探析企業(yè)銷(xiāo)售與收款的內部控制

　　摘要：會(huì )計電算化的應用，對內部控制產(chǎn)生了深遠的影響，對內部控制制度提出了新的要求，手工會(huì )計下所采用的內部控制制度已不適應電算化會(huì )計的需要。會(huì )計電算化的實(shí)施，大大提高了會(huì )計信息處理的速度和準確性，能為用戶(hù)提供及時(shí)、準確的會(huì )計信息，是會(huì )計事業(yè)發(fā)展史無(wú)前例的飛躍。但這個(gè)飛躍也給審計工作帶來(lái)很大的影響。

　　關(guān)鍵詞：電算化；會(huì )計信息系統；內部控制；控制活動(dòng)

　　當企業(yè)產(chǎn)品在市場(chǎng)競爭激烈的條件下，要實(shí)現其經(jīng)營(yíng)目標，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的關(guān)鍵作用越來(lái)越明顯。擴大市場(chǎng)占有率、提高銷(xiāo)售額是降低成本的主要途徑。所有的投資戰略分析以及企業(yè)的年度財務(wù)計劃無(wú)不從確定市場(chǎng)銷(xiāo)售預測開(kāi)始。企業(yè)運營(yíng)管理者都非常清楚，沒(méi)有銷(xiāo)售就沒(méi)有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，銷(xiāo)售是企業(yè)運營(yíng)的龍頭。因此，所有企業(yè)無(wú)不對銷(xiāo)售和市場(chǎng)開(kāi)發(fā)給予極大的關(guān)注。當然，挑戰、機遇和風(fēng)險并存，銷(xiāo)售與收款已經(jīng)成為企業(yè)管理中非常復雜而且比較難控制的業(yè)務(wù)環(huán)節，其發(fā)生風(fēng)險的幾率也在不斷增加。

　　一、企業(yè)銷(xiāo)售與收款的風(fēng)險

　　在制造行業(yè)中，銷(xiāo)售與收款是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)非常重要的工作，其基本包括6個(gè)環(huán)節——市場(chǎng)推廣、銷(xiāo)售合同談判和簽訂、客戶(hù)服務(wù)、發(fā)貨、開(kāi)具發(fā)票確認應收賬款、收款。銷(xiāo)售與收款環(huán)節中，收款是最后一個(gè)環(huán)節，體現前面環(huán)節的成果，如果前面各環(huán)節出現舞弊風(fēng)險，將會(huì )給收款環(huán)節留下很大的財產(chǎn)損失風(fēng)險。同時(shí)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)質(zhì)量的高低完全可以體現在應收賬款的變化上，從財務(wù)上看，會(huì )計科目應收賬款的借方反映銷(xiāo)售額的多少，貸方反映貨款回收的多少，余額則反映沒(méi)回收的貨款還有多少，所以如果銷(xiāo)售與收款的風(fēng)險發(fā)生了，最終會(huì )體現為企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。

　　企業(yè)為了在競爭中贏(yíng)得主動(dòng)，抓住商機，除了要提高產(chǎn)品質(zhì)量、改善售后服務(wù)外，還要運用賒銷(xiāo)方式來(lái)擴大銷(xiāo)售，只要有賒銷(xiāo)就必定有應收賬款。在當今中國，商品與勞務(wù)的賒銷(xiāo)、賒供已成為經(jīng)濟發(fā)展中的一個(gè)基本特征。而商品、勞務(wù)賒銷(xiāo)的結果，一方面擴大了企業(yè)產(chǎn)品的銷(xiāo)路，增加了產(chǎn)品銷(xiāo)售收入，提高企業(yè)競爭能力和經(jīng)濟效益，另一方面又形成了一定的應收賬款，增加了企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險。隨著(zhù)這一銷(xiāo)售方式的普遍運用，不少企業(yè)應收賬款占總資產(chǎn)及流動(dòng)資產(chǎn)的比重居高不下，嚴重影響了資金周轉，甚至產(chǎn)生大量的呆壞賬，給企業(yè)帶來(lái)極大的財產(chǎn)損失。因此，企業(yè)必須采取措施，制定合理有效的管理辦法，加強銷(xiāo)售與收款中各環(huán)節的風(fēng)險管理，特別是做好應收賬款的事先預防、事中監督和事后回收等管理工作，以保證應收賬款的合理占用水平和收款安全，降低財產(chǎn)損失帶來(lái)的財務(wù)風(fēng)險。

