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電算化會(huì )計信息系統應用實(shí)施簡(jiǎn)介
在治理領(lǐng)域中的機項目必須采用系統的予以組織，全過(guò)程的招生方案的制定則成為一個(gè)企業(yè)治理信息系統能否成功構架并健康運行的關(guān)鍵步驟。電算化信息系統是企業(yè)治理信息系統中的一個(gè)核心子系統，其應用實(shí)施盡不僅僅是某種會(huì )計軟件的使用過(guò)程，而更多地包含著(zhù)系統目標規劃、業(yè)務(wù)流程和系統功能調整、以及各類(lèi)系統檔案的治理等諸方面。一、電算化會(huì )計信息系統應用實(shí)施的目標規劃
電算化會(huì )計信息系統的目標規劃是一個(gè)多目標，涉及到企業(yè)治理信息系統的方方面面，且對于不同的組織形式會(huì )有不同的目標約束，其中以下三個(gè)目標是必須充分考慮的�！ �
1．企業(yè)內部信息充分共享。在電算化會(huì )計信息系統中，某些資金占用情況的變動(dòng)，必須實(shí)時(shí)獲取、實(shí)時(shí)處理，并且能夠提供給相關(guān)部分使用。這種信息實(shí)時(shí)共享的目標，僅依靠財務(wù)治理的日清月結制度顯然難以保證目標的實(shí)現，只有通過(guò)先進(jìn)的計算機技術(shù)，公道地設置信息采集點(diǎn)，才可能真正實(shí)現資金占用信息的實(shí)時(shí)處理。
信息的共享規劃題目還體現在原有會(huì )計電算化系統的其他方面。在一般會(huì )計軟件的往來(lái)賬治理功能中，已經(jīng)記錄著(zhù)各個(gè)往來(lái)客戶(hù)的資金交往信息，假如能夠很好地規劃這些信息的共事方案，就能有效地處理往來(lái)客戶(hù)的資信度信息。另外，通過(guò)有效的信息共事目標規劃，還有可能擴充生產(chǎn)本錢(qián)治理功能，使其具有處理勞動(dòng)生產(chǎn)率信息的功能，擴充材料采購和產(chǎn)品銷(xiāo)售治理功能，處理供銷(xiāo)市場(chǎng)的變化與趨勢信息的功能等等。
2．全面參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策過(guò)程。為了能實(shí)現這一目標，除了前面談到的以外，信息的處理方式以及信息的處理結果也是至關(guān)重要的。電算化會(huì )計信息系統的信息處理結果一般為各類(lèi)會(huì )計報告，而這些會(huì )計報告的需求及時(shí)化及其形式多樣化將成為企業(yè)治理職員的必然要求。
傳統的會(huì )計報告根據持續經(jīng)營(yíng)和會(huì )計分期假設，按月、季、年編制。隨著(zhù)生命周期不斷縮短、競爭日趨激烈、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的不確定性日趨明顯的現實(shí)，會(huì )計信息的決策有效期明顯縮短，這就要求電算化會(huì )計信息系統有能力提供適時(shí)的會(huì )計報告。同時(shí)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)規模的擴大，總括的財務(wù)信息很可能會(huì )掩蓋某些經(jīng)營(yíng)項目的實(shí)質(zhì)，因此，必須要求電算化會(huì )計信息系統有能力提供分部會(huì )計報告和多元計價(jià)報告等多種形式的會(huì )計報告。
3.適應高新技術(shù)。計算機技術(shù)與通訊技術(shù)的飛速發(fā)展正是順應著(zhù)人類(lèi)對信息傳播與共享的需求，以實(shí)時(shí)信息共享為目標的電算化會(huì )計信息系統必須充分利用這一類(lèi)高新技術(shù)發(fā)展所取得的相關(guān)技術(shù)成果。
以當前的計算機技術(shù)發(fā)展水平來(lái)看，在實(shí)施電算化會(huì )計信息系統時(shí)，可以采用寬帶網(wǎng)接進(jìn)技術(shù)實(shí)現與企業(yè)組織外部的信息交換功能，在企業(yè)組織內部構建Internet以實(shí)現企業(yè)內部的信息共享功能。隨著(zhù)商務(wù)技術(shù)的引進(jìn)與發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式會(huì )發(fā)生巨大的變化。在實(shí)施電算化會(huì )計信息系統時(shí)，必須充分考慮電子商務(wù)技術(shù)帶來(lái)的經(jīng)營(yíng)結算方式的變化，以便能夠滿(mǎn)足將來(lái)電子交易、電子結算等業(yè)務(wù)的功能需要�！ �
二、電算化會(huì )計信息系統的會(huì )計業(yè)務(wù)流程與功能調整
在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，各項高新技術(shù)的應用,諸如電子簽約、電子交割、電子結算、電子報關(guān)、網(wǎng)上采購等現代電子商務(wù)技術(shù)的應用，都必須要求有一個(gè)能夠與之相匹配的電算化會(huì )計信息系統作為基礎，在組織實(shí)施電算化會(huì )計信息系統過(guò)程中，必須對傳統的會(huì )計業(yè)務(wù)流程及其相關(guān)功能進(jìn)行必要的調整。
