淺論會(huì )計電算化信息系統的內部控制

一、加強會(huì )計電算化信息系統內部控制的必要性
計算機在會(huì )計領(lǐng)域廣泛應用不僅改變了傳統會(huì )計核算手段，使數據處理更快更準確；而且節約了人力、物力，提高了會(huì )計工作效率。但會(huì )計電算化信息系統同時(shí)也改變了會(huì )計核算程序、數據存取方式和存儲介質(zhì)，改變了某些與審計線(xiàn)索有關(guān)的關(guān)鍵因素，對企業(yè)管理提出了更高的要求。為了保證會(huì )計信息的真實(shí)、正確、完整與及時(shí)，保證會(huì )計處理程序與方法符合國家會(huì )計制度的有關(guān)規定，保護企業(yè)單位財產(chǎn)的完整性，企業(yè)必須建立健全會(huì )計電算化信息系統內部控制制度。
（一）操作和存儲形式的變化加大了會(huì )計信息系統的風(fēng)險。在手工會(huì )計信息系統中，會(huì )計人員之間很自然地形成一種相互制約、相互監督關(guān)系；會(huì )計核算信息記錄在紙上，直觀(guān)性較強，不同的筆跡也可作為控制的手段；記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會(huì )計記錄其勾稽關(guān)系較為明確；而在電算化信息系統中，易于辨認的審計線(xiàn)索，如筆跡、印章等已無(wú)處可尋；會(huì )計信息被存儲在磁盤(pán)、軟盤(pán)等磁介質(zhì)上，容易被改動(dòng)且不易被發(fā)覺(jué)；磁介質(zhì)易損壞，會(huì )計信息存在丟失或毀壞的危險。
（二）內部稽核作用被削弱。在手工會(huì )計信息系統中，每筆業(yè)務(wù)操作都必須嚴格遵循監督制約機制，如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權批準控制、收付款項與會(huì )計記錄分離控制等，形成嚴密的內部牽制制度。會(huì )計電算化后，許多業(yè)務(wù)處理程序由計算機完成，一些內部牽制措施無(wú)法執行，導致內部控制效率降低，內部稽核的作用被削弱。
（三）會(huì )計工作質(zhì)量依賴(lài)于計算機系統的可靠性和會(huì )計人員的操作水平。手工會(huì )計信息系統下，會(huì )計工作質(zhì)量取決于會(huì )計人員的專(zhuān)業(yè)水平和職業(yè)道德水平。傳統會(huì )計信息系統建立在大量實(shí)踐的基礎上，積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗，并形成了一整套完整的管理制度。在會(huì )計電算化信息系統下，操作環(huán)境的改變使傳統內部控制方法難以發(fā)揮作用，會(huì )計工作質(zhì)量與計算機系統的可靠性和會(huì )計人員的操作水平關(guān)系密切。一旦系統由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會(huì )計工作陷入癱瘓。
二、會(huì )計電算化信息系統的一般控制
一般控制又稱(chēng)普通控制，包括組織控制、授權控制、職責分工控制、業(yè)務(wù)處理標準化控制、軟件與數據文件安全保密控制等。
（一）組織控制。即在會(huì )計電算化信息系統中，通過(guò)劃分不同的職能部門(mén)實(shí)施內部控制。如將財務(wù)部門(mén)按照職能分為系統開(kāi)發(fā)部門(mén)和系統應用部門(mén)。
（二）授權控制。即通過(guò)限制會(huì )計電算化信息系統有關(guān)人員業(yè)務(wù)處理的權限，實(shí)施內部控制。如系統開(kāi)發(fā)部門(mén)承擔系統軟件的開(kāi)發(fā)和日常維護工作，不能運用軟件進(jìn)行日常業(yè)務(wù)操作；系統應用部門(mén)只能應用系統軟件進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理，不能對系統軟件進(jìn)行增、刪、修改。以保證系統內不相容職責相互分離，保證會(huì )計信息處理部門(mén)與其他部門(mén)的相互獨立，有效減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
（三）職責分工控制。建立崗位責任制，明確各工作崗位的職責范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專(zhuān)責，辦事有要求，工作有檢查。應明確規定不相容職務(wù)相分離，如系統管理員、系統操作員、憑證審核員、會(huì )計檔案保管員等職務(wù)不相容，必須明確分工，責任到人，不得兼任。