　　企業(yè)銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)的重要工作，筆者在某公司了解到，年銷(xiāo)售3億多元，應收賬款平均余額在1.4億元，已經(jīng)核銷(xiāo)的壞死賬累計2200萬(wàn)元，賬面還有呆賬2100萬(wàn)元，2年以上賬齡的應收賬款占總應收的16％。企業(yè)在市場(chǎng)擴張過(guò)程中，怎樣控制收款風(fēng)險，怎樣平衡占領(lǐng)市場(chǎng)和賒銷(xiāo)風(fēng)險的關(guān)系是應該考慮的問(wèn)題。

　　二、銷(xiāo)售與收款風(fēng)險控制的方法探討

　　1、職能分離法

　　職能分離法適用于預防企業(yè)所有業(yè)務(wù)環(huán)節的舞弊風(fēng)險，銷(xiāo)售一收款循環(huán)也不例外。很多企業(yè)中，銷(xiāo)售一收款循環(huán)過(guò)程一直由銷(xiāo)售部獨立負責，這種獨家控制銷(xiāo)售一收款業(yè)務(wù)的好處是能夠提高工作效率。但是，同時(shí)也增加了潛在的風(fēng)險。比如銷(xiāo)售人員出賣(mài)企業(yè)信息資料，侵吞市場(chǎng)推廣費，自己開(kāi)公司銷(xiāo)售本企業(yè)和競爭對手的產(chǎn)品，參與制造仿冒本企業(yè)產(chǎn)品，貪腐挪用銷(xiāo)售貨款以及濫用公關(guān)交際費用等等。為了預防這些問(wèn)題，企業(yè)可將銷(xiāo)售一收款業(yè)務(wù)循環(huán)中的業(yè)務(wù)環(huán)節進(jìn)行拆分。例如，將前期的市場(chǎng)拓展和銷(xiāo)售合同簽訂、客戶(hù)信用評估以及售后服務(wù)進(jìn)行分割；銷(xiāo)售人員的業(yè)務(wù)主要集中在市場(chǎng)拓展和銷(xiāo)售合同簽訂；客戶(hù)服務(wù)由質(zhì)量管理部負責；信用評估則由獨立的信用管理部或財務(wù)部信用管理人員負責；銷(xiāo)售發(fā)貨則由物流部組織安排；銷(xiāo)售人員催款，而貨款回收則由財務(wù)部為主負責辦理。

　　2、建立客戶(hù)信用評估和控制機制

　　在簽訂銷(xiāo)售合同以及辦理銷(xiāo)售發(fā)貨的業(yè)務(wù)環(huán)節中，一個(gè)非常重要的控制環(huán)節就是客戶(hù)信用評估。過(guò)去由于企業(yè)對客戶(hù)信用評估不重視，為了占領(lǐng)市場(chǎng)盲目擴大客戶(hù)源，為日后銷(xiāo)售收款埋下了巨大的隱患。一些銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員更是利用企業(yè)信用管理的漏洞，冒險向不該發(fā)貨的“特殊客戶(hù)”大量發(fā)貨，導致企業(yè)出現巨額的壞賬損失。這就是業(yè)務(wù)人員舞弊活動(dòng)的后果。為此，規模到了一定程度的成熟企業(yè)紛紛建立了客戶(hù)信用評估控制程序，并建立了獨立于銷(xiāo)售部門(mén)的信用管理部。當銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員和客戶(hù)談判簽訂銷(xiāo)售合同前，必須事先經(jīng)過(guò)信用管理部門(mén)的調查和風(fēng)險評估。銷(xiāo)售部門(mén)提出的賒銷(xiāo)額度，事先也必須獲得信用管理部門(mén)的審核并經(jīng)過(guò)主管副總或總經(jīng)理的批準。當銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員向物流部提出發(fā)貨申請前，必須經(jīng)過(guò)信用管理部的核查，確保發(fā)貨額度控制在已經(jīng)批準的賒銷(xiāo)限額之內。信用管理部門(mén)有權根據客戶(hù)的資信情況和過(guò)去的付款情況拒絕或批準銷(xiāo)售發(fā)貨申請。