1．業(yè)務(wù)流程的調整。在一般的會(huì )計軟件中，會(huì )計業(yè)務(wù)流程起始于原始憑證以及依此出寫(xiě)的記賬憑證，基于輸進(jìn)系統的憑證數據，即可形成各類(lèi)賬、表及其相關(guān)會(huì )計報告。憑證被稱(chēng)為會(huì )計軟件的數據源，而各類(lèi)賬、表及其相關(guān)會(huì )計報告則為會(huì )計軟件所提供的財務(wù)信息。就的技術(shù)水平來(lái)看，會(huì )計業(yè)務(wù)流程的調整主要表現在會(huì )計數據的采集上。
在電算化會(huì )計信息系統中，數據源形式會(huì )變得復雜一些，實(shí)在時(shí)性也會(huì )要求得更高一些。例如，在一筆結算業(yè)務(wù)過(guò)程中，電算化會(huì )計信息系統既可以接受電子數據作為數據源，也可以接受業(yè)務(wù)發(fā)生以后的相關(guān)紙介質(zhì)傳票作為數據源。無(wú)疑，前者的實(shí)時(shí)性明顯優(yōu)于后者，但其安全性尚有待于電子商務(wù)技術(shù)的與普及。筆者以為，可以以接受電子數據作為即時(shí)數據源，同時(shí)輔以接受紙介質(zhì)傳票作為驗證數據原的方式，重組會(huì )計業(yè)務(wù)流程。這樣，才能夠滿(mǎn)足財務(wù)治理對電算化會(huì )計信息系統的要求。
2.會(huì )計業(yè)務(wù)的功能調整。在一般情況下，作為電算化會(huì )計信息系統基礎的會(huì )計軟件很難全面滿(mǎn)足上述的多元化要求。但同時(shí)，在會(huì )計軟件的數據庫中又確實(shí)存儲著(zhù)足以產(chǎn)生相關(guān)會(huì )計報告所需的數據，這顯然是一種功能上的缺陷，對此有兩種方案可供選擇：第一種方案，要求會(huì )計軟件提供上述功能；第二種方案，根據工作需要即時(shí)進(jìn)行數據庫數據的人工折取操縱。若采用第一種方案，系統本錢(qián)會(huì )增大，且很難保證能夠滿(mǎn)足所有的即時(shí)需求；若采用第二種方案，則對相關(guān)會(huì )計職員的職業(yè)素質(zhì)有很高的要求，并要求他們必須具備很強的機相關(guān)軟件的使用技能。筆者以為，應該將二者結合起來(lái)，從而制定電算化會(huì )計信息系統的招生方案。即既要求會(huì )計軟件提供可以預見(jiàn)的各項公用功能，又同時(shí)設立會(huì )計數據員崗位，進(jìn)行必要的會(huì )計數據人工折取處理工作。為了保證系統安全，會(huì )計數據的人工折取操縱必須限定在數據庫的只讀方式下進(jìn)行。
三、電算化會(huì )計信息系統的檔案治理
電算化會(huì )計信息系統是一個(gè)極為復雜的人一機系統。為了系統能夠安全、健康的運行，檔案治理就成為一項重要的基礎性工作。在制定電算化會(huì )計信息系統的招生方案時(shí)，檔案治理制度必須是嚴格且具有實(shí)際操縱性的。
電算化會(huì )計信息系統的檔案可以分為三大類(lèi)：會(huì )計數據檔案、系統開(kāi)發(fā)與維護更新文本檔案和系統操縱痕跡記錄檔案。每一類(lèi)檔案又可分別以紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)予以存儲。對于磁介質(zhì)檔案，又可以有聯(lián)機與脫機兩種不同的存儲方式。因此，有效實(shí)施系統檔案治理是有一定難度的。
1．會(huì )計數據檔案治理。紙介質(zhì)會(huì )計數據檔案指用計算機的打印機輸出的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿及會(huì )計報表，應該按照財政部頒布的《會(huì )計檔案治理辦法》實(shí)施治理。
光、磁介質(zhì)會(huì )計數據檔案可分為數據和當前數據分別進(jìn)行治理。對于歷史數據，應至少制作兩個(gè)備份，分別聰機保存；對于當前數據，則應采用定期備份、脫機保存的方式，以保證在系統發(fā)生故障時(shí)，能夠及時(shí)恢復，盡可能降低故障損失。
2.系統開(kāi)發(fā)與維護更新文本檔案治理。這一類(lèi)檔案包括系統設計說(shuō)明書(shū)、系統使用說(shuō)明書(shū)、程序源代碼以及系統數據字典等各項文本。這類(lèi)檔案既有紙介質(zhì)，也有光、孩介質(zhì)，均應保存至系統停止使用或有重大更改后3年。
3.系統操縱痕跡記錄檔案治理。這是最輕易被忽略的一類(lèi)檔案。按照財政部的規定，各類(lèi)通過(guò)評審的會(huì )計軟件均必須具有保存操縱痕跡記錄的功能，某一人在何時(shí)以何種身份調用了哪些功能、進(jìn)行了哪些操縱，均應—一記錄在案，以定期備份、妥善保存。這既構成了一種安全性保障，也提供了在發(fā)生事故后追查事故原因的依據。
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