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在會(huì )計電算化管理工作中如何做好內部控制論文
1會(huì )計電算化與內部控制概述
會(huì )計電算化是指將電子計算機技術(shù)應用到會(huì )計工作中的現代化管理模式，是用電子計算機替代人工記賬，以財務(wù)軟件為工具，以會(huì )計為語(yǔ)言，進(jìn)行人機對話(huà)，由電子計算機對會(huì )計數據進(jìn)行處理，并打印輸出會(huì )計賬簿和報表的過(guò)程，在會(huì )計電算化與手工記賬初級并行階段，還有一個(gè)打印、保管會(huì )計憑證的過(guò)程；內部控制是指為提高會(huì )計信息質(zhì)量，確保會(huì )計信息的準確可靠，合理保證單位經(jīng)營(yíng)管理合法合規，保護財產(chǎn)物資的安全和完整，貫徹管理方針，提高管理效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現戰略目標，以職責分工為基礎所設計實(shí)施的對內部各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行約束和協(xié)調的一系列控制方法、措施和程序，是一種內部管理制度，包括內部管理控制和內部會(huì )計控制。會(huì )計與控制是不可分割的，會(huì )計電算化的內部控制則是內部會(huì )計控制的特殊形式，會(huì )計電算化的實(shí)施推動(dòng)了企業(yè)信息化的發(fā)展，給企業(yè)內部控制制度的建設帶來(lái)了一定的推動(dòng)，而內部控制又關(guān)系到工程建設有序健康地進(jìn)行、工程物資的安全完整，關(guān)系到會(huì )計系統對工程建設活動(dòng)反映的正確性和可靠性。財政部頒布的《內部控制規范》指出：“企業(yè)應當加強會(huì )計信息化工作，并對其工作流程進(jìn)行有效控制，電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內部會(huì )計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部會(huì )計控制的有效實(shí)施，應當重視信息系統在內部控制中的作用”。
2會(huì )計電算化對內部會(huì )計控制的影響分析
在會(huì )計電算化中，由于會(huì )計處理高度集中在計算機系統，其處理高度自動(dòng)化，會(huì )計信息主要載體變?yōu)榇沤橘|(zhì)。與手工核算相比內部會(huì )計控制發(fā)生了很大的變化。
2.1內部控制的形式發(fā)生了變化。
電算化會(huì )計與手工會(huì )計對會(huì )計信息的控制有很大的不同，我們通過(guò)以下分析了解會(huì )計電算化核算下內部會(huì )計控制形式的變化。
電算化會(huì )計工作流程：原始憑證→授權批準→財務(wù)審核→對合格原始憑證進(jìn)行憑證輸入（制單）→電算化審核→計算機系統處理→賬表輸出。從流程可以看出，實(shí)行會(huì )計電算化后會(huì )計賬務(wù)的集中化處理，除原始數據的收集、審核、編碼、輸入由會(huì )計人員操作外，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄和加工、會(huì )計報表的生成和查詢(xún)等工作都可以通過(guò)計算機完成，這種數據處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在計算機會(huì )計中沒(méi)有存在的必要，比如編制憑證匯總表、科目匯總表等試算平衡的檢查，總賬、明細賬、日記賬進(jìn)行平行登記，在會(huì )計電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義，其次，手工會(huì )計中的一些平衡檢查在會(huì )計電算化中將移入計算機系統內部，通過(guò)計算機程序體現出來(lái)，如記賬憑證的借、貸平衡校驗；賬戶(hù)中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查；各核算業(yè)務(wù)模塊間數據的核對；報表數據的勾稽關(guān)系檢查、會(huì )計衡等式的檢查等。因此手工條件下行之有效的會(huì )計內部牽制制度，有部分在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。
2.2內部控制的內容發(fā)生了改變。
會(huì )計電算化系統是一個(gè)人機交互系統，再加之計算機系統更具有隱蔽性，因此，其控制的內容更加復雜。大致概括為以下幾方面：會(huì )計電算化人員崗位的重新分工和新的內部牽制；系統安全控制以及系統開(kāi)發(fā)、修正、系統資料文書(shū)化控制；系統的組織和操作管理控制；系統的輸入、輸出控制、處理控制等。
2.3內部稽核方式發(fā)生了一定的變化。
手工會(huì )計信息系統中，每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過(guò)多重手續，嚴格遵循有關(guān)的制約監督機制進(jìn)行操作，如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權批準、收付款項與會(huì )計記錄的分離等，必須經(jīng)過(guò)嚴格的審核復查機制，會(huì )計人員之間的聯(lián)系是直接的，因而很自然地形成嚴密的內部牽制制度，在相互牽制、相互核對、檢查監督等重要措施的實(shí)施過(guò)程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作。實(shí)行電算化、ERP系統后，其工作的自動(dòng)化、控制的程序化，各種手續都由計算機自動(dòng)處理、統一執行，會(huì )計工作的分工、崗位職責、權限也發(fā)生了變化，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化，會(huì )計人員無(wú)法、也不需直接參與和控制，一些內部牽制措施沒(méi)有存在的必要，部分經(jīng)濟業(yè)務(wù)從發(fā)生到會(huì )計記錄的整個(gè)過(guò)程都是自動(dòng)完成，會(huì )計只需最后對相關(guān)數據作出加工、分析、采用，讓高層據以作出決策。
