信息化背景下傳統檔案管理工作的改革論文

　　摘要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的推動(dòng)之下，傳統檔案管理方式也相應地出現了變革�；�于此，為使檔案管理者在信息化背景下更好地開(kāi)展工作，本文以傳統檔案管理工作在信息化背景下所出現的問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，對建立完善的檔案管理體系、提升檔案管理的工作質(zhì)量、使檔案管理工作形成前瞻性、全面提升檔案管理人員的信息化意識等，與其相關(guān)的改進(jìn)策略進(jìn)行了研究和闡釋。

　　關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；前瞻性；改進(jìn)策略

　　檔案管理的信息化管理，就是通過(guò)對計算機技術(shù)的利用將單位內相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案資料采用信息技術(shù)的方式所進(jìn)行的管理工作，這樣可以讓檔案使用者更方便的將檔案查找出來(lái)，從而有效地發(fā)揮出檔案的作用。在這一過(guò)程中，信息化手段能夠有效提升檔案加工效率。檔案管理工作可以具備使單位以過(guò)往的業(yè)務(wù)信息為基礎，通過(guò)改正以前所出現問(wèn)題實(shí)現新的突破來(lái)獲得更好的發(fā)展。

　　1 信息化背景下所出現的問(wèn)題

　　1.1檔案管理信息化長(cháng)期不重視

　　在信息化發(fā)展的背景下，大部分單位的檔案管理工作仍然遵循著(zhù)以前的工作方式。這不是因為從業(yè)人員沒(méi)有意識到信息化的重要性，而是因為與其他行業(yè)相比較而言，檔案管理工作長(cháng)期被社會(huì )上所輕視，很多單位沒(méi)有意識到檔案管理的重要性，甚至認為檔案管理是一個(gè)“可有可無(wú)”的職位，造成其為了節省開(kāi)支盡可能地壓縮檔案部門(mén)的員工，導致大量檔案管理工作只有少數幾人來(lái)完成，而這些工作者在繁重的壓力下也很難有時(shí)間去提升自身的信息化技能，久而久之，其在日復一日的忙碌中形成工作慣性而不再想進(jìn)行改變。同時(shí)，很多單位也不重視改善檔案管理者的工作條件，因為想節約成本而不更換管理設備，導致了檔案管理信息化出現滯后的情況。

　　1.2檔案信息化管理制度不健全

　　目前很多檔案利用信息化開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，一直沒(méi)有跟進(jìn)明確相應的管理制度，造成在實(shí)際工作中管理分工混亂模糊的情況時(shí)有發(fā)生，造成檔案在登記、核算、分配、統計和信息化上傳的過(guò)程中時(shí)常因為職責分配不明確而出現錯誤。盡管信息化手段已經(jīng)開(kāi)始在部分單位的檔案管理工作中得到了應用，但由于過(guò)往的檔案信息是采用紙質(zhì)方式進(jìn)行記錄，故此，很多時(shí)候需要采用信息化和紙質(zhì)檔案共同工作的方式，這種工作方式很容易造成混亂，而落后的檔案管理制度也導致檔案在管理中很難做到科學(xué)有序，同時(shí)還造成檔案管理人員的責任心長(cháng)期得不到提升，很多檔案管理人員總是抱著(zhù)“重保管輕使用”的心態(tài)，認為檔案管理只是用來(lái)留存以往數據，沒(méi)有形成整理利用檔案的思想，導致檔案管理的信息化水平長(cháng)期得不到提升[1]。

　　2 信息化背景下檔案管理的改革策略

　　2.1建立完善的檔案管理體系

　　信息化背景下為了更好地開(kāi)展檔案管理工作，建立起一條明確完善的檔案管理體系是不可缺少的，其主要工作方式包括以下幾點(diǎn)。

　　第一，開(kāi)展檔案工作的最終目的是確保其可以更好地與市場(chǎng)經(jīng)濟相匹配，因此，檔案管理者應當以市場(chǎng)實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，建立一整套的信息化檔案管理體系，該體系需要保證其在有利用需求時(shí)能夠被高效的檢索出來(lái)，從該角度出發(fā)，檔案管理工作需要有更高層的管理者在其指導和協(xié)調下開(kāi)展，這就決定了建立一套完整的檔案管理工作領(lǐng)導體系是不可少的，可以確保管理工作能夠在其指導下有組織地開(kāi)展，整個(gè)檔案信息也會(huì )因此而得到更合理的開(kāi)發(fā)利用。

