讓系統成為連接業(yè)務(wù)與財務(wù)的一個(gè)關(guān)鍵的平臺，財務(wù)人員也要帶著(zhù)“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維重新審視系統，多考慮用系統控制規范業(yè)務(wù)行為和業(yè)務(wù)內容，從管理會(huì )計的角度提升自己，深化系統應用并貼合企業(yè)本身為企業(yè)經(jīng)營(yíng)所用。

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