（四）業(yè)務(wù)處理程序控制。即通過(guò)明確有關(guān)業(yè)務(wù)處理標準化程序及相關(guān)制度，實(shí)施內部控制。如規定錄入憑證必須有合法、合理、真實(shí)、有效的原始憑證，而且要手續齊全；記賬憑證必須經(jīng)審核后才能登賬；錄入人員不能反審核或反過(guò)賬等。
（五）安全保密控制。即通過(guò)嚴格執行會(huì )計軟件與數據的維護、保管、使用規程和制度，達到內部控制目的。會(huì )計電算化信息系統中內部控制既要防止操作失誤造成的數據破壞，也要防止人為有意的數據破壞。為保證會(huì )計軟件與數據文件不丟失、不損毀、不泄露，不被非法侵入，可采取設置口令、密碼、保存操作日志、對數據文件定時(shí)備份并加密等手段。同時(shí)，還要防止病毒對會(huì )計軟件的破壞。
三、會(huì )計電算化信息系統的運行控制
運行控制又稱(chēng)應用控制，包括輸入控制、處理控制和輸出控制、軟件的與數據的安全保密控制等。運行控制是為了使會(huì )計電算化信息系統能適應電算化環(huán)境下會(huì )計處理的特殊要求而建立的各種能防止、檢測及更正錯誤和處置舞弊行為的控制制度和措施，是為保證會(huì )計系統運行安全、可靠的內部控制制度和措施，其目的是確保會(huì )計數據的安全、完整和有效。
（一）輸入控制。輸入控制的主要目的是保證輸入數據的合法性、完整性和準確性。輸入控制的方法有：（1）授權審批控制。為保證作為輸入依據的原始憑證的真實(shí)、完整，在輸入計算機前必須經(jīng)過(guò)適當的授權和審批。（2）人員控制。應配備專(zhuān)人負責數據錄入工作，同時(shí)采用口令加以控制，并對每個(gè)會(huì )計軟件用戶(hù)建立詳細的上機日志。（3）數據有效性檢驗。包括建立科目名稱(chēng)與代碼對照文件，以防止會(huì )計科目輸錯；在系統軟件中設置科目代碼自動(dòng)檢驗功能，以保證會(huì )計科目代碼輸入的正確性；設置對應關(guān)系參照文件，用來(lái)判斷對應賬戶(hù)是否發(fā)生錯誤；試算平衡控制，對每筆分錄進(jìn)行借貸平衡校驗，防止金額輸入錯誤。
（二）處理控制。處理控制的主要目的是保證數據計算的準確性和數據傳遞的合法性、完整性、一致性。處理控制主要針對業(yè)務(wù)處理程序、處理方法進(jìn)行控制，如業(yè)務(wù)處理流程控制、數據修改控制、數據有效性檢驗和程序化處理檢驗。（1）處理流程控制。會(huì )計業(yè)務(wù)處理具有一定的時(shí)序性，如憑證在審核之前不能做登賬處理，記賬后才可以出報表等。通過(guò)對業(yè)務(wù)處理流程的控制，保證業(yè)務(wù)處理的正確性。（2）數據修改控制。通過(guò)對數據修改過(guò)程的控制，防止業(yè)務(wù)處理的隨意性，降低舞弊發(fā)生的可能性。如對于尚未審核的記賬憑證，允許任意修改；但對已經(jīng)審核的記賬憑證，則不允許在原記賬憑證上直接修改，以體現“有痕跡修改“的原則。對已結賬的憑證與賬簿，系統不提供更改功能；而且，記賬憑證錄入人員不能被授予反復核、反過(guò)賬、反結賬等權限。
（三）輸出控制。輸出控制的主要目的是保證輸出數據的準確性、輸出內容的及時(shí)性和適用性。常用的輸出控制方法有：檢查輸出數據是否準確、合法、完整；輸出是否及時(shí)，能否及時(shí)反映最新的會(huì )計信息；輸出格式是否滿(mǎn)足實(shí)際工作的需要；數據的表示方式等是否符合工作人員的習慣；只有具有相應權限，才能執行輸出操作，并對輸出操作進(jìn)行登記，按會(huì )計檔案要求保管等。通過(guò)這些輸出控制方法，限制會(huì )計信息輸出，保證會(huì )計信息的安全。同時(shí)，要嚴格按照財政部有關(guān)規定的要求，由專(zhuān)人負責會(huì )計檔案管理；做好防磁、防火、防潮、防塵與防毒工作，重要會(huì )計檔案應雙備份，并存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)；如果采用磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案，要定期進(jìn)行檢查、定期復制，以防止由于磁性介質(zhì)損壞導致的會(huì )計檔案丟失；

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