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淺議電算化會(huì )計信息系統的內部控制
摘要：隨著(zhù)計算機的飛速發(fā)展和電算化工作的普及深入，會(huì )計信息系統的內部控制問(wèn)題越來(lái)越受到人們的關(guān)注和重視，本文就普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行了淺析，并就改進(jìn)措施提出了自己的幾點(diǎn)意見(jiàn)。
關(guān)鍵詞：電算化；會(huì )計信息系統；內部控制
內部控制是企業(yè)在會(huì )計工作中為維護會(huì )計數據的真實(shí)性、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的有效性和資產(chǎn)的安全完整而制定的各項規章制度、管理方法等的總稱(chēng)。會(huì )計電算化的內部控制是內部控制的特殊形式，也是內部控制深層次的發(fā)展。進(jìn)入20世紀90年代以來(lái)，伴隨著(zhù)計算機技術(shù)的高速發(fā)展，會(huì )計電算化由簡(jiǎn)單的數值計算發(fā)展到全面的數值核算，進(jìn)一步發(fā)展到具有人工智能的會(huì )計信息管理系統階段，會(huì )計電算化給企業(yè)帶來(lái)效益的同時(shí)，也給企業(yè)的內部控制帶來(lái)了一系列的問(wèn)題和隱患，如果不及時(shí)解決，將嚴重阻礙會(huì )計電算化向更深層次的發(fā)展。
一、電算化會(huì )計處理系統對企業(yè)內部控制的影響
（一）由于會(huì )計信息處理方式的改變，內部控制的形式發(fā)生變化
在手工會(huì )計系統中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節都要經(jīng)過(guò)某些具有相應權限人員的簽章，但在電算化會(huì )計信息系統的中，業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權文件或口令獲得某種權利或運行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此易引起失控而造成損失。在電算化會(huì )計環(huán)境下，授權控制是最主要的組織原則，內部控制的形式也由手工條件下的制度控制變?yōu)橹贫瓤刂婆c程序軟件控制。內部控制的程序化使得內部控制具有不定期的依賴(lài)性并增加了差錯反復發(fā)生的可能，這就意味著(zhù)在新的會(huì )計工作環(huán)境下，加強財務(wù)軟件的系統權限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、網(wǎng)絡(luò )系統權限控制等工作成為內部控制的又一項重要工作。
（二）由于經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄方法的改變，內部控制的對象發(fā)生變化
在傳統的手工會(huì )計系統中，企業(yè)會(huì )計內部控制的對象就是處理會(huì )計業(yè)務(wù)的財務(wù)人員，內部控制的重點(diǎn)就在人員之間的相互牽制上，通過(guò)財務(wù)人員任用和分工以及嚴格的財務(wù)管理制度，就可以實(shí)現良好的企業(yè)會(huì )計內部控制的目的。實(shí)行會(huì )計電算化后，原來(lái)的核算工作有相當一部分由計算機自動(dòng)完成，會(huì )計工作的完成涉及到人與電算化軟件兩個(gè)因素，而且電算化軟件還是主要的影響因素，這使得內部控制的重點(diǎn)由對人的控制轉變?yōu)閷θ撕蜋C器的控制，如原始數據輸入計算機的控制、會(huì )計信息的輸出控制等，由此可見(jiàn)，在會(huì )計電算化的條件下，企業(yè)內部控制的對象已由對人的控制為主轉變?yōu)閷θ说目刂坪蛯C的控制為主。
（三）數據記錄方式和保存介質(zhì)的變化使得會(huì )計檔案的形式發(fā)生了變化，從而帶動(dòng)了內部控制的變化