　　第二，以往沒(méi)有信息化的檔案管理工作還處于閉門(mén)造車(chē)的狀態(tài)，只是被保存在一個(gè)固定的檔案庫中，只有等到人們需要查詢(xún)的時(shí)候才會(huì )被拿出來(lái)，這導致其有很強的封閉性、固定性和格式性。而在信息化背景下，檔案管理需要變得更加開(kāi)放，并在工作中通過(guò)信息化方式建立一套網(wǎng)絡(luò )化管理體系，這將保證檔案信息具備很強的規律性、結論性和數據性，信息技術(shù)可以將其進(jìn)行整合處理使其變得更加嚴謹、精簡(jiǎn)、完善和直觀(guān)。以某地交通運輸部門(mén)檔案管理工作為例，其在信息化背景下已經(jīng)將本地區其所管轄范圍內的全部交通系統在運營(yíng)、監理、維護和設計過(guò)程形成了一整套的網(wǎng)絡(luò )體系，并依照保密等級將其納入到全國交通體系之內，從而有效地提升了當地交通系統檔案的利用和開(kāi)發(fā)效率，檔案管理工作也變得更加標準、細化、科學(xué)和規范[2]。

　　2.2提升檔案管理的工作質(zhì)量

　　要想在信息化背景下改革好傳統檔案管理工作，提升檔案管理的工作質(zhì)量，也是其中所必不可少的應用手段，其主要工作方式如下。

　　隨著(zhù)社會(huì )各行各業(yè)業(yè)務(wù)量的不斷擴張，其自身所包含的檔案信息量也越來(lái)越大，傳統的手工檔案檢索方式將會(huì )大量浪費人力成本和時(shí)間成本造成業(yè)務(wù)上的損失，同時(shí)巨大的工作量中管理人員也難免會(huì )出現錯誤，這將使整個(gè)單位的業(yè)務(wù)運轉受到嚴重影響，因此，這就需要在檔案管理工作中盡快落實(shí)檔案信息化檢索技術(shù)，該技術(shù)可以充分實(shí)現檔案檢索工作的自動(dòng)化，有效降低其中的人力和時(shí)間成本消耗，同時(shí)計算機技術(shù)還能夠保障檢索錯誤率大大降低，并有效提升檔案信息的動(dòng)態(tài)性、靈活性和便利性，這將充分便利相關(guān)人員對其所開(kāi)展的篩選和分析工作。

　　檔案作為一種重要的信息資源，有著(zhù)很強的生產(chǎn)轉化能力，使其受到人們越來(lái)越多的重視。以交通系統為例，在我國交通網(wǎng)絡(luò )大發(fā)展的背景下，交通檔案已經(jīng)成為道路橋梁建設企業(yè)確定其建筑流程目標的一項重要手段，將其運用到生產(chǎn)中能夠充分提升交通網(wǎng)絡(luò )的完整性，并以此來(lái)間接推動(dòng)國民經(jīng)濟生產(chǎn)總值獲得全面提升。這就需要交通運輸部門(mén)在對檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中應當從實(shí)際出發(fā)，形成一套集檔案開(kāi)發(fā)、服務(wù)和利用的應用流程，確保其中所記錄的信息能夠轉化為現實(shí)的生產(chǎn)力，以此來(lái)保證交通運輸業(yè)獲得更大的發(fā)展前景[3]。

　　2.3使檔案管理工作形成前瞻性

　　在信息化背景下，對傳統檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)要具備一定程度上的主動(dòng)性和前瞻性，只有這樣才可以保證走在變革前面，不被時(shí)代淘汰，從而在行業(yè)內取得領(lǐng)先地位，其工作內容主要包括以下幾個(gè)方面。

　　第一，檔案管理者需要使檔案管理工作變得更加規范化，其主要包括以下幾個(gè)方面。確定好每個(gè)管理人員的工作范圍，做到人盡其責，這可以確保整個(gè)管理工作達到井井有條，使每份檔案都能得到良好的管理，同時(shí)在工作開(kāi)展的過(guò)程中要保證其具備時(shí)效性，任何一份檔案在下發(fā)到檔案室后都應該及時(shí)對其進(jìn)行處理，保證其具備高度完整性，避免出現殘損的情況。無(wú)論檔案是處于保管、利用、密封還是其他狀態(tài)中，保管人員都有義務(wù)保持其達到完整，并定期對其開(kāi)展登記工作，以防止出現遺漏或丟失。以交通系統檔案管理為例，在對交通檔案進(jìn)行管理時(shí)應當注重其特殊性要求，保持其整條線(xiàn)路從建設施工一直到運營(yíng)全部過(guò)程中都要完成好記錄，以使其達到信息完整性的要求。