2.4內部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化。
在電算化環(huán)境下，除了人這個(gè)執行控制的主體外，許多內部控制方法主要通過(guò)會(huì )計軟件來(lái)實(shí)現。因此，在計算機會(huì )計中，控制的重點(diǎn)已不再僅僅是人，而變成了人工處理控制、原始數據進(jìn)入計算機控制、會(huì )計信息輸出控制、人機交互處理控制、計算機系統之間連接控制等多方面。
2.5會(huì )計信息存儲介質(zhì)、存儲方式的改變。
在手工會(huì )計核算下，會(huì )計數據的存儲介質(zhì)是紙介質(zhì)，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)均記錄于紙張之上，會(huì )計數據所用的文字、符號直接記錄在紙上，紙張上的數據形成會(huì )計人員所熟悉的會(huì )計憑據原件，這些紙質(zhì)原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線(xiàn)索和痕跡，各不相同的筆跡可作為控制的手段。
但是，電算化系統下原來(lái)紙質(zhì)的會(huì )計數據以肉眼無(wú)法識別的形式被直接存儲在介質(zhì)上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀(guān)性。手工會(huì )計信息系統中易于辨認的審計線(xiàn)索，如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無(wú)處可尋。此外，手工核算下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會(huì )計記錄其勾稽關(guān)系較為明確，而在電算化環(huán)境下，由于會(huì )計記錄被存儲在磁盤(pán)、軟盤(pán)等磁介質(zhì)上，不宜實(shí)施簽字、蓋章等手段，而且磁介質(zhì)很容易被改動(dòng)，由于在技術(shù)上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。
從以上分析可以看出，會(huì )計電算化使會(huì )計內部控制體系出現了一系列變化，許多傳統的會(huì )計控制方式失靈了。
3在會(huì )計電算化下內部控制應采取的對策與措施
通過(guò)會(huì )計電算化的實(shí)踐表明，計算機本身處理出錯的可能性很小，但人為造成出錯，甚至舞弊的現象難以避免，而且一旦出錯、甚至發(fā)生舞弊，則損失巨大，因此，非常有必要采取相應的對策與措施。
3.1明確職責分工，加強組織控制。
職責分工首先是將電算化部門(mén)與用戶(hù)部門(mén)的職責相分離，用戶(hù)部門(mén)指產(chǎn)生原始數據的部門(mén)或人員。所謂組織控制，就是將系統中不相容的職責進(jìn)行分離，即在系統中的各類(lèi)人員之間進(jìn)行分工，并以相應的管理規章與之配套。其目的在于通過(guò)設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來(lái)保障會(huì )計信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
電算化部門(mén)必須把職責分工同組織控制相結合，以實(shí)現職權分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現錯誤或違法行為，除了設置各要素的核算崗位外，還可將會(huì )計電算化崗位分為計算機會(huì )計主管、出納人員、審核記帳、系統維護和數據分析、檔案管理等崗位，同時(shí)要明確各崗位的責任制。崗位責任制的制定主要明確每個(gè)電算化崗位的職責，督促工作人員及時(shí)保證工作的完成并做好相應的記錄，保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現象的發(fā)生。工作人員的崗位安排除考慮每個(gè)人的工作能力外，還應該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都不能由一人或一個(gè)部門(mén)經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個(gè)部門(mén)承擔，同時(shí)規定系統開(kāi)發(fā)人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。進(jìn)行這種職責分工的目的，是盡可能在電算化部門(mén)保持不相容職務(wù)（如業(yè)務(wù)授權、執行、保管和記錄）的分離。內部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，如出納人員不得兼任系統管理員，不得兼任記賬憑證的審核工作等。
3.2加強會(huì )計核算控制。
