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企業(yè)采購管理知識
在市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展不斷深入、競爭逐漸激烈的情況下，企業(yè)在降低原材料消耗和增加銷(xiāo)售這兩點(diǎn)上，能努力的空間已經(jīng)很小，而加強采購管理正成為新的實(shí)現利潤增加的渠道。
關(guān)注采購管理，提升企業(yè)經(jīng)濟效益
在全球經(jīng)濟一體化的環(huán)境下，采購管理正為提高企業(yè)經(jīng)濟效益和市場(chǎng)競爭力發(fā)揮著(zhù)重大作用。
近幾年，很多行業(yè)的利潤增長(cháng)空間越來(lái)越有限，但與此同時(shí)，采購成本占總銷(xiāo)售額的比重卻居高不下，如零售行業(yè)采購額占總銷(xiāo)售額的75%~85%;汽車(chē)制造行業(yè)占60%~70%;消費品和家電行業(yè)占55%~65%;在鋼鐵、石油化工這些重制造行業(yè)，采購成本更是達75%以上。即便是服務(wù)行業(yè)，采購成本平均也達到35%。采購成本每降低5%，公司獲利可增加25%以上。
目前，企業(yè)隨著(zhù)采購技能的提高，采購管理正慢慢脫離簡(jiǎn)單購買(mǎi)式的經(jīng)驗采購，向策略性采購、管理供應鏈的方向進(jìn)行，然而，誤區還是存在的，企業(yè)應設法盡快走出這些誤區，減少在采購管理上的硬傷。
“誤區一：降低成本單靠壓價(jià)
采購部門(mén)和人員掉進(jìn)這個(gè)誤區，往往是源于公司高層的直接壓力。很多企業(yè)管理層對采購部工作目標的約束是直觀(guān)的量化指標，比如采購成本每年都要降低5%。巨大的指標壓力會(huì )限定采購部門(mén)的觀(guān)念和行為。為了實(shí)現指標，采購部門(mén)就會(huì )在供應商價(jià)格上進(jìn)行“壓價(jià)”，這也是為什么很多企業(yè)，甚至是行業(yè)領(lǐng)先的企業(yè)，會(huì )抱怨現在的價(jià)格是越來(lái)越低，優(yōu)質(zhì)的供應商卻越來(lái)越少了。
而采購成本并非單純等于“價(jià)格”，相應的，控制采購成本也不是一味地靠“壓價(jià)”，需要管理層站在戰略高度，統籌各項相關(guān)工作。傳統降級采購成本的方法較多局限在采購領(lǐng)域、采購性費用和采購規模效益三個(gè)方面，然而，要想有效地進(jìn)行市場(chǎng)競爭，需要有新思路和新方法，比如通過(guò)資源共享、利用信息管理系統、運用價(jià)值鏈分析等措施。
誤區二：“貨比三家”一比就靈?
在詢(xún)價(jià)采購或選購中，很多管理者在審批報上來(lái)的采購方案時(shí)，大多以?xún)r(jià)格為選擇標準，通常都是選擇價(jià)格最低的。
但是其中有很多問(wèn)題：
上報這幾家是如何選出來(lái)的?
這3家是怎樣選出來(lái)的?
中間的代理商算不算數?
為何同類(lèi)別的采購會(huì )選出完全不同的3家報價(jià)?
采購人員會(huì )不會(huì )通過(guò)操縱報價(jià)和評價(jià)來(lái)操縱決策?