　　第二，信息化手段方便了檔案管理過(guò)程中對信息的檢索，其便利性也因此大大提升，利用此種手段管理人員可以充分掌握檔案內所記錄的信息，這能夠在翻看檔案的單位決策者制定運營(yíng)計劃和積累工作經(jīng)驗的過(guò)程中發(fā)揮重要的作用，同時(shí)，利用信息化手段，檔案管理工作的交流性也將得到大幅度提升，相關(guān)人員利用信息檢索目錄能夠及時(shí)收集和掌握到對自己有用的信息，當然這也要求檔案管理人員做好相應的保密工作，不但要在檔案查詢(xún)頁(yè)面設置登錄和查詢(xún)的權限，也可以將一些保密度高的檔案設置成不公開(kāi)形式，以此來(lái)切斷檔案泄露的渠道，避免問(wèn)題的出現。

　　2.4全面提升檔案管理人員的信息化意識

　　飛速發(fā)展的信息化技術(shù)使檔案管理工作變得更加便捷高效，但很多檔案管理人員由于工作慣性的原因，始終無(wú)法全面接受信息化的檔案管理方式，也沒(méi)有積極地去學(xué)習如何利用信息化手段開(kāi)展檔案管理的方法，這就決定了全面提升檔案管理人員信息化意識的必要性，其主要工作方式如下。

　　第一，應當加強對檔案管理人員業(yè)務(wù)手段的培訓工作，使其意識到以前所使用的檔案工作方式已經(jīng)跟不上時(shí)代潮流。宣講人員應當將信息化管理檔案的方式像聽(tīng)講者進(jìn)行演示，使其能夠充分了解到信息化檔案管理手段的便捷性和高效性，這可以幫助其充分意識到以往所使用的檔案管理手段是落后于時(shí)代的，需要對信息化技術(shù)進(jìn)行學(xué)習，只有這樣，檔案管理人員才會(huì )真正提升自身的信息化檔案管理意識，放棄不合時(shí)宜的落后手段來(lái)使用信息化手段開(kāi)展檔案管理工作。同時(shí)，要想做好檔案管理工作還必須要具備很強的政治思想素質(zhì)和責任感，這就需要加強自身素質(zhì)形成統籌規劃的管理觀(guān)念，形成大局觀(guān)意識，在服從組織安排的基礎上做到勤學(xué)習、勤思考和勤動(dòng)手，不斷自我改正缺點(diǎn)來(lái)提升業(yè)務(wù)能力。

　　第二，不同的檔案具備不同的價(jià)值，信息化手段賦予了檔案管理的高效便捷，這就需要管理人員加強自身的信息反饋意識。以交通系統檔案管理為例，在開(kāi)展交通系統檔案管理的過(guò)程中，其需要定期整理部門(mén)的內部資料并按照檔案類(lèi)型開(kāi)展案例匯編工作，以此來(lái)有效突出檔案內部的價(jià)值性，充分發(fā)揮出交通檔案信息對交通運輸行業(yè)的促進(jìn)作用，從而在保證自身不斷完善的過(guò)程中使自身價(jià)值發(fā)揮到最大[4]。

　　綜上所述，本文探討了信息化背景下傳統檔案管理工作的改革策略，利用所列舉的改革策略可以使檔案管理工作變得更加標準、細化、科學(xué)和規范，方便相關(guān)人員對其進(jìn)行篩選和分析工作，從而確保檔案信息具備很強的規律性、結論性和數據性。檔案管理者應更好地運用信息化手段開(kāi)展工作，為我國檔案管理行業(yè)取得更大的發(fā)展做出貢獻。

　　參考文獻：

　　[1] 湯柏齡.淺析交通檔案管理的信息化構建思路[J].黑龍江交通科技，2017，40（12）：201- 203.

　　[2] 叢春妍.對交通檔案管理信息化建設的重要性與途徑探討[J].城市建設理論研究（電子版），2017（28）：62- 63.

　　[3] 李敏.當前交通檔案管理信息化中存在的問(wèn)題及對策解析[A].《教育科學(xué)》編委會(huì ).2017年2月全國教育科學(xué)學(xué)術(shù)交流論文匯編[C].《教育科學(xué)》編委會(huì )，2017，1.

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