手工會(huì )計方式下，數據記錄主要依靠工作人員的手工記錄，出現記錄錯誤的可能性較大，而且同一數據可能被重復多次記錄，同時(shí)保記錄數據的介質(zhì)的“紙”也需要很大的空間，還需要進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。而在電算化會(huì )計系統中，會(huì )計和財務(wù)業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大變化，原來(lái)書(shū)面形式的各種會(huì )計憑證轉變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，節約了數據的保存空間，也使數據的存取更加方便，同時(shí)通過(guò)數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。
（四）會(huì )計電算化系統內部控制范圍發(fā)生變化，加大了控制舞弊、犯罪的難度
首先，傳統的內部控制主要針對交易處理，而在電算化系統下，由于系統建立和運行的復雜性，不僅使內部控制的范圍相應擴大，而且還增加了許多傳統手工系統所沒(méi)有的控制如系統權限控制、計算機操作管理、系統管理員和系統維護工作等；其次，隨著(zhù)計算機使用范圍的擴大，利用計算機進(jìn)行的舞弊、詐騙等活動(dòng)有所增加并且由于儲存在磁性媒介上的數據容易被篡改，有的甚至不留痕跡，這給察覺(jué)和防范舞弊行為造成了一定的困難。
二、會(huì )計電算化系統下內部控制面臨的問(wèn)題
（一）系統的設計和使用不當
首先，目前在我國許多電算化會(huì )計系統是用戶(hù)單位的財務(wù)人員和協(xié)作單位的計算機人員合作開(kāi)發(fā)的，這就存在著(zhù)開(kāi)發(fā)和使用脫節的問(wèn)題，使得設計出來(lái)的系統存在許多問(wèn)題，不能反映企業(yè)的實(shí)際情況；其次，隨著(zhù)電算化水平的提高和系統功能的強大，對計算機知識水平和操作能力的要求越來(lái)越高，在崗的財務(wù)人員雖然經(jīng)過(guò)一系列計算機和電算化的培訓，但與實(shí)際操作水平還有一定差距，這在一定程度也限制了ERP的推廣與應用。
（二）會(huì )計電算化系統下差錯的重復性和連續性
傳統手工會(huì )計系統下，由于會(huì )計處理環(huán)節相對分散，各個(gè)環(huán)節由不同人員登錄，一個(gè)環(huán)節數據出現錯誤，在下一個(gè)環(huán)節還可以發(fā)現更正。而在電算化會(huì )計系統的環(huán)境下，由于數據處理的程序化和集中化，只要一次輸入原始數據，系統就會(huì )自動(dòng)進(jìn)行多項處理。因此，一旦原始數據出現錯誤，將引發(fā)日記賬、明細賬及總賬等出現一系列錯誤，從一個(gè)環(huán)節蔓延到其他環(huán)節，使得錯誤的嚴重性加大。
（三）會(huì )計信息系統使得內部稽核和審計的難度加大
如果要對公司的信息系統進(jìn)行審核，則必須考慮以下事項：
1、是否使公司機密內部資料暴露和泄密，傷害公司的競爭能力，使公司蒙受不必要的損失。
2、對會(huì )計系統進(jìn)行審核，審核人員不僅要精通會(huì )計知識，還需要對所要審核會(huì )計信息系統比較了解和具備處理復雜電腦數據的能力，為此進(jìn)行的培訓大幅增加了審核所需的時(shí)間和成本。
（四）會(huì )計信息系統的安全性風(fēng)險
安全性風(fēng)險主要有以下幾種情況：
1、系統密碼被非法竊取和盜用，會(huì )計人員甚至有的外部人員未經(jīng)授權瀏覽、修改甚至破壞會(huì )計資料，舞弊的手段更加隱蔽。
2、由于計算機硬件系統存在物理性，一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因將導致會(huì )計數據的丟失，導致數據處理的不準確。
3、存儲數據的磁盤(pán)、磁帶等，經(jīng)過(guò)修改、擦除和拷貝均不留痕跡，同時(shí)這些磁性物質(zhì)容易損壞，導致會(huì )計信息的丟失。
4、各種各樣的病毒也對安全系統造成威脅，甚至導致計算機系統的癱瘓。
5、網(wǎng)絡(luò )財務(wù)給會(huì )計信息系統帶來(lái)的新問(wèn)題。
近年來(lái)，隨著(zhù)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)的迅速發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò )會(huì )計信息系統的日趨普及、網(wǎng)絡(luò )的廣泛應用很大程度上彌補了單機電算化系統的不足，同時(shí)也帶來(lái)了一些新的問(wèn)題：
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