······
出現這些問(wèn)題的原因有很多，從采購管理的角度講，是沒(méi)有配套的合格供應商管理機制，這就需要制定一個(gè)質(zhì)量、成本、服務(wù)、交付及時(shí)率等方面的標準范圍，然后采購人員再?lài)@這個(gè)標準進(jìn)行選擇供應商，并要對每次采購活動(dòng)的決策支持信息負責。
誤區三：一成不變愛(ài)用“招標采購”
采購方式有多種，除了招標采購，還有競爭性談判，詢(xún)價(jià)采購、單一來(lái)源采購等。選用哪種采購適用哪類(lèi)方式，企業(yè)應根據企業(yè)自身情況、采購品種的市場(chǎng)情況以及供貨風(fēng)險等來(lái)制定。
招標采購：一般是在所需物資屬于通用大宗類(lèi)、供應商眾多、企業(yè)對于價(jià)格趨勢難以掌控的情況下使用，以保證公正交易。招標的一個(gè)好處是可以掌握真實(shí)的信息和市場(chǎng)情況。
競爭性談判：招標難以組織或結果不理想時(shí)，可以采用競爭性談判。競爭性談判與招標比較接近，但是允許報價(jià)人多次報價(jià)，雙方進(jìn)行多輪談判。
詢(xún)價(jià)采購：對于已經(jīng)掌握了成本、技術(shù)信息的采購項目，且有多家供應商，可以事先選定合格供方范圍，在此范圍內使用“貨比三家”的詢(xún)價(jià)采購方式。
單一來(lái)源采購：對于只有少數合格供應商的采購項目，可以設法建立長(cháng)期合作關(guān)系，爭取穩定的合作、長(cháng)期價(jià)格優(yōu)惠和質(zhì)量保證。
總之，可以幾種采購方式合理利用，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和優(yōu)化。
誤區四：采購就是采購部門(mén)的事
采購總體成本的降低，乃至供應鏈的優(yōu)化，不是采購部門(mén)獨自就能實(shí)現的，這需要整個(gè)公司的參與。比如，要解決延遲交貨造成的供應中斷成本，需要產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)部門(mén)、計劃、甚至銷(xiāo)售部門(mén)之間的激勵制度統籌配合;而新供應商的發(fā)展，或者要突破單一供應商供貨的瓶頸，往往也需要采購、研發(fā)和生產(chǎn)部門(mén)的通力合作。
誤區五：采購檔案記錄、保存不細致
檔案不等于信息。只有整理過(guò)的，按照一定思路來(lái)結構化的，才能叫做信息。例如，采購管理要求，在詢(xún)價(jià)時(shí)供應商應對不同規格型號的設備單獨報價(jià)，但采購人員往往把不同規格型號的設備打包，有時(shí)甚至把不同類(lèi)型的設備打包詢(xún)價(jià)，每次打包的方法和數量都不一樣。這樣一來(lái)，歷次詢(xún)價(jià)信息無(wú)法落實(shí)到具體產(chǎn)品，無(wú)從比較，導致管理者決策時(shí)還是無(wú)法判斷本次采購價(jià)格的高低。
因此，采購信息的收集和歸檔，對改進(jìn)采購管理工作意義不大。應及早規范起來(lái)，要構建前瞻性、結構性的數據結構，每次采購活動(dòng)結束后及時(shí)存儲信息，并分析、總結。
幫助企業(yè)采購走出采購誤區
統一供應商評估標準
建立統一的供應商評估標準，提供公平、便利的評估平臺，搭建一個(gè)良性競爭的評估環(huán)境。
多渠道公開(kāi)尋源方式
詢(xún)報價(jià)、招投標、競標多樣尋源方式，提供公平透明的電子化尋源陽(yáng)光交易平臺，提高尋源效率。保證尋源全過(guò)程電子化，大大降低企業(yè)成本。
協(xié)同化采購過(guò)程全程跟蹤
實(shí)現采購訂單在線(xiàn)下達，實(shí)現供需雙方對訂單的及時(shí)調整及確認，對訂單交付過(guò)程實(shí)時(shí)監控。
自動(dòng)化對賬節省勞動(dòng)成本
可根據結算周期，發(fā)布供應商對賬清單，也可由供應商依據到貨數據，提交結算對賬單，經(jīng)采購方確認開(kāi)具稅控發(fā)票。
規范化采購信息歸檔
采購數據規范歸檔，采購軌跡有跡可循;
供應商主數據，全面把握業(yè)務(wù)往來(lái)客戶(hù)的信息，管理查看一目了然。
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