會(huì )計核算結果是會(huì )計預測、決策和分析的基礎，會(huì )計核算控制是防范和化解會(huì )計核算風(fēng)險的重要環(huán)節，必須引起高度重視。從核算環(huán)節把關(guān)，必須保證業(yè)務(wù)處理合法、有效，賬務(wù)處理的正確性、規范性，做到數據真實(shí)、完整和安全。會(huì )計核算控制內容包括：原始憑證經(jīng)過(guò)審查，在錄入處理前一切經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過(guò)相應的權級審批，簡(jiǎn)明、準確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解決憑證單據的處理等都必須嚴格按規定進(jìn)行，嚴格執行復核制度，充分保證計算機賬務(wù)處理不錯不亂。會(huì )計數據輸出必須進(jìn)行嚴格審核并簽章，無(wú)論是靜態(tài)審核，還是動(dòng)態(tài)審核，都要仔細核對輸出的賬務(wù)憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否一致。
3.3加強操作程序的控制。
會(huì )計電算化除了對軟件操作方面需作一定的內部控制設計以外，還要制訂并嚴格執行操作管理制度，培訓提高從業(yè)人員的計算操作水平及營(yíng)造提高職業(yè)道德修養的氛圍也是重要的問(wèn)題，有效的保證會(huì )計電算化系統的安全運行，保證財務(wù)數據的安全性、完整性。
操作管理制度一般包括：
�。�1）操作人員的工作職責和權限。
�。�2）預防原始憑證和記賬憑證等會(huì )計數據未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。
�。�3）預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登入系統賬簿的措施。
�。�4）建立必要的上機操作記錄制度。此外，在會(huì )計軟件中還應設置防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。
3.4加強系統安全控制。
加強系統安全控制是為了保證計算機系統的安全運行，避免由于外部環(huán)境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患。主要控制措施包括：明確規定上機操作人員對會(huì )計軟件的操作內容和權限，杜絕未經(jīng)授權人員操作會(huì )計軟件，防止會(huì )計人員越權使用軟件；操作人員身份的密碼控制；操作人員離開(kāi)計算機時(shí)，應執行相應的命令退出會(huì )計軟件。財務(wù)軟件應開(kāi)發(fā)出相應自鎖定功能，在一定的時(shí)間內若不做任何財務(wù)操作指令，則系統應當會(huì )自鎖定，設置接觸與操作的日志控制，各單位應根據本單位的實(shí)際情況，設專(zhuān)人保存上機操作記錄進(jìn)行“日志管理”；數據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進(jìn)行定期的預防性檢查；工作環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行。
3.5加強會(huì )計檔案控制。
實(shí)現會(huì )計電算化后，會(huì )計檔案包括貯存在軟盤(pán)、硬盤(pán)及光盤(pán)等介質(zhì)上的會(huì )計數據和紙質(zhì)形式的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等會(huì )計核算資料，會(huì )計檔案管理工作就顯得更為復雜些，應建立想配套的制度作保障。
會(huì )計檔案管理制度應包括：
�。�1）實(shí)行會(huì )計電算化后的會(huì )計檔案以計算機打印的紙質(zhì)形式保存，保存的有關(guān)規定按《會(huì )議檔案管理辦法》的規定執行。
�。�2）全套會(huì )計電算化系統文檔視同會(huì )計文檔保管，保管期限截止至該系統停止使用或有重大修改后的三年。
�。�3）妥善保管存有會(huì )計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。
�。�4）科學(xué)規定會(huì )計檔案的有關(guān)權限。如規定查詢(xún)以前年度的會(huì )計檔案應經(jīng)有關(guān)人員批準等。
�。�5）保證會(huì )計檔案安全與完整的措施。
3.6加強內部審計控制。
內部審計既是企業(yè)內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會(huì )計監督的制度安排。在會(huì )計電算化中，由于是“人機”對話(huà)的特殊形態(tài)，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾方面：
�。�1）對會(huì )計資料定期進(jìn)行審計，檢查電算化會(huì )計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《中華人民共和國會(huì )計法》及有關(guān)法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合公司內控制度、憑證附件是否規范完整；
�。�2）審查機內數據與書(shū)面資料的一致性，如查看賬冊?xún)热�，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時(shí)調整；
�。�3）監督數據保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象；
�。�4）對系統運行各環(huán)節進(jìn)行審查，防止存在漏洞。
實(shí)行會(huì )計電算化是實(shí)現會(huì )計現代化的重要保證及促進(jìn)會(huì )計工作創(chuàng )新的一項內容。加強會(huì )計電算化的內部控制，有利于單位更好地組織會(huì )計工作，從而為單位財務(wù)管理、重大決策提供準確、及時(shí)的會(huì )計信息，提高組織的管理效率、經(jīng)濟效益。
【主要參考文獻】
[1]會(huì )計電算化工作規范，財會(huì )字[1996]17號。
[2]企業(yè)內部控制規范，2010，中國財政經(jīng)濟出版社。
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