　　信用評估部門(mén)須了解客戶(hù)信息，建立客戶(hù)檔案，對客戶(hù)資料實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新，為評定客戶(hù)的信用等級提供依據，依此確定采用不同的銷(xiāo)售方式。

　　國際大公司實(shí)踐證明，有效的信用控制可以極大地預防銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中應收賬款的安全風(fēng)險。

　　3、建立客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)和應收賬款對賬制度

　　作為控制和預防銷(xiāo)售舞弊風(fēng)險的重要政策，企業(yè)可以制定內控和內審人員對客戶(hù)進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)的制度。企業(yè)高層領(lǐng)導可定期或不定期訪(fǎng)問(wèn)客戶(hù)，內控人員也應當在對被審計單位的客戶(hù)進(jìn)行隨機抽查訪(fǎng)問(wèn)，可以直接了解客戶(hù)對被審計企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員的看法，以及對公司客戶(hù)服務(wù)水平的反饋意見(jiàn)；企業(yè)的財務(wù)部應收賬款主管人員以及信用部人員也應當對客戶(hù)定期進(jìn)行對賬。達到對本企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員遵守企業(yè)規定起到監督作用。

　　4、制定嚴格的銷(xiāo)售收款政策

　　保證銷(xiāo)售貨款安全、及時(shí)足額返回企業(yè)是一項重要工作。財務(wù)部是應收賬款和收款業(yè)務(wù)的主體。企業(yè)應當明確規定禁止銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員收取現金貨款，同時(shí)盡可能要求客戶(hù)直接向公司指定賬戶(hù)匯款支付銷(xiāo)售貨款。對于一些臨時(shí)需要支付現金或承兌匯票的客戶(hù)，則應當制定程序要求客戶(hù)或銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員提前向公司財務(wù)部主管和其銷(xiāo)售主管報告具體的付款時(shí)間、付款數額、付款方式以及攜帶轉賬的安全措施。預防相關(guān)業(yè)務(wù)人員內外勾結實(shí)施貪腐、挪用、截留等舞弊行為。企業(yè)內控人員、財務(wù)主管以及銷(xiāo)售業(yè)務(wù)主管應當定期對銷(xiāo)售回款進(jìn)行監督檢查，抽查核對與客戶(hù)的往來(lái)賬務(wù)，預防舞弊行為的發(fā)生。

　　5、建立應收賬款分析、催收和預警制度

　　企業(yè)要建立應收賬款賬齡分析制度和逾期應收賬款催收制度。銷(xiāo)售部門(mén)負責應收賬款的催收，財務(wù)部門(mén)有權督促銷(xiāo)售部門(mén)加緊催收。應收賬款超過(guò)2年會(huì )失去訴訟時(shí)效，企業(yè)應按季度分析賬齡，建立風(fēng)險預警程序，向貨款清收部門(mén)預警接近訴訟時(shí)效的應收賬款，以及時(shí)采取財產(chǎn)保全、法律訴訟等措施，對催收無(wú)效的逾期應收賬款通過(guò)法律程序予以解決，最低程度降低應收賬款形成壞賬的風(fēng)險。

　　6、建立確認制度

　　建立確認制度。要求銷(xiāo)售人員做到，及時(shí)取得客戶(hù)的收貨確認函和收到發(fā)票確認函，銷(xiāo)售部門(mén)負責專(zhuān)門(mén)整理和保存，避免對方惡意拖欠或貨物丟失，造成公司損失。

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